Quando um funcionário usa o próprio carro a trabalho no Brasil, a empresa pode reembolsá-lo pelos custos desses deslocamentos. Essa prática costuma ser chamada de reembolso por quilômetro rodado.

O Brasil não tem uma taxa nacional única de reembolso por quilômetro para empresas privadas. Em geral, cada empresa define seu próprio método e valor com base nas políticas internas, nos acordos ou convenções coletivas e nos custos assumidos pelos funcionários. Um controle preciso permite que o funcionário registre seus deslocamentos profissionais e dá à empresa as informações necessárias para calcular, analisar e justificar os reembolsos.

O que é controle de quilometragem a trabalho?

O controle de quilometragem registra a distância percorrida pelo funcionário durante suas atividades profissionais. No Brasil, esse processo também pode ser chamado de controle de km rodado.

Um registro completo geralmente inclui:

• A data do deslocamento
• O ponto de partida e o destino
• A quantidade de quilômetros percorridos
• O motivo profissional do deslocamento
• Outras despesas relacionadas, como pedágios e estacionamento

O funcionário pode anotar essas informações usando o hodômetro do veículo e uma planilha ou um registro em papel. Já um aplicativo com rastreamento automático pode detectar os deslocamentos usando o GPS do celular. Depois, o funcionário só precisa classificar cada trajeto e informar sua finalidade.

Como funciona o reembolso de quilometragem no Brasil?

A legislação brasileira não define um valor padrão por quilômetro para o setor privado. A empresa pode estabelecer sua própria taxa, reembolsar as despesas reais, oferecer uma ajuda de custo para o veículo ou adotar outro método previsto na política interna ou em um acordo coletivo.

Por outro lado, deixar que o funcionário arque com despesas necessárias para realizar seu trabalho pode gerar riscos trabalhistas. O artigo 2º da Consolidação das Leis do Trabalho, a CLT, atribui ao empregador os riscos da atividade econômica. O Tribunal Superior do Trabalho também já manteve uma decisão que determinou o ressarcimento de uma funcionária que usava o próprio veículo a trabalho sem receber uma compensação adequada por combustível, manutenção e desgaste do carro.

Isso não significa que todas as empresas precisam usar a mesma fórmula ou taxa. Significa que a empresa deve ter um método justificável para cobrir os custos quando espera ou autoriza que funcionários usem seus veículos em atividades profissionais.

A documentação também influencia a forma como o pagamento é tratado. O artigo 28 da Lei nº 8.212 exclui da base de cálculo das contribuições previdenciárias o ressarcimento devidamente comprovado das despesas pelo uso do veículo do funcionário. A CLT também determina que ajudas de custo que atendam aos requisitos legais não fazem parte da remuneração. Pagamentos sem comprovação ou usados para disfarçar parte do salário podem receber outro tratamento. Por isso, é importante que a empresa valide sua política com profissionais brasileiros das áreas contábil, tributária ou trabalhista.

O que pode ser considerado um deslocamento a trabalho?

Dependendo da política da empresa, podem ser reembolsáveis deslocamentos como:

• Viagens entre escritórios, lojas ou locais de atendimento
• Visitas a clientes ou fornecedores
• Deslocamentos até um local temporário de trabalho
• Entregas ou compras de materiais para a empresa
• Participação em reuniões, treinamentos ou eventos fora do local habitual de trabalho

O trajeto normal entre a casa e o local habitual de trabalho deve ser tratado separadamente. As regras do vale-transporte abrangem o deslocamento entre residência e trabalho por meio de transporte público coletivo elegível. Elas não formam um programa de reembolso de quilometragem para quem vai ao trabalho de carro próprio.

O deslocamento direto da residência até um cliente ou local temporário pode receber um tratamento diferente. A política da empresa deve explicar onde começa um deslocamento profissional, se a distância normal do trajeto até o trabalho será descontada e quais viagens precisam de autorização.

Como calcular o reembolso por quilômetro rodado?

O método mais simples é multiplicar os quilômetros profissionais aprovados pela taxa definida pela empresa. Imagine que um funcionário tenha percorrido 350 quilômetros a trabalho e que a taxa seja de R$ 1,20 por quilômetro:

350 km x R$ 1,20 = R$ 420,00

O funcionário envia os deslocamentos e as informações exigidas para análise. A taxa de R$ 1,20 é apenas um exemplo, não um valor definido pelo governo. Ao estabelecer sua taxa, a empresa pode considerar combustível, manutenção, pneus, depreciação, seguro, licenciamento e o tipo de veículo utilizado. Pedágios e estacionamento podem ser reembolsados separadamente mediante a apresentação dos comprovantes. A taxa também deve ser revisada quando os custos ou os padrões de uso dos veículos mudarem.

Controle de quilometragem do ponto de vista do funcionário

Registrar os deslocamentos no dia a dia evita que o funcionário perca quilômetros reembolsáveis ou precise reconstruir semanas de viagens de memória. Ele deve saber quais trajetos são aceitos, quais informações precisam ser fornecidas, qual é o prazo de envio e quando deve anexar comprovantes. Também é importante separar viagens pessoais e o trajeto normal até o trabalho dos deslocamentos profissionais.

O Brasil não oferece aos funcionários assalariados uma dedução padrão de Imposto de Renda por quilômetro rodado, como existe nos Estados Unidos. Se a empresa não reembolsar um deslocamento, o funcionário normalmente não pode simplesmente multiplicar a distância por uma taxa oficial e deduzir esse valor de sua renda tributável.

Controle de quilometragem do ponto de vista da empresa

A empresa deve ter uma política por escrito que defina quais funcionários e deslocamentos são elegíveis, o método e a taxa de reembolso, a documentação necessária, as etapas de aprovação, os prazos e o tratamento de viagens pessoais e do trajeto entre casa e trabalho.

Registros confiáveis ajudam a demonstrar que o pagamento estava relacionado a uma atividade profissional real e não era um acréscimo salarial. Eles também ajudam a reduzir solicitações duplicadas, aplicar as regras de forma consistente, acompanhar os gastos e manter uma documentação contábil adequada.

Para empresas que calculam o lucro tributável pelo regime de Lucro Real, o Regulamento do Imposto de Renda permite, em geral, a dedução de despesas necessárias e usuais da atividade quando estão respaldadas por documentação adequada. O efeito tributário do reembolso depende do regime e das circunstâncias de cada empresa. Por isso, o tratamento contábil deve ser confirmado com um contador no Brasil.

O controle de quilometragem é importante para profissionais autônomos?

Sim, mas as regras tributárias brasileiras não usam uma dedução universal por quilômetro.

Em geral, a Receita Federal não permite que profissionais autônomos deduzam despesas com transporte, combustível, estacionamento, manutenção, seguro ou IPVA no Livro Caixa. Há uma exceção para representantes comerciais autônomos que arcam com essas despesas e conseguem comprová-las.

Prestadores de serviços de transporte seguem regras diferentes. Para uma pessoa física que presta serviços de transporte de passageiros, incluindo motoristas de aplicativo, pelo menos 60% da receita bruta é tributável, enquanto até 40% pode ser considerada a parcela consumida pela atividade. Registrar deslocamentos, receitas e despesas continua sendo importante para a gestão e a documentação do negócio, mas os quilômetros percorridos não geram uma dedução padrão por quilômetro.

Controle manual ou automático de quilometragem

O controle manual pode funcionar para quem dirige a trabalho apenas de vez em quando. Para motoristas frequentes, ele aumenta as chances de esquecer viagens, deixar de informar a finalidade, registrar distâncias inconsistentes ou enviar relatórios atrasados.

O controle automático detecta os deslocamentos para que o funcionário possa classificá-los, informar o motivo profissional e enviá-los para análise. A empresa recebe registros mais consistentes e pode calcular os reembolsos usando a taxa definida em sua política.

Como gerenciar a quilometragem profissional com o TripLog

O TripLog ajuda os funcionários a registrar os deslocamentos automaticamente, separar viagens profissionais e pessoais e enviar relatórios de quilometragem e despesas. As empresas podem definir taxas personalizadas, analisar e aprovar viagens, aplicar regras de trajeto até o trabalho e organizar os registros de diferentes equipes.

O TripLog oferece suporte a moedas, unidades de medida e fusos horários internacionais. Assim, empresas brasileiras podem acompanhar os quilômetros percorridos e calcular os reembolsos em reais. Esses registros podem ser usados em conjunto com os processos existentes de folha de pagamento e contabilidade da empresa.

Controle de quilometragem profissional no Brasil

O Brasil não estabelece uma taxa ou fórmula oficial única para o reembolso de cada quilômetro rodado por funcionários de empresas privadas. A abordagem mais prática é criar uma política clara, escolher um método de reembolso razoável, documentar cada deslocamento elegível e separar as viagens profissionais do trajeto normal até o trabalho e do uso pessoal do veículo.

Registros precisos ajudam os funcionários a receber os valores corretos e permitem que as empresas justifiquem melhor o tratamento trabalhista, previdenciário, contábil e tributário dos reembolsos. O TripLog pode automatizar a parte de controle e envio dos deslocamentos tanto para motoristas individuais quanto para equipes.