Trouvez le mode de remboursement adapté à votre équipe

Remboursement en cents par mile

Le CPM est le mode de remboursement le plus courant. Il vous suffit de rembourser aux employés un taux fixe pour chaque kilomètre professionnel qu'ils parcourent !

La plupart des entreprises utilisent le taux de kilométrage standard recommandé par l'IRS (72,5 cents par mile en 2026), ce qui permet d'exonérer les remboursements d'impôts et de simplifier les calculs.

Si un chauffeur parcourt 100 miles professionnels avec son véhicule personnel, vous lui rembourserez 72,50$.

‍Idéal pour : Des équipes dont les conducteurs parcourent des distances similaires et engagent des coûts similaires.

FAVR (taux fixe et variable)

Le FAVR combine un paiement mensuel fixe (couvrant l'assurance, l'amortissement, l'immatriculation, etc.) avec un taux variable (couvrant des éléments tels que le carburant et l'entretien).

Les tarifs s'ajustent en fonction de l'endroit où vos employés se rendent, ce qui est plus équitable pour les équipes réparties dans différentes régions.

Cette méthode est beaucoup plus complexe à mettre en place et à gérer que les méthodes, mais elle peut être plus précise que des méthodes telles que les cents par mile pour les grandes équipes géographiquement diversifiées.

‍Idéal pour : Les grandes entreprises dont les employés conduisent dans plusieurs États ou régions avec des coûts de véhicule très différents.

Allocation de voiture

Avec l'allocation de voiture, vous donnez à vos employés une allocation mensuelle fixe pour couvrir tous les frais liés au véhicule.

Dans ce cas, le suivi du kilométrage n'est pas nécessairement nécessaire (bien que le suivi puisse vous aider à déterminer le montant de l'indemnité appropriée).

Bien que cette méthode soit de loin la plus simple à gérer, elle peut conduire à surpayer les conducteurs à faible kilométrage et à sous-payer les conducteurs à kilométrage élevé. De plus, les allocations de voiture sont imposées en tant que revenus, ce qui réduit les prestations réelles des employés.

‍Idéal pour : De petites équipes dont les habitudes de conduite sont prévisibles ou des entreprises qui souhaitent minimiser les frais administratifs.

Remboursement des dépenses réelles

Avec cette méthode, vous remboursez les employés pour les frais réels qu'ils ont engagés.

Reçus de gaz, vidanges d'huile, entretien, assurance, etc. Les employés soumettent des documents pour chaque dépense et vous leur remboursez les montants vérifiés.

Il s'agit de la méthode la plus précise puisque vous payez pour des coûts réels, mais elle nécessite un travail administratif important. Les employés doivent enregistrer chaque reçu, et votre équipe doit examiner et approuver chacun d'entre eux.

‍Idéal pour : De petites équipes conduisant rarement ou des situations dans lesquelles vous avez besoin d'un suivi détaillé des dépenses pour des projets ou des clients spécifiques.

Cartes de carburant

Certaines entreprises fournissent simplement à leurs employés des cartes de carburant d'entreprise qui ne couvrent que les achats d'essence.

Cela peut être simple à gérer et élimine le besoin de reçus d'essence, mais cela ne couvre pas les autres coûts du véhicule tels que l'entretien, l'assurance ou l'amortissement.

Les cartes carburant sont souvent utilisées conjointement avec d'autres méthodes de remboursement. Par exemple, une carte de carburant pour l'essence et un taux de kilométrage réduit pour couvrir l'usure.

‍Idéal pour : Les entreprises qui souhaitent simplifier le remboursement du carburant tout en utilisant une autre méthode pour couvrir les coûts restants des véhicules.

Parc de véhicules de l'entreprise

Si votre entreprise fournit des véhicules à ses employés, vous n'aurez pas à rembourser le kilométrage, mais vous devrez tout de même suivre l'utilisation, entretenir les véhicules et surveiller les coûts.

La gestion de flotte nécessite le suivi de l'affectation des véhicules, des calendriers de maintenance, de la consommation de carburant et, éventuellement, de l'utilisation professionnelle par rapport à l'utilisation personnelle pour des déclarations fiscales précises.

‍Idéal pour : Les entreprises dont les besoins de conduite sont constants et où la fourniture de véhicules est plus rentable que le remboursement de l'utilisation personnelle du véhicule.