Les entreprises employant des collaborateurs mobiles disposent généralement de deux grandes options : fournir les véhicules que les employés utilisent pour le travail, ou les rembourser pour l'utilisation de leur véhicule personnel. Les véhicules de flotte et les voitures de fonction peuvent être attrayants pour les entreprises car ils leur confèrent un contrôle direct sur les véhicules, mais ce contrôle s'accompagne de coûts d'acquisition, d'entretien, d'assurance et d'autres complications.
Le remboursement des véhicules personnels implique de renoncer à certains avantages, comme le contrôle sur le type de véhicule, l'équipement et l'image de marque, mais il réduit considérablement votre responsabilité vis-à-vis des véhicules eux-mêmes. Cependant, le remboursement standard au kilomètre (CPM) ne reflète généralement pas les coûts réels de conduite selon les zones géographiques. C'est pourquoi les entreprises comptant de nombreux conducteurs effectuant un kilométrage élevé dans différentes régions utilisent le remboursement à taux fixe et variable (FAVR).
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Les véhicules de flotte et le FAVR sont deux options pertinentes pour les entreprises dont les employés parcourent un kilométrage élevé, mais chacune présente des défis et des avantages uniques. Voici tout ce que les entreprises comme la vôtre doivent savoir.
Points clés
- Les programmes de flotte offrent aux entreprises un meilleur contrôle, mais les obligent à posséder ou à louer les véhicules et à gérer pratiquement tous les coûts associés.
- Le FAVR rembourse les employés pour l'utilisation de leur propre véhicule, en combinant les coûts fixes de possession et les coûts variables d'utilisation.
- Passer d'une flotte au FAVR peut réduire les coûts d'actifs, la charge administrative et les problèmes liés aux véhicules inutilisés.
- La flotte peut rester le meilleur choix lorsque les employés ont besoin de véhicules spécialisés, partagés, marqués aux couleurs de l'entreprise et/ou fortement équipés.
- Les entreprises peuvent adopter une approche mixte, en conservant des véhicules de flotte là où c'est nécessaire et en faisant passer les autres conducteurs au FAVR.
Flotte vs FAVR en un coup d'œil
Avantages d'une flotte d'entreprise
L'avantage majeur d'une flotte d'entreprise est sans conteste le contrôle. Les entreprises peuvent standardiser les types de véhicules, assurer une image de marque cohérente et imposer des normes d'entretien et de sécurité à l'ensemble de leur parc.
Les véhicules de flotte permettent également aux entreprises d'équiper leurs voitures ou camions avec des outils, des solutions de rangement ou des technologies spécifiques que les employés ne pourraient pas fournir eux-mêmes. Pour les postes nécessitant des équipements ou des configurations particuliers, ce niveau de personnalisation peut s'avérer essentiel.
De plus, les programmes de flotte simplifient la conformité et le suivi. Comme l'entreprise possède ou loue les véhicules, elle peut plus facilement contrôler leur utilisation, faire respecter ses politiques et gérer les risques liés à ses équipes mobiles.
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Combien coûte réellement une flotte d'entreprise ?
L'achat ou le loyer ne représente que le début des coûts liés à une flotte.
Les entreprises doivent également prendre en compte la dépréciation, l'assurance, l'immatriculation, le carburant, l'entretien, les réparations, les véhicules de remplacement, la gestion des accidents et les frais administratifs. Ces dépenses perdurent même lorsqu'un véhicule n'est pas utilisé de manière efficace, voire pas utilisé du tout.
Un employé peut quitter l'entreprise alors qu'il reste encore des mois de location sur son véhicule. Une voiture de fonction peut rester inutilisée pendant des semaines entre deux missions. Si un véhicule est au garage, l'entreprise doit parfois fournir un véhicule de remplacement ou subir une perte de productivité.
C'est un compromis que les entreprises doivent évaluer lors du choix d'une flotte : le contrôle accru sur l'image de marque, le type de véhicule et l'équipement justifie-t-il les frais généraux et les exigences de gestion supplémentaires ?
Comment fonctionne le FAVR
Le FAVR est une méthode de remboursement des frais kilométriques approuvée par l'administration fiscale .Avec le remboursement des frais kilométriques, les employés utilisent leur propre véhicule pour leurs missions professionnelles et les entreprises les remboursent des frais engagés.
Les petites entreprises ou équipes utilisent souvent le taux kilométrique annuel officiel pour rembourser leurs collaborateurs. C'est une solution simple, mais pour les conducteurs effectuant un kilométrage élevé et les équipes réparties sur plusieurs régions, ce taux unique peut entraîner un surpaiement ou un sous-paiement de vos collaborateurs.
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FAVR est conçu pour refléter le lieu de travail de l'employé et divise les frais de déplacement en catégories fixes et variables. La part fixe couvre les coûts qui ne dépendent pas du kilométrage, tels que la dépréciation, l'assurance, l'immatriculation et les taxes. La part variable couvre les dépenses qui augmentent avec le kilométrage, comme le carburant, l'entretien, l'huile et les pneus.
Lorsqu'il est correctement configuré, les remboursements FAVR sont exonérés d'impôts, à condition que les employés respectent les exigences de l'IRS concernant le kilométrage annuel minimum, l'éligibilité du véhicule, l'assurance et la documentation.
Pourquoi les entreprises passent de la flotte automobile à FAVR
Réduction des coûts liés aux véhicules
Les véhicules de flotte sont des actifs de l'entreprise ; celle-ci prend donc en charge leur achat ou leur location, leur dépréciation, leur assurance et leur entretien. Ces coûts ne disparaissent pas lorsque le véhicule est sous-utilisé. L'entreprise continue de les payer même si la voiture reste immobilisée.
Avec FAVR, les entreprises n'ont plus besoin de maintenir un véhicule de société pour chaque conducteur. Elles remboursent simplement les employés pour la part professionnelle de l'utilisation de leur véhicule personnel.
Cela permet de réduire le capital immobilisé dans les actifs de flotte et d'éliminer la gestion des valeurs de revente, des retours de location et des stocks inutilisés.
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Moins de tâches administratives
Avec les flottes et les voitures de fonction, les véhicules doivent être achetés, attribués, immatriculés, assurés, entretenus, réparés, remplacés et finalement revendus. Le roulement du personnel, les accidents, la gestion du carburant et les besoins temporaires en véhicules génèrent une charge de travail supplémentaire.
FAVR nécessite toujours des relevés kilométriques précis, des informations d'assurance et des véhicules éligibles, mais l'entreprise n'a plus à gérer le véhicule physique lui-même, ce qui supprime une part importante du travail opérationnel.
Une mise à l'échelle simplifiée
Les programmes de flotte sont liés à des actifs physiques. L'embauche d'un employé peut nécessiter l'acquisition d'un nouveau véhicule, tandis qu'une réduction des effectifs peut laisser l'entreprise avec des voitures inutiles.
Avec FAVR, un conducteur peut être ajouté sans achat d'actif supplémentaire. Si l'employé quitte l'entreprise ou change de poste, le remboursement peut être interrompu sans laisser de véhicule sur les bras.
Comment passer d'une flotte automobile à FAVR
La transition d'une flotte vers FAVR n'a pas besoin de se faire en une seule fois.
Certaines entreprises commencent avec de nouveaux employés ou transfèrent leurs conducteurs au fur et à mesure de l'expiration des contrats de location. D'autres proposent à leurs employés actuels d'acheter les véhicules de la flotte, leur permettant ainsi de continuer à conduire un véhicule qu'ils connaissent déjà.
Lorsqu'elle est correctement mise en place avec une solution dédiée au remboursement des frais kilométriques, la méthode FAVR peut être intuitive à gérer. Cependant, le calcul de taux conformes nécessite des données actualisées et approfondies sur les coûts des véhicules et les spécificités régionales ; la plupart des entreprises devront donc faire appel à un prestataire spécialisé en FAVR.
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FAQ : Flotte automobile vs FAVR
La méthode FAVR est-elle moins coûteuse qu'une flotte d'entreprise ?
Cela peut être le cas. La méthode FAVR permet de réduire les coûts d'acquisition, de dépréciation, d'assurance, d'entretien et de gestion administrative des véhicules. Les économies réelles dépendent de la flotte actuelle, du kilométrage des employés, des zones géographiques et des montants de remboursement.
La méthode FAVR élimine-t-elle la responsabilité de l'employeur ?
Non, bien que les employés soient propriétaires et assurent leurs propres véhicules, les entreprises doivent toujours mettre en place des politiques de sécurité routière, vérifier les assurances et assurer un suivi des déplacements professionnels.
Qui est propriétaire du véhicule dans le cadre du programme FAVR ?
L'employé doit être propriétaire ou locataire du véhicule utilisé dans le cadre du programme.
Tous les employés peuvent-ils utiliser la méthode FAVR ?
Non, les employés doivent répondre à des exigences spécifiques en matière de kilométrage, de véhicule, d'assurance et de documentation. La méthode FAVR est généralement destinée aux conducteurs parcourant au moins 8 000 kilomètres par an à des fins professionnelles.
Une entreprise peut-elle combiner flotte automobile et FAVR ?
Oui, de nombreuses entreprises conservent des véhicules de flotte pour des fonctions spécialisées tout en utilisant la méthode FAVR ou un remboursement au kilomètre pour les employés qui n'ont besoin que d'un véhicule standard.
Flotte vs FAVR : quelle est la meilleure solution ?
La flotte offre un contrôle maximal sur les véhicules, mais ce contrôle a un coût : frais de possession, gestion administrative et manque de flexibilité. Lorsqu'un employé a besoin d'un équipement spécialisé, d'un véhicule utilitaire, d'un actif partagé ou d'une image de marque forte, la flotte d'entreprise reste souvent le choix le plus pertinent.
Lorsque les employés ont besoin d'un véhicule pour se rendre chez des clients, sur des propriétés ou sur des chantiers, la méthode FAVR peut s'avérer plus judicieuse. Elle permet de réduire les actifs de la flotte, d'évoluer plus facilement, de refléter les coûts de conduite régionaux et d'offrir plus de choix aux employés.
Pour de nombreuses entreprises, la meilleure approche consiste à conserver des véhicules de société là où le type de véhicule est déterminant, et à basculer le reste de la main-d'œuvre mobile vers la méthode FAVR.
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