Les employeurs dont le personnel utilise son véhicule personnel pour faire des affaires rembourseront probablement leurs frais de voyage à leurs employés. Aucune exigence fédérale ne les oblige à rembourser, mais la plupart des entreprises le font généralement.
En outre, bien qu'il n'y ait aucune exigence fédérale, certains états peuvent avoir des exigences de remboursement que les employeurs et les propriétaires d'entreprise doivent suivre.
Il peut être très avantageux pour les employeurs de mettre en place un plan de remboursement du kilométrage, car ces dépenses liées à l'entreprise sont déductibles des impôts. En outre, le fait de disposer d'un remboursement du kilométrage Un plan en place rendra votre entreprise encore plus attrayante pour les employés potentiels.
Guide de kilométrage pour les employeurs : Le taux de kilométrage standard de l'IRS
Chaque année, l'IRS publie son taux de kilométrage professionnel standard. Ce tarif est une recommandation sur la base d'une étude annuelle des différents coûts liés à la possession et à la conduite d'un véhicule à moteur.
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De plus, les employés doivent savoir que tout montant qu'ils reçoivent jusqu'à ce montant est exonéré d'impôt. Tout remboursement qu'ils reçoivent terminé ce montant est soumis à l'impôt sur le revenu standard.
Guide de kilométrage pour les employeurs : Différents moyens pour les employeurs de rembourser les frais de kilométrage
Sur le plan fonctionnel, votre entreprise peut gérer les remboursements de deux manières différentes. La première option qu'ils peuvent utiliser est de rembourser les dépenses engagées lors de l'utilisation de votre véhicule à des fins professionnelles.
La deuxième méthode, généralement la plus acceptée, consiste à permettre aux employés de suivre et de signaler correctement frais de kilométrage. Applications de suivi du kilométrage comme TripLog comptabiliser avec précision les coûts globaux associés à la possession et à la conduite d'un véhicule à moteur.
Dans le passé, les entreprises ont utilisé méthodes obsolètes de suivi du kilométrage au stylo et au papier. Cependant, ces méthodes peuvent exposer votre entreprise à un remboursement excessif et autres types de fraude.
Si vous choisissez d'utiliser la deuxième méthode, vous utiliserez probablement le taux de kilométrage standard de l'IRS. Tout montant égal ou inférieur au taux de kilométrage recommandé par l'IRS peut être remboursé à vos employés en franchise d'impôt. Tout montant supérieur à ce montant est considéré comme un revenu et est soumis à l'impôt sur le revenu fédéral et étatique.
Guide de kilométrage pour les employeurs : Indemnité kilométrique
Utilisation d'un kilométrage allocation le système est une autre option pour les employés. Il s'agit d'une allocation qui est généralement versée à l'avance au salarié, généralement au début de chaque mois.
Ce système est conçu pour couvrir tous les frais de transport qu'un employé pourrait encourir. Cette méthode de remboursement peut être difficile car elle vous oblige à gérer le montant que vous offrez avec un examen minutieux de votre part.
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N'oubliez pas ! Si le montant total de l'indemnité versée à l'employé est supérieur à ce que IRS standard kilométrage taux en d'autres termes, la moyenne doit être déclarée en tant que revenu plutôt qu'en tant que remboursement.
Guide de kilométrage pour les employeurs : Remboursement du kilométrage
Le remboursement du kilométrage est un processus assez simple. Cela dit, il existe quelques variétés qui méritent d'être discutées. La première consiste à utiliser le taux de kilométrage standard. Le second utilise FAVEUR (taux fixe et variable).
Guide de kilométrage pour les employeurs : Utilisation du taux de kilométrage standard
Le taux de kilométrage standard est l'un des moyens les plus simples de suivre et de rembourser les employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail.
Les employeurs doivent garder à l'esprit que (dans la plupart des États) ils ne sont pas tenus d'utiliser le taux de kilométrage standard de l'IRS et qu'ils peuvent utiliser leur propre taux. Si tel est le cas, tout remboursement supplémentaire effectué au salarié au-delà du taux de l'IRS est soumis à l'impôt sur le revenu.
Il est donc important de garder à l'esprit le taux de l'IRS si vous choisissez d'utiliser votre propre taux de remboursement du kilométrage. De plus, si votre remboursement (ou l'absence de remboursement) fait tomber l'employé en dessous du salaire minimum, vous devrez lui payer la différence.
Guide de kilométrage pour les employeurs : Taux fixe et variable (FAVR)
Si vous pensez que le taux de kilométrage standard de l'IRS est trop simpliste ou injuste pour votre région, il existe d'autres options. Par exemple, vous pouvez mettre en place un plan à taux fixe et variable (FAVR).
- Le fixe le taux est utilisé pour couvrir les coûts mensuels standard tels que l'assurance, les paiements de location, l'amortissement, etc.
- Le variable le tarif couvre les coûts variables tels que l'essence, la maintenance et les vidanges d'huile.
Guide de kilométrage pour les employeurs : Les employeurs devraient avoir un plan responsable
Pour vous assurer que vos remboursements sont exempts d'impôts, vous devez satisfaire aux exigences d'un plan responsable. Les règles d'un plan comptable conforme à l'IRS sont les suivantes :
- Toutes les dépenses doivent avoir un lien professionnel, c'est-à-dire que votre employé a engagé des dépenses déductibles lorsqu'il fournissait des services pour le compte de votre entreprise.
- Ils doivent vous rendre compte de ces dépenses de manière adéquate dans un délai raisonnable.
- Ils doivent rembourser tout excédent de remboursement ou d'indemnité dans un délai raisonnable.
Chaque voyage donnant droit à un remboursement doit être enregistré par l'employé et noté à des fins professionnelles dans son carnet de kilométrage. De plus, l'enregistrement du reçu de chaque transaction simplifie d'autant le remboursement.
L'utilisation d'un puissant outil de suivi des kilomètres et des dépenses comme TripLog est un excellent moyen de garantir des remboursements exacts. Par exemple, les fonctionnalités d'OCR de TripLog permettent à vos employés de suivre facilement leurs reçus.
En outre, l'IRS indique qu'un « délai raisonnable » doit être utilisé pour suivre, soumettre et gérer les frais de kilométrage entre un employeur et un employé. Le délai suggéré par l'IRS est de 120 jours. Plus précisément, le Les états de l'IRS sur leur site:
- Les employés doivent recevoir une avance dans les 30 jours suivant la date à laquelle ils ont engagé une dépense.
- Ils doivent rendre compte de manière adéquate de leurs dépenses dans les 60 jours suivant leur paiement ou leur engagement.
- Ils remboursent tout excédent remboursé dans les 120 jours suivant le paiement ou l'engagement des frais.
- Ils reçoivent un relevé périodique (au moins trimestriel) qui leur demande de rembourser ou de comptabiliser de manière adéquate les avances impayées. Ils doivent se conformer dans les 120 jours suivant la déclaration.
Existe-t-il des plans « non responsables » ?
Toute méthode de remboursement qui ne respecte pas les trois règles prévues par l'IRS ne répond pas aux exigences d'un plan responsable. L'IRS fournit des directives supplémentaires ici pour aider à expliquer comment les employeurs et les employés devraient comptabiliser les dépenses remboursables.
Guide de kilométrage pour les employeurs : Tous les employés peuvent ne pas être identiques
Comme il existe des différences entre les employés dans la plupart des entreprises, le taux de kilométrage standard de l'IRS exige que chaque employé se qualifie individuellement. Les dossiers doivent être correctement conservés afin de répondre aux exigences d'un plan responsable.
Les entreprises devraient avoir quelqu'un qui s'occupe du kilométrage total parcouru par leurs employés. Pour passer en revue les exigences applicables aux employés, vous pouvez consulter notre guide de kilométrage des employés pour plus d'informations.
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