Si vos employés payent eux-mêmes leurs dépenses professionnelles, vous êtes probablement en train de les rembourser... mais le faites-vous de manière à maximiser les avantages fiscaux pour toutes les personnes impliquées ?
Nous avons de bonnes nouvelles ! Un plan responsable permet aux entreprises de rembourser leurs dépenses professionnelles à leurs employés sans que ces remboursements ne soient considérés comme des revenus imposables.
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Sans plan responsable, ces remboursements deviennent une compensation imposable soumise aux charges sociales. Cela se traduit par des charges fiscales plus élevées pour vos employés et des charges sociales supplémentaires pour votre entreprise.
Cet article a pour but de fournir des informations générales. Nous vous recommandons de toujours consulter un professionnel de la fiscalité avant de prendre des décisions fiscales.
Qu'est-ce qu'un plan responsable ?
Un plan responsable est simplement un arrangement formel par lequel les entreprises remboursent aux employés les dépenses liées à l'entreprise qu'elles ont payées personnellement à l'employé. Lorsqu'ils sont effectués correctement, ces remboursements ne sont pas considérés comme des salaires et sont entièrement exclus du revenu imposable de l'employé.
Cela signifie qu'aucun impôt sur le revenu pour l'employé, aucune taxe sur les salaires pour l'employé ou l'entreprise, et aucun rapport W-2 n'est requis. L'entreprise peut toujours déduire le montant total en tant que dépense professionnelle, ce qui crée une situation gagnant-gagnant qui réduit l'obligation fiscale globale.
L'IRS ne vous oblige pas à déposer votre document de plan responsable auprès d'eux, mais vous devez en avoir un et le suivre régulièrement. Considérez-le comme la politique interne de votre entreprise qui démontre que vous remboursez des dépenses professionnelles légitimes plutôt que de fournir une indemnisation déguisée.
Connexe : Explication du remboursement du kilométrage | Comment mettre en place une politique de remboursement du kilométrage pour votre entreprise
Pourquoi avez-vous besoin d'un plan responsable ?
Les plans responsables ne sont pas compliqués et les économies d'impôts peuvent être énorme. Si vous remboursez frais de bureau à domicile, kilométrage, les frais de voyage ou les factures de téléphone portable, la mise en place d'un plan responsable garantit que tous les membres de votre organisation en bénéficient.
Les sociétés et les sociétés à responsabilité limitée imposées en tant que sociétés en bénéficient en particulier, car les employés de ces entreprises ne peuvent pas prétendre directement aux déductions liées au siège social, comme propriétaires uniques peut. Au lieu de cela, ils peuvent rembourser aux employés propriétaires les frais de bureau à domicile dans le cadre d'un plan responsable et déduire ces dépenses sur la déclaration de revenus des sociétés.
En quoi les plans responsables diffèrent-ils des plans non comptables
La différence entre les plans responsables et non comptables réside dans la conformité à l'IRS. Si le dispositif de remboursement de vos employés ne répond pas aux trois exigences clés de l'IRS, il devient automatiquement non responsable, et c'est là que les problèmes fiscaux se posent.
Dans le cadre d'un plan non comptable, tous les remboursements sont traités comme des salaires imposables. Cela signifie qu'ils sont soumis à l'impôt fédéral sur le revenu, à la sécurité sociale, à l'assurance-maladie et à l'impôt sur le chômage, et ils doivent être déclarés sur le W-2 de l'employé.
Du point de vue de votre entreprise, les remboursements non comptables génèrent toujours une déduction fiscale, mais vous payez toujours la part des charges sociales à l'employeur sur ces montants. Plus important encore, vos employés sont confrontés à des factures fiscales inattendues sur de l'argent qu'ils ont simplement dépensé pour le compte de l'entreprise.
Ces impacts fiscaux peuvent être importants. Un employé recevant 10 000$ en remboursements non justifiables peut devoir payer 2 000 à 3 000$ d'impôts supplémentaires, selon sa tranche d'imposition. Entre-temps, ces mêmes 10 000 dollars dans le cadre d'un plan responsable généreraient zéro obligation fiscale supplémentaire pour cet employé.
La plupart des entreprises fonctionnent par inadvertance avec des plans non comptables simplement parce qu'elles ne connaissent pas les règles. Ils remboursent les employés de manière informelle sans documentation appropriée ni procédures établies, ce qui entraîne un traitement fiscal défavorable, même si leurs intentions étaient bonnes.
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Dépenses remboursables courantes des employés dans le cadre d'un plan responsable
Avant de commencer à mettre en place votre plan responsable, il est important de savoir quelles dépenses sont éligibles au remboursement du plan responsable. Les remboursements les plus courants se répartissent en quelques catégories faciles à comprendre.
En voici quelques communes :
- Frais de bureau à domicile
- Remboursez un pourcentage du loyer, des services publics et des frais connexes en fonction de la superficie en pieds carrés du bureau utilisée exclusivement pour les entreprises.
- Remboursement du kilométrage du véhicule
- Suivez et remboursez les miles en utilisant soit le taux standard recommandé par l'IRS, soit un taux personnalisé adapté à votre équipe.
- Téléphone portable et Internet
- Remboursez le pourcentage raisonnable de vos factures de téléphone et d'Internet à des fins professionnelles, en vous appuyant sur une documentation cohérente.
- Frais de voyage et de repas
- Remboursez les frais réels de voyage, d'hébergement et de repas liés aux affaires. Les propriétaires de sociétés américaines doivent utiliser les reçus de repas réels plutôt que les taux journaliers.
Le principe clé est que les dépenses doivent être des articles à usage mixte payés personnellement par l'employé, puis remboursés sur la base du pourcentage commercial. Les articles qui sont 100 % liés à l'entreprise doivent être payés directement par l'entreprise, tandis que les articles 100 % personnels ne devraient pas du tout impliquer l'entreprise.
Ce que vous ne pouvez pas rembourser dans le cadre d'un plan responsable
Les frais de divertissement, y compris les billets pour des événements sportifs, des représentations théâtrales, des sorties de golf et des activités similaires, ne sont pas remboursables, même s'il s'agit de discussions commerciales. La loi de 2017 sur les réductions d'impôts et l'emploi a complètement éliminé ces déductions.
Les dépenses personnelles telles que les abonnements à une salle de sport, les abonnements personnels, les coupes de cheveux ou les kilomètres de trajet réguliers ne devraient jamais être incluses dans votre plan responsable. Des dépenses déraisonnables peuvent également créer des problèmes.
Connexe : Politique de remboursement des frais de télétravail | Les entreprises doivent-elles rembourser les dépenses liées au travail à domicile ?
Le fait de réclamer 95 % d'utilisation professionnelle de votre téléphone ou de rembourser des dépenses de luxe qui ne correspondent pas à votre activité peut faire l'objet d'un examen minutieux. Veillez à ce que les remboursements soient raisonnables et bien documentés.
Comment créer et gérer votre plan responsable
Vous pouvez trouver des modèles de plans responsables en ligne, ou vous pouvez créer le vôtre. Votre police doit spécifier les dépenses remboursables, les exigences en matière de documentation, les délais de soumission et le processus de remboursement.
Exigez des rapports de dépenses indiquant la date, le montant, l'objet commercial et les reçus soumis dans les 60 jours, et conservez tous les documents pendant au moins trois ans. Le stockage numérique de ces documents est de plus en plus courant, ce qui rend l'organisation facile et accessible de n'importe où.
Pour le kilométrage, utilisez des applications de suivi GPS automatique telles que TripLog plutôt que de suivre lentement manuellement ou de reconstruire minutieusement les journaux ultérieurement. Remboursez selon un calendrier régulier (mensuel ou trimestriel).
Remboursez vos employés par chèque ou transférez des fonds de votre compte professionnel vers le compte de l'employé. Cela crée également une trace écrite claire.
Pour les propriétaires-employés, reclasser les distributions aux actionnaires en tant que remboursements. Si vous avez reçu 20 000$ en distributions mais que l'on vous doit 5 000$ en remboursements, reclassez 5 000$ dans la catégorie des remboursements du plan responsable.
Pour tout cela, encore une fois, il est très important de conserver une documentation détaillée. Si votre plan ne répond pas aux exigences de l'IRS, les remboursements deviennent une compensation imposable, ce qui peut entraîner des pénalités.
FAQ sur le plan responsable
Q : Dois-je déposer mon plan responsable auprès de l'IRS ?
UNE : Non, vous ne déposez pas le plan lui-même auprès de l'IRS. Cependant, vous devez conserver la documentation écrite de votre plan et de tous les remboursements en cas d'audit. L'IRS voudra s'assurer que vous avez mis en place les procédures appropriées et que vous les avez suivies de manière cohérente.
Q : Les propriétaires uniques et les partenariats peuvent-ils utiliser des plans responsables
UNE : Non, car vous ne pouvez pas vous rembourser vous-même puisque vous n'êtes pas salarié d'une entreprise. Cependant, les sociétés et les sociétés à responsabilité limitée imposées en tant que sociétés peuvent utiliser des plans responsables pour rembourser les employés-propriétaires.
Q : Que se passe-t-il si je rembourse des dépenses sans documentation appropriée ?
UNE : Les remboursements deviendront un revenu imposable pour l'employé et devront être déclarés sur son W-2. Vous serez également soumis à des obligations d'impôts sur les salaires sur ces montants, et la déduction professionnelle peut être refusée si vous ne pouvez pas prouver l'objectif commercial.
Les plans responsables expliqués : en conclusion
Les plans responsables peuvent apporter d'importants avantages fiscaux aux entreprises et aux employés lorsqu'ils sont mis en œuvre correctement. L'essentiel est de comprendre les trois exigences de l'IRS, de conserver une documentation appropriée et de suivre des procédures cohérentes tout au long de l'année.
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