Cuando se trata de reembolso de millas, la mayoría de las empresas utilizan el tarifa de millaje estándar del IRS. Sin embargo, muchos líderes de la industria optan por implementar tipo fijo y variable (FAVR) programas de reembolso.
Los programas FAVR pueden ser uno de los métodos más rentables y precisos para ofrecer reembolsos a los empleados. Hoy analizaremos qué son los planes FAVR y las mejores formas de implementar uno para su empresa.
Explicación de los planes de reembolso de FAVR
El FAVR es un tipo de asignación de pago. Está diseñado para reembolsar a los empleados que conducen sus propios automóviles para hacer negocios en la empresa para la que trabajan. Los reembolsos son una combinación de la asignación mensual y los pagos de reembolso de millas.
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El subsidio está destinado a cubrir la fija costos de poseer un vehículo. El reembolso del kilometraje está ahí para cubrir el variable costos de operación de dicho vehículo.
¿Qué son estos «costos fijos y variables»?
Costos fijos
Los «costos fijos» generalmente se refieren a cosas como el valor de depreciación del automóvil, el seguro del automóvil, los impuestos y los cargos de licencia y registro. El monto total se ajusta de acuerdo con la cantidad de tiempo que el empleado usa el vehículo con fines comerciales.
Costos variables
Los «costos variables» se refieren a gastos eso puede cambiar con el tiempo. Esto puede incluir cambios de combustible, mantenimiento y aceite o cambios de neumáticos.
En el caso de los vehículos eléctricos, los costos variables incluyen la electricidad para la carga, el mantenimiento de la batería y el cambio de neumáticos. Las empresas deben asegurarse de que sus programas FAVR tengan debidamente en cuenta los costos operativos de los vehículos tradicionales y eléctricos para seguir siendo competitivas en 2025.
¿Cómo funciona un plan FAVR?
UN Programa FAVR sigue un procedimiento muy preciso para reembolsar diferentes tipos de costes. El reembolso de cada empleado individual está asociado al tipo de vehículo y a la ubicación.
El código postal del conductor determina el reembolso. Esto significa que el conductor recibe los pagos en función de su kilometraje y de la región en la que vive.
Independientemente de las millas que recorran, cada empleado recibe una cantidad fija para cubrir los gastos de propiedad. También reciben una cantidad variable según el kilometraje. Cada mes, la tarifa de centavos por milla cambia según los precios locales del combustible.
El plan FAVR frente a un plan estándar de reembolso de millas
Cuando un empleador utiliza un programa de reembolso de millas estándar, sus empleados móviles deben hacer un seguimiento de las millas en las que incurrieron al realizar sus actividades comerciales. Luego, deben enviar esa información a su empleador.
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El empleador determina el pago multiplicando las millas de sus empleados por la tarifa de un centavo por milla que establece la empresa. Por otro lado, un programa de reembolso de FAVR paga no solo la tarifa por millaje, sino también un estipendio mensual. Los datos locales sobre los gastos de los vehículos ayudan a determinar ambos montos.
Muchas empresas prefieren este método, ya que garantiza pagos precisos cuando los empleados viven en diferentes regiones. El plan incluye tarifas específicas para cada ubicación y reembolsa en consecuencia.
Si conduces tu automóvil en Nueva York, tu tasa de reembolso será diferente a la de un conductor que trabaje en Dakota del Norte. Esto se debe a que el combustible y otros costos relacionados son relativamente más altos en la ciudad de Nueva York.
Comparación de FAVR con los planes de reembolso estándar
Comparado con un plan estándar de reembolso de millas, los programas FAVR suelen ser más precisos, ya que tienen en cuenta los datos reales de gastos de los vehículos disponibles a nivel local. Esta es la razón por la que los programas FAVR tienden a evitar tanto los pagos excesivos como los pagos insuficientes.
Para poner las cosas en perspectiva, es posible que los empleados gasten más de lo que reciben como reembolso. Por otro lado, sus empleadores podrían estar pagándoles de más si, por ejemplo, los precios del combustible han bajado.
Un plan de kilometraje estándar no solo puede poner al empleado en desventaja. El empleador también puede sufrir en forma de sobrepagos en algunos estados. Sin embargo, algunos empleadores prefieren un sistema más simple basado en el kilometraje en lugar de un plan FAVR altamente flexible.
Vale la pena mencionar que este tipo de sistema no tiene en cuenta los costos variables, como los precios del combustible. Además de esto, es posible que no se ajusten a los precios de la región, lo que se traduce en pagos insuficientes o sobrepagos.
En pocas palabras, los planes de reembolso de centavos por milla son un método de reembolso de millas más simple (aunque menos preciso). Sin embargo, el FAVR es un enfoque más personalizado que considera los costos individuales de cada empleado y es específico para cada ubicación.
Requisitos del programa FAVR: ¿Puede su empresa ejecutar un programa FAVR?
Cuando se trata de implementar FAVR, una empresa debe cumplir con sus requisitos. Este es un plan de reembolso destinado a empresas con su fuerza laboral repartida en diferentes regiones.
Su empresa debe emplear, como mínimo, cinco conductores y deben conducir más de 5000 millas con fines comerciales al año.
Además, a partir de 2025, los vehículos utilizados en los programas FAVR no debe superar el valor base máximo del IRS de 61.200 dólares. Este requisito ayuda a garantizar que el programa cumpla con las normas y esté libre de impuestos para los empleados.
También vale la pena señalar que solo las empresas con sede en EE. UU. son elegibles para el plan FAVR. Teniendo en cuenta que las leyes de Canadá, al igual que las de México, funcionan de manera diferente, FAVR no puede atender a los empleados que trabajan allí.
¿Qué tipos de industrias utilizan FAVR?
Las industrias que considerarán que los planes FAVR son el método de reembolso más favorable incluyen ejecutivos de ventas. Sus trabajos a menudo requieren que viajen con frecuencia para reunirse con sus clientes.
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Otras industrias también pueden beneficiarse. Profesionales de la salud quienes con frecuencia tienen que visitar los hogares de sus pacientes encontrarán que el FAVR es muy beneficioso.
Además, en la era posterior a la COVID, los restaurantes de todo el mundo han empezado a prosperar gracias a los servicios de entrega a domicilio. ¡Esto convierte a FAVR en un plan muy favorable para ellos!
¿Cómo implemento un programa FAVR?
El desarrollo de un programa FAVR puede ser un proceso de meses. El IRS proporciona directrices, pero, como es de esperar, no son precisamente fáciles de usar. La mayoría de las empresas que buscan implementar el FAVR u otros métodos de reembolso de millas recurren a profesionales en busca de ayuda.
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