Vous envisagez de mettre en place une solution FAVR pour votre équipe ? Cette méthode peut permettre des remboursements équitables et exonérés d'impôt, mais seulement si vous respectez les règles de l'IRS.
L'IRS fixe des conditions précises que doivent remplir à la fois la structure du programme et les salariés qui en bénéficient. Aucune n'est facultative : si la structure est mal conçue, les remboursements de vos salariés risquent de devenir imposables, voire votre programme de ne pas être admissible du tout.
Voici tout ce qu'il faut savoir sur les règles FAVR de l'IRS pour 2026.
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Exigence FAVR de l'IRS n° 1 : plafond du coût du véhicule de référence
Tout programme FAVR repose sur un véhicule de référence, c'est-à-dire le véhicule sur lequel l'entreprise se base pour calculer l'allocation. Pour 2026, l'IRS plafonne le coût du véhicule de référence à 61 700 $ US.
Si le véhicule de référence choisi coûte plus cher, le programme sort du cadre de l'IRS. C'est l'un des premiers points à vérifier lors de la conception ou de la mise à jour d'un système FAVR.
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Exigence FAVR de l'IRS n° 2 : nombre minimum de salariés couverts
Le FAVR n'est pas conçu pour les très petites équipes. L'IRS exige qu'au moins cinq salariés soient couverts par le programme à tout moment de l'année.
La composition de ce groupe est également encadrée : à aucun moment de l'année, la majorité des salariés couverts ne peut être composée de cadres dirigeants.
Restriction relative aux « control employees »
L'IRS interdit de verser une allocation FAVR à un « control employee ». Cette règle est distincte de la limite applicable aux cadres dirigeants.
Il s'agit généralement d'un salarié très bien rémunéré ou occupant un poste élevé dans l'entreprise, comme un administrateur ou un actionnaire important.
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Exigence FAVR de l'IRS n° 3 : seuil de kilométrage du conducteur
Le FAVR s'adresse aux salariés qui parcourent réellement beaucoup de kilomètres pour leur travail. Pour respecter les règles de l'IRS, vos salariés doivent parcourir et justifier au moins 5 000 miles professionnels (environ 8 000 km) sur l'année civile ou, si ce chiffre est plus élevé, 80 % du kilométrage professionnel annuel prévu par votre programme FAVR.
Si un salarié n'est couvert qu'une partie de l'année, ces seuils peuvent être calculés au prorata des mois. Cela dit, le FAVR convient rarement aux conducteurs occasionnels ou qui roulent peu.
Exigence FAVR de l'IRS n° 4 : exigences relatives au véhicule
Le salarié doit être propriétaire ou locataire du véhicule remboursé. La première année où il reçoit une allocation FAVR pour un véhicule donné, le prix d'origine de ce véhicule neuf doit atteindre au moins 90 % de celui du véhicule de référence défini dans votre programme.
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En outre, l'année-modèle du véhicule ne peut pas s'écarter de l'année civile en cours de plus que la durée de conservation prévue (qui doit être d'au moins deux ans). En somme, le véhicule du salarié doit correspondre raisonnablement au type de voiture sur lequel repose le programme.
Exigence FAVR de l'IRS n° 5 : kilométrage et usage professionnel
L'IRS n'autorise pas les employeurs à fixer les taux FAVR sur des hypothèses arbitraires. Le kilométrage professionnel annuel retenu dans le programme ne peut pas être inférieur à 6 250 miles (environ 10 000 km), et le pourcentage d'usage professionnel ne peut pas dépasser 75 %.
L'IRS définit aussi des tranches de kilométrage associées à des pourcentages maximums d'usage professionnel : les hypothèses du programme doivent donc refléter ce que les salariés sont réellement censés parcourir.
Exigence FAVR de l'IRS n° 6 : documentation et gestion continue
Un programme présenté comme FAVR n'est pas automatiquement exonéré d'impôt. Le FAVR exige toujours une gestion de type accountable plan et des justificatifs fiables.
Les employeurs doivent conserver des documents écrits justifiant les données de coûts et les hypothèses utilisées pour calculer l'allocation. Les salariés doivent aussi fournir des informations sur leur véhicule et leur assurance lors de la première prise en charge, puis chaque fois que nécessaire les années suivantes.
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Cela comprend généralement la marque, le modèle, l'année, le relevé du compteur, les garanties d'assurance et les informations d'achat ou de location du véhicule, et ces documents doivent être tenus à jour dans la durée.
Notez que certains paiements versés dans le cadre du FAVR peuvent rester imposables. Par exemple, l'IRS traite les paiements facultatifs pour kilométrage élevé comme un salaire soumis aux retenues et aux charges sociales.
Exigences FAVR de l'IRS : questions fréquentes
Quel est le plafond du coût du véhicule de référence FAVR pour 2026 ?
Pour 2026, l'IRS fixe à 61 700 $ US le coût maximum du véhicule de référence d'un programme FAVR. Si le véhicule choisi coûte plus cher, votre programme sort du cadre de l'IRS.
Une petite entreprise peut-elle utiliser le FAVR ?
Rarement de façon efficace. L'IRS exige au moins cinq salariés couverts à tout moment de l'année, ce qui exclut la plupart des très petits programmes ou de ceux réservés aux dirigeants.
Combien coûte le FAVR ?
La plupart des prestataires FAVR ne publient pas leurs tarifs, qui varient selon le nombre d'utilisateurs. TripLog se distingue en publiant ses tarifs FAVR, à partir de 19 $ US par utilisateur et par mois.
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Le remboursement FAVR est-il toujours exonéré d'impôt ?
Pas automatiquement. Un système FAVR bien structuré permet des remboursements exonérés d'impôt, mais certains paiements (comme les paiements facultatifs pour kilométrage élevé) restent traités comme un salaire imposable.
Que se passe-t-il si un salarié n'atteint pas le seuil de kilométrage requis ?
Si un salarié ne justifie pas le minimum de miles professionnels requis, il ne peut pas être considéré comme couvert par la règle de « safe harbor » du FAVR pour cette période. Les employeurs basculent alors généralement le salarié vers un autre mode de remboursement (comme le remboursement au kilomètre) pour la période concernée.
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Exigences FAVR de l'IRS : en conclusion
Le FAVR peut être une excellente méthode de remboursement pour la bonne équipe, mais les règles de l'IRS ne sont pas de simples recommandations.
Rester en conformité, et exonéré d'impôt, suppose de choisir le bon véhicule de référence, de couvrir suffisamment de salariés éligibles, de veiller à ce que les conducteurs atteignent les seuils de kilométrage, entre autres.
La solution FAVR de TripLog aide les entreprises à suivre facilement le kilométrage de leurs salariés et à verser des remboursements justes et précis, à partir de 19 $ US par utilisateur et par mois. Le FAVR est-il adapté à votre équipe ? Parlons-en.
