Kilometer erfassung in Deutschland: Steuern und Fahrtkostenerstattung

Wer regelmäßig beruflich mit dem Auto unterwegs ist, sollte seine Fahrten zuverlässig dokumentieren. Das gilt für Selbstständige ebenso wie für Beschäftigte und Unternehmen, die Fahrtkosten erstatten.

Dabei begegnen einem in Deutschland mehrere ähnliche Begriffe: Kilometergeld, Kilometerpauschale, Fahrtkostenerstattung und Entfernungspauschale. Sie beschreiben jedoch nicht alle dasselbe. Entscheidend ist vor allem, ob es sich um eine berufliche Auswärtstätigkeit oder um den normalen Arbeitsweg handelt.

Welche Fahrten gelten als beruflich?

Bei Beschäftigten gelten Fahrten zu Kunden, Baustellen, Veranstaltungen oder vorübergehenden Einsatzorten normalerweise als berufliche Auswärtstätigkeiten, sofern das Ziel nicht die erste Tätigkeitsstätte ist. Der tägliche Weg zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte wird dagegen als Arbeitsweg behandelt.

Für Selbstständige zählen beispielsweise Fahrten zu Kunden, Lieferanten, Geschäftsterminen oder wechselnden Einsatzorten als betriebliche Fahrten. Der Weg zwischen der Wohnung und einer dauerhaft genutzten ersten Betriebsstätte unterliegt eigenen Regeln.

Private Umwege und persönliche Fahrten sollten von den beruflich gefahrenen Kilometern getrennt werden. Werden beide Arten von Fahrten mit demselben Fahrzeug durchgeführt, ist eine genaue Kilometererfassung besonders wichtig.

Kilometerpauschale bei Dienstreisen

Wer für eine berufliche Auswärtstätigkeit den eigenen Pkw verwendet, kann Fahrtkosten entweder anhand der tatsächlichen Fahrzeugkosten oder mithilfe einer Kilometerpauschale berechnen.

Das Lohnsteuer-Handbuch 2026 des Bundesfinanzministeriums nennt für berufliche Auswärtstätigkeiten folgende pauschale Kilometersätze:

• 0,30 € je gefahrenem Kilometer mit einem Pkw
• 0,20 € je gefahrenem Kilometer mit einem anderen motorbetriebenen Fahrzeug

Dabei zählen grundsätzlich die tatsächlich beruflich gefahrenen Kilometer, also normalerweise Hin- und Rückweg.

Ein Beispiel: Eine Beschäftigte fährt mit ihrem privaten Pkw 48 Kilometer zu einem Kundentermin und anschließend 48 Kilometer zurück. Die Berechnung lautet:

96 Kilometer × 0,30 € = 28,80 €

Je nach Reisekostenrichtlinie können zusätzlich entstandene Parkgebühren, Mautkosten oder andere notwendige Reisekosten mit entsprechenden Belegen separat abgerechnet werden.

Muss der Arbeitgeber 0,30 € pro Kilometer zahlen?

Die steuerliche Kilometerpauschale ist nicht automatisch eine für alle privaten Arbeitgeber vorgeschriebene Erstattungshöhe. Wie Fahrtkosten abgerechnet werden, kann im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder in der Reisekostenrichtlinie des Unternehmens festgelegt sein.

Das Bundesarbeitsgericht bestätigt allerdings den allgemeinen Grundsatz, dass Beschäftigte einen Anspruch auf Ersatz notwendiger Aufwendungen haben können, die sie im Interesse ihres Arbeitgebers tätigen und die nicht bereits durch ihre Vergütung abgegolten sind. Die genaue Höhe und Berechnung hängen vom jeweiligen Arbeitsverhältnis und den geltenden Vereinbarungen ab.

Arbeitgeber können Reisekosten grundsätzlich steuerfrei erstatten, solange die Zahlung die als Werbungskosten abziehbaren Beträge nicht überschreitet. Das ergibt sich aus § 3 Nr. 16 Einkommensteuergesetz.

Erstattet der Arbeitgeber weniger als den steuerlich zulässigen Betrag oder gar nichts, kann der nicht erstattete Anteil gegebenenfalls in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Für den öffentlichen Dienst gelten gesonderte Reisekostengesetze. Nach § 5 Bundesreisekostengesetz beträgt die Wegstreckenentschädigung für Bundesbedienstete unter bestimmten Voraussetzungen 0,20 € oder 0,30 € pro Kilometer. Die Regelungen der einzelnen Bundesländer können davon abweichen.

Entfernungspauschale für den Arbeitsweg

Die Entfernungspauschale, oft auch Pendlerpauschale genannt, gilt für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Sie ist nicht mit der Kilometerpauschale für Dienstreisen gleichzusetzen.

Seit 2026 können für jeden vollen Kilometer der einfachen Entfernung 0,38 € angesetzt werden. Maßgeblich ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung. Eine längere Strecke kann berücksichtigt werden, wenn sie offensichtlich verkehrsgünstiger ist und regelmäßig genutzt wird.

Der jährliche Höchstbetrag liegt normalerweise bei 4.500 €. Diese Grenze gilt jedoch nicht, wenn für die Fahrten ein eigener oder zur Nutzung überlassener Pkw verwendet wird. Die vollständigen Regeln stehen in § 9 Einkommensteuergesetz.

Bei einer einfachen Entfernung von 25 Kilometern und 210 Arbeitstagen ergibt sich beispielsweise:

25 Kilometer × 0,38 € × 210 Tage = 1.995 €

Dieser Betrag wird vom steuerpflichtigen Einkommen abgezogen. Er ist keine direkte Auszahlung oder Steuererstattung in derselben Höhe.

Fahrtkosten für Selbstständige

Selbstständige können die Kosten betrieblicher Fahrten als Betriebsausgaben berücksichtigen. Wird ein privater Pkw für einzelne Geschäftsfahrten genutzt, können laut den Hinweisen des Bundesfinanzministeriums zur Anlage EÜR entweder 0,30 € pro vollem betrieblich gefahrenem Kilometer oder die anteiligen tatsächlichen Fahrzeugkosten angesetzt werden.

Wird ein Fahrzeug dauerhaft zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt, gehört es in der Regel zum notwendigen Betriebsvermögen. Die private Nutzung muss dann normalerweise über die Ein-Prozent-Regelung oder ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch berücksichtigt werden. Diese Regelung ist in § 6 Einkommensteuergesetz festgelegt.

Welche Methode günstiger ist, hängt von Fahrzeugwert, tatsächlichen Kosten, betrieblichem Nutzungsanteil und Qualität der vorhandenen Aufzeichnungen ab.

Welche Angaben sollte eine Kilometeraufzeichnung enthalten?

Für eine Fahrtkostenerstattung sollten mindestens folgende Angaben erfasst werden:

• Datum der Fahrt
• Start- und Zielort
• Anlass oder geschäftlicher Zweck
• besuchte Kunden oder Geschäftspartner
• gefahrene Kilometer
• verwendetes Fahrzeug
• Zuordnung als berufliche, private oder Pendelfahrt
• zusätzliche Kosten wie Parkgebühren oder Maut

Nicht jede betriebliche Kilometeraufzeichnung muss automatisch die strengen Anforderungen eines steuerlich ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs erfüllen. Wer jedoch die Fahrtenbuchmethode zur Berechnung der privaten Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs verwendet, muss deutlich genauer dokumentieren.

Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah, vollständig und in geschlossener Form geführt werden. Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder klar erkennbar sein. Außerdem müssen unter anderem Fahrtziele, Kunden oder Geschäftspartner und der konkrete geschäftliche Zweck nachvollziehbar sein.

Eine elektronische Lösung kann diese Anforderungen unterstützen. Entscheidend ist jedoch nicht nur die verwendete App, sondern auch, wie vollständig und konsequent die Daten erfasst und bearbeitet werden.

Kilometererfassung für Unternehmen

Unternehmen mit mehreren mobilen Beschäftigten sollten eine klare Reisekostenrichtlinie festlegen. Darin sollte geregelt werden:

• welche Fahrten erstattungsfähig sind
• welcher Kilometersatz verwendet wird
• wie Arbeitswege und private Fahrten behandelt werden
• welche Angaben und Belege erforderlich sind
• wer Berichte prüft und genehmigt
• wann Abrechnungen eingereicht werden müssen
• wie Korrekturen dokumentiert werden

Eine einheitliche Regelung reduziert Rückfragen und hilft dabei, Erstattungen nachvollziehbar zu berechnen. Gleichzeitig sollten persönliche Fahrtdaten nur in dem Umfang verarbeitet werden, der für Abrechnung und Dokumentation tatsächlich erforderlich ist.

Kilometer automatisch mit TripLog erfassen

Manuelle Fahrtenbücher und nachträglich erstellte Tabellen sind fehleranfällig. Fahrten werden vergessen, Entfernungen nur geschätzt und Belege gehen verloren.

TripLog kann Fahrten automatisch per GPS erfassen und dabei Start, Ziel und gefahrene Kilometer dokumentieren. Nutzer können Fahrten anschließend als beruflich, privat oder als Arbeitsweg einordnen. Individuelle Kilometersätze ermöglichen es, Erstattungsbeträge passend zur jeweiligen Unternehmensregelung zu berechnen.

Selbstständige können ihre Fahrten und Ausgaben an einem Ort verwalten und Berichte für ihre Unterlagen exportieren. Unternehmen erhalten eine zentrale Übersicht über die eingereichten Fahrten ihrer Beschäftigten und können Prüf- und Freigabeschritte einrichten.

Fazit

Bei der Kilometererfassung in Deutschland ist die richtige Einordnung entscheidend. Für berufliche Auswärtstätigkeiten können mit dem privaten Pkw in der Regel 0,30 € pro gefahrenem Kilometer angesetzt werden. Für den normalen Arbeitsweg gilt dagegen 2026 die Entfernungspauschale von 0,38 € pro Kilometer der einfachen Strecke.

Beschäftigte benötigen genaue Aufzeichnungen für ihre Reisekostenabrechnung oder Steuererklärung. Selbstständige müssen betriebliche und private Fahrten sauber trennen. Unternehmen profitieren von klaren Regeln, einheitlichen Kilometersätzen und nachvollziehbaren Freigaben.

Mit einer automatischen Kilometererfassung lässt sich dieser Aufwand deutlich reduzieren. TripLog dokumentiert Fahrten direkt während der Fahrt, berechnet Erstattungsbeträge und erstellt übersichtliche Berichte für Einzelpersonen und Unternehmen.

Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.