Encuentra el método de reembolso adecuado para tu equipo
No existe un enfoque único para el reembolso de millas.
Si bien la recomendación de tarifa por millaje estándar del IRS funciona para la mayoría de las empresas, el mejor método para el suyo puede depender del tamaño de su equipo, a dónde conducen y de la complejidad que esté dispuesto a gestionar.
Esto es lo que está disponible.
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El reembolso de millas no es un requisito federal en la mayoría de los estados, pero las empresas que lo ofrecen atraen a mejores talentos y se mantienen competitivas.
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Si el uso de vehículos personales hace que el salario de un empleado caiga por debajo del salario mínimo, el reembolso se convierte en obligatorio.
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La tarifa estándar de millaje del IRS para 2026 es de 72.5 centavos por milla y cubre los costos de gasolina, mantenimiento, seguro, depreciación y otros costos del vehículo. Los reembolsos iguales o inferiores a esta tasa están libres de impuestos para los empleados.
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La elección del método de reembolso incorrecto les cuesta a las empresas miles de dólares por empleado al año debido a los sobrepagos, los gastos administrativos y las complicaciones tributarias.
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Los registros manuales de kilometraje provocan un exceso de informes de hasta un 28%, lo que cuesta a las empresas una media de más de 1800 dólares por conductor cada año.
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El seguimiento automático de millas de TripLog elimina el fraude y los errores al registrar las distancias exactas y los reembolsos precisos, independientemente del método que elija.
Reembolso de centavos por milla
El CPM es el método de reembolso más común. ¡Simplemente reembolse a los empleados una tarifa fija por cada milla comercial que recorran!
La mayoría de las compañías utilizan la tarifa estándar de millaje recomendada por el IRS (72,5 centavos por milla en 2026), que mantiene los reembolsos libres de impuestos y los cálculos sencillos.
Si un conductor recorre 100 millas profesionales en su vehículo personal, le reembolsarás 72,50$.
Ideal para: Equipos en los que los conductores recorren distancias similares e incurren en costos similares.
FAVR (tasa fija y variable)
FAVR combina un pago mensual fijo (que cubre el seguro, la depreciación, el registro, etc.) con una tasa variable (que cubre aspectos como el combustible y el mantenimiento).
Las tarifas se ajustan en función del lugar al que conducen sus empleados, lo que hace que sea más justo para los equipos repartidos por diferentes regiones.
Este método es mucho más complejo de configurar y administrar que los métodos, pero puede ser más preciso que métodos como los centavos por milla para equipos grandes y geográficamente diversos.
Ideal para: Organizaciones más grandes con empleados que conducen en varios estados o regiones con costos de vehículos significativamente diferentes.
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¡Hable con un experto en millas de TripLog y lo ayudaremos a determinar qué método de reembolso es el más adecuado para su negocio!
Subsidio de automóvil
Con el subsidio de automóvil, usted otorga a sus empleados un estipendio mensual fijo para cubrir todos los costos relacionados con el vehículo.
En este caso, el seguimiento del kilometraje no es necesariamente obligatorio (aunque el seguimiento puede ayudarte a determinar el importe permitido correcto).
Si bien este es, con mucho, el método más simple de administrar, puede llevar a pagar de más a los conductores con bajo kilometraje y a pagar menos a los conductores con alto kilometraje. Además, las asignaciones para automóviles se gravan como ingresos, lo que reduce lo que los empleados realmente reciben.
Ideal para: Equipos pequeños con patrones de conducción predecibles o empresas que desean reducir al mínimo los gastos administrativos.
Reembolso de gastos reales
Con este método, reembolsas a los empleados los costos reales en los que incurren.
Recibos de gas, cambios de aceite, mantenimiento, seguro y más. Los empleados presentan la documentación de cada gasto y tú les reembolsas los montos verificados.
Este es el método más preciso, ya que está pagando los costos reales y reales, pero requiere un trabajo administrativo importante. Los empleados deben guardar todos los recibos, y tu equipo debe revisar y aprobar cada uno de ellos.
Ideal para: Equipos pequeños que conducen con poca frecuencia o situaciones en las que se necesita un seguimiento detallado de los gastos para proyectos o clientes específicos.
Comprensión de los planes responsables
Un plan responsable no es un método de reembolso. Es el marco del IRS el que hace que tus reembolsos estén libres de impuestos para los empleados y sean deducibles de impuestos para tu empresa.
Para calificar como un plan responsable, los reembolsos deben ser por gastos comerciales, los empleados deben presentar la documentación oportuna y cualquier pago excesivo debe devolverse. Esto se aplica a los métodos de céntimos por milla, al FAVR y a los métodos de gastos reales.
Sin un plan responsable, los reembolsos se consideran ingresos sujetos a impuestos, lo que significa que los empleados reciben menos y su empresa pierde la deducción fiscal.
Tarjetas de combustible
Algunas empresas simplemente proporcionan a los empleados tarjetas de combustible de la empresa que cubren únicamente las compras de gasolina.
Esto puede ser fácil de administrar y elimina la necesidad de recibir recibos de gasolina, pero no cubre otros costos del vehículo, como el mantenimiento, el seguro o la depreciación.
Las tarjetas de combustible se utilizan con frecuencia junto con otros métodos de reembolso. Por ejemplo, una tarjeta de combustible para gasolina más una tarifa reducida por kilometraje para cubrir el desgaste.
Ideal para: Empresas que desean simplificar el reembolso del combustible y, al mismo tiempo, utilizar otro método para cubrir los costos restantes del vehículo.
Flota de vehículos de la empresa
Si tu empresa proporciona vehículos a los empleados, no tendrás que reembolsar el kilometraje, pero igual tendrás que hacer un seguimiento del uso, mantener los vehículos y controlar los costos.
La administración de flotas requiere hacer un seguimiento de las asignaciones de vehículos, los cronogramas de mantenimiento, el consumo de combustible y, posiblemente, el uso empresarial frente al uso personal para obtener informes fiscales precisos.
Ideal para: Empresas con necesidades de conducción constantes en las que proporcionar vehículos tiene más sentido desde el punto de vista financiero que reembolsar el uso personal del vehículo.
Comience a rastrear el kilometraje de la manera correcta
Solo tardarás unos minutos en hacer el seguimiento de tu equipo. Crea tu cuenta gratuita, invita a tus conductores y observa cómo sus viajes comienzan a fluir automáticamente en tu panel de control.