Si vous avez des employés mobiles, configurez un kilométrage de l'entreprise la politique de remboursement est indispensable. Cela dit, toutes les entreprises n'ont pas mis en place de politique, et si elles le font, leurs politiques sont souvent inefficaces.
Méthodes obsolètes de suivi du kilométrage au stylo et au papier coûtent aux entreprises des milliers de dollars et d'innombrables heures de travail chaque année. Il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi. Aujourd'hui, nous allons expliquer pourquoi les politiques automatisées de remboursement du kilométrage sont importantes et comment vous pouvez facilement en mettre en place une.
Que couvre le remboursement du kilométrage ?
Le « kilométrage » fait référence à toutes les dépenses engagées lorsqu'un employé utilise son véhicule personnel pour le travail. Pensez à des tâches comme rencontrer des clients ou sortir chercher des fournitures de bureau.
S'ils utilisent leur véhicule personnel pour faire des affaires pour votre entreprise, ils sont soumis à un remboursement. Certaines dépenses potentielles pouvant être couvertes par le remboursement du kilométrage peuvent inclure :
- Carburant
- Changements d'huile
- Coûts d'assurance
- Maintenance générale
- Dépréciation de la voiture
N'oubliez pas que certaines choses ne sont pas couvertes par les remboursements de miles. Par exemple, les déplacements des employés ne sont généralement pas remboursés.
Quel montant devez-vous rembourser pour le kilométrage de votre employé ?
Déterminer le taux à rembourser à votre équipe peut sembler difficile, mais ce n'est pas obligatoire. Tout se résume à ce qui est juste.
Aux États-Unis, l'IRS tente de faciliter les choses en proposant un taux de kilométrage basé sur « une étude annuelle des coûts fixes et variables de la conduite d'une automobile » (IRS.gov). Le taux de kilométrage standard pour 2023 est de 65,5 cents pour le kilométrage professionnel.
Connexe : Explication du taux de kilométrage IRS | Comment le taux de kilométrage standard est-il déterminé ?
Dans la plupart des États, ce taux est toutefois facultatif. Si, en tant qu'employeur, vous pouvez prouver que les dépenses engagées par vos employés sont inférieures au taux recommandé par l'IRS, vous êtes en mesure de leur payer le taux que vous jugez juste.
Si vous choisissez de le faire, soyez prudent, car cette méthode peut vous exposer à des responsabilités si vous ne remboursez pas suffisamment. Le salaire net de votre employé peut être inférieur au salaire minimum.
Autres méthodes de remboursement du kilométrage
Cela dit, ce qui est juste pour un État peut ne pas l'être pour un autre. Un taux de remboursement utilisé par une entreprise technologique de San Francisco n'a peut-être pas autant de sens pour petite entreprise dans la campagne de l'Oklahoma.
Si, par exemple, vous pensez que le taux de l'IRS ne sera pas juste pour votre région, votre entreprise peut mettre en œuvre un programme à taux fixe et variable (FAVR). Si votre taux est supérieur à celui fixé par l'IRS, votre employé devra payer des impôts sur les revenus supplémentaires.
Les entreprises sont-elles obligées de rembourser le kilométrage ?
Dans la plupart des États, le remboursement du kilométrage n'est pas obligatoire. L'IRS n'a aucune réglementation fédérale obligeant les entreprises à proposer des programmes de remboursement.
Cela dit, la plupart des entreprises choisissent d'utiliser le taux de remboursement du kilométrage standard de l'IRS. En outre, certains États ont leurs propres lois et réglementations concernant le remboursement du kilométrage.
Consultez les lois de votre juridiction locale pour vous assurer de suivre les bonnes directives. Pour les lecteurs et les propriétaires d'entreprises qui ne résident pas aux États-Unis, assurez-vous de vérifier les exigences de votre gouvernement en matière de remboursement des dépenses, car certaines de ces informations peuvent ne pas s'appliquer.
Pourquoi votre entreprise devrait élaborer une politique de remboursement du kilométrage
Il y a deux raisons principales pour lesquelles vous devriez développer une politique de remboursement du kilométrage. Tout d'abord, cela contribue à attirer les meilleurs talents en garantissant que l'entreprise remboursera toutes les dépenses liées à l'entreprise engagées par l'employé. Deuxièmement, il permet à l'entreprise de réduire son exposition fiscale en identifiant les dépenses professionnelles valides qu'elle peut amortir.
Remboursement du kilométrage des employés : les données
Sans un moderne application de suivi du kilométrage, les employés utilisent généralement des carnets de kilométrage en papier. Pour ce faire, le conducteur doit sortir son carnet de kilométrage, saisir un stylo et saisir manuellement les informations nécessaires.
Les conducteurs passent environ 2 minutes par kilométrage enregistré à l'aide de journaux écrits à la plume. Un outil de suivi automatique du kilométrage tel que TripLog supprime presque entièrement ce temps.
Si les conducteurs effectuent plusieurs trajets au cours de la journée, ces minutes s'additionnent, un conducteur moyen passant en moyenne 58 heures par an à remplir des carnets de kilométrage manuels.
Connexe : Règle de l'IRS en matière de kilométrage domicile-travail : ce que les entreprises doivent savoir
En outre, TripLog a constaté que, sur une période de trois ans, 28 % de toutes les réclamations relatives au kilométrage manuel sont surdéclarées, coûtant en moyenne aux entreprises plus de 1 800 dollars par chauffeur. L'application TripLog croise les rapports manuels avec Google Maps, garantissant ainsi des rapports de kilométrage précis.
Comment mettre en œuvre une politique de remboursement du kilométrage
Pour tirer parti des avantages de la mise en œuvre d'une politique de remboursement du kilométrage, une entreprise doit s'assurer que certaines choses sont en place pour répondre à tous Exigences de l'IRS. Un plan responsable est l'une de ces nécessités.
Si vous choisissez d'utiliser le taux de kilométrage standard, vous devrez établir un plan responsable. Un plan responsable décrit les remboursements et les allocations de dépenses pour les employés. Cela garantira que votre remboursement est exempt d'impôts.
Lors de la mise en place d'un plan responsable, les entreprises doivent s'assurer qu'elles répondent à trois critères spécifiques :
- Les dépenses de votre employé doivent être liées à l'entreprise.
- L'employé doit fournir un rapport de dépenses détaillé et en temps opportun.
- L'employé doit rembourser tout paiement supérieur au remboursement dans un délai raisonnable.
Pour garantir des remboursements exacts, les employés doivent suivre leur kilométrage.
Comme indiqué ci-dessus, les employés doivent fournir des rapports de dépenses détaillés et en temps opportun. Ces rapports devraient différencier le kilométrage professionnel du kilométrage personnel.
Les problèmes liés aux méthodes manuelles de remboursement du kilométrage
Depuis des décennies, les entreprises demandent à leurs employés de remplir des carnets de kilométrage manuels. Cela les oblige à sortir un journal de kilométrage papier et un stylo et à noter manuellement des informations telles que les relevés du compteur kilométrique.
Souvent, l'employé devra présenter une pile de reçus, obligeant votre entreprise à investir plus de temps dans le tri et l'organisation des dépenses. Dans une étude interne, TripLog a découvert que les conducteurs passaient environ 2 minutes par arrêt à remplir les carnets de kilométrage.
Un client TripLog ont découvert que leurs chauffeurs passaient huit heures par mois uniquement à saisir manuellement leurs déplacements.
Environ 19 % de toutes les notes de dépenses contiennent des erreurs, et les entreprises perdent environ 5 % de leurs revenus à cause de la fraude. Les notes de frais manuelles rendent les entreprises nettement plus vulnérables aux erreurs et à la fraude.
Connexe : Rapports de dépenses manuels : les coûts cachés
Les applications de suivi automatique du kilométrage facilitent le remboursement du kilométrage
En passant du stylo et du papier à une application de suivi automatique du kilométrage telle que TripLog, les entreprises peuvent économiser beaucoup d'argent et de temps. Les conducteurs disposent d'un moyen élégant, moderne et rapide de suivre leur kilométrage et leurs dépenses, et les propriétaires d'entreprise et les administrateurs ont accès à notre tableau de bord Web complet.
TripLog commence automatiquement à suivre les trajets de votre équipe dès qu'elle commence à conduire et s'arrête lorsqu'elle s'arrête. D'un simple glissement de doigt, ils peuvent classer le voyage en tant que voyage professionnel ou personnel.
Ensuite, directement depuis l'application, les employés peuvent soumettre leurs rapports directement à votre équipe administrative pour remboursement. Vous pouvez même déduire les premiers et derniers trajets de votre équipe (c'est-à-dire ses trajets domicile-travail) de ses relevés de kilométrage.
Le tableau de bord Web de TripLog regroupe toutes les informations relatives au remboursement des miles de votre équipe en un seul endroit pratique. Grâce à des fonctionnalités d'analyse et de reporting détaillées, vous pouvez voir où va votre argent et approuver ou rejeter les notes de dépenses.
Remboursement du kilométrage par rapport à l'indemnité kilométrique
Comme nous le savons, chaque entreprise est différente et il se peut qu'une solution unique ne convienne pas à toutes. Il convient de souligner les principales différences entre le remboursement des employés pour leur kilométrage et leurs dépenses par rapport à l'octroi d'une allocation.
Lorsque les entreprises fournissent une allocation, les employés reçoivent leurs fonds à l'avance et peuvent les utiliser pour voyager sans avoir à attendre. Cela dit, cette méthode peut entraîner fraude et inexactitudes involontaires.
Exiger des employés qu'ils soumettent des relevés de frais de kilométrage peut réduire les cas de fraude et d'inexactitude, mais cela augmente les formalités administratives. Pour de nombreuses entreprises qui cherchent à réduire la fraude et à mieux maîtriser leurs dépenses, il peut s'agir d'une option plus intéressante.
En choisissant remboursement du kilométrage présente des inconvénients, mais les entreprises peuvent tirer parti d'une technologie qui automatise l'ensemble du processus.
Comment TripLog peut vous aider en matière de remboursement du kilométrage
Efficace solutions de suivi et de remboursement du kilométrage tels que TripLog peuvent réduire le temps et les efforts nécessaires à la mise en place d'une politique de remboursement du kilométrage. TripLog est de loin la meilleure solution de remboursement du kilométrage du marché.
TripLog fournit une solution intelligente de remboursement des kilomètres non seulement aux petites et moyennes entreprises, mais également aux grandes entreprises.
Connexe : Le remboursement du kilométrage est-il considéré comme un revenu imposable ?
Notre tableau de bord Web intuitif permet aux administrateurs de gérer les approbations, les superviseurs, le kilométrage, etc. Le tableau de bord permet aux entreprises de configurer facilement leur plan responsable et leur politique de remboursement des kilomètres.
Fonctionnalités de remboursement du kilométrage de TripLog
L'application facile à utiliser de TripLog permet de nombreuses options de démarrage automatique configurables et oubliées. En outre, le tableau de bord Web de TripLog permet aux propriétaires d'entreprise et aux administrateurs d'accéder à des données pertinentes, telles que le kilométrage mensuel, la consommation de carburant, les heures de pointe, etc.
Un contrôle complet et total via le tableau de bord complet permet aux administrateurs de l'entreprise de personnaliser les détails du remboursement des miles chaque fois que les exigences de l'IRS ou les politiques de l'entreprise changent.
TripLog offre aux entreprises un avantage concurrentiel en les aidant à faire du suivi du kilométrage un processus plus efficace, plus facile à gérer et plus transparent.
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