Gestion d'une flotte de véhicules n'est pas facile, qu'il s'agisse de faire face aux problèmes quotidiens ou de s'assurer que les besoins logistiques de l'entreprise sont satisfaits, en particulier en période de croissance. L'entreprise peut ne pas être en mesure de gérer sa flotte à son niveau optimal du point de vue des coûts et de la fiscalité, et risque de ne pas respecter les règles en ne tenant pas de registres appropriés ou en ne payant pas le montant d'impôts approprié.
Aujourd'hui, nous allons examiner une étude de cas sur le suivi du kilométrage des entreprises au Royaume-Uni. Le HMRC considère le kilométrage comme une zone à haut risque et évaluerait la manière dont l'entreprise gère le kilométrage professionnel et personnel en revoyant ses systèmes, ses processus et ses contrôles.
L'entreprise devrait justifier tout kilométrage réclamé. Par exemple, la date, la provenance, le lieu et la raison pour laquelle le voyage a été effectué.
Cela est onéreux et prend du temps, tant du point de vue de l'employé que de l'employeur. Un système manuel est imprécis, inefficace et chronophage pour l'ensemble de l'entreprise.
Suivi du kilométrage Étude de cas au Royaume-Uni
Supermarket Ltd possède une flotte de 500 camions dont le kilométrage est payé par carte carburant. Elle possède 500 voitures de société payées au moyen de cartes de carburant avec différentes cylindrées et différents types de carburant (électrique/essence/diesel). Elle rembourse en moyenne les kilomètres parcourus par 500 employés sur une base mensuelle, et compte sur les employés pour marquer leurs déplacements personnels, ce que beaucoup d'entre eux ne font pas.
Connexe : Problèmes liés à la réclamation du kilométrage professionnel au Royaume-Uni
Actuellement, il n'oblige pas les employés à tenir un journal des miles professionnels et rembourse les employés qui possèdent une voiture personnelle par le biais de feuilles de calcul. Le ministère des finances a également appris que les propriétaires de voitures personnelles avaient peut-être fait une demande excédentaire lorsqu'ils soumettaient des demandes de remboursement de dépenses.
Il est également préoccupant que les propriétaires de voitures de société utilisent leur voiture pour leur usage personnel sans le déclarer, ce qui peut entraîner une augmentation du travail et une augmentation des impôts pour l'employé et l'employeur. L'entreprise ne peut pas faire face au volume de 1 500 véhicules, en particulier aux déclarations de TVA mensuelles et à la gestion des différentes tailles de moteurs et types de carburant, car les taux consultatifs de carburant changent tous les mois.
En outre, le processus P11d est fastidieux et passe la plupart du temps à essayer de trouver des informations sur la valeur de la voiture, la cylindrée du moteur, etc. En outre, l'équipe de direction de l'entreprise constate une augmentation des amendes pour excès de vitesse et accidents. La société a décrit ces problèmes ci-dessous.
Problèmes actuels
1) Le HMRC exige de justifier chaque kilomètre parcouru, même ceux dépensés en cartes de carburant. Ils ne peuvent pas automatiquement supposer que tous les miles sont liés à des activités professionnelles.
2) Déclarer manuellement la TVA sur le kilométrage sur la base des taux de carburant consultatifs est d'autant plus complexe que les demandes de TVA dépendent de la taille du moteur et du type de carburant, ainsi que du mois au cours duquel les taux consultatifs sur le carburant peuvent changer.
Il existe également le risque de demander la TVA sur le carburant privé et de se retrouver avec un prélèvement sur le barème. Les employés envoient des reçus de carburant, ce qui signifie plus de formalités administratives.
3) Ils courent le risque d'utiliser le mauvais taux de kilométrage, ce qui entraînera une augmentation des coûts, les employés pouvant réclamer, par exemple, 0,45 pence, alors que le taux correct devrait être de 0,25 pence. S'ils paient plus que le taux de paiement de l'indemnité kilométrique approuvée, celle-ci devient imposable sur le P11d.
4) Impossible de déterminer les trajets privés, ce qui augmente les coûts et le risque de voir l'employé payer des indemnités de carburant. Les employés peuvent faire des voyages privés pendant les heures de travail de l'entreprise, ce qui est un double coup dur.
5) Risque possible de fraude de la part des détenteurs de véhicules personnels en réclamant des trajets fictifs ou des miles supplémentaires. Arrondir les trajets semble courant, et des réclamations involontaires pour des déplacements privés, tels que le trajet du domicile vers un lieu de travail contractuel ou un arrêt en cours de route pour des activités privées, peuvent également survenir.
6) Aucune donnée KPI disponible, comme le coût par kilomètre ou l'analyse des données sur l'optimisation des itinéraires.
7) Impossible de surveiller le comportement des conducteurs.
8) Impossible de suivre la localisation des véhicules.
Connexe : Comment savoir si vous êtes éligible à une réclamation de kilométrage au Royaume-Uni
L'entreprise décide d'installer un dispositif de suivi du kilométrage professionnel
1) Le kilométrage est enregistré automatiquement depuis et vers, ainsi que le nombre de miles. Les employés peuvent ajouter des informations et marquer leurs déplacements privés selon leurs besoins. Il peut également télécharger les reçus de carburant.
2) L'entreprise déduit le kilométrage personnel du salaire de l'employé, il n'y a donc pas d'avantage sur le carburant ni de frais de TVA.
3) Facilite les demandes de TVA car le service financier peut télécharger un rapport avec la TVA calculée sur la base du carburant, la quantité de carburant utilisée, la taille du moteur et le mois.
4) Les données, lorsqu'elles sont disponibles, peuvent détecter les erreurs évidentes et les fraudes. Par exemple, des demandes d'indemnisation entre le domicile et le lieu de travail ou des voyages privés.
5) Données KPI disponibles pour réduire les coûts. Capable de surveiller la durée des trajets et les miles, réduisant ainsi les coûts en informant le conducteur des itinéraires optimaux à emprunter à l'avenir. Analyse du coût par kilomètre, y compris les raisons pour lesquelles le trajet prend plus de temps ou coûte trop cher.
6) Suivez les véhicules et aidez à la logistique, tout en réduisant les délais de livraison. Meilleure utilisation du temps des employés.
7) Analysez la consommation kilométrique du conducteur et encouragez une meilleure conduite pour réduire les coûts de carburant.
8) Surveillez le comportement du conducteur, y compris les excès de vitesse. Les excès de vitesse peuvent augmenter les risques d'accidents et d'amendes.
9) La baisse des coûts de carburant se traduira par une réduction des émissions de CO2.
10) Les reçus de TVA sont stockés électroniquement au lieu de traiter des milliers de reçus.
Économies de coûts Pour les frais de suivi du kilométrage
- Un camion parcourt 100 000 miles par an
- Voiture de société : 35 000 miles par an
- Voitures personnelles 20 000 miles par an
- Camions = 500 * 100 000 * 5 % * 0,55£ = 1 375 000£
- Voitures de société = 500 * 35 000 * 5 % * 0,15 = 131 250£
- Voitures personnelles = 500 * 20 000 * 10 % * 0,45 = 450 000£
- Indemnité énergétique pour les employés NI = 500 * 1 000£ = 500 000£
Raison des économies de coûts
1) Meilleure conduite et optimisation optimale des itinéraires.
2) Détection personnelle des voyages et remboursement.
3) Indemnisation du kilométrage en arrondissant.
4) Taux de kilométrage incorrect.
5) Des données précises sont moins susceptibles d'entraîner des taxes supplémentaires, par exemple la TVA sur le barème des carburants.
Autres coûts
1) Redevance sur les avantages liés au carburant des employés.
2) Le HMRC est condamné à une amende de 3 000£ pour ne pas avoir tenu de registres appropriés et le risque d'un audit détaillé, avec des pénalités allant jusqu'à 30 % pour impôts impayés et considérés comme imprudents.
Heure
1) Vérification et approbation des réclamations de kilométrage.
2) Élaboration manuelle de l'élément TVA, y compris la vérification des reçus de TVA 3) Remboursement des voyages personnels
4) Soumissions P11d, y compris la redevance sur les avantages relatifs aux carburants
5) Meilleure utilisation du temps de travail (déplacements personnels/temps d'inactivité)
En moyenne 5 jours par mois pour 1 membre du personnel des finances : 200£ * 5 = 1 000£ par mois. Annuel = 12 000£ En moyenne 2 jours par mois pour la direction : 500£ par mois Annuel = 6 000£
Les employés dépensent deux jours par mois l'équivalent en kilomètres parcourus par une entreprise forestière = 250£ * 2 = 500£ : 6 000£ par an
Employé utilisant le temps de l'entreprise pour ses déplacements personnels : 1 jour par mois = 250£ * 1 = 250£ : annuel = 3 000£
Économies totales : 2 500 000£
Système de suivi automatique du kilométrage
UNE solution de suivi du kilométrage de l'entreprise le système est essentiel pour toute entreprise. Les économies possibles pour une grande entreprise sont importantes et ne peuvent certainement pas être ignorées.
Dans l'étude de cas ci-dessus, qui repose sur des estimations prudentes, l'entreprise pourrait économiser 8,5 millions de livres sterling. Des études ont montré que 47 % des employés déclarent trop de frais pour leurs déplacements professionnels, alors que nous venons de prendre un chiffre de 10 %.
Pour les camions, nous n'avons réalisé que 5 % d'économies. Il est peu probable qu'ils aient des dépenses de voyage personnelles, mais les principales économies seront réalisées grâce à l'optimisation des itinéraires, à des changements de comportement au volant et à une utilisation appropriée des ressources par les employés.
Pour les voitures de société, nous avons estimé que la probabilité de voyager en privé était de 5 %, ce qui est considéré comme élevé. Encore une fois, l'optimisation des itinéraires et les changements de comportement au volant seront des facteurs importants pour réduire les coûts.
Résumé des principaux avantages
1) Approche innovante et cycle de dépenses réduit. Les données de kilométrage peuvent être intégrées dans le système de notes de frais et payées en conséquence.
Le recouvrement des frais de kilométrage personnels peut être intégré à la paie. Le kilométrage peut être automatiquement soumis au logiciel de gestion des comptes en appuyant sur un bouton.
2) Économisez du temps administratif aux employés et à l'employeur.
3) Réduire les coûts de carburant.
4) Réduction de la fraude.
5) Récupération du kilométrage personnel.
6) Disponibilité et analyse des données à l'aide de KPI.
7) Réduire les émissions de CO2.
8) Amélioration du comportement des conducteurs et réduction du risque d'amendes et d'accidents.
9) Des déclarations de TVA précises et des réclamations maximisées.
10) Conforme au HMRC et moins susceptible d'entraîner des audits approfondis et des sanctions.
11) Suivi des véhicules pour augmenter l'efficacité.
12) Impôts réduits ; par exemple, le barème de TVA.
13) De meilleurs rapports ; par exemple, la TVA sur le carburant sur un seul rapport, au lieu de devoir rassembler plusieurs feuilles de calcul. Il existe d'autres rapports utiles pour le recouvrement du kilométrage personnel et pour le dépôt P11d.
14) Économisez du papier/des frais de port, car les reçus de TVA sont conservés électroniquement.
Conclusion
Remboursement du kilométrage couplé à un application de suivi automatique du kilométrage peut être un outil puissant pour faire gagner du temps et de l'argent aux entreprises. Essayez notre calculateur de remboursement du kilométrage pour voir combien vous pouvez économiser ou consultez notre page de tarification pour en savoir plus. Vous pouvez également programmez une démonstration Web gratuite en direct ici.
