Quand il s'agit de remboursement du kilométrage, la plupart des entreprises utilisent le taux de kilométrage IRS standard. Cependant, de nombreux leaders du secteur choisissent plutôt de mettre en œuvre taux fixe et variable (FAVR) programmes de remboursement.
Les programmes FAVR peuvent être l'une des méthodes les plus rentables et les plus précises pour rembourser les employés. Aujourd'hui, nous discuterons des plans FAVR et des meilleurs moyens d'en mettre en œuvre un pour votre entreprise.
Explication des plans de remboursement FAVR
La FAVR est un type d'allocation de paiement. Il est conçu pour rembourser les employés qui conduisent leur propre voiture pour faire des affaires pour l'entreprise pour laquelle ils travaillent. Les remboursements sont une combinaison d'allocations mensuelles et de remboursements de kilométrage.
Connexe: Les 5 principales idées fausses sur le suivi du kilométrage des entreprises
L'allocation est en place pour couvrir fixe les coûts liés à la possession d'un véhicule. Le remboursement du kilométrage est là pour couvrir variable les coûts d'exploitation dudit véhicule.
Quels sont ces « coûts fixes et variables » ?
Coûts fixes
Les « coûts fixes » font généralement référence à des éléments tels que la valeur d'amortissement de la voiture, l'assurance automobile, les taxes et les frais d'immatriculation. Le montant total est ajusté en fonction de la durée pendant laquelle l'employé utilise le véhicule à des fins professionnelles.
Coûts variables
Les « coûts variables » font référence à les frais qui peut évoluer au fil du temps. Cela peut inclure le carburant, l'entretien, les vidanges d'huile ou les changements de pneus.
Pour les véhicules électriques, les coûts variables comprennent l'électricité pour la recharge, l'entretien de la batterie et le remplacement des pneus. Les entreprises devraient s'assurer que leurs programmes FAVR tiennent correctement compte des coûts d'exploitation des véhicules traditionnels et électriques afin de rester compétitives en 2025.
Comment fonctionne un plan FAVR ?
UNE Programme FAVR suit une procédure très précise pour le remboursement de différents types de frais. Le remboursement de chaque employé est associé au type de véhicule et à l'emplacement de son véhicule.
Le code postal du chauffeur détermine le remboursement. Cela signifie que le conducteur reçoit des paiements en fonction de son kilométrage et de sa région de résidence.
Quels que soient les kilomètres parcourus, chaque employé reçoit un montant fixe pour couvrir les frais de propriété. Ils reçoivent également un montant variable en fonction du kilométrage parcouru. Chaque mois, le tarif en cents par mile change en fonction des prix locaux du carburant.
Le plan FAVR par rapport à un plan de remboursement du kilométrage standard
Lorsqu'un employeur utilise un programme de remboursement du kilométrage standard, ses employés mobiles doivent suivre les kilomètres qu'ils ont parcourus dans le cadre de leurs activités. Ils doivent ensuite transmettre ces informations à leur employeur.
Connexe : Applications de suivi du kilométrage Vs. Enregistrement du kilométrage sur papier
L'employeur détermine le paiement en multipliant le kilométrage parcouru par son employé par le taux au cent par mile fixé par l'entreprise. D'autre part, un programme de remboursement FAVR paie non seulement le taux de kilométrage, mais également une allocation mensuelle. Les données locales sur les dépenses relatives aux véhicules aident à déterminer les deux montants.
De nombreuses entreprises préfèrent cette méthode car elle garantit des paiements exacts lorsque les employés vivent dans différentes régions. Le plan est assorti de tarifs spécifiques à l'emplacement et rembourse en conséquence.
Si vous conduisez votre voiture à New York, votre taux de remboursement sera différent de celui d'un chauffeur travaillant dans le Dakota du Nord. En effet, le carburant et les autres coûts connexes sont relativement plus élevés à New York.
Comparaison entre FAVR et les plans de remboursement standard
Comparé à un plan de remboursement du kilométrage standard, les programmes FAVR sont souvent plus précis car ils prennent en compte les données réelles sur les dépenses en véhicules disponibles localement. C'est pourquoi les programmes FAVR ont tendance à éviter à la fois les paiements en trop et les sous-paiements.
Pour mettre les choses en perspective, les employés peuvent dépenser plus que ce qu'ils reçoivent à titre de remboursement. D'un autre côté, leurs employeurs peuvent les surpayer si, par exemple, le prix du carburant a baissé.
Un plan de kilométrage standard peut non seulement désavantager l'employé. L'employeur peut également souffrir de trop-payés dans certains États. Certains employeurs préfèrent néanmoins un système plus simple basé sur le kilométrage au lieu d'un plan FAVR très flexible.
Il convient de mentionner que ce type de système ne prend pas en compte les différents coûts, tels que le prix du carburant. En outre, ils peuvent ne pas correspondre aux prix de la région, ce qui entraîne des sous-paiements ou des trop-payés.
En résumé, les plans de remboursement en cents par mile constituent une méthode de remboursement du kilométrage plus simple (quoique moins précise). Le FAVR est toutefois une approche plus personnalisée qui prend en compte les coûts individuels de chaque employé et qui est spécifique à l'emplacement.
Exigences du programme FAVR - Votre entreprise peut-elle gérer un programme FAVR ?
Lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre le FAVR, une entreprise doit répondre à ses exigences. Il s'agit d'un plan de remboursement destiné aux entreprises dont les effectifs sont répartis dans différentes régions.
Votre entreprise doit employer au moins cinq conducteurs et ils doivent parcourir plus de 5 000 miles à des fins professionnelles chaque année.
De plus, à partir de 2025, les véhicules utilisés dans le cadre des programmes FAVR ne doit pas dépasser la valeur de base maximale de 61 200$ de l'IRS. Cette exigence permet de garantir que le programme demeure conforme et exempt d'impôt pour les employés.
Il convient également de noter que seules les entreprises basées aux États-Unis sont éligibles au plan FAVR. Étant donné que les lois au Canada et au Mexique fonctionnent différemment, la FAVR ne peut pas subvenir aux besoins des employés qui y travaillent.
Quels types d'industries utilisent FAVR ?
Les secteurs qui considéreront les plans FAVR comme la méthode de remboursement la plus favorable sont les suivants : directeurs des ventes. Leur travail les oblige souvent à se déplacer fréquemment pour rencontrer leurs clients.
Connexe : Rapports de dépenses manuels : les coûts cachés
D'autres secteurs peuvent également en bénéficier. Professionnels de santé qui doivent souvent se rendre au domicile de leurs patients trouveront que le FAVR est très bénéfique.
De plus, à l'ère post-COVID, les restaurants du monde entier ont commencé à prospérer grâce aux services de livraison. Cela fait de FAVR un plan très favorable pour eux !
Comment mettre en œuvre un programme FAVR ?
Le développement d'un programme FAVR peut prendre des mois. L'IRS fournit des directives, mais, comme vous vous en doutez, ils ne sont pas vraiment conviviaux. La plupart des entreprises qui souhaitent mettre en œuvre le FAVR ou d'autres méthodes de remboursement du kilométrage se tournent vers des professionnels pour obtenir de l'aide.
Notre équipe d'experts peut vous aider à choisir le type de plan de kilométrage qui répondra aux besoins de votre entreprise. Notre tableau de bord Web complet et élégant application de suivi du kilométrage simplifiez les remboursements !
Pour en savoir plus sur la façon dont TripLog kilométrage de l'entreprise les fonctionnalités peuvent faire économiser à votre entreprise d'innombrables heures de travail et des milliers de dollars chaque année, planifiez une démonstration gratuite. Vous pouvez également visiter notre page de tarification pour commencer dès aujourd'hui, ou essayez notre calculateur d'économies liées au remboursement du kilométrage.
