Vous envisagez de mettre en place un système de remboursement à taux fixe et variable (FAVR) pour votre équipe ? Le moyen le plus simple pour la plupart des entreprises est de travailler avec un fournisseur FAVR dédié.
Ils s'occuperont du gros du travail, vous aideront à établir le bon taux, à vous aligner sur les exigences de l'IRS et à tenir les chiffres à jour au fil du temps.
Si vous préférez d'abord comprendre les bases, ce guide explique en quoi consiste une allocation FAVR et comment les chiffres se combinent généralement.
Qu'est-ce que FAVR ?
Le FAVR est une méthode de remboursement du kilométrage qui verse aux conducteurs un montant fixe mensuel (par exemple 200$) pour couvrir les frais de propriété (tels que l'amortissement, l'assurance et l'enregistrement), plus un tarif variable par kilomètre (par exemple 0,25 cent par mile) pour les coûts d'exploitation (comme le carburant et la maintenance).
Il est conçu pour correspondre davantage au coût réel de la conduite d'un véhicule dans les zones où travaille votre équipe qu'un tarif forfaitaire en cents par kilomètre plus courant.
Connexe : Explication des programmes de remboursement à taux fixe et variable (FAVR) | Comment mettre en œuvre un programme FAVR
Le taux de kilométrage annuel de l'IRS (actuellement 0,725$ par mile en 2026) est un taux de remboursement simple que de nombreuses entreprises choisissent d'utiliser, mais qui est calculé en fonction du coût total moyen de fonctionnement d'un véhicule dans l'ensemble du pays. Il s'agit d'une moyenne « taille unique » décente, mais FAVR offre une granularité que de nombreuses entreprises préfèrent.
Lorsqu'ils sont correctement configurés, les remboursements FAVR sont même exonérés d'impôts !
La création d'un système FAVR est-elle difficile ?
La création d'un système FAVR est généralement beaucoup plus complexe que l'utilisation d'un tarif forfaitaire en cents par mile, car vous établissez vos tarifs à partir de plusieurs composants de coûts, de données sur les coûts locaux et d'hypothèses de kilométrage que vous vous chargez de développer. De plus, vous devez suivre exigences spécifiques de l'IRS.
Pour ce faire, vous devez mettre le programme à jour fréquemment en fonction de l'évolution des coûts et vous assurer que vos conducteurs cumulent suffisamment de kilomètres professionnels.
La bonne nouvelle ? Une fois configuré correctement, il peut fonctionner de manière extrêmement fluide, en particulier lorsque vous faites appel à un fournisseur FAVR pour gérer les calculs et la maintenance continue.
Ce dont vous avez besoin pour calculer le FAVR
Avant d'effectuer des calculs, vous devez recueillir vos informations de base et prendre quelques décisions relatives à la conception du programme qui influenceront tous les paramètres de taux ultérieurs. Des données inexactes à ce stade peuvent compromettre l'ensemble de votre calcul.
Informations spécifiques aux employés
Tout d'abord, les codes postaux de chacun de vos employés offriront de nombreuses informations sur les coûts de ses tarifs. Des éléments tels que les primes d'assurance, le prix du carburant et les frais d'inscription peuvent varier considérablement d'un endroit à l'autre.
L'IRS définit « localité de base » différemment pour les coûts fixes par rapport aux coûts variables : les coûts fixes sont généralement basés sur le lieu de résidence de l'employé, tandis que les coûts variables reflètent l'endroit où l'employé se rend au travail en voiture.
Vous devrez également classer les employés selon des « tranches de kilométrage » annuelles. L'IRS exige une projection minimale de 6 250 miles commerciaux annuels pour les calculs FAVR, et les bandes couvrent généralement des plages allant de 10 000 à 15 000 ou 15 000 à 20 000 miles.
Par ailleurs, les employés doivent justifier d'au moins 5 000 miles professionnels par an, soit 80 % de leurs miles professionnels annuels prévus, si ce nombre est supérieur pour rester couverts par la sphère de sécurité FAVR (c'est-à-dire que vos paiements FAVR peuvent être considérés comme exonérés d'impôts si vous respectez les règles de l'IRS).
Ces tranches sont conçues pour tenir compte du fait que les coûts par kilomètre diminuent à mesure que le kilométrage annuel augmente, car les coûts de propriété fixes sont répartis sur un plus grand nombre de kilomètres.
Paramètres de conception du programme
L'une des choses les plus importantes que vous devez déterminer avec votre configuration FAVR est sa automobile standard, une voiture censée représenter la catégorie générale de véhicules que vos employés devraient conduire.
Vous choisirez une marque, un modèle et un niveau de finition spécifiques (par exemple, une Honda Accord LX 2024). L'IRS publie un coût annuel maximum standard d'une automobile, qui s'élève actuellement à 61 700$ pour 2026.
En outre, les véhicules des employés doivent avoir coûté au moins 90 % du coût d'une automobile standard lorsqu'ils sont neufs et doivent répondre aux exigences relatives à l'âge du véhicule par rapport à la période de conservation (combien d'années pensez-vous que le véhicule standard est conservé avant son remplacement - nous y reviendrons plus tard).
Connexe : Exigences relatives à l'âge des véhicules FAVR IRS
Votre période de rétention doit être d'au moins 2 ans conformément aux exigences de l'IRS, et elle détermine le mode de calcul de l'amortissement. Les fourchettes s'étendent généralement sur 2 à 7 ans, les périodes plus courtes entraînant des taux fixes plus élevés, mais excluant les employés possédant des véhicules plus anciens.
Comme pour tout ce qui concerne FAVR, c'est à vous de le déterminer en fonction des besoins uniques de votre équipe. travailler avec un fournisseur FAVR dédié rend le processus beaucoup plus facile et plus rapide.
Sources de données sur les coûts
Le calcul du FAVR nécessite des informations fiables et à jour sur les coûts pour des choses comme l'automobile standard. Vous aurez besoin des données sur les tarifs d'assurance par code postal, des frais d'enregistrement et des taxes foncières spécifiques à l'État, des prix du carburant par région et des barèmes des coûts de maintenance.
Ces données doivent être « raisonnables et statistiquement défendables » selon les directives de l'IRS, dérivées de la localité de base de votre programme que vous avez déterminée, et doivent refléter les prix de détail payés par les consommateurs.
De nombreux programmes utilisent des bases de données sur les coûts des automobiles commerciales, des données gouvernementales sur les prix et d'autres outils industriels pour recueillir ces informations. Assurez-vous que votre système FAVR est conçu pour être mis à jour à mesure que ces chiffres changent, en particulier pour les composants variables tels que le carburant qui change fréquemment.
Calcul des taux fixes pour FAVR
La composante à taux fixe d'un programme FAVR vise à couvrir les coûts de propriété qui restent relativement constants, quelle que soit la façon dont la personne conduit. Considérez-les comme des dépenses qui se poursuivent même lorsque le véhicule est dans la circulation sur l'autoroute.
Ces coûts sont calculés chaque année, puis divisés par le nombre de périodes de paie.
La composante d'amortissement
L'amortissement représente généralement le coût fixe le plus important. Il reflète la baisse de valeur d'un véhicule donné au fil du temps.
Les programmes FAVR calculent la dépréciation en prenant le coût standard d'une automobile neuve, en soustrayant la valeur résiduelle à la fin de la période de conservation et en étalant cette différence sur la période de rétention en années.
L'IRS fournit des pourcentages de valeur résiduelle de sécurité pour des périodes de rétention de 2, 3 et 4 ans (70 %, 60 % et 50 % respectivement).
Par exemple, une automobile standard coûtant 30 000$ avec une période de conservation de 4 ans et une valeur résiduelle de protection de 50 % aurait une valeur amortissable de 15 000$ (30 000$ moins 15 000$ de valeur résiduelle), ce qui se traduirait par une dépréciation annuelle de 3 750$ au cours de ces quatre années.
Pour des périodes de conservation plus longues, comme 5, 6 ou 7 ans, la valeur résiduelle doit être une estimation raisonnable et défendable. Des plafonds d'amortissement supplémentaires pour les voitures de luxe peuvent également s'appliquer, limitant ainsi davantage la composante d'amortissement admissible.
Certains programmes proposent également des paiements facultatifs pour les miles professionnels supérieurs au kilométrage annuel supposé du programme, mais ces paiements facultatifs sont traités comme des salaires imposables.
Connexe : Remboursement en cents par kilomètre ou FAVR : lequel convient le mieux à votre entreprise ?
Assurance, enregistrement et taxes
Les coûts d'assurance peuvent varier considérablement d'une région à l'autre, les zones urbaines et certains États ayant des taux deux ou trois fois plus élevés que ceux des régions rurales ou à moindre coût. Vous devrez déterminer les primes d'assurance typiques pour une automobile standard selon le code postal de chaque employé, en utilisant les limites de couverture requises par votre programme.
Les frais d'immatriculation et les coûts de licence sont spécifiques à l'État et varient parfois en fonction du comté ou des caractéristiques du véhicule, telles que l'âge ou la valeur. Ceux-ci peuvent aller de moins de 50 dollars par an dans certains États à plusieurs centaines de dollars dans d'autres.
Les taxes foncières sur les véhicules existent dans certains États mais pas dans d'autres, ce qui ajoute une autre couche de coûts en fonction de la localisation. Des États comme la Virginie, le Connecticut et le Missouri imposent des impôts fonciers annuels sur les véhicules, alors que la plupart des États n'ont pas cette dépense.
Comment créer votre taux fixe pour FAVR
Une fois que vous avez rassemblé tous les composants fixes d'un employé dans un lieu et une tranche de kilométrage spécifiques, faites-les le total chaque année. Par exemple, si le total des coûts fixes s'élève à 7 800$, divisez par 12 pour les paiements mensuels (650$), par 24 pour les paiements bimensuels (325$) ou par 26 pour les paiements bimensuels (300$).
Le montant fixe reste stable tout au long de l'année pour chaque employé, fournissant des remboursements prévisibles pour aider à couvrir les dépenses liées à la propriété, telles que le paiement de la voiture et les primes d'assurance, quel que soit le nombre de kilomètres parcourus.
Calcul des taux variables pour le FAVR
Dans FAVR, le taux variable est destiné à couvrir tous les coûts d'exploitation qui augmentent proportionnellement à la conduite. Pensez aux dépenses que l'on engage pour faire fonctionner le véhicule.
Ils sont calculés en tant que coûts par kilomètre multipliés par les miles professionnels réellement parcourus à chaque période.
Coûts de carburant et d'exploitation
Le carburant représente la composante de coût variable la plus visible et la plus volatile. Vous devrez calculer le coût du carburant par kilomètre en divisant les prix locaux du carburant par la consommation de carburant du véhicule.
Si l'essence coûte 3,50$ le gallon dans la zone réservée à un employé et que l'automobile standard de votre système FAVR atteint 30 MPG, le coût du carburant par mile est de 3,50$/30 = 0,117$ par mile.
Pour les véhicules électriques, remplacez les tarifs d'électricité locaux et les kilowattheures par mile du véhicule.
Coûts d'entretien et de pneus
Vous déterminerez les coûts d'entretien par kilomètre à partir du calendrier d'entretien recommandé par le constructeur de votre véhicule standard. Les vidanges d'huile, les remplacements de liquide, les changements de filtres et l'entretien de routine ont lieu à des intervalles de kilométrage spécifiques, ce qui vous permet de calculer un coût moyen par kilomètre.
L'usure des pneus entraîne une dépense supplémentaire par kilomètre, selon le coût des pneus de remplacement divisé par la durée de vie prévue des pneus. Un jeu de pneus coûtant 800$ et ayant une espérance de vie de 50 000 miles coûtera 0,016$ le mile en pneus.
Connexe : Comparaison des méthodes de remboursement du kilométrage
Comment créer votre taux variable pour FAVR
Pour créer le taux variable de votre système FAVR, vous devez additionner tous les coûts par kilomètre.
Par exemple, si vos calculs indiquent que le carburant coûte 0,117 $/mile, l'entretien 0,048 $/mile et les pneus 0,014 $/mile, le taux variable total serait de 0,179$ par mile.
Les programmes FAVR actualisent souvent leurs taux variables tous les mois ou tous les trimestres pour refléter l'évolution des coûts (en particulier les prix du carburant), mais l'IRS exige que des paiements variables périodiques soient effectués au moins une fois par trimestre.
Des mises à jour plus fréquentes permettent de garantir que les taux se rapprochent raisonnablement des dépenses courantes.
La formule de calcul de base du FAVR
Le remboursement total du FAVR pour n'importe quelle période est égal à : Montant fixe + (taux variable x miles professionnels parcourus).
Un employé ayant un montant fixe mensuel de 600$ et un taux variable de 0,18$ par mile qui parcourt 1 200 miles professionnels reçoit : 600$ + (0,18$ x 1 200) = 600$ + 216$ = 816$ de remboursement total ce mois-là.
Facteurs à prendre en compte
La part fixe garantit aux employés un remboursement régulier pour couvrir les frais de propriété, même pendant les mois les plus calmes où le nombre de kilomètres professionnels est réduit.
Si ce même employé ne parcourt que 400 miles le mois suivant, il reçoit toujours la totalité du montant fixe de 600$ plus 72$ variable (0,18$ x 400) pour un total de 672$.
Pendant les mois de pointe où le kilométrage est plus élevé, la portion variable augmente proportionnellement tandis que le montant fixe reste constant. Cette structure équilibre naturellement la prévisibilité avec la réactivité aux coûts de conduite réels.
La formule s'applique quelle que soit la fréquence de rémunération. Que vous payiez tous les mois, tous les deux mois ou toutes les deux semaines, vous utilisez simplement le montant fixe approprié pour cette période, plus le calcul variable des miles parcourus pendant cette période.
Pourquoi la plupart des entreprises utilisent une solution FAVR dédiée
La collecte de données, la complexité des calculs et les exigences de mise à jour continues rendent la gestion manuelle de FAVR difficile.
La collecte des taux d'assurance, des prix du carburant et des informations fiscales spécifiques à la localisation de dizaines ou de centaines d'employés via plusieurs codes postaux devient rapidement une tâche ardue, même pour les grandes entreprises.
Au-delà de la fixation initiale des taux, les programmes FAVR nécessitent des mises à jour régulières des taux variables en fonction de l'évolution des prix du carburant, des révisions annuelles des taux fixes, la surveillance de la conformité des employés et le suivi des déclarations des véhicules.
La plupart des organisations s'associent à un fournisseur FAVR spécialisé dans le calcul des taux et l'administration des programmes. Ces solutions gèrent des bases de données de coûts, gèrent les calculs et fournissent la documentation nécessaire à la conformité à l'IRS.
Pour le suivi du kilométrage (essentiel à la fois pour calculer les remboursements variables et pour répondre aux exigences de justification de l'IRS), applications de suivi automatique du kilométrage comme TripLog éliminez les erreurs d'enregistrement manuel et garantissez une documentation précise des miles commerciaux.
Des outils de suivi du kilométrage dédiés capturent automatiquement les détails des trajets, créent des rapports conformes et peuvent souvent s'intégrer directement aux systèmes FAVR pour rationaliser l'ensemble de votre processus de remboursement !
Connexe : Explication du remboursement du kilométrage | Comment mettre en place une politique de remboursement du kilométrage pour votre entreprise
FAQ sur le calcul d'une allocation FAVR
Q : Quelle est la partie la plus difficile du calcul du FAVR ?
UNE : La collecte de données précises et spécifiques sur les coûts pour tous les sites des employés constitue généralement le plus grand défi. Les tarifs d'assurance, le prix du carburant et les taxes locales nécessitent des sources de données fiables, et la collecte manuelle de ces informations pour plusieurs codes postaux prend énormément de temps.
Q : Puis-je utiliser une simple calculatrice ou une feuille de calcul pour FAVR ?
UNE : Bien que cela soit techniquement possible pour de très petits programmes, les feuilles de calcul deviennent peu pratiques à grande échelle. La plupart des organisations s'associent à des fournisseurs FAVR spécialisés pour gagner du temps et réduire les risques d'erreur.
Q : À quelle fréquence les taux FAVR doivent-ils être recalculés ?
UNE : Les taux variables sont généralement mis à jour tous les mois ou tous les trimestres pour refléter l'évolution des coûts de carburant et d'exploitation, et l'IRS exige que des paiements variables périodiques soient effectués au moins une fois par trimestre. Les taux fixes restent généralement stables tout au long de l'année civile et sont revus chaque année. La fréquence spécifique dépend de la conception de votre programme, mais des mises à jour plus fréquentes (en particulier pour les taux variables) garantissent que les employés sont remboursés équitablement en fonction de l'évolution des conditions du marché.
Conclusion
Le calcul du FAVR nécessite des données de coûts détaillées, une méthodologie minutieuse et des mises à jour continues pour maintenir l'exactitude et la conformité.
Bien que la formule de base soit simple, la complexité de la collecte de données et de la fixation des tarifs amène la plupart des organisations à faire appel à des fournisseurs spécialisés plutôt que de procéder elles-mêmes aux calculs.
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