Les programmes de remboursement à taux fixe et variable (FAVR) offrent aux employeurs un moyen fiscalement avantageux de rembourser les employés pour l'utilisation professionnelle de leur véhicule personnel. Cependant, pour conserver votre statut d'exonération fiscale, vous et votre équipe devrez rester en conformité avec les règles de l'IRS.
L'un des principales exigences de conformité FAVR implique l'âge des véhicules, en particulier pour s'assurer que les véhicules de vos employés ne sont pas plus vieux que la période de rétention définie par le programme. Les programmes FAVR ont également des exigences au niveau des plans, notamment le nombre minimum d'employés et les primes d'assurance, entre autres.
Ce règlement vise à empêcher les remboursements excessifs en franchise d'impôt sur les véhicules entièrement amortis. Étant donné que la FAVR rembourse les conducteurs en fonction d'un profil de véhicule standard plutôt que de leur voiture réelle, une personne conduisant un véhicule ancien entièrement remboursé pourrait recevoir des remboursements dépassant largement ses frais de conduite réels.
Connexe : Explication des programmes de remboursement à taux fixe et variable (FAVR) | Comment mettre en œuvre un programme FAVR
Explication du cycle de rétention FAVR
Les périodes de rétention sont sélectionnées par l'employeur (payeur) en fonction des habitudes habituelles de remplacement des véhicules de ses employés, l'IRS exigeant un minimum de 2 ans. Ces périodes vont généralement de 2 à 7 ans, et la durée choisie a des implications importantes à la fois pour les montants de remboursement et pour les employés qui peuvent recevoir des paiements FAVR dans le cadre de la sphère de sécurité.
Comment les cycles de rétention FAVR affectent les remboursements
Une période de rétention plus courte permet de répartir les coûts d'amortissement sur un plus petit nombre d'années, ce qui se traduit par des remboursements fixes périodiques (souvent mensuels) plus élevés aux employés. Par exemple, une période de rétention de 3 ans signifie que l'amortissement du véhicule est réparti sur 36 mois s'il est payé mensuellement, ce qui entraîne des paiements d'amortissement périodiques plus importants.
Des cycles de rétention plus longs permettent d'étaler la même dépréciation sur plusieurs mois, réduisant ainsi le paiement fixe mensuel mais permettant à un plus grand nombre d'employés possédant des véhicules plus anciens de rester en conformité. Un cycle de 7 ans signifie que l'amortissement est réparti sur 84 mois, ce qui réduit le montant mensuel tout en tenant compte des besoins des conducteurs qui conservent leur voiture plus longtemps.
Cela crée un équilibre pour les employeurs. Les cycles plus courts offrent des remboursements plus généreux, mais excluent les conducteurs possédant des véhicules plus anciens, tandis que les cycles plus longs sont plus inclusifs mais offrent des paiements mensuels moins élevés.
Le bon choix dépend de la démographie de votre personnel et du taux de rotation des véhicules. Vous êtes curieux de savoir quel plan convient à votre équipe ? Parlez à un expert en kilométrage dès aujourd'hui!
Seuil de conformité à l'âge des véhicules FAVR
Les règles de la sphère de sécurité de l'IRS exigent que les allocations FAVR ne soient accordées que pour les véhicules dont l'année modèle ne diffère pas de l'année civile en cours de plus que la période de conservation.
Il s'agit de l'une des nombreuses exigences clés relatives au niveau du conducteur dans le cadre de la sphère de sécurité FAVR, qui comprend également la conformité aux coûts des véhicules et l'obligation de justifier au moins 5 000 miles par an (ou 80 % des miles professionnels annuels prévus, si plus), entre autres règles du programme.
La conformité est mesurée en comparant l'année modèle du véhicule à l'année civile en cours. Si la différence dépasse la période de rétention, l'employé ne peut généralement pas être considéré comme couvert par l'allocation FAVR pour ce véhicule pendant cette période.
Que se passe-t-il lorsque vous n'êtes pas en conformité
Lorsqu'un véhicule dépasse la période de rétention, l'employé ne peut généralement pas être considéré comme couvert par l'allocation FAVR pendant cette période. Lorsque vous continuez à payer une allocation mixte fixe et variable en dehors de la sphère de sécurité FAVR, tout excédent par rapport au taux de kilométrage standard multiplié par des miles professionnels justifiés doit être traité comme un salaire imposable (et de nombreux employeurs procèdent à un rapprochement trimestriel).
Pour 2026, le taux de kilométrage professionnel standard est de 72,5 cents par mile. Lorsque les administrateurs effectuent ces tests d'imposition, ils comparent le remboursement FAVR à ce que le conducteur aurait reçu au taux standard sur la base de ses miles professionnels réels parcourus.
Connexe : Remboursement en cents par kilomètre ou FAVR : lequel convient le mieux à votre entreprise ?
Les conducteurs qui parcourent des kilomètres élevés peuvent ne pas avoir de revenus imposables même lorsque leur véhicule dépasse la période de rétention, selon que leurs miles professionnels justifiés (au taux de kilométrage standard) atteignent ou dépassent le montant de leur remboursement. Les conducteurs qui parcourent moins de kilomètres sont plus susceptibles de voir une partie de leur remboursement considérée comme imposable.
Cette approche de test permet aux entreprises de continuer à rembourser les employés possédant des véhicules plus anciens tout en respectant les réglementations fiscales, mais elle entraîne une charge administrative supplémentaire par rapport au fait de maintenir tous les conducteurs pendant la période de rétention.
Conformité en matière d'âge des véhicules par rapport aux politiques d'âge
Pour garantir la conformité en matière d'âge des véhicules, il faut d'abord fournir des informations précises sur le véhicule lorsque les employés s'inscrivent au programme FAVR. Les conducteurs doivent fournir la marque, le modèle et l'année modèle de leur véhicule au moyen d'une déclaration du véhicule qui établit leur statut de conformité.
Ces déclarations doivent être mises à jour dans les 30 jours suivant le début de chaque année civile (et dans les 30 jours suivant la mise en place d'un nouveau véhicule couvert) afin de garantir que les dossiers de conformité restent à jour. L'année modèle détermine la conformité en matière d'âge, de sorte que même l'achat d'un véhicule d'occasion récent peut permettre à un conducteur de revenir à la conformité s'il entre dans le cycle de rétention.
Exigences de suivi et de documentation pour FAVR
Au-delà de l'âge du véhicule, le maintien de la conformité FAVR nécessite un suivi précis du kilométrage afin de vérifier que les employés respectent l'exigence de 5 000 miles professionnels annuels. Les carnets de kilométrage détaillés fournissent également les données nécessaires aux tests d'imposition trimestriels lorsque les conducteurs ne sont pas en âge de respecter l'âge requis.
TripLog automatise le suivi du kilométrage à l'aide de la technologie GPS, permettant de capturer les déplacements professionnels avec les informations de date, de distance et d'itinéraire nécessaires aux programmes FAVR. L'application réduit les erreurs de journalisation manuelle et crée des rapports qui répondent aux exigences de justification de l'IRS, que les administrateurs peuvent utiliser à la fois pour la conformité du programme et les calculs d'imposition si nécessaire.
Le suivi automatique devient particulièrement utile lors de la réalisation de tests trimestriels pour détecter les conducteurs non conformes. Les rapports de kilométrage détaillés de TripLog permettent de comparer rapidement les remboursements FAVR et les calculs du taux de kilométrage standard de l'IRS.
Connexe : Explication du remboursement du kilométrage | Comment mettre en place une politique de remboursement du kilométrage pour votre entreprise
Conséquences de la non-conformité
Le non-respect de la réglementation relative à l'âge des véhicules ne disqualifie pas les employés des programmes FAVR, mais cela entraîne des tâches administratives supplémentaires et des implications fiscales potentielles.
Les entreprises qui continuent à payer une allocation mixte fixe et variable en dehors de la sphère de sécurité FAVR doivent s'assurer que tout montant supérieur à ce qui est considéré comme justifié est traité comme imposable, et l'IRS exige que l'excédent soit calculé périodiquement (au moins tous les trimestres). De nombreux employeurs rendent cela opérationnel en comparant les paiements au taux de kilométrage standard et en taxant tout excédent.
Pour les conducteurs, la principale conséquence est potentiellement de voir une partie de leur remboursement classée comme revenu imposable. Ce montant est déclaré sur leur W-2 et est soumis à une retenue d'impôt sur le revenu, bien que de nombreux conducteurs effectuant des kilomètres parcourus ne soient pas redevables d'impôts supplémentaires après le calcul.
Les employeurs sont confrontés à une charge administrative accrue en raison du suivi des conducteurs qui ne sont pas en conformité et de la réalisation régulière de calculs d'imposition. C'est pourquoi de nombreuses entreprises préfèrent des cycles de rétention plus longs qui permettent à un plus grand nombre de conducteurs de rester en conformité, même si cela signifie des remboursements mensuels légèrement inférieurs.
La meilleure approche consiste à communiquer de manière proactive sur les exigences relatives à l'âge des véhicules lors de l'inscription au programme et à envoyer des rappels annuels concernant la mise à jour des informations sur les véhicules lorsque les employés achètent de nouvelles voitures.
FAQ sur les exigences relatives à l'âge des véhicules FAVR IRS
Q : Quel est le cycle de rétention dans un programme FAVR ?
UNE : Le cycle de rétention est le nombre d'années utilisé pour calculer la dépréciation du véhicule dans le cadre de votre remboursement FAVR. Il détermine la durée pendant laquelle le programme suppose qu'un véhicule standard sera conservé avant son remplacement, généralement entre 3 et 7 ans selon la conception du programme de votre entreprise.
Q : Que se passe-t-il si la voiture d'un employé est plus ancienne que le cycle de rétention ?
UNE : Si le véhicule d'un employé se trouve en dehors de la période de rétention, il ne peut généralement pas être considéré comme couvert par l'allocation FAVR pour ce véhicule pendant cette période. Vous pouvez les faire passer à un remboursement au taux de kilométrage standard ou poursuivre les paiements tout en traitant une partie ou la totalité comme un salaire imposable, selon la manière dont le programme de votre entreprise est conçu.
Q : Les employés peuvent-ils toujours participer au FAVR s'ils conduisent un véhicule plus ancien ?
UNE : Si leur véhicule dépasse la période de rétention, ils ne peuvent généralement pas être considérés comme couverts par l'allocation FAVR pendant cette période. Vous pouvez proposer un remboursement alternatif (comme le taux de kilométrage standard) ou gérer les paiements différemment en fonction de la politique de l'entreprise.
Q : Comment l'âge du véhicule est-il déterminé pour la conformité au FAVR ?
UNE : L'âge est basé sur l'année modèle de votre véhicule, et non sur sa date d'achat. Une voiture de 6 ans récemment achetée serait toujours considérée comme étant âgée de 6 ans à des fins de conformité, ce qui vous mettrait en situation de non-conformité si votre programme utilise un cycle de conservation de 5 ans.
Conclusion
La conformité à l'âge des véhicules FAVR garantit aux employés des remboursements équitables et avantageux sur le plan fiscal tout en évitant les surpaiements pour les véhicules entièrement amortis. En comprenant le cycle de rétention de votre programme et son incidence sur votre éligibilité, vous pouvez prendre des décisions éclairées concernant l'achat de véhicules et le calendrier de remplacement.
La gestion d'informations précises sur les véhicules et de journaux de kilométrage détaillés à l'aide d'outils tels que TripLog simplifie le suivi de la conformité et fournit la documentation nécessaire à la fois pour les exigences de l'IRS et les tests d'imposition trimestriels. Que vous soyez majeur ou non, un suivi approprié protège à la fois votre statut d'exonération fiscale et l'exactitude de vos remboursements.
Vous souhaitez mettre en place un système FAVR pour votre équipe ? Planifiez une démonstration gratuite avec un expert en kilométrage TripLog dès aujourd'hui pour en savoir plus!
