¿Estás pensando en establecer un sistema de reembolso de tasa fija y variable (FAVR) para tu equipo? El camino más sencillo para la mayoría de las empresas es trabajar con un proveedor especializado de FAVR.
Ellos se encargarán del trabajo pesado y lo ayudarán a establecer la tasa correcta, cumplir con los requisitos del IRS y mantener las cifras actualizadas con el tiempo.
Si prefieres entender primero lo básico, esta guía te ayuda a desglosar lo que incluye una asignación de FAVR y cómo suelen combinarse los números.
¿Qué es FAVR?
FAVR es un método de reembolso de millas que paga a los conductores un importe fijo mensual (por ejemplo, 200 dólares) para cubrir los costos de propiedad (como la depreciación, el seguro y el registro), más una tarifa variable por milla (por ejemplo, 0,25 centavos por milla) para los costos operativos (como combustible y mantenimiento).
Está diseñado para igualar más lo que realmente cuesta operar un vehículo en las áreas en las que trabaja tu equipo que con una tarifa plana de centavos por milla más común.
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La tasa anual de millas del IRS (actualmente 0.725 USD por milla en 2026) es una tasa de reembolso simple que muchas empresas eligen usar, pero que se calcula teniendo en cuenta el costo total promedio de operar un vehículo en todo el país. Es un promedio decente de «talla única», pero FAVR ofrece una granularidad que muchas empresas prefieren.
Cuando se configuran correctamente, ¡los reembolsos de FAVR están incluso libres de impuestos!
¿Es difícil crear un sistema FAVR?
Crear un sistema FAVR suele ser mucho más complejo que utilizar una tarifa plana de centavos por milla, ya que se basan en múltiples componentes de costos, datos de costos locales y suposiciones de kilometraje que se está imponiendo la carga de desarrollar; además, debe seguir requisitos específicos del IRS.
Para ello, debes mantener el programa actualizado con frecuencia a medida que cambien los costos, además de asegurarte de que tus conductores acumulen suficiente kilometraje comercial.
¿La buena noticia? Una vez que está configurado correctamente, puede funcionar sin problemas, especialmente si depende de un proveedor de FAVR para que se encargue de los cálculos y el mantenimiento continuo.
Qué necesita para calcular el FAVR
Antes de realizar cualquier cálculo, debe recopilar la información básica y tomar algunas decisiones de diseño del programa que determinarán todos los ajustes de tarifas posteriores. Los datos inexactos en esta etapa pueden socavar todo el cálculo.
Información específica del empleado
En primer lugar, cada uno de los códigos postales de sus empleados ofrecerá una gran cantidad de datos de costos para sus tarifas. Cosas como las primas de seguro, los precios del combustible y las tarifas de registro pueden variar mucho según la ubicación.
El IRS define «localidad base» de manera diferente para los costos fijos frente a los variables: los costos fijos generalmente se basan en el lugar donde vive el empleado, mientras que los costos variables reflejan el lugar donde el empleado se dirige para trabajar.
También tendrás que clasificar a los empleados en «franjas de kilometraje» anuales. El IRS exige una proyección mínima de 6.250 millas comerciales anuales para calcular el FAVR, y las franjas suelen abarcar rangos de entre 10 000 y 15 000 o entre 15 000 y 20 000 millas.
Por otra parte, los empleados deben acreditar al menos 5000 millas comerciales al año, o el 80% de sus millas comerciales anuales proyectadas, si esa cantidad es mayor para seguir cubiertos por el puerto seguro de FAVR (es decir, sus pagos de FAVR pueden considerarse libres de impuestos si cumplen con las normas del IRS).
Estas bandas están diseñadas para reconocer que los costos por milla del vehículo disminuyen a medida que aumenta el kilometraje anual porque los costos fijos de propiedad se distribuyen a lo largo de más millas.
Parámetros de diseño del programa
Una de las cosas más importantes que debe determinar con la configuración de su FAVR es su automóvil estándar, un automóvil destinado a representar la clase general de vehículos que deben conducir sus empleados.
Elegirás una marca, un modelo y un nivel de equipamiento específicos (por ejemplo, un Honda Accord LX 2024). El IRS publica un costo estándar máximo anual de un automóvil, que actualmente es de 61.700 dólares para 2026.
Además, los vehículos de los empleados deben costar al menos el 90% del costo del automóvil estándar cuando son nuevos y deben cumplir con los requisitos de antigüedad del vehículo en relación con el período de retención (cuántos años se supone que se conserva el vehículo estándar antes de reemplazarlo; más información sobre esto más adelante).
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Su período de retención debe ser de al menos 2 años según los requisitos del IRS y determina cómo se calcula la depreciación. Los rangos suelen durar de 2 a 7 años, y los períodos más cortos producen tasas fijas más altas, pero excluyen a los empleados con vehículos más antiguos.
Sin embargo, como ocurre con todo lo relacionado con FAVR, depende de ti determinarlo en función de las necesidades únicas de tu equipo. trabajar con un proveedor FAVR dedicado hace que el proceso sea mucho más fácil y rápido.
Fuentes de datos de costos
El cálculo del FAVR requiere información de costos confiable y actualizada para cosas como el automóvil estándar. Necesitarás datos sobre las tarifas de seguro por código postal, las tarifas de registro e impuestos a la propiedad específicos de cada estado, los precios del combustible por región y los cronogramas de costos de mantenimiento.
Estos datos deben ser «razonables y defendibles estadísticamente» según las pautas del IRS, derivarse de la localidad base de su programa que usted haya determinado y deben reflejar los precios minoristas pagados por los consumidores.
Muchos programas utilizan bases de datos de costos de automóviles comerciales, datos de precios gubernamentales y otras herramientas de la industria para recopilar esta información. Asegúrese de que su sistema FAVR esté diseñado para actualizarse a medida que cambien estos números, especialmente en el caso de los componentes variables, como el combustible, que cambian con frecuencia.
Cálculo de tasas fijas para FAVR
El componente de tarifa fija de un programa FAVR tiene por objeto cubrir los costos de propiedad que se mantienen relativamente constantes independientemente de cómo conduzca una persona. Piense en ellos como gastos que continúan incluso cuando el vehículo se encuentra en medio del tráfico en la carretera.
Estos costos se calculan anualmente y luego se dividen por el número de períodos de pago.
El componente de depreciación
La depreciación suele representar el mayor costo fijo. Refleja la disminución del valor de un vehículo determinado a lo largo del tiempo.
Los programas FAVR calculan la depreciación tomando el costo estándar del automóvil cuando es nuevo, restando el valor residual al final del período de retención y distribuyendo esa diferencia entre el período de retención en años.
El IRS proporciona porcentajes de valor residual de puerto seguro para períodos de retención de 2, 3 y 4 años (70%, 60% y 50%, respectivamente).
Por ejemplo, un automóvil estándar que cueste 30 000$ con un período de retención de 4 años y un residuo de puerto seguro del 50% tendría un valor depreciable de 15 000$ (30 000$ menos 15 000$ residuales), lo que se traduce en una depreciación anual de 3 750$ durante esos cuatro años.
Para períodos de retención más largos, como 5, 6 o 7 años, el valor residual debe ser una estimación razonable y justificable. También es posible que se apliquen límites adicionales a la depreciación de los automóviles de lujo, lo que limita aún más el componente de depreciación permitido.
Algunos programas también ofrecen pagos opcionales de millas altas para millas comerciales que superen el supuesto anual de millas comerciales del programa, pero esos pagos opcionales se consideran salarios sujetos a impuestos.
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Seguro, registro e impuestos
Los costos del seguro pueden variar drásticamente según la ubicación, y las áreas urbanas y ciertos estados tienen tarifas dos o tres veces más altas que las de las regiones rurales o de menor costo. Deberás determinar las primas de seguro típicas de un automóvil estándar en el código postal de cada empleado, utilizando los límites de cobertura que exige tu programa.
Las tarifas de registro y los costos de la licencia son específicos de cada estado y, a veces, varían según el condado o las características del vehículo, como la edad o el valor. Estos pueden oscilar entre menos de 50 dólares al año en algunos estados y varios cientos de dólares en otros.
Los impuestos a la propiedad personal sobre los vehículos existen en algunos estados, pero no en otros, lo que agrega otra capa de costos que depende de la ubicación. Estados como Virginia, Connecticut y Missouri calculan los impuestos anuales sobre la propiedad de los vehículos, mientras que la mayoría de los estados no tienen este gasto.
Cómo crear su tasa fija para FAVR
Una vez que hayas reunido todos los componentes fijos de un empleado en una ubicación y franja de kilometraje específicas, haz un total anual de ellos. Por ejemplo, si los costos fijos suman 7 800$, divida entre 12 para los pagos mensuales (650$), entre 24 para los pagos quincenales (325$) o entre 26 para los pagos quincenales (300$).
La cantidad fija se mantiene estable durante todo el año para cada empleado, lo que proporciona reembolsos predecibles para ayudar a cubrir los gastos de propiedad, como los pagos del automóvil y las primas del seguro, independientemente del número de millas que haya recorrido.
Cálculo de tasas variables para FAVR
En FAVR, la tasa variable está destinada a cubrir cualquier costo operativo que aumente proporcionalmente con la conducción. Piense en los gastos en los que incurre para mantener el vehículo en funcionamiento.
Se calculan como costos por milla que se multiplican por las millas comerciales reales recorridas en cada período.
Costos de combustible y operación
El combustible representa el componente de costo variable más visible y volátil. Tendrás que calcular el costo de combustible por milla dividiendo los precios locales del combustible por la economía de combustible del vehículo.
Si la gasolina cuesta 3,50 dólares por galón en el área de un empleado y el automóvil estándar de su sistema FAVR obtiene 30 millas por galón, el costo del combustible por milla es de 3,50 dólares/30 = 0,117 dólares por milla.
En el caso de los vehículos eléctricos, sustituya las tarifas eléctricas locales por los kilovatios-hora por milla del vehículo.
Costos de mantenimiento y neumáticos
Determinarás los costos de mantenimiento por milla a partir del programa de servicio estándar recomendado por el fabricante de tu automóvil. Los cambios de aceite, los reemplazos de fluidos, los cambios de filtros y el mantenimiento de rutina se realizan a intervalos de kilometraje específicos, lo que te permite calcular un costo promedio por milla.
El desgaste de las llantas agrega otro gasto por milla según los costos de reemplazo de las llantas divididas por la vida útil esperada de las llantas. Un juego de neumáticos con un costo de 800 dólares y una expectativa de vida útil de 50 000 millas generará un costo de neumático de 0,016 USD por milla.
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Cómo crear su tasa variable para FAVR
Para crear la tarifa variable de su sistema FAVR, debe sumar todos los costos por milla.
Por ejemplo, si sus cálculos dan como resultado un costo de combustible de 0,117 USD por milla, de mantenimiento de 0,048 USD por milla y de neumáticos de 0,014 USD por milla, la tasa variable total sería de 0,179 USD por milla.
Los programas FAVR suelen actualizar sus tasas variables mensual o trimestralmente para reflejar los costos cambiantes (especialmente los precios del combustible), pero el IRS exige que los pagos variables periódicos se realicen al menos trimestralmente.
Las actualizaciones más frecuentes ayudan a garantizar que las tarifas se aproximen razonablemente a los gastos actuales.
La fórmula básica de cálculo de FAVR
El reembolso total de FAVR para cualquier período equivale a: Importe fijo + (tarifa variable x millas recorridas por negocios).
Un empleado con un importe fijo mensual de 600 USD y una tarifa variable de 0,18 USD por milla que conduzca 1200 millas profesionales recibirá: 600 USD + (0,18 USD x 1200) = 600 USD + 216 USD = 816 USD de reembolso total ese mes.
Factores a tener en cuenta
La parte fija garantiza que los empleados reciban un pago de reembolso constante para cubrir los costos de propiedad, incluso durante los meses de baja actividad con menos millas comerciales.
Si ese mismo empleado solo conduce 400 millas el mes siguiente, seguirá recibiendo la cantidad fija total de 600$ más 72$ variables (0,18 x 400$), lo que equivale a 672$ en total.
Durante los meses de mayor actividad con mayor kilometraje, la parte variable aumenta proporcionalmente mientras que la cantidad fija se mantiene constante. Esta estructura equilibra naturalmente la previsibilidad con la capacidad de respuesta a los costos reales de conducción.
La fórmula se aplica independientemente de la frecuencia de pago. Ya sea que pagues mensualmente, quincenalmente o quincenalmente, simplemente estás usando el monto fijo apropiado para ese período más el cálculo variable de las millas recorridas durante ese período.
Por qué la mayoría de las empresas utilizan una solución FAVR dedicada
La recopilación de datos, la complejidad de los cálculos y los requisitos de actualización continua hacen que FAVR sea difícil de administrar manualmente.
Recopilar las tarifas de seguro, los precios del combustible y la información fiscal de docenas o cientos de empleados en varios códigos postales rápidamente se convierte en algo abrumador incluso para las grandes empresas.
Más allá de la fijación inicial de tarifas, los programas FAVR requieren actualizaciones periódicas de las tarifas variables a medida que cambian los precios del combustible, revisiones anuales de las tarifas fijas, el monitoreo del cumplimiento de los empleados y el seguimiento de las declaraciones de vehículos.
La mayoría de las organizaciones se asocian con un proveedor de FAVR que se especializa en el cálculo de tarifas y la administración de programas. Estas soluciones mantienen las bases de datos de costos, gestionan los cálculos y proporcionan la documentación necesaria para cumplir con los requisitos del IRS.
Para el seguimiento del kilometraje (esencial tanto para calcular los reembolsos variables como para cumplir con los requisitos de justificación del IRS), aplicaciones de seguimiento automático de kilometraje como TripLog elimine los errores de registro manual y garantice una documentación precisa de las millas empresariales.
Los rastreadores de kilometraje dedicados capturan los detalles del viaje automáticamente, crean informes que cumplen con los requisitos y, a menudo, pueden integrarse directamente con los sistemas FAVR para agilizar todo el proceso de reembolso.
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Preguntas frecuentes sobre el cálculo de una asignación FAVR
Q: ¿Cuál es la parte más difícil de calcular el FAVR?
A: La recopilación de datos de costos precisos y específicos para todas las ubicaciones de los empleados suele ser el mayor desafío. Las tarifas de los seguros, los precios del combustible y los impuestos locales requieren fuentes de datos confiables, y recopilar manualmente esta información para varios códigos postales lleva mucho tiempo.
Q: ¿Puedo usar una calculadora u hoja de cálculo simple para FAVR?
A: Si bien es técnicamente posible para programas quizás muy pequeños, las hojas de cálculo se vuelven poco prácticas a gran escala. La mayoría de las organizaciones se asocian con proveedores especializados de FAVR para ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores.
Q: ¿Con qué frecuencia es necesario volver a calcular las tasas de FAVR?
A: Las tasas variables suelen actualizarse mensual o trimestralmente para reflejar los cambios en los costos operativos y de combustible, y el IRS exige que se realicen pagos variables periódicos al menos trimestralmente. Las tasas fijas generalmente permanecen estables durante todo el año calendario y se revisan anualmente. La frecuencia específica depende del diseño del programa, pero las actualizaciones más frecuentes (especialmente en el caso de las tarifas variables) garantizan que los empleados reciban un reembolso justo a medida que cambien las condiciones del mercado.
Conclusión
El cálculo del FAVR requiere datos de costos detallados, una metodología cuidadosa y actualizaciones continuas para mantener la precisión y el cumplimiento.
Si bien la fórmula básica es sencilla, la complejidad de la recopilación de datos y la fijación de tarifas llevan a la mayoría de las organizaciones a utilizar proveedores especializados en lugar de realizar cálculos por su cuenta.
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