Las empresas con empleados móviles suelen tener dos opciones generales: proporcionar los vehículos que los empleados utilizan para trabajar o reembolsarles el uso de sus vehículos personales. Los vehículos de flota y los coches de empresa pueden resultar atractivos para las empresas, ya que les otorgan un control directo sobre los vehículos, pero ese control conlleva costes de adquisición, mantenimiento, seguros y otras complicaciones.
El reembolso por el uso de vehículos personales sacrifica ventajas como tener un mayor control sobre el tipo de vehículo, el equipamiento y la imagen de marca, pero también reduce considerablemente la responsabilidad sobre los vehículos en sí. Sin embargo, el reembolso estándar por céntimos por kilómetro (CPM) no suele reflejar los costes reales de conducción en diferentes ubicaciones, por lo que las empresas con muchos conductores de alto kilometraje repartidos por distintas regiones utilizan el reembolso de tasa fija y variable (FAVR).
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Tanto los vehículos de flota como el FAVR son buenas opciones para empresas con muchos conductores de alto kilometraje, pero cada uno presenta desafíos y beneficios únicos. Aquí tiene todo lo que las empresas como la suya necesitan saber.
Puntos clave
- Los programas de flota ofrecen a las empresas un mayor control, pero requieren que posean o alquilen los vehículos y gestionen prácticamente todos los costes relacionados.
- El FAVR reembolsa a los empleados por el uso de sus propios vehículos, combinando los costes fijos de propiedad con los costes operativos variables.
- Pasar de una flota a FAVR puede reducir los costes de activos, la carga administrativa y los problemas derivados de los vehículos sin utilizar.
- La flota puede seguir siendo la mejor opción cuando los empleados necesitan vehículos especializados, compartidos, con imagen de marca y/o altamente equipados.
- Las empresas pueden utilizar un enfoque mixto, manteniendo vehículos de flota donde sea necesario y trasladando a otros conductores al sistema FAVR.
Flota frente a FAVR de un vistazo
Beneficios de una flota de empresa
Sin duda, la mayor ventaja de una flota de empresa es el control. Las compañías pueden estandarizar los tipos de vehículos, garantizar una imagen de marca coherente y aplicar normas de mantenimiento y seguridad en toda la flota.
Los vehículos de flota también permiten a las empresas equipar coches o camiones con herramientas, almacenamiento o tecnología especializada que los empleados quizás no puedan proporcionar por su cuenta. Para puestos que dependen de equipos o configuraciones específicas, este nivel de personalización puede ser esencial.
Además, los programas de flota pueden simplificar el cumplimiento normativo y la supervisión. Dado que la empresa posee o alquila los vehículos, puede realizar un seguimiento más sencillo del uso, aplicar políticas y gestionar los riesgos de su fuerza laboral móvil.
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¿Cuánto cuesta realmente una flota de empresa?
El pago de la compra o el arrendamiento es solo el comienzo del coste de una flota.
Las empresas también deben tener en cuenta la depreciación, el seguro, el registro, el combustible, el mantenimiento, las reparaciones, los vehículos de sustitución, la gestión de accidentes y la administración. Esos gastos continúan incluso cuando un vehículo no se utiliza de forma eficiente, o no se utiliza en absoluto.
Un empleado puede dejar la empresa mientras a un vehículo alquilado aún le quedan meses de contrato. Un coche de empresa puede permanecer sin uso durante semanas entre asignaciones. Si un vehículo está en el taller, es posible que la empresa deba proporcionar un sustituto o asumir la pérdida de productividad.
Este es un equilibrio que las empresas deben considerar al elegir una flota: ¿compensa el control adicional sobre la imagen de marca, el tipo de vehículo y el equipamiento los gastos generales y los requisitos de gestión adicionales?
Cómo funciona FAVR
FAVR es un método de reembolso de kilometraje aprobado por el IRS para empleados. Con el reembolso de kilometraje, los empleados utilizan sus propios vehículos personales para realizar su trabajo y las empresas les reembolsan los costes en los que incurren.
Las empresas o equipos más pequeños suelen utilizar la tasa de kilometraje anual del IRS para reembolsar a su equipo. Esto es sencillo, pero para los conductores con alto kilometraje y los equipos repartidos en varias regiones, esa tasa única puede dar lugar a pagos excesivos o insuficientes a su equipo.
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FAVR está diseñado para reflejar la ubicación del empleado y separa los costos de conducción en categorías fijas y variables. La parte fija cubre los costos que no varían con el kilometraje, como la depreciación, el seguro, el registro y los impuestos. La parte variable cubre los gastos que aumentan con el kilometraje, como el combustible, el mantenimiento, el aceite y los neumáticos.
Cuando se configura correctamente, los reembolsos de FAVR están libres de impuestos, aunque esto requiere que los empleados cumplan con los requisitos del IRS respecto a los mínimos de kilometraje anual, la elegibilidad del vehículo, el seguro y la documentación.
Por qué las empresas pasan de una flota a FAVR
Menores costos de vehículos
Los vehículos de flota son activos de la empresa, por lo que esta absorbe sus costos de compra o arrendamiento, depreciación, seguro y mantenimiento, y esos costos no desaparecen cuando un vehículo se utiliza poco. La empresa sigue pagando esos costos incluso si el automóvil permanece inactivo.
Con FAVR, las empresas ya no necesitan mantener un vehículo propiedad de la empresa para cada conductor. En su lugar, reembolsan a los conductores solo por la parte comercial del uso de su vehículo personal.
Esto puede reducir el capital inmovilizado en activos de flota y eliminar la necesidad de gestionar valores de reventa, devoluciones de arrendamiento e inventario sin usar.
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Menos administración
Con los vehículos de flota y los automóviles de empresa, los vehículos deben comprarse, asignarse, registrarse, asegurarse, mantenerse, repararse, reemplazarse y, finalmente, venderse. La rotación de empleados, los accidentes, los programas de combustible y las necesidades temporales de vehículos generan aún más trabajo.
FAVR sigue requiriendo elementos como registros de kilometraje precisos, información de seguros y vehículos elegibles, pero la empresa ya no necesita gestionar el vehículo físico en sí, lo que elimina una cantidad significativa de trabajo operativo.
Escalabilidad más sencilla
Los programas de flota están vinculados a activos físicos. Agregar un empleado puede requerir la adquisición de otro vehículo, mientras que reducir la plantilla puede dejar a la empresa con automóviles que ya no necesita.
Con FAVR, se puede agregar un conductor sin comprar otro activo. Si el empleado se va o cambia de puesto, el reembolso puede detenerse sin dejar un vehículo usado atrás.
Cómo pasar de una flota a FAVR
Una transición de flota a FAVR no tiene por qué ocurrir de una sola vez.
Algunas empresas comienzan con nuevos empleados o transfieren a los conductores a medida que vencen los contratos de arrendamiento. Otras ofrecen a sus empleados actuales la opción de comprar los vehículos de la flota, permitiéndoles seguir conduciendo un vehículo que ya conocen.
Cuando se implementa correctamente con una solución dedicada de reembolso de kilometraje, FAVR puede ser intuitivo de mantener. Sin embargo, calcular tarifas que cumplan con la normativa requiere datos extensos y actualizados sobre los costos regionales y del vehículo, por lo que la mayoría de las empresas necesitarán un proveedor especializado en FAVR.
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Preguntas frecuentes: Flota vs. FAVR
¿Es FAVR más económico que una flota de empresa?
Puede serlo. FAVR puede reducir los costos de adquisición, depreciación, seguro, mantenimiento y administración de vehículos. Los ahorros reales dependen de la flota actual, el kilometraje de los empleados, las ubicaciones y los montos de reembolso.
¿Elimina FAVR la responsabilidad del empleador?
No, los empleados son dueños de sus vehículos y los aseguran, pero las empresas aún necesitan políticas de seguridad para los conductores, verificación de seguros y supervisión de la conducción relacionada con el trabajo.
¿Quién es el dueño del vehículo bajo FAVR?
El empleado debe ser el propietario o arrendatario del vehículo utilizado en el programa.
¿Puede cualquier empleado usar FAVR?
No, los empleados deben cumplir con los requisitos de kilometraje, vehículo, seguro y documentación. FAVR está destinado generalmente a conductores que recorren al menos 5,000 millas de trabajo al año.
¿Puede una empresa utilizar flota y FAVR al mismo tiempo?
Sí, muchas empresas mantienen vehículos de flota para funciones especializadas mientras utilizan FAVR o el reembolso por centavos por milla para los empleados que solo necesitan transporte estándar.
Flota vs. FAVR: ¿Cuál es mejor?
La flota ofrece el máximo control sobre el vehículo, pero las empresas pagan por ese control a través de costos de propiedad, administración y una menor flexibilidad. Cuando los empleados necesitan equipos especializados, vehículos comerciales, activos compartidos o una imagen de marca destacada, una flota de empresa puede seguir siendo la opción correcta.
Cuando los empleados necesitan un automóvil para visitar clientes, propiedades o lugares de trabajo, FAVR podría tener más sentido. Puede reducir los activos de la flota, escalar con mayor facilidad, reflejar los costos regionales de conducción y ofrecer a los empleados más opciones.
Para muchas empresas, el mejor enfoque puede ser mantener los automóviles de empresa donde el vehículo específico es importante y trasladar al resto de su fuerza laboral móvil a FAVR.
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