Le centime par mile (CPM) est l'un des moyens les plus simples pour les entreprises de rembourser leurs employés qui conduisent leur véhicule personnel pour le travail. Le concept est simple : multipliez les miles professionnels parcourus par un tarif fixe, et c'est ce que l'employé est remboursé.
Par exemple, si vous utilisez un tarif de 0,50$ par mile et que l'un des membres de votre équipe a parcouru 100 miles, vous lui rembourserez 50$ (100 * 0,50).
Bien que vous puissiez fixer votre propre tarif, pour diverses raisons, la plupart des entreprises choisissent la solution la plus simple, en utilisant le Taux de kilométrage professionnel standard de l'IRS.
Si tout cela vous semble confus, vous êtes au bon endroit. Voici tout ce que vous devez savoir sur le remboursement des cents par kilomètre aux employés.
Connexe : Explication du remboursement du kilométrage
Comment choisir le bon taux de kilométrage
Comme décrit ci-dessus, le CPM est relativement simple. Votre équipe parcourt X miles et vous lui remboursez un montant fixe par kilomètre parcouru. Mais comment détermine-t-on ce montant ?
En théorie, le remboursement que vous remboursez à votre équipe devrait se situer à mi-chemin entre ce que votre entreprise peut se permettre et ce qui constitue un remboursement équitable à votre équipe pour l'utilisation professionnelle de ses véhicules personnels.
Bien que vous puissiez déterminer votre propre taux, ce n'est pas le cas de la plupart des entreprises. La détermination d'un taux peut être très compliquée et vous courez certains risques, notamment si vous les remboursez sous-et que leurs salaires tombent en dessous du salaire minimum, ou si vous remboursez trop et que leurs remboursements sont imposés.
Pour simplifier les choses, l'IRS publie chaque année un taux qu'il utilise pour gérer les déductions fiscales des travailleurs indépendants.
De nombreuses entreprises choisissent d'utiliser ce taux au lieu de déterminer le leur, puisque l'IRS, dans ce cas, se charge de déterminer les différents coûts fixes et variables liés à la possession et à la conduite d'un véhicule pour le travail pour vous.
Explication du taux de kilométrage professionnel standard de l'IRS
Chaque année, l'IRS publie son taux de kilométrage professionnel standard sur la base de sa détermination des coûts liés à l'utilisation d'un véhicule pour le travail.
Notez qu'il s'agit d'une moyenne nationale. Dans certaines localités, le taux de l'IRS peut représenter un léger sur-remboursement ou un sous-remboursement. Si une méthode de remboursement du kilométrage plus spécifique vous semble intéressante, vous pouvez en savoir plus à son sujet et sur les autres méthodes de remboursement ici.
Connexe : Comment est déterminé le taux de kilométrage standard de l'IRS ? | Explication de la répartition du taux de kilométrage de l'IRS
Pour 2026, le taux de kilométrage professionnel standard de l'IRS est de 72,5 cents par mile. Donc, si vous choisissez d'utiliser ce taux, vous paierez à vos employés 0,725$ par kilomètre parcouru. S'ils parcourent 100 miles, vous leur payez 72,50$.
Ce tarif est conçu pour couvrir tous les coûts liés à l'utilisation d'un véhicule personnel pour le travail : carburant, entretien, assurance, amortissement et usure générale. Il s'agit du taux utilisé par l'IRS pour déterminer ce qui constitue un remboursement raisonnable et non imposable.
Ce qui est considéré comme un kilométrage professionnel
Tous les kilomètres parcourus par un employé ne devraient pas être remboursés. Les miles professionnels remboursables comprennent la conduite entre les sites de travail, les déplacements pour se rendre à des réunions avec les clients, les courses pour un employeur et les déplacements vers des lieux de travail temporaires.
Si le but du trajet est d'effectuer une tâche professionnelle et qu'il ne s'agit pas de votre trajet habituel, il sera certainement considéré comme un kilométrage professionnel.
La règle des trajets domicile-travail
Conduire de la maison à votre lieu de travail habituel et vice versa n'est pas un kilométrage professionnel remboursable. L'IRS prend en compte ces déplacements personnels, quelle que soit la distance parcourue en voiture ou la fréquence à laquelle l'employé le fait.
Cependant, il y a quelques cas extrêmes à prendre en compte.
Par exemple, si un employé se rend directement de son domicile au bureau d'un client ou à un lieu de travail temporaire avant de se rendre à son lieu de travail habituel, ces miles peuvent être éligibles. Les travailleurs à distance dont le bureau à domicile est leur lieu de travail principal peuvent également bénéficier d'une plus grande flexibilité, mais cela dépendra de la structure de leur politique.
Connexe : Le remboursement du kilométrage est-il considéré comme un revenu imposable ?
Les voyages à usage mixte doivent être gérés avec soin. Si un employé fait une course personnelle au beau milieu d'un trajet professionnel, seule la partie de l'itinéraire liée à l'entreprise est remboursable.
De nombreux employeurs incluent les péages et le stationnement en tant qu'éléments remboursables séparément, en plus du kilométrage. Il s'agit de dépenses professionnelles légitimes qui n'ont pas besoin d'être intégrées au tarif par mile.
Comment gérer un programme de remboursement du CPM
La mise en place d'un programme de remboursement en cents par kilomètre ne nécessite pas d'infrastructure complexe, mais nécessite une gestion cohérente pour que les remboursements soient exempts d'impôts.
Principes de base d'un plan responsable
Pour que les remboursements de CPM soient exonérés d'impôts pour votre équipe, celle-ci doit respecter Plan responsable de l'IRS exigences. Voici les trois étapes à suivre :
- Connexion professionnelle : tous les miles remboursés doivent être destinés à des fins professionnelles légitimes.
- Justification : Les employés doivent documenter la date, les miles, la destination et l'objectif professionnel de chaque voyage.
- Remboursement de l'excédent : si l'employeur offre des fonds à l'avance ou paie trop cher par rapport aux miles justifiés par le conducteur, l'excédent doit être remboursé.
Comment calculer les remboursements avec des cents par mile
Le calcul est relativement simple une fois que le kilométrage de votre équipe est correctement documenté :
Étape 1 : Choisissez votre taux de remboursement. Comme nous l'avons vu, la plupart des employeurs utilisent le taux de kilométrage professionnel standard de l'IRS (actuellement 72,5 cents par mile en 2026).
Étape 2 : définissez une cadence de reporting et définissez les champs obligatoires pour les journaux de kilométrage de votre équipe (date, miles, destination, objectif).
Facultatif : utilisez un application de suivi automatique du kilométrage pour rendre le suivi du kilométrage plus rapide, plus précis et plus sûr pour votre équipe et votre entreprise.
Étape 3 : Les employés soumettent leurs relevés de kilométrage pour la période que vous avez définie.
Étape 4 : Multipliez le kilométrage professionnel d'un employé par le taux que vous avez choisi, puis ajoutez-le séparément dépenses d'entreprise approuvées.
Étape 5 : Approuvez et payez votre équipe
Connexe : Comment calculer votre kilométrage à des fins de remboursement
Voici un exemple rapide : un employé qui parcourt 212 miles professionnels au cours d'une période de paie au taux de 2026 recevrait 212 * 0,725$ = 153,70$.
Encore une fois, vous pouvez utiliser votre propre taux supérieur à la recommandation de l'IRS, mais tout montant supérieur au taux standard sera traité comme un salaire imposable.
Avantages et inconvénients du remboursement des cents par mile
Le remboursement du CPM fonctionne bien pour de nombreuses équipes et entreprises, mais il ne convient pas à tout le monde. Par exemple, le CPM ne tient pas compte des différences en termes de type de véhicule, de coûts locaux de carburant ou de frais de propriété.
Des situations telles que les conducteurs qui parcourent de nombreux kilomètres sur un marché onéreux se sentent sous-rémunérés alors qu'un conducteur à faible kilométrage dans une zone moins chère bénéficie d'un avantage. Les employés qui ont des coûts fixes de propriété importants mais qui conduisent de façon irrégulière peuvent également se sentir désavantagés par un modèle purement au kilomètre.
Si ces problèmes potentiels peuvent être préoccupants, il existe des alternatives qui méritent d'être connues.
Connexe : Comparaison des méthodes de remboursement du kilométrage
Une allocation forfaitaire pour voiture est plus simple, mais il est généralement imposé et peut présenter des maux de tête supplémentaires car les remboursements sont beaucoup plus inexacts que le CPM.
Les remboursements de dépenses réels sont plus précis, mais beaucoup plus exigeants sur le plan administratif. FAVR (taux fixe et variable) les programmes offrent le plus de précision pour les équipes géographiquement dispersées, combinant un paiement forfaitaire pour couvrir les coûts fixes avec un taux variable par kilomètre, mais ils sont beaucoup plus complexes à mettre en place et à administrer.
Pour la plupart des entreprises, quelle que soit leur taille, le CPM trouve le juste équilibre entre simplicité et équité.
FAQ sur les cents par mile
Q : Quel est le taux de kilométrage de l'IRS pour 2026 ?
UNE : Le taux de kilométrage standard de l'IRS 2026 pour la conduite professionnelle est actuellement de 72,5 cents par mile.
Q : Les véhicules électriques ou hybrides ont-ils un taux de remboursement différent ?
UNE : Non, le taux de kilométrage standard de l'IRS s'applique à tous les véhicules personnels, quel que soit le type de carburant.
Q : Les déplacements domicile-travail sont-ils remboursables ?
UNE : Non. La conduite entre le domicile et le lieu de travail est considérée comme un trajet personnel et la plupart des entreprises n'autorisent pas ces trajets à bénéficier d'un remboursement.
Q : Quels sont les détails du carnet de kilométrage requis ?
UNE : Au minimum, les journaux doivent inclure la date, le nombre de kilomètres parcourus, le point de départ et la destination, ainsi que l'objectif commercial du voyage.
Les cents par mile expliqués - Conclusion
Ce n'est pas pour rien que le CPM a tendance à être la méthode de remboursement du kilométrage la plus populaire pour les employés. Sa combinaison de simplicité et de précision constitue un juste milieu que la plupart des entreprises et des employés trouvent satisfaisant.
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