Si está leyendo esto, es porque tiene empleados que utilizan sus vehículos personales para trabajar y ha oído que puede haber un método más justo y preciso para reembolsar su kilometraje que incluso puede ayudar a su organización a ahorrar dinero - FAVR.
FAVR significa reembolso de "tarifa fija y variable". A diferencia de los métodos de reembolso tradicionales como céntimos por milla o asignación por coche, FAVR sacrifica la comodidad por la precisión.
Combina un pago fijo y único para los costes de propiedad que no varían con los kilómetros recorridos (como la depreciación y el seguro) con una tarifa variable por milla que sí varía con los kilómetros recorridos (como la gasolina y el mantenimiento).
Cuando se configura correctamente, FAVR ayuda a las empresas a ahorrar dinero y a ofrecer a los empleados reembolsos justos y libres de impuestos. Aunque tenemos una guía más detallada que desglosa cada aspecto de FAVR en detalle, esta guía pretende ser un resumen más sencillo para ayudarle a empezar a comprender FAVR.
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Puntos clave
- FAVR combina un pago fijo por los costos de propiedad del vehículo con un pago variable por milla por los costos de conducción.
- FAVR es más preciso que los programas estándar de centavos por milla que utilizan la tarifa recomendada por el IRS, porque tiene en cuenta los costos locales del vehículo en lugar de usar un promedio nacional.
- Los reembolsos FAVR están libres de impuestos cuando se configuran correctamente.
¿Qué es el reembolso FAVR?
FAVR es un programa de reembolso para empleados que utilizan sus vehículos personales para trabajar.
En lugar de pagar a todos la misma tarifa por milla o de dar a cada conductor la misma asignación mensual, FAVR está diseñado para ser significativamente más preciso. La forma más sencilla de entender FAVR es compararlo con el reembolso de centavos por milla.
El IRS publica una tarifa de millaje anual que determina revisando los costos de poseer y operar un vehículo para el trabajo. La tarifa estándar actual de millaje comercial es de 72.5 centavos por milla.
Esta tarifa es la que utilizan los trabajadores autónomos y contratistas independientes para deducir su millaje en sus impuestos. Muchas empresas optan por reembolsar a sus empleados a esa tarifa, ya que es conveniente y se basa en cierto análisis real.
El problema con esa tarifa es que es un promedio nacional de los costos de propiedad y operación de vehículos. Esos costos pueden variar enormemente dependiendo de la parte del país en la que te encuentres, o incluso si estás en una zona urbana o rural de un mismo estado.
Ahí es donde entra en juego FAVR.
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En lugar de producir un promedio nacional, FAVR (esencialmente, estamos simplificando un poco) toma los mismos costos y produce una tarifa local , dividida en una suma global (como una asignación para automóvil) y una tarifa por milla (como la tarifa del IRS, aunque será significativamente más baja).
Dado que los costos de propiedad y operación de vehículos pueden variar significativamente entre regiones, usar la tarifa del IRS casi siempre garantizará que se esté pagando de más a algunos conductores y de menos a otros. Un sistema FAVR hará que cada conductor reciba un pago significativamente más justo basado en los costos reales en los que incurre, y las empresas ahorran miles de dólares por empleado en promedio.
¡Una situación en la que todos ganan! ¿Pero es demasiado bueno para ser verdad? No, pero hay una trampa, a saber, que no todos los conductores son elegibles para FAVR.
Elegibilidad y requisitos de FAVR
Para estar exento de impuestos, FAVR tiene algunos requisitos muy específicos. En primer lugar, FAVR no está diseñado para conductores ocasionales.
Para calificar para FAVR, los empleados deben conducir al menos 5,000 millas de negocios al año, o el 80% del kilometraje de negocios anual proyectado por el programa, lo que sea mayor. Los programas FAVR también deben cubrir al menos 5 empleados.
Los empleados también deben poseer o arrendar el vehículo por el que se les reembolsa, y ese vehículo debe coincidir razonablemente con el “automóvil estándar” utilizado para calcular las tarifas FAVR de la empresa.
Ese automóvil estándar es básicamente el vehículo de referencia en torno al cual se construye su programa FAVR. No se calculan las tarifas basándose en el coche exacto de cada empleado. En su lugar, cuando se crea el programa, se elige un vehículo representativo y se utilizan sus costos esperados de propiedad y operación para establecer los pagos fijos y variables.
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Por ello, el vehículo real de un empleado debe estar razonablemente cerca de ese punto de referencia. Si el plan se basa en un vehículo nuevo de $35,000, un empleado no puede calificar bajo ese plan FAVR mientras conduce un coche mucho más antiguo o menos costoso.
Los empleados también deben mantener un seguro adecuado y proporcionar documentación del vehículo, incluyendo detalles como marca, modelo, año, lectura del odómetro e información de propiedad/arrendamiento.
Al igual que otros métodos de reembolso exentos de impuestos, FAVR depende de una documentación adecuada. Esto significa que los empleados deben poder justificar su kilometraje, lo que requiere un seguimiento preciso.
Los empleados deben registrar el kilometraje, las fechas, los destinos y los propósitos de sus viajes de negocios. Si bien FAVR es un método de reembolso potente, los requisitos de configuración y seguimiento hacen que la mayoría de las empresas no deban intentar gestionarlo manualmente.
Cómo funcionan los pagos FAVR
Un reembolso FAVR tiene dos componentes: fijo y variable.
El pago fijo cubre los costos de propiedad; es decir, los costos que un empleado tiene independientemente de cuántas millas conduzca por trabajo. Piense en la depreciación, el seguro, el registro, las tarifas de licencia y ciertos impuestos.
Esta parte funciona un poco como una asignación para coche porque se paga como una suma global, generalmente mensual.
El componente variable cubre los costos operativos que varían según las millas recorridas. Piense en la gasolina, el mantenimiento, los cambios de aceite, el desgaste de los neumáticos, etc.
Esa parte funciona de manera más similar a un reembolso por centavos por milla porque se paga en función de una tarifa por milla.
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Por ejemplo, un empleado podría recibir un pago fijo mensual de $350 más $0.18 por milla de uso comercial. Si condujera 1,000 millas de uso comercial ese mes, su reembolso sería:
$350 + ($0.18 * 1,000 millas) = $530.
Si se hubiera utilizado la tarifa estándar de kilometraje del IRS de 2026, a ese mismo conductor se le pagarían $725 ($0.725 * 1,000 millas), un sobrepago significativo. Si bien FAVR es ciertamente más complicado, el ahorro de costos por conductor puede ser enorme.
¿Es FAVR adecuado para su negocio?
Si tiene un equipo pequeño, conductores ocasionales o empleados que no recorren muchas millas por trabajo, el reembolso por centavos por milla es probablemente la opción más sencilla. Dependiendo de las cifras, es posible que ni siquiera califique para FAVR de todos modos.
FAVR es una buena opción para empresas con conductores que recorren muchas millas, cuando los empleados están distribuidos en diferentes regiones y que tienen una necesidad real de hacer que los reembolsos sean más precisos.
La desventaja es que FAVR puede requerir más trabajo para administrarse. Se necesita un seguimiento preciso del kilometraje, datos de costos basados en la ubicación, documentación del vehículo, verificaciones de elegibilidad y una gestión continua del cumplimiento.
Para el equipo adecuado, ese esfuerzo adicional vale la pena. ¿No está seguro si FAVR es adecuado para su equipo? Programe una llamada con los expertos en kilometraje de TripLog para obtener su propio análisis de ahorro de costos y ver si FAVR es una buena opción para su empresa.
Preguntas frecuentes sobre FAVR
¿Qué significa FAVR?
FAVR significa tasa fija y variable. Es un método de reembolso que combina un pago fijo por los costos de propiedad con un pago variable por milla para los costos operativos.
¿El reembolso FAVR está libre de impuestos?
Los reembolsos FAVR están libres de impuestos cuando el programa sigue las normas del IRS y los empleados documentan correctamente su kilometraje de negocios. No está automáticamente libre de impuestos solo porque una empresa lo llame FAVR.
¿Para quién es mejor FAVR?
FAVR es ideal para empresas con conductores que recorren muchas millas, equipos distribuidos en diferentes ubicaciones o negocios que necesitan un método de reembolso más preciso que una asignación fija para vehículos o un programa estándar de centavos por milla.
Conclusión de la guía sencilla de reembolso FAVR
FAVR es una de las formas más precisas de reembolsar a los empleados por usar sus vehículos personales para el trabajo.
En lugar de depender de una tarifa de kilometraje nacional única o una asignación mensual fija, FAVR separa los costos del vehículo en pagos fijos y variables, y establece esas tarifas en función de las presiones de costos locales.
Es más complejo que el CPM o una asignación para vehículos, pero para el negocio adecuado, FAVR puede ser más justo, más preciso y puede ahorrarle miles.
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