El reembolso de gastos es un aspecto esencial de la relación empleador-empleado que requiere una cuidadosa consideración y comprensión. Implica reembolsar a los empleados los gastos en los que incurran mientras desempeñan sus funciones, y es crucial que los empleadores comprendan sus obligaciones en este ámbito.
En este artículo, analizaremos cómo son los reembolsos de gastos de los empleados, por qué son importantes y cómo su empresa puede implementar correctamente un proceso de reembolso de gastos.
El qué y el por qué del reembolso de gastos
Básicamente, el reembolso de gastos de los empleados es la práctica de compensar a los empleados por los gastos en los que incurren mientras desempeñan sus funciones laborales. Esta práctica es especialmente frecuente en los sectores en los que los empleados suelen tener que hacer compras relacionadas con el trabajo, como viajes y alojamiento, herramientas y equipos, kilometraje o incluso dispositivos personales, como teléfonos móviles y ordenadores portátiles, cuando se utilizan en el trabajo.
Relacionado: Informes de gastos manuales: los costos ocultos
La razón principal para reembolsar los gastos de los empleados es bastante sencilla: es justo y legalmente exigido en muchas jurisdicciones. Si un empleado tiene que gastar su propio dinero para realizar su trabajo, debe recibir una compensación por ello. Además, en muchas jurisdicciones, la falta de reembolso de los gastos de los empleados podría tener implicaciones legales.
Por ejemplo, en California, la obligación de reembolsar los gastos empresariales en los que incurran los empleados está consagrada en la Artículo 2802 del Código Laboral. Esta ley exige que los empleadores «indemnicen a sus empleados por todos los gastos o pérdidas necesarios en los que incurra el empleado como consecuencia directa del desempeño de sus funciones». En términos más sencillos, los empleadores deben reembolsar a los empleados todos los gastos necesarios incurridos en el desempeño de sus funciones laborales.
Políticas de reembolso de gastos
Para gestionar el reembolso de gastos de manera eficaz y eficiente, muchos empleadores implementan políticas que guían el proceso. Estas políticas suelen exigir a los empleados que presenten las solicitudes de reembolso dentro de un período específico y limitan los reembolsos a los gastos aprobados por la gerencia.
Sin embargo, es crucial que los empleadores entiendan que estas políticas no pueden anular los requisitos legales. En otras palabras, el Código Laboral exige el reembolso de los gastos comerciales legítimos, independientemente de cuándo el empleado haga la solicitud o de si la gerencia aprobó el gasto.
Si los empleados incurren en gastos comerciales legítimos pero no cumplen con las políticas de reembolso de gastos, los empleadores normalmente deberían abordar el incumplimiento como una cuestión disciplinaria en lugar de correr el riesgo de una posible responsabilidad al negarse a reembolsar al empleado.
Relacionado: Explicación del reembolso de millas | Cómo configurar una política de reembolso de millas para su empresa
No se puede exagerar la importancia de comprender e implementar correctamente las políticas de reembolso de gastos. Los errores pueden provocar malentendidos, insatisfacción e incluso demandas, como lo indica la decisión del Tribunal de Apelación de California en el caso Cochran contra Schwan's Home Service, Inc.
Este caso puso de relieve la obligación general de reembolsar a los empleados los gastos incurridos en el desempeño de su trabajo, extendiéndose al uso de teléfonos celulares personales para llamadas relacionadas con el trabajo.
Cochran contra Schwan's Home Service, Inc.: Un estudio de caso
El caso histórico de Cochran contra Schwan's Home Service, Inc. ayuda a ilustrar la importancia de una política de reembolso de gastos clara y completa. En este caso, el demandante, Colin Cochran, demandó a su empleador, Schwan's Home Service, en nombre de los gerentes de servicio al cliente a quienes no se les reembolsó el uso comercial de sus teléfonos celulares personales. Según Cochran, esta falta de reembolso constituyó una violación del artículo 2802 del Código del Trabajo.
El Tribunal de Apelación de California estuvo de acuerdo con Cochran y sostuvo que los empleadores deben reembolsar a los empleados el porcentaje razonable de las facturas de teléfonos celulares personales atribuibles al uso comercial obligatorio, incluso si los empleados no incurrieran en tarifas adicionales por dicho uso comercial. El tribunal declaró: «Si un empleado está obligado a hacer llamadas relacionadas con el trabajo desde un teléfono móvil personal, está incurriendo en un gasto a los efectos del artículo 2802».
Implicaciones de la decisión Cochran
La decisión de Cochran sirve como recordatorio de la amplia obligación que tienen los empleadores de reembolsar a los empleados los gastos incurridos en el desempeño de sus funciones. El caso también subraya la importancia de comprender las implicaciones de la tecnología en el lugar de trabajo, especialmente cuando los dispositivos personales se utilizan con fines empresariales.
A medida que la tecnología continúa evolucionando y el uso de dispositivos personales para el trabajo se hace más común, los empleadores deben mantenerse al tanto de dichos cambios y actualizar sus políticas en consecuencia. Los empleadores también deben asegurarse de que sus políticas comuniquen claramente el proceso para solicitar el reembolso, los tipos de gastos reembolsables y cualquier restricción o limitación.
Relacionado: Descripción de la jerarquía de aprobación de gastos de la empresa
Mejores prácticas para las políticas de reembolso de gastos
A la luz de la decisión de Cochran y de los requisitos legales para el reembolso de gastos, los empleadores deben tener en cuenta las siguientes mejores prácticas al desarrollar e implementar sus políticas:
- Claridad: La política debe indicar claramente qué gastos son elegibles para el reembolso, cómo presentar un gasto para el reembolso y el plazo para el reembolso. También debe estar fácilmente disponible para todos los empleados.
- Cumplimiento: La política debe cumplir con todas las leyes y reglamentos pertinentes. Esto podría implicar consultar con un asesor legal para garantizar que la política cumpla con los requisitos de la sección 2802 del Código Laboral y cualquier otra ley relevante.
- Comunicación: La política debe comunicarse a todos los empleados y los empleadores deben brindar capacitación sobre la política. Los recordatorios periódicos pueden ayudar a garantizar que los empleados comprendan la política y sus derechos.
- Consistencia: La política debe aplicarse de manera coherente a todos los empleados. Esto puede ayudar a prevenir malentendidos y posibles problemas legales.
- Consideración de la tecnología: A la luz de la decisión de Cochran, los empleadores deberían considerar las implicaciones del uso de la tecnología en sus políticas. Esto podría implicar, por ejemplo, determinar cómo calcular el porcentaje razonable de las facturas personales de teléfonos móviles atribuible al uso obligatorio por parte de las empresas
Preguntas frecuentes sobre el reembolso de gastos de empleados
A medida que los empleadores se enfrentan a las complejidades del reembolso de gastos a los empleados, con frecuencia surgen varias preguntas y consideraciones. Estas son algunas de las preguntas más comunes y sus respuestas:
- ¿Qué gastos se deben reembolsar? Por lo general, los empleadores están obligados a reembolsar todos los gastos necesarios en los que incurra un empleado como consecuencia directa del desempeño de sus funciones laborales. Esto incluye el uso de teléfonos celulares personales para trabajar, el kilometraje para usar vehículos personales con fines comerciales y la compra de los suministros o equipos necesarios para realizar su trabajo.
- ¿Qué pasa si un empleado no presenta un informe de gastos? Es responsabilidad del empleado presentar un informe de gastos para solicitar el reembolso. Los empleadores deben comunicar a sus empleados la importancia de presentar los informes de gastos a tiempo. Sin embargo, si un empleador sabe o tiene motivos para saber que un empleado ha incurrido en un gasto relacionado con el trabajo, debe abordar la situación con prontitud, incluso sin un informe formal.
- ¿Qué se puede hacer si un empleador se niega a reembolsar un gasto? Si un empleador se niega a reembolsar un gasto legítimo relacionado con el trabajo, el empleado puede presentar una demanda legal por violación de la sección 2802 del Código Laboral o leyes similares. El empleado debe considerar la posibilidad de solicitar el asesoramiento de un profesional legal.
- ¿Cómo pueden los empleadores gestionar el reembolso de gastos para los empleados remotos? Con el auge del trabajo remoto, esta se ha convertido en una pregunta cada vez más común. Los empleadores deben considerar la naturaleza del trabajo y qué gastos son razonablemente necesarios para que el empleado desempeñe su trabajo. Esto podría incluir el costo de la instalación de una oficina en casa, las tarifas de Internet o incluso el aumento de las facturas de servicios públicos.
- ¿Cuál es el impacto del reembolso de gastos en el salario de un empleado? Los reembolsos de gastos no se consideran salarios y no están sujetos a impuestos sobre la nómina. Sin embargo, si el reembolso supera el gasto real incurrido, el exceso puede considerarse salario.
Relacionado: Las 7 mejores alternativas de Expensify
El papel de la tecnología en el reembolso de gastos
A medida que la tecnología continúa evolucionando, desempeña un papel cada vez más importante en el reembolso de los gastos de los empleados. Un área de creciente importancia es el uso del software de gestión de gastos. Este software puede agilizar el proceso de presentación, aprobación y seguimiento de los informes de gastos, lo que facilita tanto a los empleados como a los empleadores.
Además, como lo ilustra el caso Cochran, la tecnología en sí misma puede ser la fuente de los gastos que deben reembolsarse. Los empleadores deben considerar cómo abordan sus políticas el uso de dispositivos personales en el trabajo, incluida la forma en que calculan la proporción de uso que debe reembolsarse.
Además, los empleadores deben ser conscientes de las posibles implicaciones para la privacidad cuando los empleados utilizan dispositivos personales para trabajar. Es posible que los empleadores deban considerar políticas que equilibren la necesidad de supervisar el uso empresarial con fines de reembolso con el respeto a la privacidad de los empleados.
En conclusión, el reembolso de los gastos de los empleados es un área compleja que requiere una atención cuidadosa por parte de los empleadores. Al mantenerse al tanto de las novedades legales, comprender las implicaciones de la tecnología y adherirse a las mejores prácticas, los empleadores pueden fomentar un enfoque justo y eficaz para el reembolso de los gastos.
El desafío del trabajo remoto y el reembolso de gastos
El auge de trabajo remoto ha añadido un nivel de complejidad a la cuestión del reembolso de los gastos de los empleados. Como muchos empleados ahora realizan sus tareas desde casa, han surgido nuevos tipos de gastos que los empleadores deben tener en cuenta. Por ejemplo, muchos empleados remotos utilizan sus dispositivos personales, su conexión a Internet y los servicios domésticos para realizar su trabajo. Es posible que estos gastos deban reembolsarse en virtud de leyes como la sección 2802 del Código Laboral de California.
Relacionado: Cómo deducen sus millas los empleados que trabajan desde casa
Sin embargo, determinar qué constituye un gasto necesario en el contexto del trabajo remoto puede resultar difícil. Por ejemplo, ¿debería un empleador reembolsar una parte del alquiler o la hipoteca de un empleado si utiliza una parte de su casa como espacio de oficina exclusivo? ¿Qué pasa con los costos de calefacción o refrigeración de ese espacio? Estas son preguntas que los empleadores deben tener en cuenta y abordar en sus políticas de reembolso de gastos.
Además, dado que los empleados trabajan en diferentes lugares (a veces incluso en diferentes países), los empleadores deben conocer los diferentes requisitos legales relacionados con el reembolso de gastos en las diferentes jurisdicciones. Por ejemplo, algunos estados de EE. UU. tienen leyes específicas que rigen el reembolso de gastos, mientras que otros siguen la Ley Federal de Normas Laborales Justas (FLSA), que no exige explícitamente a los empleadores que reembolsen los gastos laborales de los empleados.
Mejores prácticas para gestionar el reembolso de gastos en el trabajo remoto
Dados estos desafíos, estas son algunas de las mejores prácticas que los empleadores pueden adoptar:
- Cree políticas claras: Los empleadores deben crear políticas de reembolso de gastos claras y completas que tengan en cuenta las circunstancias únicas del trabajo remoto. Estas políticas deben definir claramente qué gastos se reembolsarán y el proceso para solicitar el reembolso.
- Comuníquese de manera efectiva: La comunicación clara es clave cuando se trata del reembolso de gastos. Los empleadores deben asegurarse de que todos los empleados conozcan la política de reembolso de gastos y entiendan cómo solicitar el reembolso de los gastos.
- Utilice la tecnología: Los empleadores pueden aprovechar la tecnología para agilizar el proceso de reembolso de gastos. Por ejemplo, hay varias herramientas de gestión de gastos disponibles que pueden automatizar la presentación, la aprobación y el pago de las reclamaciones de gastos.
- Revise y actualice las políticas con regularidad: A medida que el panorama del trabajo remoto continúa evolucionando, los empleadores deben revisar y actualizar periódicamente sus políticas de reembolso de gastos para asegurarse de que siguen siendo relevantes y cumplen con cualquier cambio en la ley.
- Consulte el asesoramiento legal: Dada la complejidad de las leyes que rodean el reembolso de gastos, es aconsejable que los empleadores busquen asesoramiento legal al elaborar sus políticas. Esto puede ayudar a prevenir posibles disputas y problemas legales en el futuro.
Si bien el trabajo remoto presenta nuevos desafíos en el ámbito del reembolso de los gastos de los empleados, estos se pueden gestionar de forma eficaz con políticas claras, una comunicación eficaz y el uso de la tecnología. A medida que nos adentramos en este nuevo mundo laboral, es importante que las empresas se mantengan informadas y adaptables, esforzándose siempre por lograr la equidad y el cumplimiento en sus prácticas de reembolso de gastos.
¡Esperamos que este artículo les resulte útil a usted y a su equipo! Para saber cómo TripLog puede ayudarte a gestionar los gastos de tu equipo con más funciones y precios que cualquier otra solución, programe una llamada con nuestro equipo de ventas!
