Le remboursement des dépenses est un aspect essentiel de la relation employeur-employé qui nécessite un examen et une compréhension approfondis. Il s'agit de rembourser aux employés les dépenses qu'ils engagent dans l'exercice de leurs fonctions, et il est essentiel que les employeurs comprennent leurs obligations dans ce domaine.
Dans cet article, nous allons découvrir à quoi ressemblent les remboursements de dépenses des employés, pourquoi ils sont importants et comment votre entreprise peut mettre en œuvre correctement un processus de remboursement des dépenses.
Le pourquoi et le pourquoi du remboursement des dépenses
À la base, le remboursement des dépenses des employés est la pratique qui consiste à indemniser les employés pour les dépenses qu'ils engagent dans l'exercice de leurs fonctions. Cette pratique est particulièrement répandue dans les secteurs où les employés doivent souvent effectuer des achats liés au travail, tels que les déplacements et l'hébergement, les outils et l'équipement, le kilométrage, ou même des appareils personnels tels que les téléphones portables et les ordinateurs portables lorsqu'ils sont utilisés pour le travail.
Connexe : Rapports de dépenses manuels : les coûts cachés
La raison principale du remboursement des dépenses des employés est assez simple : c'est à la fois juste et légalement obligatoire dans de nombreuses juridictions. Si un employé doit dépenser son propre argent pour effectuer son travail, il doit être rémunéré pour cela. En outre, dans de nombreuses juridictions, le non-remboursement des dépenses des employés peut avoir des implications juridiques.
Par exemple, en Californie, l'obligation de rembourser les dépenses professionnelles engagées par les employés est inscrite dans le Code du travail, article 2802. Cette loi oblige les employeurs à « indemniser leur employé pour toutes les dépenses nécessaires ou les pertes subies par celui-ci en conséquence directe de l'exercice de ses fonctions ». En termes plus simples, les employeurs doivent rembourser aux employés toutes les dépenses nécessaires engagées dans l'exercice de leurs fonctions.
Politiques de remboursement des dépenses
Pour gérer le remboursement des dépenses de manière efficace et efficiente, de nombreux employeurs mettent en œuvre des politiques qui guident le processus. Ces politiques obligent souvent les employés à soumettre des demandes de remboursement dans un délai précis et limitent les remboursements aux dépenses approuvées par la direction.
Cependant, il est essentiel que les employeurs comprennent que ces politiques ne peuvent pas l'emporter sur les exigences légales. En d'autres termes, le Code du travail exige le remboursement des dépenses professionnelles légitimes, quel que soit le moment où l'employé en fait la demande ou que la direction ait approuvé les dépenses.
Si les employés engagent des dépenses professionnelles légitimes mais ne respectent pas les politiques de remboursement des dépenses, les employeurs devraient généralement traiter la non-conformité comme une question disciplinaire plutôt que de risquer une responsabilité potentielle en refusant de rembourser l'employé.
L'importance de comprendre et de mettre en œuvre correctement les politiques de remboursement des dépenses ne peut être surestimée. Les faux pas peuvent donner lieu à des malentendus, à de l'insatisfaction et même à des poursuites, comme l'indique la décision de la Cour d'appel de Californie dans l'affaire Cochran v. Schwan's Home Service, Inc.
Cette affaire a mis en lumière l'obligation générale de rembourser aux employés les dépenses engagées dans l'exercice de leur travail, qui s'étend à l'utilisation de téléphones portables personnels pour les appels liés au travail.
Cochran c. Schwan's Home Service, Inc. : une étude de cas
L'affaire historique de Cochran c. Schwan's Home Service, Inc. contribue à illustrer l'importance d'une politique de remboursement des dépenses claire et complète. Dans cette affaire, le plaignant, Colin Cochran, a poursuivi son employeur, Schwan's Home Service, au nom des responsables du service à la clientèle qui n'étaient pas remboursés pour l'utilisation professionnelle de leurs téléphones portables personnels. Selon Cochran, ce défaut de remboursement constituait une violation de l'article 2802 du Code du travail.
La Cour d'appel de Californie a donné raison à Cochran, statuant que les employeurs devaient rembourser aux employés le pourcentage raisonnable des factures de téléphone portable personnelles imputable à une utilisation professionnelle obligatoire, même si les employés n'avaient pas à payer de frais supplémentaires pour cette utilisation professionnelle. Le tribunal a déclaré : « Si un employé est tenu de passer des appels liés au travail sur un téléphone portable personnel, il engage des dépenses aux fins de l'article 2802 ».
Implications de la décision Cochran
L'arrêt Cochran rappelle l'obligation générale des employeurs de rembourser aux employés les dépenses engagées dans l'exercice de leurs fonctions. Cette affaire souligne également l'importance de comprendre les implications de la technologie sur le lieu de travail, en particulier lorsque les appareils personnels sont utilisés à des fins professionnelles.
Alors que la technologie continue d'évoluer et que l'utilisation d'appareils personnels au travail devient de plus en plus courante, les employeurs doivent se tenir au courant de ces changements et mettre à jour leurs politiques en conséquence. Les employeurs devraient également s'assurer que leurs politiques indiquent clairement le processus de demande de remboursement, les types de dépenses remboursables et les éventuelles restrictions ou limitations.
Connexe : La hiérarchie d'approbation des dépenses de l'entreprise expliquée
Meilleures pratiques en matière de politiques de remboursement des dépenses
À la lumière de la décision Cochran et des exigences légales relatives au remboursement des dépenses, les employeurs devraient prendre en compte les meilleures pratiques suivantes lors de l'élaboration et de la mise en œuvre de leurs politiques :
- Clarté : La politique doit clairement indiquer quelles dépenses sont éligibles au remboursement, comment soumettre une dépense pour remboursement et le calendrier de remboursement. Il devrait également être facilement accessible à tous les employés.
- Conformité : La politique doit être conforme à toutes les lois et réglementations pertinentes. Cela peut impliquer de consulter un conseiller juridique pour s'assurer que la politique répond aux exigences de l'article 2802 du Code du travail et de toute autre loi pertinente.
- Communiquer : La politique devrait être communiquée à tous les employés et les employeurs devraient fournir une formation sur cette politique. Des rappels réguliers peuvent aider les employés à comprendre la politique et leurs droits.
- Cohérence : La politique doit être appliquée de manière uniforme à tous les employés. Cela peut aider à éviter les malentendus et les problèmes juridiques potentiels.
- Prise en compte de la technologie : À la lumière de la décision Cochran, les employeurs devraient tenir compte des implications de l'utilisation de la technologie dans leurs politiques. Cela peut impliquer de déterminer comment calculer le pourcentage raisonnable des factures de téléphone portable personnelles attribuables à une utilisation professionnelle obligatoire, par exemple
FAQ sur le remboursement des dépenses des employés
Alors que les employeurs font face à la complexité du remboursement des dépenses des employés, plusieurs questions et considérations se posent souvent. Voici quelques-unes des solutions les plus courantes et leurs réponses :
- Quelles dépenses devraient être remboursées ? Les employeurs sont généralement tenus de rembourser toutes les dépenses nécessaires qu'un employé engage directement dans l'exercice de ses fonctions. Cela comprend l'utilisation de téléphones portables personnels pour le travail, le kilométrage parcouru pour utiliser des véhicules personnels à des fins professionnelles et l'achat de fournitures ou d'équipements nécessaires à l'exercice de leur travail.
- Et si un employé ne soumet pas de note de dépenses ? Il est de la responsabilité de l'employé de soumettre une note de dépenses pour demander le remboursement. Les employeurs devraient informer leurs employés de l'importance de soumettre les rapports de dépenses en temps voulu. Toutefois, si un employeur sait ou a des raisons de savoir qu'un employé a engagé des dépenses liées au travail, il doit remédier à la situation rapidement, même sans rapport officiel.
- Que faire si un employeur refuse de rembourser une dépense ? Si un employeur refuse de rembourser une dépense légitime liée au travail, l'employé peut avoir une action en justice pour violation de l'article 2802 du Code du travail ou de lois similaires. L'employé devrait envisager de demander conseil à un professionnel du droit.
- Comment les employeurs peuvent-ils gérer le remboursement des dépenses des employés travaillant à distance ? Avec l'essor du travail à distance, cette question est devenue de plus en plus courante. Les employeurs devraient tenir compte de la nature du travail et des dépenses qui sont raisonnablement nécessaires pour que l'employé puisse effectuer son travail. Cela peut inclure le coût de l'installation d'un bureau à domicile, les frais d'Internet ou même l'augmentation des factures de services publics.
- Quel est l'impact du remboursement des dépenses sur le salaire d'un employé ? Les remboursements de dépenses ne sont pas considérés comme des salaires et ne sont pas soumis à des charges sociales. Toutefois, si le remboursement dépasse les dépenses réelles engagées, l'excédent peut être considéré comme un salaire.
Connexe : Les 7 meilleures alternatives à Expensify
Le rôle de la technologie dans le remboursement des dépenses
À mesure que la technologie évolue, elle joue un rôle de plus en plus important dans le remboursement des dépenses des employés. L'utilisation de logiciels de gestion des dépenses est un domaine qui prend de plus en plus d'importance. Un tel logiciel peut rationaliser le processus de soumission, d'approbation et de suivi des notes de dépenses, ce qui facilite la tâche des employés et des employeurs.
En outre, comme l'illustre l'affaire Cochran, la technologie elle-même peut être à l'origine de dépenses qui doivent être remboursées. Les employeurs doivent réfléchir à la manière dont leurs politiques traitent de l'utilisation des appareils personnels au travail, notamment à la manière dont ils calculent la proportion d'utilisation qui doit être remboursée.
En outre, les employeurs devraient être conscients des implications potentielles pour la vie privée lorsque les employés utilisent des appareils personnels pour le travail. Les employeurs devront peut-être envisager des politiques qui concilient la nécessité de surveiller l'utilisation commerciale à des fins de remboursement et le respect de la vie privée des employés.
En conclusion, le remboursement des dépenses des employés est un domaine complexe qui nécessite une attention particulière de la part des employeurs. En se tenant au courant de l'évolution de la législation, en comprenant les implications de la technologie et en adhérant aux meilleures pratiques, les employeurs peuvent favoriser une approche juste et efficace en matière de remboursement des dépenses.
Le défi du télétravail et du remboursement des dépenses
La montée en puissance de travail à distance a complexifié la question du remboursement des dépenses des employés. Comme de nombreux employés accomplissent désormais leurs tâches à domicile, de nouveaux types de dépenses sont apparus et les employeurs doivent en tenir compte. Par exemple, de nombreux employés travaillant à distance utilisent leurs appareils personnels, leur connexion Internet et leurs services publics domestiques pour effectuer leur travail. Ces dépenses peuvent devoir être remboursées en vertu de lois telles que la section 2802 du Code du travail de Californie.
Connexe : Comment les employés travaillant à domicile déduisent leur kilométrage
Cependant, il peut être difficile de déterminer ce qui constitue une dépense nécessaire dans le contexte du travail à distance. Par exemple, un employeur devrait-il rembourser une partie du loyer ou de l'hypothèque d'un employé s'il utilise une partie de son domicile comme espace de travail dédié ? Qu'en est-il des coûts de chauffage ou de climatisation de cet espace ? Ce sont des questions que les employeurs doivent prendre en compte et aborder dans leurs politiques de remboursement des dépenses.
En outre, les employés travaillant à partir de différents endroits, parfois même de différents pays, les employeurs doivent être conscients des différentes exigences légales en matière de remboursement des dépenses dans les différentes juridictions. Par exemple, certains États américains ont des lois spécifiques régissant le remboursement des dépenses, tandis que d'autres suivent la Fair Labor Standards Act (FLSA) fédérale, qui n'oblige pas explicitement les employeurs à rembourser les dépenses liées au travail des employés.
Meilleures pratiques pour gérer le remboursement des dépenses dans le cadre du travail à distance
Compte tenu de ces défis, voici quelques bonnes pratiques que les employeurs peuvent adopter :
- Créez des politiques claires : Les employeurs devraient créer des politiques de remboursement des dépenses claires et complètes qui tiennent compte des circonstances uniques du travail à distance. Ces politiques devraient clairement définir les dépenses qui seront remboursées et le processus de demande de remboursement.
- Communiquez efficacement : Une communication claire est essentielle en matière de remboursement des dépenses. Les employeurs doivent s'assurer que tous les employés sont au courant de la politique de remboursement des dépenses et comprennent comment soumettre les dépenses pour remboursement.
- Technologie d'utilisation : Les employeurs peuvent tirer parti de la technologie pour rationaliser le processus de remboursement des dépenses. Par exemple, il existe plusieurs outils de gestion des dépenses qui peuvent automatiser la soumission, l'approbation et le paiement des notes de frais.
- Passez régulièrement en revue et mettez à jour les politiques : Alors que le paysage du travail à distance continue d'évoluer, les employeurs devraient régulièrement revoir et mettre à jour leurs politiques de remboursement des dépenses afin de s'assurer qu'elles restent pertinentes et conformes à toute modification de la loi.
- Consultez les conseils juridiques : Compte tenu de la complexité des lois relatives au remboursement des dépenses, il est judicieux pour les employeurs de demander des conseils juridiques lors de l'élaboration de leurs politiques. Cela peut aider à prévenir d'éventuels litiges et problèmes juridiques par la suite.
Bien que le travail à distance présente de nouveaux défis en matière de remboursement des dépenses des employés, ceux-ci peuvent être gérés efficacement grâce à des politiques claires, à une communication efficace et à l'utilisation de la technologie. Alors que nous évoluons dans ce nouveau monde du travail, il est important pour les employeurs de rester informés et de s'adapter, en s'efforçant toujours de faire preuve d'équité et de conformité dans leurs pratiques de remboursement des dépenses.
Nous espérons que cet article vous sera utile, à vous et à votre équipe ! Pour découvrir comment TripLog peut vous aider à gérer les dépenses de votre équipe grâce à plus de fonctionnalités et à un prix abordable que toute autre solution, veuillez planifier un appel avec notre équipe commerciale!
