Gestionar una flota de vehículos no es fácil, desde abordar los problemas diarios hasta garantizar que se satisfagan las necesidades logísticas de la empresa, especialmente en un período de crecimiento. Es posible que la empresa no pueda gestionar la flota a su nivel óptimo desde el punto de vista de los costes y los impuestos, y corre el riesgo de no cumplir con las normas si no lleva los registros adecuados o no paga la cantidad correcta de impuestos.
Hoy vamos a ver un caso práctico de seguimiento del kilometraje empresarial en el Reino Unido. HMRC considera que el kilometraje es un área de alto riesgo y evaluaría la forma en que la empresa gestiona el kilometraje empresarial y personal mediante la revisión de sus sistemas, procesos y controles.
Se espera que la empresa justifique cualquier kilometraje reclamado. Por ejemplo, fecha, procedencia, ubicación y motivo del viaje.
Esto es oneroso y lleva tiempo tanto desde el punto de vista del empleado como del empleador. Un sistema manual es inexacto, ineficiente y lento para la empresa en su conjunto.
Estudio de caso: seguimiento del kilometraje en el Reino Unido
Supermarket Ltd tiene una flota de 500 camiones en los que el kilometraje se paga con tarjetas de combustible. Cuenta con 500 vehículos de empresa que se pagan con tarjetas de carburante con diferentes tamaños de motor y tipos de combustible (eléctrico/gasolina/diésel) y, de media, reembolsa mensualmente a 500 empleados por el kilometraje de empresa y depende de que los empleados marquen los viajes personales, algo que muchos no hacen.
Relacionado: Problemas con la reclamación de millas comerciales en el Reino Unido
Actualmente, no exige que los empleados lleven un registro de las millas comerciales y reembolsa a los empleados que tienen automóviles personales mediante hojas de cálculo. El departamento de finanzas también ha tenido conocimiento de que los propietarios de vehículos particulares pueden haber reclamado en exceso al presentar las reclamaciones de gastos.
También es preocupante cuando los propietarios de automóviles de la empresa utilizan sus automóviles para uso personal pero no lo declaran, lo que puede resultar en trabajo adicional y en un aumento de los impuestos para el empleado y el empleador. La empresa no puede hacer frente a un volumen de 1500 vehículos, sobre todo con las declaraciones mensuales del IVA y teniendo que hacer frente a diferentes tamaños de motores y tipos de combustible, ya que las tarifas orientativas de combustible (advisory fuel rates) cambian cada mes.
Además, el proceso del P11D es engorroso y gran parte del tiempo se dedica a obtener información sobre el valor del automóvil, el tamaño del motor, etc. Además, el equipo directivo de la empresa está viendo un aumento de las multas por exceso de velocidad y accidentes. La empresa describe estas cuestiones a continuación.
Problemas actuales
1) HMRC exige justificar cada milla de negocio, incluso las pagadas con tarjeta de combustible. La empresa no puede asumir automáticamente que todas las millas están relacionadas con la empresa.
2) Reclamar manualmente el IVA sobre el kilometraje en función de las tarifas orientativas de combustible, lo que aumenta la complejidad, ya que las solicitudes de IVA dependen del tamaño del motor y del tipo de combustible, así como del mes, ya que estas tarifas pueden cambiar.
También existe el riesgo de reclamar el IVA sobre el combustible privado y acabar pagando el recargo a tanto alzado del IVA sobre el combustible (fuel scale charge). Los empleados envían los recibos de combustible, lo que implica más papeleo.
3) Corren el riesgo de utilizar una tarifa de kilometraje incorrecta, lo que se traducirá en un aumento de los costes, ya que los empleados pueden reclamar, por ejemplo, 45 peniques, cuando la tarifa correcta debería ser de 25 peniques. Si pagan más que la tarifa AMAP (Approved Mileage Allowance Payments), el exceso tributa y se declara en el P11D.
4) No se pueden determinar los viajes privados, lo que aumenta los costos y el riesgo de que se aplique al empleado el cargo por beneficio de combustible (fuel benefit charge). Es posible que los empleados realicen viajes privados en horario laboral, lo que supone un golpe por partida doble.
5) Posible riesgo de fraude por parte de quienes tengan vehículos personales al solicitar viajes ficticios o solicitar millas adicionales. Hacer redondeos de viajes parece habitual, y también se pueden presentar reclamaciones involuntarias cuando se trata de viajes privados, como ir de casa a un lugar de trabajo contratado o hacer una parada durante el trayecto para realizar actividades privadas.
6) No hay datos de KPI disponibles, como el costo por milla o el análisis de datos sobre la optimización de rutas.
7) No se puede monitorear el comportamiento de los conductores.
8) No se puede rastrear el paradero de los vehículos.
Relacionado: Cómo saber si reúnes los requisitos para reclamar el kilometraje en el Reino Unido
La empresa decide instalar un dispositivo de seguimiento de kilometraje empresarial
1) El origen, el destino y el número de millas se registran automáticamente. Los empleados pueden añadir información y marcar sus viajes privados según sea necesario. También se pueden subir los recibos de combustible.
2) La empresa deduce el kilometraje personal del salario del empleado, por lo que no hay ningún beneficio de combustible ni ningún recargo a tanto alzado del IVA.
3) Facilita las solicitudes de IVA, ya que el departamento financiero puede descargar un informe con el IVA calculado en función del combustible base, la cantidad de combustible utilizado, el tamaño del motor y el mes.
4) Los datos, cuando estén disponibles, pueden verificar si hay errores obvios y fraudes. Por ejemplo, las reclamaciones de trayectos de casa al lugar de trabajo o los viajes privados.
5) Datos de KPI disponibles para reducir los costos. Capaz de monitorear la longitud de los viajes y las millas, reduciendo así los costos al informar al conductor sobre las rutas óptimas que debe tomar en el futuro. Análisis del coste por kilómetro, que incluye los motivos por los que el viaje dura más o cuesta demasiado.
6) Rastrea los vehículos y ayuda a la logística, además de reducir el tiempo de entrega. Mejor utilización del tiempo de los empleados.
7) Analiza el consumo de kilometraje del conductor y fomenta una mejor conducción para reducir los costos de combustible.
8) Controla el comportamiento del conductor, incluido el exceso de velocidad. El exceso de velocidad puede aumentar la probabilidad de accidentes y multas.
9) Los menores costos de combustible se traducirán en una reducción de las emisiones de CO2.
10) Los recibos de IVA se almacenan electrónicamente en lugar de procesar miles de recibos.
Ahorro de costes gracias al seguimiento del kilometraje
- El camión recorre 100 000 millas al año
- Vehículo de empresa: 35 000 millas al año
- Autos personales 20 000 millas por año
- Camiones = 500 * 100 000 * 5% * 0,55 £ = 1 375 000 £
- Coches de empresa = 500 * 35 000 * 5% * 0,15 = 131 250 £
- Coches personales = 500 * 20 000 * 10% * 0,45 = 450 000 £
- Cotizaciones NI por el beneficio de combustible de los empleados = 500 * 1 000 £ = 500 000 £
Motivo del ahorro de costos
1) Mejor conducción y maximización óptima de la ruta.
2) Detección y reembolso de viajes personales.
3) Reclamación excesiva de millas por redondeo.
4) Tasa de kilometraje incorrecta.
5) Los datos precisos tienen menos probabilidades de generar impuestos adicionales, por ejemplo, el IVA y el cargo por escala de combustible.
Otros costos
1) Cobro por prestación de combustible para empleados.
2) Multas de 3.000 libras esterlinas de HMRC por no llevar un registro adecuado y el riesgo de una auditoría detallada, con multas de hasta el 30% por impuestos no pagados y considerados negligentes.
Tiempo
1) Comprobar y aprobar las reclamaciones de kilometraje.
2) Cálculo manual del IVA, incluida la comprobación de los recibos de IVA 3) Reembolso de viajes personales
4) Presentaciones de P11d, incluido el cargo por beneficio de combustible
5) Mejor utilización del tiempo de la empresa (viajes personales/tiempo de inactividad)
Promedio de 5 días al mes para un empleado de finanzas: 200 £ * 5 = 1 000 £ al mes. Anual = 12 000 £ Promedio de 2 días al mes para la dirección: 500 £ al mes = 6 000 £
Empleados que dedican dos días al mes a registrar el equivalente a kilometraje empresarial = 250 libras esterlinas * 2 = 500 libras esterlinas: 6000 libras esterlinas anuales
Empleado que utiliza el tiempo de la empresa para viajes personales: 1 día al mes = 250 libras esterlinas * 1 = 250 libras esterlinas: anual = 3000 libras
Ahorro total: 2 500 000 £
Sistema automatizado de seguimiento de kilometraje
Una solución de seguimiento de kilometraje es esencial para cualquier negocio. Los posibles ahorros para una gran empresa son significativos y definitivamente no pueden ignorarse.
En el estudio de caso anterior, que se basa en estimaciones conservadoras, la empresa podría ahorrar la enorme cantidad de 8,5 millones de libras esterlinas. Los estudios han demostrado que el 47% de los empleados reclaman en exceso el kilometraje de negocios; nosotros acabamos de calcular la cifra del 10%.
En el caso de los camiones, solo hemos considerado un ahorro del 5%. Es poco probable que tengan gastos de viaje personales, pero los principales ahorros se obtendrán mediante la optimización de las rutas, los cambios en el comportamiento de conducción y la utilización adecuada de los empleados.
En el caso de los vehículos de empresa, hemos considerado un ahorro del 5% por la probabilidad de viajes privados, que se considera alta. Una vez más, la optimización de las rutas y los cambios en el comportamiento de conducción serán factores importantes para reducir los costos.
Resumen de los principales beneficios
1) Enfoque innovador y ciclo de gastos reducido. Los datos de kilometraje pueden integrarse en el sistema de reclamación de gastos y pagarse en consecuencia.
La recuperación personal del costo del kilometraje se puede integrar con la nómina. El kilometraje se puede enviar automáticamente al software de cuentas con solo presionar un botón.
2) Ahorra tiempo administrativo tanto al empleado como al empleador.
3) Menores costos de combustible.
4) Reducción del fraude.
5) Recuperación del kilometraje personal.
6) Disponibilidad y análisis de datos con KPI.
7) Reducir las emisiones de CO2.
8) Mejora del comportamiento de los conductores y reducción del riesgo de multas y accidentes.
9) Declaraciones de IVA precisas y reclamaciones maximizadas.
10) Cumple con el HMRC y es menos probable que dé lugar a auditorías y sanciones exhaustivas.
11) Seguimiento de vehículos para aumentar la eficiencia.
12) Impuestos reducidos; por ejemplo, el cobro de la escala del IVA.
13) Mejorar la presentación de informes; por ejemplo, incluir el IVA sobre el combustible en un único informe, en lugar de tener que recopilar varias hojas de cálculo. Hay otros informes útiles para la recuperación personal del kilometraje y para la presentación del P11d.
14) Ahorra papel/gastos de envío, ya que los recibos de IVA se guardan electrónicamente.
Conclusión
El reembolso de kilometraje junto con una aplicación automática de seguimiento de kilometraje puede ser una herramienta poderosa para ahorrar tiempo y dinero a las empresas. Prueba nuestra calculadora de reembolso de kilometraje para ver cuánto puedes ahorrar o visita nuestra página de precios para obtener más información. También puedes programar una demostración web gratuita en vivo aquí.
