Según un estudio reciente, el 60% de los empleados cree que la automatización y la IA ayudan a mejorar el cumplimiento laboral. Cuanto más automatices tu flujo de trabajo, más tiempo tendréis tú y tu equipo para hacer el trabajo que realmente quieren hacer.
Hoy queremos analizar las estadísticas relacionadas con los informes de gastos manuales, las enormes ventajas de la automatización y los pasos que su empresa puede tomar para comenzar a automatizar sus procesos.
Explicación de la automatización de los informes de gastos: el problema de los informes de gastos manuales
Los números
Anteriormente analizamos en detalle los costos ocultos de los informes de gastos manuales, pero en pocas palabras, dejan a su empresa expuesta a perder importantes cantidades de tiempo y dinero. Según el Asociación mundial de viajes de negocios, el 19% de todos los informes de gastos contienen errores.
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Tardan 20 minutos en completarse y 18 minutos más en corregirse. En cuanto al dinero, su procesamiento cuesta 58 dólares y corregirlos en caso de error 52 dólares.
Según la firma de investigación Forrester, casi el 80% de todas las organizaciones siguen confiando en los informes de gastos manuales. Además, Business Insider informa de que un estudio sobre las pymes australianas podría ahorrar hasta 40 000$ (unos 26 400$) cada año si eliminara las solicitudes duplicadas.
Los procesos manuales conducen fácilmente al fraude.
¿No estás convencido? He aquí una maravilla: del Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, las empresas pierden el 5% de todos sus ingresos a causa del fraude, y el 10% de esos ingresos se debe a omisiones intencionales.
¿Cuál es la causa #1 del fraude de gastos? Puede que esto le sorprenda: es kilometraje sobredeclarado! Según un estudio reciente de Río Chrome, el kilometraje sobredeclarado representa casi el 40% de todos los casos de fraude de gastos.
Una molestia para todos los departamentos
Los procesos manuales obstaculizan su negocio desde abajo hacia arriba. Por ejemplo, tomemos el seguimiento manual del kilometraje frente al automático.
Los conductores deben completar los registros de kilometraje manuales, lo que puede ocupar docenas de horas de su tiempo cada año. Además, es posible que tengan que conservar los recibos. Luego, deben dedicar aún más tiempo a documentar adecuadamente todos sus gastos reembolsables.
Luego, los gerentes deben analizar todos los informes de gastos de su equipo manualmente, procesarlos y, finalmente, aprobarlos o rechazarlos. Luego, su equipo de contabilidad tiene que ocuparse de asegurarse de que se contabilice cada dólar.
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No hay forma de evitarlo: la implementación de la automatización simplifica considerablemente todos y cada uno de estos procesos.
Explicación de la automatización de los informes de gastos: los beneficios de automatizar su sistema de gestión de gastos
Los beneficios de automatizar el sistema de gestión de gastos de su equipo van en paralelo con los problemas de los informes de gastos manuales. Prácticamente todo el tiempo y el dinero perdidos en los procesos manuales se eliminan por completo.
Para usar el ejemplo del kilometraje, en lugar de usar registros de kilometraje en bolígrafo y papel, tu equipo podría usar una aplicación de seguimiento automático del kilometraje como TripLog. Estas aplicaciones automatizan la captura de kilometraje y gastos de tu equipo, ya que comienzan a registrar automáticamente su viaje cuando comienzan a conducir y lo terminan cuando se detienen.
Su equipo será más productivo, estará más satisfecho y tendrá acceso a una mejor visibilidad de los gastos de su empresa.
En pocas palabras, la automatización del sistema de gestión de gastos de su empresa ahorrará tiempo a todos los miembros de la empresa, lo que le dará a su equipo más horas de productividad. Además, los ahorros de costos también suelen ser sustanciales.
El poder del OCR en la automatización de gastos
Uno de los avances tecnológicos más importantes en la automatización de gastos es el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Esta tecnología ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan los recibos y las facturas al eliminar la entrada manual de datos.
¿Qué es el OCR?
La tecnología OCR convierte imágenes de texto en datos de texto legibles por máquina. Para la gestión de gastos, esto significa convertir las fotos de recibos y facturas en datos digitales que puedan procesarse y almacenarse automáticamente.
Cómo mejora el OCR la gestión de gastos
El proceso tradicional de introducir manualmente los datos de los recibos lleva mucho tiempo y es propenso a errores. La tecnología OCR permite a los empleados simplemente tomar una foto de su recibo y, en cuestión de segundos, extraer y procesar toda la información importante.
La información clave, como los montos, las fechas y los nombres de los comerciantes, se extrae automáticamente de los recibos y se clasifica adecuadamente. Luego, estos datos se agregan instantáneamente a los informes de gastos, lo que elimina la necesidad de ingresarlos manualmente y reduce la posibilidad de errores.
Los sistemas de OCR modernos pueden detectar y marcar posibles envíos duplicados, lo que ayuda a evitar la doble carga accidental o intencional. También pueden identificar los gastos que no entran en la política de la empresa, lo que simplifica mucho la gestión del cumplimiento.
Las capacidades avanzadas de OCR ahora incluyen el procesamiento de recibos en varios idiomas y el manejo de varios formatos y tamaños de recibos. Esta flexibilidad lo hace especialmente valioso para las empresas que operan a nivel internacional o que tratan con diversos proveedores.
El impacto en el mantenimiento de registros es igualmente significativo. Al digitalizar los recibos inmediatamente en el punto de compra, las empresas eliminan el problema de los recibos en papel perdidos o dañados. Las copias digitales se almacenan de forma segura y se puede acceder a ellas fácilmente para consultarlas o auditarlas en el futuro.
Explicación de la automatización de los informes de gastos: cómo empezar a automatizar sus procedimientos de gastos
Hay muchas vías que puede tomar para comenzar a automatizar sus procedimientos de gastos. El método más simple es utilizar un software dedicado.
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Tómese el tiempo para evaluar las necesidades únicas de su empresa y su equipo y determinar qué software de tiempo de gasto necesitará. Por ejemplo, si tu empresa tiene conductores que utilizan sus vehículos personales para trabajar, usar una solución automática de seguimiento y reembolso del kilometraje, como TripLog, puede ser una forma eficaz (y fácil) de automatizar la gestión de los gastos.
Cómo puede ayudarle TripLog a automatizar sus procedimientos de gastos
Cuando se trata de automatizar la captura y el reembolso del kilometraje y los gastos de su equipo, ninguna otra solución se acerca a lo que ofrece TripLog. TripLog ofrece muchas funciones potentes que ayudan a automatizar el seguimiento de los gastos de su empresa. Estas son algunas de ellas:
Función de automatización de gastos #1: Detección de millas sobrevaloradas
Como comentamos anteriormente, el exceso de kilometraje declarado es la causa #1 de fraude de gastos hoy. Es simplemente demasiado fácil para un conductor sumar una milla extra aquí o allá para conseguir algo de dinero extra, y muchos lo hacen.
Un conductor podría hacer un viaje e informar manualmente que le llevó 25 millas cuando en realidad solo le llevó 20. TripLog puede comparar automáticamente una entrada manual determinada con los datos de Google Maps.
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Si un viaje se notifica en exceso, TripLog lo marcará automáticamente. Si uno de tus conductores reporta un viaje en exceso, TripLog puede marcar ese viaje automáticamente. ¡Incluso puedes configurarlo para que corrija automáticamente los informes de kilometraje incorrectos!
Función de automatización #2: Integraciones de nómina e informes automatizados
TripLog se integra de forma nativa con sus soluciones de nómina favoritas, como ADP, SAP Concur, Paychexy más, lo que permite a las organizaciones automatizar por completo sus necesidades de reembolso de gastos y kilometraje.
Además, TripLog ofrece prácticos informes automatizados, lo que ahorra a su equipo una cantidad significativa de tiempo y trabajo, y le brinda la información que necesita para tomar decisiones que pueden afectar positivamente a su negocio.
Función de automatización #3: Exención de millas para viajes diarios
Otra de las características únicas de TripLog es su capacidad de eximir automáticamente el primer y el último viaje del día de su equipo, lo que evita que los viajes diarios se consideren viajes reembolsables.
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Función de automatización #4: Reglas de límite de gastos
Los administradores de TripLog pueden establecer reglas de límite de gastos personalizadas para su empresa. Por ejemplo, si los miembros de tu equipo utilizan hoteles con regularidad, puedes establecer cuánto pueden gastar en una estancia de hotel determinada.
Los administradores también pueden ajustar el alcance (por transacción, por día, por semana, etc.) y gestionar opciones adicionales, como solicitar o no los recibos. TripLog también puede marcar automáticamente los informes que superen estos límites de gasto.
Función de automatización #5: Procesamiento en tiempo real
A diferencia de los sistemas de gastos tradicionales que procesan las reclamaciones por lotes, TripLog gestiona los gastos en tiempo real. Esto significa:
- Visibilidad inmediata de los gastos
- Reembolso más rápido para los empleados
- Mejor gestión del flujo de caja
- Reducción de los cuellos de botella al final del mes
Función de automatización #6: Escaneo avanzado de recibos
Tecnología de escaneo de recibos OCR de TripLog elimina la molestia de los informes de gastos. La aplicación móvil permite a su equipo capturar imágenes de recibos mientras viaja, mientras que nuestra avanzada tecnología de OCR se encarga del resto.
Cuando un miembro del equipo fotografía un recibo, el sistema de OCR de TripLog extrae automáticamente información crucial como el importe total, la fecha y el nombre del comerciante. Luego, estos datos se clasifican automáticamente y se agregan a su informe de gastos, lo que elimina por completo la entrada manual de datos.
La seguridad y la accesibilidad están integradas en el sistema. Todas las imágenes de los recibos se almacenan de forma segura en la nube, por lo que se puede acceder fácilmente a ellas para consultarlas en el futuro o para posibles auditorías. Su equipo ya no tendrá que preocuparse por la pérdida o el daño de los recibos en papel.
Comience hoy mismo su proceso de automatización de gastos
Puedes personalizar TripLog para automatizar muchos aspectos de la vida de tu equipo reembolso de millas y procedimientos de gastos. Ninguna otra solución se le acerca, ni en lo que respecta a las características ni a nuestro increíble precio.
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