Los centavos por milla (CPM) son una de las formas más sencillas para que las empresas reembolsen a sus empleados que conducen sus vehículos personales para ir al trabajo. El concepto es simple: multiplica las millas recorridas por negocios por una tarifa fija y eso es lo que se reembolsa al empleado.
Por ejemplo, si utilizas una tarifa de 0,50 USD por milla y un miembro de tu equipo recorrió 100 millas, le pagarás 50$ en concepto de reembolso (100 x 0,50).
Si bien puedes fijar tu propia tarifa, por varias razones, la mayoría de las empresas optan por el camino más sencillo: utilizar el Tarifa estándar de millas comerciales del IRS.
Si algo de eso parece confuso, estás en el lugar correcto. Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre el reembolso de centavos por milla a los empleados.
Relacionado: Explicación del reembolso de millas
Cómo elegir la tarifa de millaje correcta
Como se describió anteriormente, el CPM es relativamente simple. Tu equipo recorre X millas y tú les reembolsas una cantidad fija de dinero por cada milla recorrida. Pero, ¿cómo se determina esa cantidad?
En teoría, el reembolso a tu equipo debería encontrar un punto medio entre lo que tu empresa puede pagar y lo que es un reembolso justo a tu equipo por el uso empresarial de sus vehículos personales.
Si bien puedes determinar tu propia tarifa, la mayoría de las compañías no lo hacen. Determinar una tasa puede ser muy complicado y corres ciertos riesgos, por ejemplo, si no les reembolsas lo suficiente y sus salarios caen por debajo del salario mínimo, o si reembolsas en exceso y sus reembolsos pasan a estar sujetos a impuestos.
Para simplificar las cosas, el IRS publica una tasa cada año que utiliza para administrar las deducciones tributarias de los trabajadores autónomos.
Muchas empresas optan por usar esa tasa en lugar de determinar la suya propia, ya que el IRS, en este caso, se encarga de determinar los diversos costos fijos y variables de poseer y operar un vehículo por su trabajo.
Explicación de la tarifa estándar de millas comerciales del IRS
Cada año, el IRS publica su tarifa estándar de millas comerciales en función de su determinación de los costos de usar un vehículo para trabajar.
Tenga en cuenta que este es un promedio nacional. En algunas localidades, la tasa del IRS puede representar reembolsos ligeramente excesivos o insuficientes. Si un método de reembolso de millas más específico le parece atractivo, puede obtener más información sobre este y otros métodos de reembolso aquí.
Relacionado: ¿Cómo se determina la tasa de millas estándar del IRS? | Explicación del desglose de la tarifa de millaje del IRS
Para 2026, la tarifa estándar de millas comerciales del IRS es de 72.5 centavos por milla. Por lo tanto, si decide utilizar esta tarifa, pagaría a sus empleados 0,725 USD por cada milla que conduzcan. Si conducen 100 millas, usted les paga 72,50 dólares.
Esta tarifa está diseñada para cubrir todos los costos asociados con el uso de un vehículo personal para el trabajo: combustible, mantenimiento, seguro, depreciación y desgaste general. Es la tasa que usa el IRS para determinar qué es lo que califica como un reembolso razonable y libre de impuestos.
Qué se considera kilometraje empresarial
No todas las millas recorridas por un empleado deben reunir los requisitos para el reembolso. Las millas comerciales reembolsables incluyen conducir entre lugares de trabajo, viajar a reuniones con clientes, hacer recados para un empleador y viajes a lugares de trabajo temporales.
Si el propósito del viaje es realizar una tarea laboral y no es tu viaje habitual al trabajo, es casi seguro que califique como kilometraje profesional.
La regla de conmutación
Conducir de casa a su lugar de trabajo habitual y viceversa no es reembolsable el kilometraje comercial. El IRS considera que este viaje es personal, independientemente de la distancia del viaje o de la frecuencia con la que el empleado lo haga.
Sin embargo, hay algunos casos extremos a tener en cuenta.
Por ejemplo, si un empleado conduce desde su casa directamente a la oficina de un cliente o a un lugar de trabajo temporal antes de dirigirse a su lugar de trabajo habitual, esas millas pueden reunir los requisitos. Los trabajadores remotos que tienen una oficina en casa como su lugar de trabajo principal también pueden tener más flexibilidad, pero eso dependerá de cómo esté estructurada su póliza.
Relacionado: ¿El reembolso de millas se considera ingreso sujeto a impuestos?
Los viajes con fines mixtos deben manejarse con cuidado. Si un empleado hace una misión personal en medio de un viaje de negocios, solo se reembolsará la parte del viaje relacionada con la empresa.
Muchos empleadores incluyen los peajes y el estacionamiento como artículos reembolsables por separado junto con el kilometraje. Estos son gastos comerciales legítimos que no es necesario incluir en la tarifa por milla.
Cómo ejecutar un programa de reembolso de CPM
La creación de un programa de reembolso de centavos por milla no requiere una infraestructura compleja, pero sí requiere una administración coherente para mantener los reembolsos libres de impuestos.
Conceptos básicos del plan responsable
Para que los reembolsos de CPM estén libres de impuestos para tu equipo, deben cumplir con Plan responsable del IRS requisitos. Estos son los tres pasos:
- Conexión empresarial: todas las millas reembolsadas deben ser para fines laborales legítimos.
- Justificación: los empleados deben documentar la fecha, las millas, el destino y el propósito comercial de cada viaje.
- Devolución de la franquicia: si el empleador ofrece fondos por adelantado o paga de más en relación con las millas acreditadas por el conductor, se debe devolver la franquicia.
Cómo calcular los reembolsos con centavos por milla
Los cálculos son relativamente sencillos una vez que tu equipo tiene el kilometraje debidamente documentado:
Paso 1: elige tu tasa de reembolso. Como comentamos, la mayoría de los empleadores utilizan la tarifa estándar de millas comerciales del IRS (actualmente, 72.5 centavos por milla en 2026).
Paso 2: Establece una cadencia de informes y define los campos obligatorios para los registros de kilometraje de tu equipo (fecha, millas, destino, propósito).
Opcional: utilice un aplicación automática de seguimiento de kilometraje para que el seguimiento del kilometraje sea más rápido, preciso y seguro para su equipo y su empresa.
Paso 3: Los empleados envían sus informes de kilometraje para el período que usted definió.
Paso 4: Multiplique el kilometraje comercial de un empleado por la tarifa que ha elegido y, a continuación, añada las millas por separado gastos comerciales aprobados.
Paso 5: Aprueba y paga a tu equipo.
Relacionado: Cómo calcular las millas para el reembolso
He aquí un ejemplo rápido: un empleado que conduzca 212 millas profesionales en un período de pago con la tarifa de 2026 recibirá 212 * 0,725 USD = 153,70 USD.
Una vez más, puede usar su propia tasa que sea más alta que la recomendada por el IRS, pero cualquier monto que supere la tasa estándar se considerará salario sujeto a impuestos.
Ventajas y desventajas del reembolso de centavos por milla
El reembolso de CPM funciona bien para muchos equipos y empresas, pero no es el adecuado para todos. Por ejemplo, el CPM no tiene en cuenta las diferencias en el tipo de vehículo, los costos locales de combustible o los gastos de propiedad.
Situaciones como que los conductores con mucho kilometraje en un mercado caro se sienten mal compensados, mientras que un conductor con poco kilometraje en una zona más barata obtiene una ventaja. Los empleados que tienen costos fijos de propiedad significativos pero conducen de manera inconsistente también pueden sentirse perjudicados por un modelo exclusivamente por kilómetro.
Si esos posibles problemas pueden ser motivo de preocupación, existen algunas alternativas que vale la pena conocer.
Relacionado: Comparación de métodos de reembolso de millas
Un subsidio fijo para automóvil es más simple, pero normalmente está sujeto a impuestos y puede ocasionar problemas adicionales, ya que los reembolsos son mucho más inexactos que el CPM.
Los reembolsos de gastos reales son más precisos, pero son mucho más intensivos desde el punto de vista administrativo. FAVR (tasa fija y variable) los programas ofrecen la mayor precisión para los equipos dispersos geográficamente, ya que combinan un pago único para cubrir los costos fijos con una tarifa variable por milla, pero son considerablemente más complejos de configurar y administrar.
Para la mayoría de las empresas de cualquier tamaño, CPM logra el equilibrio adecuado entre simplicidad y equidad.
Preguntas frecuentes sobre centavos por milla
P: ¿Cuál es la tarifa de millas del IRS para 2026?
A: La tarifa de millaje estándar del IRS para conducir por negocios en 2026 es actualmente de 72.5 centavos por milla.
P: ¿Los vehículos eléctricos o híbridos utilizan una tasa de reembolso diferente?
A: No, la tarifa de millaje estándar del IRS se aplica a todos los vehículos personales, independientemente del tipo de combustible.
P: ¿Los viajes al trabajo son reembolsables?
A: No. Conducir entre el hogar y el lugar de trabajo se considera un viaje personal y la mayoría de las empresas no permiten que esos viajes califiquen para recibir un reembolso.
P: ¿Qué detalles del registro de millas se requieren?
A: Como mínimo, los registros deben incluir la fecha, la cantidad de millas recorridas, el punto de partida y el destino, y el propósito comercial del viaje.
Explicación de los centavos por milla: conclusión
Hay una razón por la que el CPM tiende a ser el método de reembolso de millas más popular entre los empleados. Su combinación de simplicidad y precisión logra un punto medio sólido que la mayoría de las empresas y los empleados consideran satisfactorio.
¿Tienes curiosidad por configurar un sistema de reembolso de centavos por milla para tu equipo? ¡Estás en el lugar correcto!
Programe hoy mismo una demostración gratuita de TripLog y descubre por qué una solución dedicada a la gestión de reembolsos y un seguimiento automático del kilometraje son la mejor manera de poner en marcha un sistema de CPM para tu equipo.
