Selon un étude récente, 60 % des employés pensent que l'automatisation et l'IA contribuent à améliorer l'épanouissement au travail. Plus vous automatisez votre flux de travail, plus vous et votre équipe aurez de temps pour effectuer le travail que vous souhaitez réellement faire.
Aujourd'hui, nous voulons discuter des statistiques concernant les notes de dépenses manuelles, des énormes avantages de l'automatisation et des mesures que votre entreprise peut prendre pour commencer à automatiser ses processus.
L'automatisation des notes de dépenses expliquée : le problème des notes de dépenses manuelles
Les chiffres
Nous avons déjà discuté en détail des coûts cachés des notes de dépenses manuelles, mais en résumé, ils exposent votre entreprise à des pertes de temps et d'argent importantes. D'après le Association mondiale des voyages d'affaires, 19 % de toutes les notes de dépenses comportent des erreurs.
Connexe : Rapports de dépenses manuels : les coûts cachés
Il faut 20 minutes pour les compléter et 18 minutes supplémentaires pour les corriger. Sur le plan financier, leur traitement coûte 58 dollars et leur correction coûte 52 dollars en cas d'erreur.
Selon le cabinet d'études Forrester, près de 80 % de toutes les organisations s'appuient toujours sur des notes de dépenses manuelles. De plus, Business Insider rapporte qu'une étude sur les PME australiennes pourrait économiser jusqu'à 40 000 dollars (environ 26 400 dollars américains) par an simplement en supprimant les demandes d'indemnisation dupliquées.
Les processus manuels mènent facilement à la fraude.
Vous n'êtes pas convaincu ? Voici un spectacle époustouflant : extrait du Association des examinateurs certifiés en matière de fraude, les entreprises perdent 5 % de l'ensemble de leurs revenus à cause de la fraude, dont 10 % sont dus à des omissions intentionnelles.
Quelle est la principale cause de fraude liée aux dépenses ? #1 Cela pourrait vous surprendre : c'est kilométrage surdéclaré! Selon une étude récente de Rivière Chrome, le kilométrage surdéclaré représente près de 40 % de tous les cas de fraude liée aux dépenses.
Un problème pour chaque département
Les processus manuels entravent votre activité de bas en haut. Prenons l'exemple du suivi du kilométrage manuel ou automatique.
Vos conducteurs doivent remplir des journaux de kilométrage manuels, ce qui peut prendre des dizaines d'heures chaque année. De plus, ils devront peut-être conserver leurs reçus. Ensuite, ils doivent prendre encore plus de temps pour documenter correctement toutes leurs dépenses remboursables.
Les responsables doivent ensuite traiter manuellement toutes les notes de dépenses de leur équipe, les traiter et finalement les approuver ou les rejeter. Votre équipe comptable doit ensuite s'assurer que chaque dollar est comptabilisé.
Connexe : La hiérarchie d'approbation des dépenses de l'entreprise expliquée
Il n'y a pas d'autre solution : la mise en œuvre de l'automatisation simplifie considérablement chacun de ces processus.
Explication de l'automatisation des notes de dépenses : les avantages de l'automatisation de votre système de gestion des dépenses
Les avantages de l'automatisation du système de gestion des dépenses de votre équipe vont de pair avec les problèmes liés aux rapports de dépenses manuels. Pratiquement tout le temps et l'argent perdus liés aux processus manuels sont entièrement supprimés.
Pour utiliser l'exemple du kilométrage, au lieu d'utiliser journaux de kilométrage à la plume et au papier, votre équipe pourrait utiliser une application de suivi automatique du kilométrage telle que TripLog. Ces applications automatisent la saisie du kilométrage et des dépenses de votre équipe en commençant automatiquement à suivre son trajet lorsqu'elle commence à conduire et en y mettant fin lorsqu'elle s'arrête.
Votre équipe sera plus productive, plus satisfaite et aura accès à une meilleure visibilité sur les dépenses de votre entreprise.
En termes simples, l'automatisation du système de gestion des dépenses de votre entreprise fera gagner du temps à tous les membres de votre entreprise, ce qui permettra à votre équipe d'être plus productive. En outre, les économies de coûts sont également souvent importantes.
La puissance de l'OCR dans l'automatisation des dépenses
L'une des avancées technologiques les plus importantes en matière d'automatisation des dépenses est la reconnaissance optique de caractères (OCR). Cette technologie a révolutionné la façon dont les entreprises gèrent les reçus et les factures en éliminant la saisie manuelle des données.
Qu'est-ce que l'OCR ?
La technologie OCR convertit les images de texte en données textuelles lisibles par machine. Pour la gestion des dépenses, cela signifie transformer les photos des reçus et des factures en données numériques qui peuvent être traitées et stockées automatiquement.
Comment l'OCR améliore la gestion des dépenses
Le processus traditionnel de saisie manuelle des données de réception est chronophage et sujet aux erreurs. La technologie OCR permet aux employés de simplement prendre une photo de leur reçu et, en quelques secondes, toutes les informations importantes sont extraites et traitées.
Les informations clés telles que les montants, les dates et les noms des commerçants sont automatiquement extraites des reçus et classées de manière appropriée. Ces données sont ensuite ajoutées instantanément aux notes de dépenses, ce qui élimine le besoin de saisie manuelle et réduit les risques d'erreurs.
Les systèmes OCR modernes peuvent détecter et signaler les soumissions dupliquées potentielles, ce qui permet d'éviter une double facturation accidentelle ou intentionnelle. Ils peuvent également identifier les dépenses qui ne relèvent pas de la politique de l'entreprise, ce qui simplifie considérablement la gestion de la conformité.
Les fonctionnalités avancées d'OCR incluent désormais le traitement des reçus dans plusieurs langues et la gestion de différents formats et tailles de reçus. Cette flexibilité le rend particulièrement utile pour les entreprises opérant à l'international ou faisant affaire avec divers fournisseurs.
L'impact sur la tenue des dossiers est tout aussi important. En numérisant les reçus immédiatement au point de vente, les entreprises éliminent le problème des reçus papier perdus ou endommagés. Les copies numériques sont stockées en toute sécurité et sont facilement accessibles pour des références ou des audits futurs.
Explication de l'automatisation des notes de dépenses : comment commencer à automatiser vos procédures de dépenses
Il existe de nombreuses solutions pour commencer à automatiser vos procédures de dépenses. La méthode la plus simple consiste à utiliser un logiciel dédié.
Connexe : Explication de l'allocation automobile par rapport au remboursement du kilométrage
Prenez le temps d'évaluer les besoins uniques de votre entreprise et de votre équipe et de déterminer le logiciel de gestion des heures de dépenses dont vous aurez besoin. Par exemple, si des conducteurs de votre entreprise utilisent leur véhicule personnel pour travailler, l'utilisation d'une solution automatique de suivi du kilométrage et de remboursement telle que TripLog peut être un moyen puissant et simple d'automatiser la gestion de vos dépenses.
Comment TripLog peut vous aider à automatiser vos procédures de gestion des dépenses
Lorsqu'il s'agit d'automatiser la saisie et les remboursements des kilomètres et des dépenses de votre équipe, aucune autre solution n'est comparable à celle proposée par TripLog. TripLog propose de nombreuses fonctionnalités puissantes qui permettent d'automatiser le suivi des dépenses de votre entreprise. En voici quelques-unes :
Fonctionnalité d'automatisation des dépenses #1 : détection des kilomètres surdéclarés
Comme nous en avons discuté précédemment, le kilométrage surdéclaré est la cause #1 de fraude liée aux dépenses aujourd'hui. Il est tout simplement trop facile pour un chauffeur d'ajouter un kilomètre supplémentaire ici ou là pour gagner de l'argent, et c'est exactement ce que font beaucoup.
Un conducteur peut faire un trajet et signaler manuellement qu'il lui a fallu 25 miles alors qu'en réalité, il n'en a fallu que 20. TripLog peut comparer automatiquement une entrée manuelle donnée aux données de Google Maps.
Connexe : Les 7 meilleures alternatives à Expensify
Si un voyage est surdéclaré, TripLog le signalera automatiquement. Si l'un de vos chauffeurs déclare un trajet de manière excessive, TripLog est en mesure de le signaler automatiquement. Vous pouvez même le configurer pour corriger automatiquement les rapports de kilométrage incorrects !
Fonctionnalité d'automatisation #2 : intégrations de paie + rapports automatisés
TripLog s'intègre nativement à vos solutions de paie préférées, telles que ADP, SAP Concur, Paychex, et bien plus encore, permettant aux organisations d'automatiser entièrement leurs besoins en matière de remboursement du kilométrage et des dépenses.
En outre, TripLog propose des rapports automatisés pratiques, ce qui permet à votre équipe d'économiser beaucoup de temps et de main-d'œuvre, et vous donne les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions susceptibles d'avoir une incidence positive sur votre entreprise.
Fonctionnalité d'automatisation #3 : Exemption de kilométrage pour les trajets domicile-travail
Une autre caractéristique unique de TripLog est sa capacité à exempter automatiquement les premiers et derniers trajets de la journée de votre équipe, évitant ainsi que les trajets domicile-travail ne soient considérés comme des voyages remboursables.
Connexe : Règle de l'IRS en matière de kilométrage domicile-travail : ce que les entreprises doivent savoir
Fonctionnalité d'automatisation #4 : Règles relatives aux limites de dépenses
Les administrateurs de TripLog peuvent définir des règles de limite de dépenses personnalisées pour leur entreprise. Par exemple, si les membres de votre équipe fréquentent régulièrement des hôtels, vous pouvez définir le montant qu'ils sont autorisés à dépenser pour un séjour à l'hôtel donné.
Les administrateurs peuvent également ajuster la portée (par transaction, par jour, par semaine, etc.) et gérer des options supplémentaires, telles que l'obligation ou non d'exiger des reçus. TripLog peut également signaler automatiquement les rapports qui dépassent ces limites de dépenses.
Fonctionnalité d'automatisation #5 : traitement en temps réel
Contrairement aux systèmes de gestion des dépenses traditionnels qui traitent les demandes par lots, TripLog gère les dépenses en temps réel. Cela signifie que :
- Visibilité immédiate des dépenses
- Remboursement plus rapide pour les employés
- Meilleure gestion des flux de trésorerie
- Réduction des goulots d'étranglement en fin de mois
Fonctionnalité d'automatisation #6 : numérisation avancée des reçus
Technologie de numérisation de reçus OCR de TripLog simplifie la déclaration des dépenses. L'application mobile permet à votre équipe de capturer des images de reçus en déplacement, tandis que notre technologie OCR avancée se charge du reste.
Lorsqu'un membre de l'équipe photographie un reçu, le système OCR de TripLog extrait automatiquement des informations cruciales telles que le montant total, la date et le nom du commerçant. Ces données sont ensuite automatiquement classées et ajoutées à leur rapport de dépenses, éliminant ainsi complètement la saisie manuelle des données.
La sécurité et l'accessibilité sont intégrées au système. Toutes les images des reçus sont stockées en toute sécurité dans le cloud, ce qui les rend facilement accessibles pour des références futures ou des audits potentiels. Votre équipe n'aura plus jamais à se soucier de la perte ou de l'endommagement des reçus papier.
Commencez votre parcours vers l'automatisation des dépenses dès aujourd'hui
Vous pouvez personnaliser TripLog pour automatiser de nombreux aspects de la gestion de votre équipe remboursement du kilométrage et procédures relatives aux dépenses. Aucune autre solution n'est comparable, ni en termes de fonctionnalités, ni en termes de prix incroyable.
Pour en savoir plus sur les innombrables fonctionnalités d'automatisation des dépenses de TripLog, planifiez un démo en direct gratuite auprès de l'un de nos experts en kilométrage, ou consultez notre page de tarification pour commencer.
