Si vous lisez ceci, c'est parce que vous avez des employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail et que vous avez entendu dire qu'il pourrait exister une méthode plus juste et plus précise pour rembourser leurs frais kilométriques, qui peut même aider votre organisation à économiser de l'argent - FAVR.
FAVR signifie « remboursement à taux fixe et variable ». Contrairement aux méthodes de remboursement traditionnelles comme remboursement au kilomètre ou l'allocation automobile, le FAVR privilégie la précision à la commodité.
Il combine un paiement forfaitaire fixe pour les coûts de possession qui ne varient pas en fonction des kilomètres parcourus (comme l'amortissement et l'assurance) avec un taux variable par kilomètre qui varie en fonction des kilomètres parcourus (comme l'essence et l'entretien).
Lorsqu'il est correctement configuré, le FAVR aide les entreprises à économiser de l'argent et à offrir aux employés des remboursements justes et exonérés d'impôts. Bien que nous ayons un guide plus approfondi qui détaille chaque aspect du FAVR en profondeur, ce guide se veut une explication plus simple pour vous aider à comprendre les bases du FAVR.
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Points clés
- Le FAVR combine un paiement fixe pour les coûts de possession du véhicule avec un paiement variable par kilomètre pour les coûts de conduite.
- Le FAVR est plus précis que les programmes standard de remboursement au kilomètre utilisant le taux recommandé par l'IRS, car il tient compte des coûts locaux des véhicules au lieu d'utiliser une moyenne nationale.
- Les remboursements FAVR sont exonérés d'impôts lorsqu'ils sont correctement mis en place.
Qu'est-ce que le remboursement FAVR ?
Le FAVR est un programme de remboursement destiné aux employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail.
Au lieu de payer à tout le monde le même taux kilométrique ou de donner à chaque conducteur la même allocation mensuelle, le FAVR est conçu pour être beaucoup plus précis. La façon la plus simple de comprendre le FAVR est de le comparer au remboursement au kilomètre.
L'IRS publie un taux kilométrique annuel qu'il détermine en examinant les coûts de possession et d'utilisation d'un véhicule pour le travail. Le taux kilométrique standard actuel pour les affaires est de 72,5 cents par mile.
Ce taux est celui que les travailleurs indépendants et les entrepreneurs individuels utilisent pour déduire leurs frais kilométriques de leurs impôts. De nombreuses entreprises choisissent de rembourser leurs employés à ce taux, car c'est pratique et basé sur une certaine analyse réelle.
Le problème avec ce taux est qu'il s'agit d'une moyenne nationale des coûts de possession et d'utilisation des véhicules. Ces coûts peuvent varier énormément selon la région du pays où vous vous trouvez, ou même si vous êtes dans une zone urbaine ou rurale d'un même État.
C'est là que le FAVR intervient.
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Plutôt que de produire une moyenne nationale, le FAVR (en simplifiant un peu) prend les mêmes coûts et produit un taux local , divisé en une somme forfaitaire (comme une allocation automobile) et un taux par mile (comme le taux de l'IRS, bien qu'il soit nettement inférieur).
Étant donné que les coûts de possession et d'utilisation des véhicules peuvent varier considérablement d'une région à l'autre, l'utilisation du taux de l'IRS garantira presque toujours que vous surpayez certains conducteurs et sous-payez d'autres. Un système FAVR permettra à chaque conducteur d'être rémunéré de manière beaucoup plus équitable, en fonction des coûts réels qu'il engage, et les entreprises économisent en moyenne des milliers de dollars par employé.
Une situation gagnant-gagnant ! Mais est-ce trop beau pour être vrai ? Non, mais il y a un hic, à savoir que tous les conducteurs ne sont pas éligibles au FAVR.
Critères d'éligibilité et exigences du FAVR
Pour être exonéré d'impôt, le FAVR est soumis à des exigences très spécifiques. Avant tout, le FAVR n'est pas destiné aux conducteurs occasionnels.
Pour être admissible au FAVR, les employés doivent parcourir au moins 5 000 miles professionnels par an, ou 80 % du kilométrage professionnel annuel prévu par le programme, selon la valeur la plus élevée. Les programmes FAVR doivent également couvrir au moins 5 employés.
Les employés doivent également être propriétaires ou locataires du véhicule pour lequel ils sont remboursés, et ce véhicule doit correspondre raisonnablement à la «voiture standard» utilisée pour calculer les taux FAVR de l'entreprise.
Ce véhicule standard est essentiellement le véhicule de référence sur lequel votre programme FAVR est basé. Vous ne calculez pas les taux en fonction de la voiture exacte de chaque employé. Au lieu de cela, lorsque vous élaborez votre programme, vous choisissez un véhicule représentatif et utilisez ses coûts de possession et d'exploitation prévus pour établir vos paiements fixes et variables.
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De ce fait, le véhicule réel d'un employé doit être raisonnablement proche de ce véhicule de référence. Si le plan est basé sur un véhicule neuf de 35 000 $, un employé ne peut pas être admissible à ce plan FAVR s'il conduit une voiture beaucoup plus ancienne ou moins chère.
Les employés doivent également maintenir une assurance adéquate et fournir la documentation du véhicule, y compris des détails tels que la marque, le modèle, l'année, le relevé du compteur kilométrique et les informations de propriété/location.
Comme d'autres méthodes de remboursement exonérées d'impôt, le FAVR dépend d'une documentation appropriée. Cela signifie que les employés doivent être en mesure de justifier leur kilométrage, ce qui nécessite un suivi précis.
Les collaborateurs doivent enregistrer le kilométrage, les dates, les destinations et les motifs de leurs déplacements professionnels. Bien que le FAVR soit une méthode de remboursement efficace, les exigences de mise en place et de suivi en font un système que la plupart des entreprises ne devraient pas tenter de gérer manuellement.
Comment fonctionnent les paiements FAVR
Un remboursement FAVR se compose de deux parties : fixe et variable.
Le paiement fixe couvre les coûts de possession, c'est-à-dire les coûts qu'un employé engage quel que soit le nombre de kilomètres parcourus pour le travail. Il s'agit par exemple de l'amortissement, de l'assurance, de l'immatriculation, des frais de permis et de certaines taxes.
Cette composante s'apparente un peu à une allocation automobile car elle est versée sous forme de somme forfaitaire, généralement mensuellement.
La composante variable couvre les coûts d'exploitation qui varient en fonction du nombre de kilomètres parcourus. Il s'agit par exemple de l'essence, de l'entretien, des vidanges, de l'usure des pneus, etc.
Cette composante se rapproche davantage d'un remboursement au kilomètre car elle est versée sur la base d'un taux par kilomètre.
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Par exemple, un employé pourrait recevoir un paiement fixe mensuel de 350 $ plus 0,18 $ par kilomètre professionnel. S'il a parcouru 1 000 kilomètres professionnels ce mois-là, son remboursement serait de :
350 $ + (0,18 $ * 1 000 km) = 530 $.
Si vous aviez utilisé le taux kilométrique standard de l'IRS de 2026, ce même conducteur aurait été payé 725 $ (0,725 $ * 1 000 km), soit un trop-perçu important. Bien que le FAVR soit certainement plus complexe, les économies de coûts par conducteur peuvent être énormes.
Le FAVR est-il adapté à votre entreprise ?
Si vous avez une petite équipe, des conducteurs occasionnels ou des employés qui ne parcourent pas beaucoup de kilomètres professionnels, le remboursement au kilomètre est probablement l'option la plus simple. En fonction des chiffres, vous pourriez même ne pas être éligible au FAVR de toute façon.
Le FAVR convient bien aux entreprises ayant des conducteurs à fort kilométrage, lorsque les employés sont répartis dans différentes régions et qui ont un réel besoin de rendre les remboursements plus précis.
L'inconvénient est que le FAVR peut demander plus de travail à administrer. Vous avez besoin d'un suivi précis du kilométrage, de données de coûts basées sur la localisation, de la documentation du véhicule, de vérifications d'éligibilité et d'une gestion continue de la conformité.
Pour la bonne équipe, cet effort supplémentaire en vaut la peine. Vous ne savez pas si le FAVR convient à votre équipe ? Planifiez un appel avec les experts en kilométrage de TripLog pour obtenir votre propre analyse d'économies de coûts et voir si le FAVR convient bien à votre entreprise !
FAQ FAVR
Que signifie FAVR ?
FAVR signifie « fixed and variable rate » (taux fixe et variable). C'est une méthode de remboursement qui combine un paiement fixe pour les coûts de possession avec un paiement variable par kilomètre pour les coûts d'exploitation.
Le remboursement FAVR est-il exonéré d'impôt ?
Les remboursements FAVR sont exonérés d'impôt lorsque le programme respecte les règles de l'IRS et que les employés documentent correctement leur kilométrage professionnel. Il n'est pas automatiquement exonéré d'impôt simplement parce qu'une entreprise l'appelle FAVR.
À qui s'adresse le FAVR ?
Le FAVR est idéal pour les entreprises ayant des conducteurs qui parcourent de nombreux kilomètres, des équipes réparties sur différents sites, ou des entreprises qui ont besoin d'une méthode de remboursement plus précise qu'une allocation automobile forfaitaire ou un programme standard au kilomètre.
Conclusion du guide simple sur le remboursement FAVR
Le FAVR est l'un des moyens les plus précis de rembourser les employés pour l'utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles.
Au lieu de s'appuyer sur un seul taux de kilométrage national ou une seule allocation mensuelle forfaitaire, le FAVR sépare les coûts du véhicule en paiements fixes et variables, et établit ces taux en fonction des pressions de coûts locales.
C'est plus complexe que le CPM ou une allocation automobile, mais pour la bonne entreprise, le FAVR peut être plus juste, plus précis et vous faire économiser des milliers.
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