Si sus empleados pagan los gastos de la empresa de su bolsillo, probablemente les estés reembolsando... pero ¿lo hace de una manera que maximiza los beneficios fiscales para todos los involucrados?
¡Tenemos buenas noticias! ¡Y plan responsable permite a las empresas reembolsar a los empleados los gastos de la empresa sin que esos reembolsos se consideren ingresos imponibles.
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Sin un plan responsable, esos reembolsos se convierten en compensaciones imponibles sujetas a impuestos sobre la nómina. Esto significa facturas tributarias más altas para sus empleados y costos adicionales de impuestos sobre la nómina para su empresa.
Este artículo está destinado a proporcionar información general. Recomendamos consultar siempre con un profesional de impuestos antes de tomar decisiones relacionadas con los impuestos.
¿Qué es un plan responsable?
Un plan responsable es simplemente un acuerdo formal en el que las empresas reembolsan a los empleados los gastos relacionados con la empresa que han pagado personalmente al empleado. Cuando se hacen correctamente, esos reembolsos no se consideran salarios y se excluyen por completo de la renta imponible del empleado.
Esto significa que no hay impuestos sobre la renta para el empleado, no hay impuestos sobre la nómina para el empleado o la empresa y no se requiere la presentación de informes W-2. La empresa aún puede deducir el monto total como gasto comercial, lo que crea una situación en la que todos ganan y reduce la obligación tributaria general.
El IRS no exige que les presentes el documento de tu plan responsable, pero debes tener uno y cumplirlo de manera constante. Piense en ello como la política interna de su empresa que demuestra que está reembolsando los gastos comerciales legítimos en lugar de ofrecer una compensación encubierta.
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¿Por qué necesita un plan responsable?
Los planes responsables no son complicados y los ahorros tributarios pueden serlo enorme. Ya sea que esté reembolsando gastos de oficina en casa, kilometraje, gastos de viaje o facturas de telefonía móvil, establecer un plan responsable garantiza que todos los miembros de su organización se beneficien.
Las sociedades anónimas y sociedades de responsabilidad limitada que tributan como sociedades se benefician en particular, ya que los empleados de esas empresas no pueden solicitar directamente las deducciones por concepto de oficina en casa, como propietarios únicos puede. En cambio, pueden reembolsar a los propietarios de los empleados los gastos de la oficina central mediante un plan responsable y deducir esos gastos en la declaración de impuestos corporativos.
En qué se diferencian los planes responsables de los planes no responsables
La diferencia entre los planes responsables y los que no rinden cuentas se reduce al cumplimiento del IRS. Si su acuerdo de reembolso para empleados no cumple con los tres requisitos clave del IRS, automáticamente deja de ser responsable, y ahí es donde surgen los problemas tributarios.
Según un plan sin rendición de cuentas, todos los reembolsos se consideran salarios sujetos a impuestos. Esto significa que están sujetos al impuesto federal sobre la renta, al Seguro Social, al Medicare y al desempleo, además de que deben declararse en el formulario W-2 del empleado.
Desde la perspectiva de su empresa, los reembolsos no contables siguen generando una deducción fiscal, pero usted sigue pagando al empleador una parte de los impuestos sobre la nómina sobre esos montos. Y lo que es más importante, tus empleados reciben facturas impositivas inesperadas por dinero que simplemente gastaron en nombre de la empresa.
Estos impactos tributarios pueden ser importantes. Un empleado que reciba 10 000$ en reembolsos no justificables puede adeudar entre 2000 y 3000$ en impuestos adicionales, según su categoría impositiva. Mientras tanto, esos mismos 10 000$ con un plan responsable generarían cero obligación tributaria adicional para ese empleado.
La mayoría de las empresas operan inadvertidamente con planes que no rinden cuentas simplemente porque no conocen las reglas. Reembolsan a los empleados de manera informal sin la documentación adecuada ni los procedimientos establecidos, lo que desencadena un tratamiento tributario desfavorable, incluso si sus intenciones fueron buenas.
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Gastos comunes reembolsables de los empleados en el marco de un plan responsable
Antes de comenzar a configurar su plan responsable, es importante saber qué gastos reúnen los requisitos para el reembolso del plan responsable. Los reembolsos más comunes se dividen en algunas categorías fáciles de entender.
Estas son algunas de las más comunes:
- Gastos de oficina en casa
- Reembolsa un porcentaje del alquiler, los servicios públicos y los costos relacionados en función de los pies cuadrados de la oficina utilizados exclusivamente para negocios.
- Reembolso de millas del vehículo
- Realice un seguimiento y reembolse las millas utilizando la tarifa estándar recomendada por el IRS o una tarifa personalizada que se adapte a su equipo.
- Teléfono celular e internet
- Reembolsa el porcentaje razonable de tus facturas de teléfono e Internet para uso empresarial, con el respaldo de documentación consistente.
- Gastos de viaje y comida
- Reembolse los costos reales de viaje, alojamiento y comida relacionados con la empresa. Los propietarios de una empresa deben utilizar los recibos de comidas reales en lugar de las tarifas por día.
El principio clave es que los gastos deben ser artículos de uso mixto pagados personalmente por el empleado y luego reembolsados en función del porcentaje empresarial. Los artículos que estén 100% relacionados con la empresa deben ser pagados directamente por la empresa, mientras que los artículos 100% personales no deben implicar en absoluto a la empresa.
Lo que no puede reembolsar en virtud de un plan responsable
Los gastos de entretenimiento, incluidas las entradas para eventos deportivos, representaciones teatrales, salidas de golf y actividades similares, no son reembolsables, incluso si se habla de negocios. La Ley de Reducción de Impuestos y Empleos de 2017 eliminó estas deducciones por completo.
Los gastos personales, como las membresías de gimnasios, las suscripciones personales, los cortes de cabello o las millas de viaje regulares al trabajo, nunca deben incluirse en su plan contable. Los gastos irrazonables también pueden crear problemas.
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Afirmar que tu teléfono es de uso empresarial del 95% o reembolsar gastos de lujo que no se ajusten a los de tu empresa puede suscitar un escrutinio. Mantén los reembolsos razonables y bien documentados.
Cómo crear y administrar su plan responsable
Puede encontrar plantillas de planes responsables en línea., o puedes crear el tuyo propio. Tu póliza debe especificar los gastos reembolsables, los requisitos de documentación, los plazos de presentación y el proceso de reembolso.
Exija que se presenten informes de gastos con fecha, monto, propósito comercial y recibos en un plazo de 60 días, y conserve toda la documentación durante al menos tres años. El almacenamiento digital de estos documentos es cada vez más común, lo que hace que la organización sea fácil y accesible desde cualquier lugar.
Para el kilometraje, usa aplicaciones de rastreo GPS automático como TripLog en lugar de rastrearlo lentamente de forma manual o reconstruir minuciosamente los registros más adelante. Reembolsa según un cronograma regular (mensual o trimestral).
Reembolsa a tus empleados mediante cheques o transfiere fondos de tu cuenta empresarial a la cuenta del empleado. Esto también crea un registro documental claro.
En el caso de los empleados propietarios, reclasifique las distribuciones a los accionistas como reembolsos. Si aceptaste 20 000$ en distribuciones pero te adeudan 5000$ en concepto de reembolsos, reclasifica 5000$ como reembolsos de un plan responsable.
Por todo ello, una vez más, es muy importante mantener una documentación detallada. Si su plan no cumple con los requisitos del IRS, los reembolsos se convierten en compensación imponible, lo que puede conllevar multas.
Preguntas frecuentes sobre Accountable Plan
Q: ¿Tengo que presentar mi plan de rendición de cuentas ante el IRS?
A: No, usted no presenta el plan en sí ante el IRS. Sin embargo, debes conservar la documentación escrita de tu plan y de todos los reembolsos en caso de una auditoría. El IRS querrá asegurarse de que haya establecido los procedimientos adecuados y de que los haya seguido de manera consistente.
Q: ¿Pueden los propietarios únicos y las asociaciones utilizar planes responsables?
A: No, ya que no puedes reembolsarte porque no eres empleado de una empresa. Sin embargo, las sociedades anónimas y las sociedades de responsabilidad limitada que tributan como sociedades anónimas pueden utilizar planes de rendición de cuentas para reembolsar a los empleados propietarios.
Q: ¿Qué ocurre si reembolso los gastos sin la documentación adecuada?
A: Los reembolsos se convertirán en ingresos imponibles para el empleado y deben declararse en su formulario W-2. También tendrás que pagar impuestos sobre la nómina por esos montos, y es posible que no se permita la deducción empresarial si no puedes demostrar el propósito comercial.
Explicación de los planes responsables: en conclusión
Los planes responsables pueden brindar grandes beneficios tributarios tanto a las empresas como a los empleados si se implementan correctamente. La clave es comprender los tres requisitos del IRS, mantener la documentación adecuada y seguir procedimientos consistentes durante todo el año.
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