Los empleadores con personal que usa sus vehículos personales para hacer negocios probablemente reembolsen a sus empleados los gastos de viaje. No hay ningún requisito federal que les obligue a reembolsar, pero la mayoría de las empresas suelen hacerlo.
Además, si bien no existe ningún requisito federal, los estados individuales pueden tener requisitos de reembolso que los empleadores y dueños de negocios deben seguir.
Puede ser muy beneficioso para los empleadores contar con un plan de reembolso de millas, ya que estos gastos relacionados con la empresa son deducibles de impuestos. Además, tener un reembolso de millas Un plan establecido hará que su empresa sea mucho más atractiva para los posibles empleados.
Guía de kilometraje para empleadores: La tarifa de millaje estándar del IRS
Todos los años, el IRS emite su tarifa estándar de millas comerciales. Esta tarifa es una recomendación basado en un estudio anual de los diversos costos de poseer y operar un vehículo motorizado.
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Además, los empleados deben saber que cualquier cantidad que reciban hasta esta cantidad está exenta de impuestos. Cualquier reembolso que reciban sobre esta cantidad está sujeta al impuesto sobre la renta estándar.
Guía de kilometraje para empleadores: Diferentes formas para que los empleadores reembolsen los gastos de millas
Funcionalmente, hay dos formas diferentes en las que su empresa puede gestionar los reembolsos. La primera que pueden usar es reembolsar los gastos incurridos al usar su vehículo para fines comerciales.
El segundo método, y generalmente el más aceptado, es que los empleados rastreen e informen adecuadamente. gastos de kilometraje. Aplicaciones de seguimiento de kilometraje como TripLog contabilice con precisión los costos generales asociados con la propiedad y la operación de un vehículo motorizado.
En el pasado, las empresas han utilizado métodos anticuados de seguimiento de kilometraje con lápiz y papel. Sin embargo, estos métodos pueden hacer que su empresa esté sujeta a un reembolso excesivo y otros tipos de fraude.
Si eliges usar el segundo método, es probable que utilices la tarifa de millas estándar del IRS. Cualquier cantidad igual o inferior a la tarifa de millas recomendada por el IRS puede reembolsarse a sus empleados sin pagar impuestos. Todo lo que supere la cantidad se considera ingreso y está sujeto al impuesto sobre la renta federal y estatal.
Guía de kilometraje para empleadores: Asignación de millas
Uso de un kilometraje tolerancia el sistema es otra opción para los empleados. Se trata de un subsidio que normalmente se paga al empleado por adelantado y que generalmente se paga al principio de cada mes.
Este sistema está diseñado para cubrir cualquier gasto de transporte en el que pueda incurrir un empleado. Este método de reembolso puede resultar complicado, ya que requiere que gestiones el importe que estás aportando con un control exhaustivo por tu parte.
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¡No lo olvides! Si el total de la asignación otorgado al empleado es superior a lo que IRS estándar kilometraje tasa es decir, el promedio debe declararse como ingreso y no como reembolso.
Guía de kilometraje para empleadores: Reembolso de millas
El reembolso de millas es un proceso bastante sencillo. Dicho esto, hay algunas variedades que vale la pena analizar. La primera es usar el tarifa de kilometraje estándar. El segundo está usando FAVOR (tipo fijo y variable).
Guía de kilometraje para empleadores: Uso de la tarifa de millaje estándar
La tarifa estándar por millaje es una de las maneras más fáciles de rastrear y reembolsar a los empleados que usan sus vehículos personales para trabajar.
Los empleadores deben tener en cuenta que (en la mayoría de los estados) no están obligados a usar la tarifa estándar por millas del IRS y que pueden usar su propia tarifa. Si este es el caso, cualquier reembolso adicional que se haga al empleado por encima de la tasa del IRS está sujeto al impuesto sobre la renta.
Por lo tanto, es importante tener en cuenta la tasa del IRS si decides usar tu propia tasa de reembolso de millas. Además, si tu reembolso (o la falta de él) hace que el empleado caiga por debajo del salario mínimo, tendrás que pagarle la diferencia.
Guía de kilometraje para empleadores: Tasa fija y variable (FAVR)
Si cree que la tarifa estándar por millas del IRS es demasiado simplista o no es justa para su región en particular, existen otras opciones. Por ejemplo, puede configurar un plan de tasa fija y variable (FAVR).
- El fija La tarifa se usa para cubrir los costos estándar de mes a mes, como el seguro, los pagos del arrendamiento, la depreciación, etc.
- El variable La tarifa cubre los costos variables, como el gas, el mantenimiento y los cambios de aceite.
Guía de kilometraje para empleadores: Los empleadores deben tener un plan responsable
Para garantizar que sus reembolsos estén libres de impuestos, debe cumplir con los requisitos de un plan responsable. Las reglas de un plan responsable que cumpla con el IRS son las siguientes:
- Cualquier gasto debe tener una conexión comercial, es decir, su empleado incurrió en gastos deducibles mientras prestaba servicios en nombre de su empresa.
- Deben contabilizarle adecuadamente estos gastos dentro de un período de tiempo razonable.
- Deben devolver cualquier reembolso o asignación en exceso dentro de un período de tiempo razonable.
El empleado debe registrar cada viaje que reúne los requisitos para recibir un reembolso y anotarlo con fines comerciales en sus registros de millas. Además, registrar el recibo de cada transacción hace que el reembolso sea mucho más sencillo.
El uso de un potente rastreador de kilometraje y gastos como TripLog es una excelente manera de garantizar reembolsos precisos. Por ejemplo, las funciones de OCR de TripLog brindan a sus empleados una manera fácil de rastrear sus recibos.
Además, el IRS indica que se debe usar un «período de tiempo razonable» para rastrear, presentar y administrar los gastos de millas entre un empleador y un empleado. El plazo sugerido por el IRS es de 120 días. Específicamente, el Estados del IRS en su sitio web:
- Los empleados deben recibir un anticipo dentro de los 30 días siguientes al momento en que tengan un gasto.
- Deben contabilizar adecuadamente sus gastos dentro de los 60 días de haber sido pagados o incurridos.
- Devuelven cualquier reembolso en exceso dentro de los 120 días posteriores a la fecha en que se pagó o se incurrió en el gasto.
- Se les entrega un estado periódico (al menos trimestralmente) en el que se les pide que devuelvan o contabilicen adecuadamente los anticipos pendientes. Deben cumplir en un plazo de 120 días a partir de la fecha de la declaración.
¿Hay algún plan «no responsable»?
Cualquier método de reembolso que no cumpla con las tres reglas proporcionadas por el IRS no cumple con los requisitos de un plan responsable. El IRS proporciona pautas adicionales aquí para ayudar a explicar cómo los empleadores y los empleados deben contabilizar los gastos reembolsables.
Guía de kilometraje para empleadores: Es posible que no todos los empleados sean iguales
Dado que existen diferencias entre los empleados en la mayoría de las empresas, la tarifa estándar por millas del IRS exige que cada empleado califique individualmente. Los registros deben mantenerse adecuadamente para cumplir con los requisitos de un plan responsable.
Las empresas deben tener a alguien que se ocupe del kilometraje comercial total en el que incurren sus empleados. Para revisar los requisitos que deben cumplir los empleados, puede consultar nuestra guía de kilometraje para empleados para obtener más información.
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