Le remboursement exact du kilométrage est un élément important de toute entreprise employant des employés mobiles. Cela dit, il existe plusieurs méthodes courantes de remboursement du kilométrage.
Parmi les principaux, citons les cents par mile, l'allocation automobile, les cartes de carburant et FAVEUR. Aujourd'hui, nous allons discuter des avantages et des différences entre les deux : le remboursement en cents par kilomètre et l'allocation automobile.
Remboursement du kilométrage et allocation de voiture : que signifient-ils ?
Explication du remboursement des cents par kilomètre
Le remboursement du kilométrage en cents par mile est la méthode de remboursement du kilométrage la plus simple, et donc la plus courante. Les employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail se voient rembourser un certain montant pour chaque kilomètre parcouru.
Ce taux de remboursement par kilomètre peut être n'importe quoi, voire rien ! Aux États-Unis, aucun mandat fédéral n'oblige les entreprises à rembourser le kilométrage ou les dépenses de leur équipe, bien que certains États aient leurs propres exigences spécifiques.
Pour simplifier les choses, IRS réalise chaque année une étude sur les coûts fixes et variables de l'utilisation d'un véhicule à moteur. À l'aide de ces données, il formule une recommandation sur le remboursement que le conducteur moyen aux États-Unis devrait recevoir.
Connexe : Explication du taux de kilométrage IRS | Comment le taux de kilométrage standard est-il déterminé ?
Des coûts tels que le prix de l'essence, les assurances, l'amortissement, etc. entrent en ligne de compte pour déterminer ce taux. À compter de 2025, le taux actuel de l'IRS pour le kilométrage professionnel est de 0,70$ par mile.
Si une entreprise devait utiliser ce taux, cela signifierait qu'elle rembourserait à son équipe 0,70$ pour chaque kilomètre parcouru dans le cadre de ses activités. S'ils parcouraient 100 milles pour leur entreprise, l'entreprise leur rembourserait 70$.
Une chose importante à prendre en compte est que, à moins que vous ne remboursiez un montant supérieur au taux recommandé par l'IRS, Les paiements de remboursement du CPM ne sont pas imposés. Si vous remboursez un montant supérieur à ce taux, le paiement supplémentaire sera imposé comme un revenu.
Cette méthode nécessite que votre équipe remplisse des carnets de kilométrage et les soumette à votre entreprise pour traiter et approuver leur remboursement. Étant donné que les journaux de kilométrage manuels sont encombrants, longs et inexacts, nous recommandons à votre équipe d'utiliser une application moderne de suivi automatique du kilométrage.
Inconvénients du remboursement du kilométrage en cents par kilomètre
Le plus gros problème potentiel qui peut découler d'un système CPM est kilométrage surdéclaré, ce qui peut entraîner un remboursement excessif. Selon une étude interne de TripLog, les conducteurs utilisant des méthodes de suivi manuelles peuvent surdéclarer leur kilométrage jusqu'à 28 %.
En général, le kilométrage est surdéclaré lorsque les conducteurs remplissent incorrectement leur carnet de kilométrage, que ce soit intentionnel ou non. Ils font une mauvaise estimation de la distance qu'ils ont parcourue et les employeurs finissent par les payer plus que ce qu'ils méritent.
Connexe : Guide de kilométrage pour les employeurs
Les conducteurs ne sont pas les seuls employés concernés par les carnets de kilométrage manuels. Les spécialistes de la paie, les commis aux ressources humaines et les autres personnes qui s'occuperont de ces journaux devront traiter de grandes piles de des journaux de kilométrage en papier, qui peuvent être incroyablement encombrants.
Comme indiqué précédemment, la meilleure façon d'éviter les kilomètres surdéclarés est de demander à votre équipe d'utiliser un application de suivi du kilométrage comme TripLog. Planifiez une demande de démonstration gratuite dès aujourd'hui pour découvrir comment TripLog peut faire économiser à votre entreprise des milliers de dollars et des dizaines d'heures de travail par employé chaque année !
Explication de l'allocation de voiture
Une allocation automobile est un montant fixe que vous donnez à votre équipe pour couvrir les dépenses liées à l'utilisation de leur véhicule pour le travail. Il s'agit de loin de la méthode de remboursement du kilométrage la plus simple.
Les entreprises fixent simplement un montant de remboursement forfaitaire qu'elles jugent juste et versent ce montant à leurs employés au début de chaque mois. C'est ça !
Inconvénients d'un programme d'allocation automobile
La simplicité d'un programme d'allocation automobile a ses avantages, mais il comporte également de nombreux problèmes. Par exemple, il peut être difficile de choisir une bonne somme d'argent à fournir à titre d'allocation.
Pour de nombreuses entreprises, leurs employés peuvent conduire des montants différents. Certains employés peuvent ne parcourir que quelques dizaines de kilomètres, tandis que d'autres peuvent en parcourir des centaines.
Si l'employé qui a parcouru une douzaine de kilomètres et l'employé qui a parcouru 500 miles reçoivent tous deux une somme mensuelle de 500 dollars, cela peut entraîner un système injuste. Il y a de fortes chances que vous sous-payiez certains employés et que vous surpayiez d'autres.
Un autre problème majeur de l'allocation automobile par rapport à un programme CPM est l'obligation fiscale. L'IRS considère les allocations de voiture comme une indemnisation plutôt que comme un remboursement de voyage.
Connexe : Les 5 principales idées fausses sur le suivi du kilométrage des entreprises
Cela signifie que toute somme versée aux employés sous forme d'allocation automobile est imposable. Cela signifie également que votre équipe percevra une moindre partie de l'allocation en raison de son imposition.
Pourquoi l'allocation automobile est-elle imposée mais pas le remboursement du kilométrage ?
La principale raison pour laquelle l'IRS taxe les allocations automobiles est que l'utilisation professionnelle de ces paiements n'est pas justifiée. Vous pouvez justifier le kilométrage, mais cela ajoute des complications supplémentaires.
Allocation automobile et remboursement du kilométrage | Pouvez-vous utiliser les deux ?
Lorsqu'il s'agit d'indemniser les employés qui utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles, les entreprises se demandent souvent entre offrir une allocation automobile ou le remboursement du kilométrage. Les entreprises pourraient-elles plutôt choisir d'utiliser les deux ?
L'approche à double avantage
Offrir à la fois une allocation automobile et le remboursement du kilométrage peut être considéré comme une approche à double avantage. L'allocation de voiture couvre généralement les coûts fixes supportés par un employé, tels que l'assurance, le paiement de la voiture ou l'entretien général.
En revanche, le remboursement du kilométrage dans ce système pourrait être directement corrélé à la distance parcourue, en tenant compte principalement des coûts variables tels que le carburant et l'usure.
Avantages de l'allocation automobile et du remboursement du kilométrage
- Une couverture complète: Cette méthode peut être plus globale, en veillant à ce que les employés se sentent correctement indemnisés pour tous les frais de transport liés à leur travail.
- Flexibilité: Il fournit un filet de sécurité aux employés qui peuvent conduire rarement (et donc bénéficier de l'indemnité) et à ceux qui conduisent beaucoup (et bénéficient du kilométrage).
- Attirer et retenir les talents: Offrir les deux peut rendre une entreprise plus attrayante pour les employés potentiels et fidéliser les employés actuels.
Allocation automobile et remboursement du kilométrage : points négatifs
- Incidences sur les: Cette approche peut être plus coûteuse pour l'entreprise que le choix d'une seule méthode.
- Éviter la surcompensation: Il faut veiller à ce qu'il n'y ait pas de chevauchement, ce qui pourrait entraîner une double indemnisation des employés pour les mêmes coûts.
- Complexité administrative: Le suivi et le traitement des indemnités et des remboursements peuvent être fastidieux sur le plan administratif.
Allocation automobile et remboursement du kilométrage : conclusion négative
Bien qu'offrir à la fois une allocation automobile et le remboursement du kilométrage puisse être bénéfique, il est essentiel de peser le pour et le contre. Il est également impératif de définir des directives claires pour éviter la double indemnisation et rester en conformité avec les lois fiscales locales.
Mon entreprise doit-elle utiliser une allocation automobile ou un remboursement en cents par mile ?
Chez TripLog, nous pensons que le meilleur compromis entre les méthodes les plus simples et les plus complexes de remboursement du kilométrage est le centime par mile. Les principales raisons sont qu'il fournit aux conducteurs un remboursement exact, et généralement équitable, et qu'il minimise l'obligation fiscale envers les entreprises.
Néanmoins, une méthode qui pourrait fonctionner pour une entreprise peut ne pas fonctionner pour une autre. Il peut être difficile de choisir le mode de remboursement du kilométrage qui vous convient le mieux. C'est pourquoi les experts en kilométrage de TripLog interviennent.
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