La fraude aux dépenses coûte beaucoup plus cher aux entreprises que ne le pensent la plupart des dirigeants et des propriétaires, L'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) indique qu'une entreprise perd en moyenne 5 % de son chiffre d'affaires annuel à cause de la fraude. Cependant, un type de fraude spécifique apparaît comme le plus courant : la fraude au remboursement du kilométrage des employés.
Une autre étude a montré que c'était effectivement le cas. Parmi les nombreuses formes de fraude aux dépenses sur le lieu de travail, les demandes de remboursement de kilométrage exagérées sont en effet les plus courantes, étant donné la difficulté à les détecter lorsqu'elles sont gérées manuellement.
Les fraudes liées au kilométrage sont plus fréquentes que les fraudes liées aux frais gonflés, les voyages surdéclarés, les faux reçus, les achats retournés, etc. La raison en est simple : contrairement à d'autres dépenses nécessitant des reçus ou des documents, le remboursement du kilométrage reposait traditionnellement sur les déclarations des employés elles-mêmes avec une capacité de vérification minimale.
Les petites entreprises sont particulièrement vulnérables car elles ne disposent souvent pas des contrôles internes et du personnel dédié nécessaires pour examiner minutieusement les demandes de remboursement des frais de kilométrage. Selon l'ACFE, la fraude au remboursement des dépenses a été signalée par 16,5 % des petites entreprises et 13,1 % des grandes organisations, ce qui en fait un problème répandu dans toutes les tailles d'entreprises et tous les secteurs.
L'impact financier peut s'aggraver rapidement si l'on considère que même quelques employés malhonnêtes peuvent coûter des milliers de dollars par an à une entreprise. Au taux kilométrique IRS de 70 cents par mile pour 2025, réclamations de kilométrage surdéclarées peut s'additionner rapidement.
Connexe : Les 5 principales idées fausses sur le suivi du kilométrage des entreprises
Types courants de fraude au remboursement du kilométrage
Distances exagérées
La forme la plus courante de fraude au kilométrage implique que les employés arrondissent les kilomètres qu'ils ont réellement parcourus. Un employé qui a parcouru 19 miles peut le déclarer comme 20. Quelqu'un d'autre qui a parcouru 48 miles peut prétendre à 50 miles.
Pour l'employé, cela peut sembler anodin à première vue. Qu'est-ce qu'un dollar ou deux par voyage ?
Mais si vous multipliez ces kilomètres supplémentaires pour plusieurs trajets par jour, plusieurs jours par semaine et plusieurs employés au sein de votre personnel, cela peut entraîner des pertes importantes pour votre entreprise.
Falsification complète des voyages
Certains employés vont au-delà de l'exagération et inventent simplement des voyages d'affaires qui n'ont jamais eu lieu. Sans système de supervision ou de vérification, un employé peut indiquer le kilométrage des véhicules entièrement fabriqués et obtenir un remboursement.
C'est moins courant que l'exagération de la distance, car elle est plus risquée et plus difficile à justifier si elle est remise en question. Néanmoins, cela se produit dans les organisations où la surveillance est minimale et où les employés se rendent compte que personne ne vérifie réellement si les voyages signalés ont eu lieu.
Connexe : Explication du remboursement du kilométrage | Comment mettre en place une politique de remboursement du kilométrage pour votre entreprise
Combiner voyages personnels et voyages d'affaires
Une forme plus subtile de fraude liée au kilométrage implique que les employés incorporent des courses personnelles à leurs demandes de remboursement des frais de kilométrage professionnels. Par exemple, un employé se rend du bureau à une réunion avec un client en voiture, puis s'arrête à l'épicerie, puis se rend à un autre rendez-vous avec un client avant de retourner au bureau.
Lorsqu'ils déclarent leur kilométrage, ils déclarent la totalité du trajet comme voyage d'affaires, y compris le détour personnel pour se rendre à l'épicerie. Le voyage entre les deux rendez-vous avec les clients a bien eu lieu, mais les miles supplémentaires pour leurs courses personnelles ne devraient pas être remboursés.
Ce type de fraude se produit souvent sans que les employés ne le considèrent comme malhonnête. Ils se rendent compte qu'ils étaient généralement en train de faire des affaires ce jour-là et considèrent que le détour n'est pas important.
Cependant, même ces petits détours pour de nombreux employés peuvent entraîner d'importantes dépenses inutiles pour votre organisation.
Réclamer des voyages partagés
Lorsque deux employés font du covoiturage pour se rendre au même lieu de travail, ils peuvent tous deux envisager de présenter une demande de remboursement du kilométrage pour ce trajet. En réalité, seul le conducteur utilisant son véhicule personnel devrait être remboursé.
Néanmoins, le passager peut également présenter une réclamation, au motif qu'il aurait pu conduire séparément. En l'absence de systèmes permettant d'identifier les cas où plusieurs employés réclament des miles pour des trajets et des horaires identiques, les entreprises paient le double pour les trajets simples.
Connexe : Rapports de dépenses manuels : les coûts cachés
Pourquoi le suivi manuel facilite la fraude au remboursement du kilométrage
Bien que la malhonnêteté intentionnelle des employés soit malheureusement quelque chose qui arrive, la cause première de la fraude au kilométrage généralisée est davantage liée à des systèmes obsolètes. De nombreuses entreprises utilisent encore des journaux de kilométrage papier ou des feuilles de calcul Excel que les employés remplissent manuellement, ce qui crée des opportunités de fraude, même pour les travailleurs par ailleurs honnêtes.
Ces systèmes manuels ne permettent aucune vérification des miles réclamés, ce qui permet de faire totalement confiance à l'honnêteté des employés et à leur capacité à ne pas commettre d'erreur sans aucun contrôle ni contrepoids. Les services comptables reçoivent les relevés de kilométrage et émettent des contrôles de remboursement uniquement sur la base de ce que les employés notent, sans aucun moyen de confirmer l'exactitude dans un délai raisonnable.
Les journaux manuels créent également des problèmes de mémoire lorsque les employés ne peuvent vraiment pas se souvenir des distances exactes parcourues des jours, des semaines ou même des mois plus tôt. Lorsqu'ils remplissent des rapports de kilométrage mensuels de mémoire, les employés arrondissent naturellement ou font des estimations prudentes en leur faveur, ce qui entraîne des réclamations exagérées, même sans fraude intentionnelle.
Les petites entreprises sont confrontées à des défis supplémentaires car elles ne disposent souvent pas de personnel dédié à l'audit des relevés de kilométrage ou à la mise en œuvre de contrôles sophistiqués de prévention des fraudes. La charge administrative que représente l'examen manuel de chaque rapport de kilométrage n'est tout simplement pas réalisable pour les entreprises aux ressources limitées.
Connexe : Comment prévenir la fraude dans les entreprises
Comment prévenir la fraude liée au kilométrage
Prévenir la fraude liée au kilométrage revient à éliminer les risques de signalement malhonnête ou frauduleux. La bonne nouvelle, c'est que la mise en œuvre de mesures de protection contre la fraude au remboursement du kilométrage des employés n'est pas du tout compliquée.
Vous pouvez commencer par créer une politique complète de remboursement du kilométrage qui définit clairement ce qui constitue un voyage d'affaires, les documents requis et les conséquences en cas de demandes frauduleuses. Votre police d'assurance doit indiquer explicitement que les détours personnels et le covoiturage en tant que passager ne sont pas des demandes remboursables.
La solution la plus efficace pour éliminer la fraude au remboursement du kilométrage des employés consiste à éliminer complètement les rapports manuels. Aujourd'hui, applications de suivi automatique du kilométrage comme TripLog rendez cela incroyablement facile.
Grâce au suivi automatique du kilométrage, les employés commencent simplement à conduire et l'application commence immédiatement à suivre leur kilométrage et arrête le trajet lorsqu'ils s'arrêtent. Avec TripLog, ces seuils sont ajustables et des règles faciles à créer (telles que les trajets domicile-travail et les destinations fréquentes) facilitent la classification automatique des déplacements en tant que voyages professionnels ou personnels.
Les outils de suivi automatique du kilométrage éliminent simultanément toutes les formes courantes de fraude au kilométrage. Les employés ne peuvent pas exagérer les distances car le GPS fournit le kilométrage exact, ne peuvent pas falsifier les trajets car l'application enregistre uniquement les trajets réels, etc.
De plus, les administrateurs obtiennent des rapports consolidés qui leur permettent de consulter tous les kilomètres parcourus et les dépenses de leurs équipes en un seul endroit. Dans l'ensemble, toute votre équipe bénéficie d'un suivi automatique du kilométrage qui est à la fois plus facile à utiliser, sécurisé et conforme.
Connexe : Pourquoi les petites entreprises devraient suivre leur kilométrage
FAQ expliquée sur la fraude au remboursement du kilométrage des employés
Q : La fraude au remboursement du kilométrage est-elle courante ?
UNE : Des enquêtes montrent qu'environ 5 % des employés admettent avoir commis une forme ou une autre de fraude aux dépenses, la fraude au kilométrage étant la forme la plus courante. Même si seul un faible pourcentage de votre personnel mobile augmente le nombre de sinistres, l'impact financier peut atteindre des milliers de dollars par an.
Q : Le kilométrage arrondi est-il considéré comme une fraude ?
UNE : Oui, le fait de réclamer des miles que vous n'avez pas réellement parcourus à des fins professionnelles constitue une fraude, même s'il s'agit simplement d'environ 31,5 miles à 20 miles. Bien que les cas individuels semblent mineurs, l'effet cumulé des multiples déplacements et des employés entraîne des coûts inutiles importants pour les entreprises.
Q : Comment puis-je savoir si des employés commettent une fraude liée au kilométrage ?
UNE : Les signes avant-coureurs incluent des chiffres régulièrement ronds sur les relevés de kilométrage, des réclamations de kilométrage anormalement élevées par rapport aux exigences du poste, plusieurs employés réclamant des trajets identiques et des employés qui résistent au passage des journaux manuels aux systèmes de suivi automatique.
Q : Quel est le meilleur moyen de prévenir les fraudes liées au kilométrage sans donner l'impression que je n'ai pas confiance en mes employés ?
UNE : Définissez le suivi automatique comme un avantage qui permet de rendre les rapports sur le kilométrage et les dépenses plus faciles et plus précis pour tous. La plupart des employés honnêtes préfèrent en fait les systèmes automatiques car ils éliminent les tracas liés à la journalisation manuelle.
Connexe : L'automatisation des notes de frais expliquée | Comment automatiser la gestion des dépenses de votre entreprise
La fraude au remboursement du kilométrage des employés expliquée - En conclusion
La fraude au remboursement du kilométrage coûte des sommes importantes aux entreprises chaque année, mais elle est largement évitable grâce à des politiques appropriées et à une technologie de suivi automatique moderne.
La mise en œuvre d'une application de suivi automatique du kilométrage telle que TripLog protège votre entreprise contre les fraudes intentionnelles et les erreurs de bonne foi, tout en simplifiant le processus de remboursement pour toutes les personnes impliquées.
Créez un compte gratuit dès aujourd'hui et invitez vos conducteurs à commencer à utiliser TripLog ! Rejoignez des milliers d'entreprises qui ont éliminé la fraude liée au kilométrage et rationalisé l'ensemble de leur processus de remboursement.
