¿Estás pensando en configurar una solución FAVR para tu equipo? Este puede ser un método poderoso para ofrecer reembolsos justos y libres de impuestos, pero solo funciona si sigues las reglas del IRS.
El IRS establece condiciones específicas que deben cumplir tanto la configuración del programa como los empleados cubiertos por él. Ninguna de estas opciones es opcional y, si te equivocas en la estructura, corres el riesgo de que los reembolsos a tus empleados pasen a estar sujetos a impuestos o, lo que es peor, es posible que tu programa no cumpla con los requisitos.
Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre las pautas FAVR del IRS para 2026.
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Requisito FAVR #1 del IRS: Límite de costo estándar para automóviles
Cada programa FAVR se basa en un automóvil estándar, que es el vehículo que una empresa utiliza como base para calcular la asignación. Para 2026, el IRS limita la el costo máximo estándar de un automóvil es de 61.700 dólares.
Si el vehículo que ha elegido como estándar cuesta más que ese límite, el programa estará fuera del marco del IRS. Esta es una de las primeras cosas que hay que verificar al diseñar o actualizar un sistema FAVR.
Requisito FAVR #2 del IRS: Empleados mínimos cubiertos
FAVR no está diseñado para equipos muy pequeños. El IRS lo exige al menos cinco empleados están cubiertos por el plan en todo momento durante todo el año.
También hay una restricción en la combinación de esos empleados. La mayoría de los empleados cubiertos no pueden ser empleados de la administración en ningún momento del año.
Controle la restricción de empleados
El IRS no permite que se otorgue una asignación de FAVR a un empleado de control. Esta es una regla independiente de la limitación de empleados de la administración.
Un empleado de control tiende a tener altos ingresos o alguien de alto rango en la empresa, como un miembro de la junta directiva o un propietario importante.
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Requisito FAVR #3 del IRS: Límite de kilometraje del conductor
FAVR está diseñado para empleados que realmente conducen kilómetros significativos para trabajar. Para cumplir con las pautas del IRS, sus empleados deben conducir y acreditar al menos 5000 millas de negocios para el año natural o, si es mayor, 80% del kilometraje empresarial anual lo presupone su plan FAVR.
Si un empleado solo está cubierto durante una parte del año, estos umbrales se pueden prorratear mensualmente. Dicho esto, la FAVR generalmente no es la opción adecuada para los conductores ocasionales o con poco kilometraje.
Requisito FAVR #4 del IRS: Requisitos del vehículo
El empleado debe ser propietario o arrendar el vehículo que se reembolsa. Durante el primer año, un empleado recibe una asignación FAVR para un vehículo en particular, el costo original de ese vehículo como vehículo nuevo debe ser al menos el 90% del costo del automóvil estándar que configuraste en tu plan.
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Además, el año modelo del vehículo no puede diferir del año calendario actual en más de la cantidad de años del período de retención (y ese período de retención debe ser de al menos dos años). Básicamente, el vehículo del empleado tiene que estar razonablemente alineado con el tipo de automóvil en el que se basa el plan.
Requisito FAVR #5 del IRS: kilometraje y uso comercial
El IRS no permite que los empleadores utilicen suposiciones arbitrarias al establecer las tasas de FAVR. Kilometraje comercial anual utilizado en el plan no puede ser inferior a 6.250 millas, y el porcentaje de uso empresarial no puede superar el 75%.
El IRS también define las franjas de millas que corresponden a los porcentajes máximos de uso empresarial, por lo que las suposiciones incluidas en el plan deben reflejar lo que realmente se espera que conduzcan los empleados.
Requisito FAVR #6 del IRS: documentación y administración continua
Un plan FAVR debidamente etiquetado no está automáticamente exento de impuestos. FAVR aún lo requiere plan responsableestilo de administración y fundamentación confiable.
Los empleadores deben mantener registros escritos que respalden los datos de costos y las suposiciones utilizadas para acumular la asignación. Los empleados también deben proporcionar información sobre el vehículo y el seguro cuando un vehículo esté cubierto por primera vez y nuevamente según sea necesario en años futuros.
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Por lo general, esto incluye la marca, el modelo, el año, la lectura del odómetro, los detalles de la cobertura del seguro y la información de compra/arrendamiento del vehículo, y estos registros deben mantenerse a lo largo del tiempo.
Tenga en cuenta que ciertos pagos realizados en virtud de FAVR aún pueden estar sujetos a impuestos. Por ejemplo, el IRS considera los pagos opcionales de alto kilometraje como salarios sujetos a retenciones e impuestos laborales.
Preguntas frecuentes sobre los requisitos FAVR del IRS
¿Cuál es el límite de costo estándar de automóviles FAVR de 2026?
Para 2026, el costo estándar máximo de automóvil del IRS para un plan FAVR es de 61.700 dólares. Si el costo del vehículo que eligió supera esta cantidad, su programa quedará fuera del marco del IRS.
¿Puede una pequeña empresa usar FAVR?
No es muy eficaz en la mayoría de los casos. El IRS exige que haya al menos cinco empleados cubiertos en todo momento durante el año, lo que descarta la mayoría de los programas muy pequeños o exclusivos para ejecutivos.
¿El reembolso de FAVR siempre está libre de impuestos?
FAVR no está libre de impuestos automáticamente. Un sistema FAVR bien estructurado puede respaldar los reembolsos libres de impuestos, pero ciertos pagos (como los pagos opcionales de alto kilometraje) siguen considerándose salarios sujetos a impuestos.
¿Qué sucede si un empleado no alcanza el límite requerido de millas?
Si un empleado no acredita el mínimo de millas comerciales requerido, no se le puede considerar cubierto en virtud del Puerto seguro FAVR para ese período. Los empleadores suelen gestionar este problema cambiando al empleado a un método de reembolso diferente (como centavos por milla) para ese momento.
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Requisitos de FAVR del IRS: En conclusión
El FAVR puede ser un excelente método de reembolso para el equipo adecuado, pero las reglas del IRS no son sugerencias.
Cumplir con las normas (y estar libre de impuestos) requiere elegir el automóvil estándar adecuado, cubrir a suficientes empleados elegibles, garantizar que los conductores alcancen los umbrales de kilometraje y más.
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