Si tiene empleados móviles, configure un kilometraje de la empresa la política de reembolso es imprescindible. Dicho esto, no todas las empresas tienen una política establecida y, si la tienen, sus políticas suelen ser ineficientes.
Métodos anticuados de seguimiento de kilometraje con lápiz y papel cuestan a las empresas miles de dólares e innumerables horas de trabajo cada año. No tiene por qué ser así. Hoy analizaremos por qué son importantes las políticas automatizadas de reembolso de millas y cómo puedes configurarlas fácilmente.
¿Qué cubre el reembolso de millas?
El «kilometraje» se refiere a cualquier gasto incurrido cuando un empleado usa su vehículo personal para trabajar. Piense en tareas como reunirse con clientes o salir a buscar material de oficina.
Si utilizan su vehículo personal para hacer negocios para tu empresa, están sujetos a recibir un reembolso. Algunos posibles gastos que pueden cubrirse con el reembolso de millas incluyen:
- Combustible
- Cambios de aceite
- Costos de seguro
- Mantenimiento general
- Depreciación de automóviles
Tenga en cuenta que ciertos aspectos no están cubiertos por los reembolsos de millas. Por ejemplo, los viajes diarios de los empleados no suelen reembolsarse.
¿Cuánto debe reembolsar por el kilometraje de su empleado?
Determinar qué tarifa reembolsar a tu equipo puede parecer complicado, pero no tiene por qué serlo. Todo se reduce a lo que es justo.
En los Estados Unidos, el IRS trata de facilitarlo ofreciendo una tarifa por kilometraje que se basa en «un estudio anual de los costos fijos y variables de operar un automóvil» (IRS.gov). La tarifa de kilometraje estándar para 2023 es de 65,5 centavos para el kilometraje comercial.
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Sin embargo, en la mayoría de los estados, esta tarifa es opcional. Si usted, como empleador, puede demostrar que los gastos en los que incurren sus empleados son inferiores a la tasa recomendada por el IRS, puede pagarles la tarifa que considere justa.
Si decides hacerlo, ten cuidado, ya que este método puede hacerte responsable si no reembolsas lo suficiente. El salario neto de su empleado puede estar por debajo del salario mínimo.
Otros métodos de reembolso de millas
Dicho esto, lo que es justo para un estado puede no serlo en otro. La tasa de reembolso utilizada por una empresa de tecnología en San Francisco puede no tener tanto sentido para un pequeña empresa en la zona rural de Oklahoma.
Si, por ejemplo, cree que la tasa del IRS no será justa para su región, su empresa puede implementar un programa de tasa fija y variable (FAVR). Si su tasa es más alta que la establecida por el IRS, su empleado tendrá que pagar impuestos sobre los ingresos adicionales.
¿Están obligadas las empresas a reembolsar las millas?
En la mayoría de los estados, el reembolso de millas no es un requisito. El IRS no tiene ningún reglamento federal que obligue a las empresas a ofrecer programas de reembolso.
Dicho esto, la mayoría de las empresas optan por utilizar la tasa estándar de reembolso de millas del IRS. Además, algunos estados tienen sus propias leyes y reglamentos con respecto al reembolso de millas.
Consulta las leyes de tu jurisdicción local para asegurarte de seguir las directrices correctas. Para los lectores y propietarios de empresas que no vivan en los Estados Unidos, asegúrese de comprobar los requisitos de su gobierno en materia de reembolso de gastos, ya que es posible que parte de esta información no se aplique.
Por qué su empresa debería desarrollar una política de reembolso de millas
Hay dos razones principales por las que debe desarrollar una política de reembolso de millas. En primer lugar, ayuda a atraer a los mejores talentos al garantizar que la empresa cubrirá cualquier gasto relacionado con la empresa en el que incurra el empleado. En segundo lugar, permite a la empresa reducir su exposición fiscal al identificar los gastos comerciales válidos que puede cancelar.
Reembolso de millas para empleados: los datos
Sin un moderno aplicación de seguimiento de kilometraje, los empleados suelen utilizar registros de kilometraje en papel. Esto requiere que el conductor saque su libro de registro de millas, tome un bolígrafo e introduzca manualmente la información necesaria.
Los conductores pasan alrededor de 2 minutos por cada kilometraje que ingresan utilizando registros de bolígrafo y papel. Un rastreador automático de kilometraje como TripLog reduce ese tiempo casi por completo.
Si los conductores hacen varios viajes a lo largo del día, estos minutos se acumulan, y un conductor típico dedica un promedio de 58 horas al año a completar los registros de kilometraje manuales.
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Además, TripLog descubrió que, en un período de tres años, El 28% de todas las reclamaciones de kilometraje manual se declaran en exceso, lo que cuesta a las empresas un promedio de más de 1.800 dólares por conductor. La aplicación de TripLog compara los informes manuales con los de Google Maps, lo que garantiza la precisión de los informes sobre el kilometraje.
Cómo implementar una política de reembolso de millas
Para aprovechar los beneficios de implementar una política de reembolso de millas, la empresa debe asegurarse de que existan ciertas cosas para cumplir con todos Requisitos del IRS. Un plan responsable es una de esas necesidades.
Si eliges usar la tarifa de millas estándar, tendrás que establecer un plan responsable. Un plan responsable describe las deducciones de reembolso y gastos para los empleados. Esto garantizará que su reembolso esté libre de impuestos.
Al establecer un plan responsable, las empresas deben asegurarse de cumplir tres criterios específicos:
- Los gastos de su empleado deben estar relacionados con el negocio.
- El empleado debe proporcionar un informe de gastos detallado y oportuno.
- El empleado debe devolver cualquier pago que supere el reembolso dentro de un plazo razonable.
Para garantizar reembolsos precisos, los empleados deben hacer un seguimiento de su kilometraje.
Como se indicó anteriormente, los empleados deben proporcionar informes de gastos detallados y oportunos. Estos informes deben diferenciar el kilometraje empresarial del kilometraje personal.
Los problemas con los métodos manuales de reembolso de millas
Durante décadas, las empresas han hecho que sus empleados rellenen los registros de kilometraje de forma manual. Esto requiere que saquen un registro de kilometraje en papel y un bolígrafo y anoten manualmente información como las lecturas del odómetro.
A menudo, el empleado tendrá que presentar una pila de recibos, lo que obligará a la empresa a invertir más tiempo en clasificar y organizar los gastos. En un estudio interno, TripLog descubrió que los conductores dedican aproximadamente 2 minutos por parada a rellenar los registros de kilometraje.
Un cliente de TripLog descubrieron que sus conductores dedicaban ocho horas al mes a introducir manualmente sus viajes.
Aproximadamente el 19% de todos los informes de gastos tienen errores, y las empresas pierden alrededor del 5% de sus ingresos a causa del fraude. Los informes de gastos manuales hacen que las empresas sean significativamente más propensas a cometer errores y fraudes.
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Las aplicaciones de seguimiento automático de millas facilitan el reembolso de millas
Al cambiar de lápiz y papel a una aplicación de seguimiento automático de kilometraje como TripLog, las empresas pueden ahorrar cantidades incalculables de dinero y tiempo. Los conductores disponen de una forma elegante, moderna y rápida de llevar un registro de sus millas y gastos, y los propietarios y administradores de empresas tienen acceso a nuestro completo panel de control web.
TripLog comienza a rastrear automáticamente los viajes de su equipo en el momento en que comienzan a conducir y se detiene cuando se detienen. Con solo deslizar el dedo, pueden clasificar el viaje como de negocios o personal.
Luego, directamente desde la aplicación, los empleados pueden enviar sus informes directamente a tu equipo de administración para obtener un reembolso. Incluso puedes deducir el primer y el último viaje de tu equipo (es decir, sus desplazamientos diarios) de sus informes de kilometraje.
El panel web de TripLog contiene toda la información de reembolso de millas de su equipo en un lugar práctico. Gracias a las funciones de análisis e informes detallados, puedes ver a dónde va tu dinero, así como aprobar o rechazar los informes de gastos.
Reembolso de millas frente a franquicia de millas
Como sabemos, cada negocio es diferente y es posible que no haya una talla única para todos. Vale la pena señalar las principales diferencias entre reembolsar a los empleados el kilometraje y los gastos y ofrecerles una asignación.
Cuando las empresas ofrecen una asignación, los empleados reciben sus fondos de antemano y pueden usarlos para viajar sin tener que esperar. Dicho esto, este método puede resultar en fraude e imprecisiones involuntarias.
Exigir a los empleados que presenten informes de gastos de kilometraje puede reducir los casos de fraude e inexactitud, pero aumenta el papeleo. Para muchas empresas que intentan reducir el fraude y controlar más estrictamente sus gastos, esta puede ser una opción más atractiva.
Eligiendo reembolso de millas tiene sus desventajas, pero las empresas pueden aprovechar la tecnología que automatiza todo el proceso.
Cómo puede ayudar TripLog con el reembolso de millas
Efectivo soluciones de seguimiento y reembolso de millas como TripLog, pueden reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para establecer una política de reembolso de millas. TripLog es, con mucho, la mejor solución de reembolso de millas del mercado.
TripLog ofrece una solución inteligente de reembolso de millas no solo para pequeñas y medianas empresas, sino también para organizaciones más grandes a escala empresarial.
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Nuestra panel web intuitivo permite a los administradores gestionar las aprobaciones, los supervisores, el kilometraje y mucho más. El panel de control permite a las empresas configurar fácilmente su plan responsable y su política de reembolso de millas.
Características de reembolso de millas de TripLog
La aplicación fácil de usar de TripLog permite muchas opciones de inicio automático para configurar y olvidar. Además, el panel web de TripLog brinda a los propietarios y administradores de negocios acceso a datos valiosos, como el kilometraje mensual, el consumo de combustible, las horas de mayor actividad y más.
El control total y completo a través del panel integral permite a los administradores de la empresa personalizar los detalles del reembolso de millas siempre que cambien los requisitos del IRS o las políticas de la empresa.
TripLog brinda a las empresas una ventaja competitiva al ayudarlas a hacer del seguimiento del kilometraje un proceso más eficiente, manejable y transparente.
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