El fraude de gastos cuesta a las empresas mucho más de lo que la mayoría de los gerentes y propietarios creen, con La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) informa que una empresa promedio pierde el 5% de sus ingresos anuales a causa del fraude. Sin embargo, un tipo específico de fraude se destaca como el más común: el fraude de reembolso de millas a los empleados.
Otro estudio demostró que este es realmente el caso. Entre las muchas formas de fraude de gastos en el lugar de trabajo, las reclamaciones por kilometraje exagerado son, sin duda, las más comunes, dado lo difícil que resulta detectarlas cuando se gestionan manualmente.
El fraude de millas ocurre con más frecuencia que el fraude de gastos inflados, los viajes declarados en exceso, los recibos falsificados, las compras devueltas, etc. El motivo es simple: a diferencia de otros gastos que requieren recibos o documentación, el reembolso de millas se ha basado tradicionalmente en la autodeclaración de los empleados con una capacidad mínima de verificación.
Las pequeñas empresas son particularmente vulnerables, ya que a menudo carecen de los controles internos y de personal dedicado para revisar minuciosamente las reclamaciones de millas. Según la ACFE, el 16,5% de las pequeñas empresas y el 13,1% de las organizaciones más grandes denunciaron casos de fraude en el reembolso de gastos, lo que lo convierte en un problema generalizado en empresas de todos los tamaños e industrias.
El impacto financiero puede agravarse rápidamente si se tiene en cuenta que incluso unos pocos empleados deshonestos pueden costarle a una empresa miles de dólares al año. Con la tarifa de millaje del IRS para 2025, de 70 centavos por milla, reclamaciones de kilometraje declaradas en exceso puede acumularse rápidamente.
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Tipos comunes de fraude en el reembolso de millas
Exagerar las distancias
La forma más común de fraude de millas consiste en que los empleados redondeen las millas que realmente han recorrido. Un empleado que condujo 19 millas podría reportarlo como 20. Otra persona que condujo 48 millas puede decir que incluso 50.
Para el empleado, puede parecer inofensivo a primera vista. ¿Cuánto es un dólar o dos por viaje?
Sin embargo, si multiplicas esas millas adicionales por varios viajes al día, varios días a la semana y varios empleados en tu fuerza laboral, esto puede acumular cantidades significativas de dinero para tu empresa.
Falsificar los viajes por completo
Algunos empleados van más allá de la exageración y simplemente inventan viajes de negocios que nunca sucedieron. Sin sistemas de supervisión o verificación, un empleado puede reducir el kilometraje de un viaje completamente inventado y recibir un reembolso.
Esto es menos común que la exageración de la distancia porque es más arriesgado y difícil de justificar si se cuestiona. Sin embargo, ocurre en organizaciones con una supervisión mínima, donde los empleados se dan cuenta de que nadie está verificando realmente si los viajes denunciados se realizaron.
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Combinación de viajes personales y de negocios
Una forma más sutil de fraude de kilometraje consiste en que los empleados incorporen diligencias personales en sus reclamaciones comerciales de millas. Por ejemplo, un empleado conduce de la oficina a una reunión con un cliente, luego se detiene en el supermercado y luego conduce hasta otra reunión con un cliente antes de regresar a la oficina.
Cuando declaran su kilometraje, declaran que todo el viaje es un viaje de negocios, incluido el desvío personal al supermercado. El viaje entre las dos reuniones con los clientes sí se realizó, pero las millas adicionales para su misión personal no deberían reembolsarse.
Este tipo de fraude ocurre con frecuencia sin que los empleados lo consideren deshonesto. Se dan cuenta de que, por lo general, estaban haciendo negocios ese día y consideran que el desvío es pequeño.
Sin embargo, incluso esos pequeños desvíos entre muchos empleados pueden generar importantes gastos innecesarios para su organización.
Reclamación de viajes compartidos
Cuando dos empleados comparten el viaje a la misma ubicación comercial, ambos podrían pensar en presentar solicitudes de reembolso de millas para ese viaje. En realidad, solo el conductor que utilice su vehículo personal debería recibir el reembolso.
Aun así, el pasajero también puede presentar una reclamación, con el argumento de que podría haber conducido por separado. Sin sistemas para identificar cuándo varios empleados reclaman millas por rutas y horarios idénticos, las empresas pagan el doble por viajes individuales.
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Por qué el seguimiento manual facilita el fraude en el reembolso de millas
Si bien, lamentablemente, la deshonestidad intencional de los empleados es algo que ocurre, la causa principal del fraude generalizado en el kilometraje está más relacionada con los sistemas obsoletos. Muchas empresas siguen confiando en los registros de kilometraje en papel o en hojas de cálculo de Excel que los empleados rellenan manualmente, lo que crea estas oportunidades de fraude, incluso entre trabajadores que, por lo demás, son honestos.
Estos sistemas manuales no verifican las millas reclamadas y confían plenamente en la honestidad de los empleados y en su capacidad para no cometer errores sin ningún tipo de control o equilibrio. Los departamentos de contabilidad reciben los informes de kilometraje y emiten comprobaciones de reembolso únicamente en función de lo que anotan los empleados, sin posibilidad de confirmar su exactitud en un plazo razonable.
Los registros manuales también crean problemas de memoria, ya que los empleados realmente no pueden recordar las distancias exactas recorridas días, semanas o incluso meses antes. Cuando rellenan de memoria los informes mensuales de kilometraje, es natural que los empleados redondeen o calculen de forma conservadora a su favor, lo que da lugar a reclamaciones exageradas, incluso sin fraude intencionado.
Las pequeñas empresas se enfrentan a desafíos adicionales, ya que a menudo carecen de personal dedicado a auditar las reclamaciones de kilometraje o a implementar controles sofisticados de prevención del fraude. La carga administrativa que supone revisar manualmente cada informe de kilometraje simplemente no es factible para las empresas con recursos limitados.
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Cómo prevenir el fraude de millas
Prevenir el fraude de millas se reduce a eliminar las oportunidades de denunciar de manera deshonesta o fraudulenta. La buena noticia es que implementar medidas de seguridad contra el fraude en el reembolso de millas a los empleados no es nada complicado.
Puedes empezar por crear una política integral de reembolso de millas que defina claramente qué se considera un viaje de negocios, qué documentación se requiere y las consecuencias de las reclamaciones fraudulentas. Tu póliza debe establecer explícitamente que cosas como los desvíos personales y el hecho de compartir el coche como pasajero no son reclamaciones reembolsables.
La solución más eficaz para eliminar el fraude en el reembolso de millas a los empleados es eliminar por completo los informes manuales. En la actualidad, aplicaciones de seguimiento automático de kilometraje como TripLog haz que sea increíblemente fácil.
Con el seguimiento automático del kilometraje, los empleados simplemente comienzan a conducir y la aplicación comienza inmediatamente a registrar su kilometraje y detiene el viaje cuando se detienen. Con TripLog, estos límites son ajustables y las reglas fáciles de crear (como los desplazamientos diarios y los destinos frecuentes) facilitan la clasificación automática de los viajes como viajes de negocios o personales.
Los rastreadores automáticos de millas eliminan a la vez todas las formas comunes de fraude de millas. Los empleados no pueden exagerar las distancias porque el GPS proporciona el kilometraje exacto, no pueden falsificar los viajes porque la aplicación solo registra los viajes reales, etc.
Además, los administradores reciben informes consolidados para ver el kilometraje y los gastos de sus equipos en un solo lugar. En general, todo tu equipo se beneficia de un seguimiento automático del kilometraje, que es más fácil de usar, seguro y que cumple con las normas.
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Preguntas frecuentes sobre el fraude en el reembolso de millas a los empleados
Q: ¿Qué tan común es el fraude en el reembolso de millas?
A: Las encuestas muestran que aproximadamente el 5% de los empleados admiten haber cometido algún tipo de fraude de gastos, siendo el fraude de kilometraje el tipo más común. Incluso si solo un pequeño porcentaje de su fuerza laboral móvil exagera las reclamaciones, el impacto financiero puede alcanzar los miles de dólares al año.
Q: ¿El kilometraje redondeado se considera fraude?
A: Sí, reclamar millas que en realidad no condujiste con fines comerciales es un fraude, incluso si solo se trata de redondear 19,5 millas a 20. Si bien los casos individuales parecen insignificantes, el efecto acumulativo en varios viajes y empleados genera importantes costes innecesarios para las empresas.
Q: ¿Cómo puedo saber si los empleados están cometiendo fraude con el kilometraje?
A: Las señales de advertencia incluyen números redondos en los informes de kilometraje, reclamaciones de kilometraje inusualmente altas en comparación con los requisitos laborales, varios empleados que reclaman viajes idénticos y empleados que se resisten a cambiar de registros manuales a sistemas de seguimiento automático.
Q: ¿Cuál es la mejor manera de prevenir el fraude de millas sin que parezca que no confío en mis empleados?
A: Enmarca el seguimiento automático como un beneficio que hace que los informes de kilometraje y gastos sean más fáciles y precisos para todos. La mayoría de los empleados honestos prefieren los sistemas automáticos porque eliminan la molestia del registro manual.
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Explicación del fraude en el reembolso de millas a los empleados: en conclusión
El fraude en el reembolso de millas cuesta a las empresas cantidades significativas de dinero cada año, pero en gran medida se puede prevenir mediante políticas adecuadas y una tecnología moderna de seguimiento automático.
La implementación de una aplicación de seguimiento automático de millas como TripLog protege su empresa tanto del fraude intencional como de los errores honestos, al tiempo que facilita el proceso de reembolso para todos los involucrados.
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