Vous envisagez de mettre en place une solution FAVR pour votre équipe ? Cela peut être une méthode efficace pour fournir des remboursements équitables et exempts d'impôts, mais elle ne fonctionne que si vous suivez les règles de l'IRS.
L'IRS définit les conditions spécifiques que doivent remplir à la fois la configuration du programme et les employés couverts par celui-ci. Aucune de ces options n'est facultative, et si vous vous trompez dans la structure, vous risquez que les remboursements de vos employés deviennent imposables ou, pire encore, votre programme pourrait ne pas être éligible du tout.
Voici tout ce que vous devez savoir sur les directives FAVR de l'IRS pour 2026.
Exigence #1 de l'IRS FAVR : Limite standard des coûts automobiles
Chaque programme FAVR est construit autour d'une automobile standard, qui est le véhicule qu'une entreprise utilise comme base pour calculer l'allocation. Pour 2026, l'IRS plafonne le coût standard maximal d'une automobile à 61 700$.
Si le véhicule que vous avez choisi comme véhicule standard coûte plus cher que cette limite, le programme ne sera pas régi par l'IRS. C'est l'une des premières choses à vérifier lors de la conception ou de la mise à jour d'un système FAVR.
Exigence #2 de l'IRS FAVR : nombre minimum d'employés couverts
Le FAVR n'est pas conçu pour les très petites équipes. L'IRS exige que au moins cinq employés sont couverts par le régime en tout temps tout au long de l'année.
Il existe également une restriction quant à la composition de ces employés. La majorité des employés couverts ne peuvent être des employés de direction à aucun moment de l'année.
Contrôlez les restrictions relatives aux employés
L'IRS n'autorise pas l'octroi d'une allocation FAVR à un contrôler l'employé. Il s'agit d'une règle distincte de la limite applicable aux cadres.
Un employé de contrôle a tendance à être un salarié élevé ou une personne haut placée dans l'entreprise, comme un membre du conseil d'administration ou un propriétaire important.
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Exigence FAVR #3 de l'IRS : seuil de kilométrage du conducteur
Le FAVR est conçu pour les employés qui parcourent réellement de nombreux kilomètres pour se rendre au travail. Pour respecter les directives de l'IRS, vos employés doivent conduire et justifier au moins 5 000 miles professionnels pour l'année civile ou, si elle est supérieure, 80 % du kilométrage annuel parcouru par l'entreprise votre plan FAVR suppose.
Si un salarié n'est couvert que pendant une partie de l'année, ces seuils peuvent être calculés au prorata sur une base mensuelle. Cela dit, le FAVR n'est généralement pas la solution idéale pour les conducteurs occasionnels ou qui parcourent peu de kilomètres.
Exigence #4 de l'IRS FAVR : Exigences relatives aux véhicules
L'employé doit être propriétaire ou locataire du véhicule remboursé. Au cours de la première année, un employé reçoit une allocation FAVR pour un véhicule en particulier, le coût initial de ce véhicule en tant que véhicule neuf doit être d'au moins 90 % de celui de l'automobile standard que vous avez configuré dans votre plan.
Connexe : Exigences relatives à l'âge des véhicules FAVR IRS
En outre, l'année modèle du véhicule ne peut pas différer de l'année civile en cours de plus que le nombre d'années de la période de conservation (et cette période de conservation doit être d'au moins deux ans). Essentiellement, le véhicule de l'employé doit correspondre raisonnablement au type de voiture sur lequel le plan est basé.
Exigence #5 de l'IRS FAVR : Kilométrage et utilisation professionnelle
L'IRS n'autorise pas les employeurs à utiliser des hypothèses arbitraires lors de l'établissement des taux FAVR. Kilométrage professionnel annuel utilisé dans le cadre du plan ne peut pas être inférieur à 6 250 miles, et le pourcentage d'utilisation commerciale ne peut pas dépasser 75 %.
L'IRS définit également des tranches de kilométrage qui correspondent aux pourcentages maximaux d'utilisation professionnelle, de sorte que les hypothèses intégrées au plan doivent refléter ce que les employés sont réellement censés conduire.
Exigence #6 de l'IRS FAVR : documentation et gestion continue
Un plan FAVR correctement étiqueté n'est pas automatiquement exonéré d'impôt. FAVR nécessite toujours plan responsable-style d'administration et justification fiable.
Les employeurs doivent tenir des registres écrits à l'appui des données sur les coûts et des hypothèses utilisées pour établir l'allocation. Les employés doivent également fournir des informations sur le véhicule et l'assurance lorsqu'un véhicule est couvert pour la première fois et de nouveau, selon les besoins, les années suivantes.
Connexe : Comment calculer une allocation FAVR
Cela inclut généralement la marque, le modèle, l'année, le relevé du compteur kilométrique, les détails de la couverture d'assurance et les informations d'achat/de location du véhicule, et ces dossiers doivent être conservés au fil du temps.
Notez que certains paiements effectués dans le cadre du FAVR peuvent toujours être imposables. Par exemple, les paiements facultatifs pour kilométrage élevé sont traités par l'IRS comme des salaires soumis à des retenues à la source et à des impôts sur l'emploi.
Questions fréquemment posées sur les exigences de l'IRS FAVR
Quelle est la limite de coût automobile standard de la FAVR 2026 ?
Pour 2026, le coût automobile standard maximum de l'IRS pour un plan FAVR est de 61 700$. Si le coût du véhicule que vous avez choisi dépasse ce montant, votre programme ne sera pas soumis au cadre de l'IRS.
Une petite entreprise peut-elle utiliser FAVR ?
Pas très efficace dans la plupart des cas. L'IRS exige au moins cinq employés couverts à tout moment de l'année, ce qui exclut la plupart des programmes de très petite envergure ou réservés aux cadres.
Le remboursement du FAVR est-il toujours exonéré d'impôt ?
Le FAVR n'est pas automatiquement exonéré d'impôt. Un système FAVR bien structuré peut permettre des remboursements en franchise d'impôts, mais certains paiements (comme les paiements facultatifs pour les kilomètres parcourus) sont toujours considérés comme des salaires imposables.
Que se passe-t-il si un employé n'atteint pas le seuil de kilométrage requis ?
Si un employé ne justifie pas le nombre minimum de miles professionnels requis, il ne peut pas être considéré comme couvert en vertu de la Sphère de sécurité FAVR pour cette période. Les employeurs gèrent généralement ce problème en faisant passer l'employé à un autre mode de remboursement (tel que cents par mile) pour l'époque.
Connexe : Remboursement en cents par kilomètre ou FAVR : lequel convient le mieux à votre entreprise ?
Exigences de l'IRS FAVR : en conclusion
Le FAVR peut être une excellente méthode de remboursement pour la bonne équipe, mais les règles de l'IRS ne sont pas des suggestions.
Pour rester en conformité et en franchise d'impôts, il faut choisir la bonne voiture standard, couvrir un nombre suffisant d'employés éligibles, s'assurer que les conducteurs atteignent les seuils de kilométrage, et plus encore.
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