¿Estás pensando en implementar una solución FAVR para tu equipo? Puede ser un método muy eficaz para ofrecer reembolsos justos y libres de impuestos, pero solo funciona si sigues las reglas del IRS.
El IRS establece condiciones específicas que deben cumplir tanto la estructura del programa como los empleados cubiertos. Ninguna es opcional y, si te equivocas en la estructura, corres el riesgo de que los reembolsos de tus empleados pasen a tributar o, peor aún, de que tu programa no califique en absoluto.
Esto es todo lo que necesitas saber sobre las pautas FAVR del IRS para 2026.
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Requisito FAVR del IRS n.º 1: límite de costo del automóvil estándar
Todo programa FAVR se basa en un automóvil estándar, es decir, el vehículo que la empresa usa como referencia para calcular la asignación. Para 2026, el IRS fija el costo máximo del automóvil estándar en 61 700 USD.
Si el vehículo que elegiste como estándar cuesta más, el programa quedará fuera del marco del IRS. Es una de las primeras cosas que debes verificar al diseñar o actualizar un sistema FAVR.
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Requisito FAVR del IRS n.º 2: mínimo de empleados cubiertos
FAVR no está pensado para equipos muy pequeños. El IRS exige que al menos cinco empleados estén cubiertos por el plan en todo momento durante el año.
También hay una restricción sobre la composición de ese grupo: en ningún momento del año la mayoría de los empleados cubiertos puede ser personal directivo.
Restricción para «control employees»
El IRS no permite otorgar una asignación FAVR a un «control employee». Esta regla es independiente del límite para el personal directivo.
Suele tratarse de un empleado con ingresos altos o con un cargo alto en la empresa, como un miembro del consejo o un accionista importante.
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Requisito FAVR del IRS n.º 3: umbral de kilometraje del conductor
FAVR está pensado para empleados que realmente recorren muchos kilómetros por trabajo. Para cumplir las pautas del IRS, tus empleados deben recorrer y acreditar al menos 5000 millas de negocios (unos 8000 km) en el año natural o, si es mayor, el 80% del kilometraje anual de negocios que prevé tu plan FAVR.
Si un empleado solo está cubierto parte del año, estos umbrales se pueden prorratear por meses. Aun así, FAVR no suele ser adecuado para conductores ocasionales o que recorren pocos kilómetros.
Requisito FAVR del IRS n.º 4: requisitos del vehículo
El empleado debe ser propietario o arrendatario del vehículo reembolsado. El primer año en que recibe una asignación FAVR por un vehículo concreto, el costo original de ese vehículo nuevo debe ser al menos el 90% del automóvil estándar definido en tu plan.
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Además, el año del modelo no puede diferir del año natural en curso en más años que el período de retención (que debe ser de al menos dos años). En resumen, el vehículo del empleado debe corresponder razonablemente al tipo de automóvil en el que se basa el plan.
Requisito FAVR del IRS n.º 5: kilometraje y uso comercial
El IRS no permite que los empleadores usen supuestos arbitrarios al fijar las tarifas FAVR. El kilometraje anual de negocios del plan no puede ser inferior a 6250 millas (unos 10 000 km) y el porcentaje de uso comercial no puede superar el 75%.
El IRS también define tramos de kilometraje asociados a porcentajes máximos de uso comercial, así que los supuestos del plan deben reflejar lo que realmente se espera que recorran los empleados.
Requisito FAVR del IRS n.º 6: documentación y gestión continua
Un plan llamado FAVR no está automáticamente libre de impuestos. FAVR sigue exigiendo una administración tipo accountable plan y una acreditación fiable.
Los empleadores deben conservar registros escritos que respalden los datos de costos y los supuestos usados para calcular la asignación. Los empleados también deben aportar información del vehículo y del seguro cuando el vehículo se cubre por primera vez y de nuevo cuando se requiera en años posteriores.
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Esto suele incluir la marca, el modelo, el año, la lectura del odómetro, los detalles de la cobertura del seguro y la información de compra o arrendamiento, y estos registros deben mantenerse a lo largo del tiempo.
Ten en cuenta que algunos pagos hechos bajo FAVR pueden seguir tributando. Por ejemplo, el IRS trata los pagos opcionales por kilometraje alto como salario sujeto a retenciones e impuestos laborales.
Preguntas frecuentes sobre los requisitos FAVR del IRS
¿Cuál es el límite de costo del automóvil estándar FAVR para 2026?
Para 2026, el costo máximo del automóvil estándar de un plan FAVR es de 61 700 USD. Si el vehículo que elegiste cuesta más, tu programa quedará fuera del marco del IRS.
¿Puede una empresa pequeña usar FAVR?
En la mayoría de los casos, no de forma eficaz. El IRS exige al menos cinco empleados cubiertos en todo momento del año, lo que descarta la mayoría de los programas muy pequeños o solo para directivos.
¿Cuánto cuesta FAVR?
La mayoría de los proveedores de FAVR no publican sus precios, que varían según el número de usuarios. TripLog se diferencia en que publicamos nuestros precios de FAVR, desde solo 19 USD por usuario al mes.
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¿El reembolso FAVR siempre está libre de impuestos?
No automáticamente. Un sistema FAVR bien estructurado permite reembolsos libres de impuestos, pero algunos pagos (como los pagos opcionales por kilometraje alto) siguen considerándose salario sujeto a impuestos.
¿Qué pasa si un empleado no alcanza el umbral de kilometraje requerido?
Si un empleado no acredita el mínimo de millas de negocios requerido, no puede considerarse cubierto por el «safe harbor» de FAVR durante ese período. Los empleadores suelen resolverlo pasando al empleado a otro método de reembolso (como el reembolso por kilómetro) durante ese tiempo.
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Requisitos FAVR del IRS: conclusión
FAVR puede ser un excelente método de reembolso para el equipo adecuado, pero las reglas del IRS no son sugerencias.
Cumplir las normas (y mantenerse libre de impuestos) exige elegir el automóvil estándar adecuado, cubrir a suficientes empleados elegibles, asegurarse de que los conductores alcancen los umbrales de kilometraje y más.
La solución FAVR de TripLog ayuda a las empresas a registrar fácilmente el kilometraje de sus empleados y a ofrecer reembolsos justos y precisos, desde solo 19 USD por usuario al mes. ¿Quieres saber si FAVR es adecuado para tu equipo? Hablemos.
