Los reembolsos precisos de millas son una parte importante de cualquier empresa con empleados móviles. Dicho esto, existen varios métodos comunes de reembolso de millas.
Algunas de las principales incluyen centavos por milla, asignación de automóvil, tarjetas de combustible y FAVOR. Hoy vamos a analizar las ventajas y las diferencias entre los dos: el reembolso de centavos por milla y la franquicia de automóvil.
Reembolso de millas frente a franquicia de automóvil: ¿qué significan?
Explicación del reembolso de centavos por milla
El reembolso de millas en centavos por milla es el método más simple (y por lo tanto más común) de reembolso de millas. A los empleados que utilizan sus vehículos personales para trabajar se les reembolsa una cantidad determinada de dinero por cada milla recorrida.
Esta tasa de reembolso por milla puede ser cualquier cosa, ¡incluso nada! En los Estados Unidos, no existe ningún mandato federal que obligue a las empresas a reembolsar las millas o los gastos de sus equipos, aunque algunos estados tienen sus propios requisitos específicos.
Para simplificar las cosas, el IRS lleva a cabo un estudio cada año sobre los costos fijos y variables de operar un vehículo motorizado. Con estos datos, elabora una recomendación sobre lo que se le debe reembolsar al conductor promedio en los Estados Unidos.
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Los costos como los precios de la gasolina, el seguro, la depreciación y más influyen en la determinación de esta tarifa. A partir de 2025, la tarifa actual del IRS para millas comerciales es de 0,70 USD por milla.
Si una empresa utilizara esta tarifa, eso significaría que reembolsaría a su equipo 0,70 USD por cada milla que conduzca mientras realiza negocios. Si condujeran 100 millas para su empresa, la empresa les devolvería 70$.
Un aspecto importante a tener en cuenta es que, a menos que reembolses por encima de la tasa recomendada por el IRS, Los pagos de reembolso de CPM no están sujetos a impuestos. Si reembolsas por encima de esa tarifa, el pago adicional se gravará como ingreso.
Este método requiere que tu equipo complete los registros de kilometraje y los envíe a tu empresa para procesar y aprobar su reembolso. Dado que los registros de kilometraje manuales son complicados, lentos e imprecisos, recomendamos que tu equipo utilice una aplicación moderna de seguimiento automático del kilometraje.
Contras del reembolso de centavos por milla
El mayor problema potencial que puede surgir con un sistema de CPM es kilometraje declarado en exceso, lo que puede llevar a un reembolso excesivo. Según un estudio interno de TripLog, los conductores que utilizan métodos de seguimiento manual pueden sobredeclarar su kilometraje hasta en un 28%.
Por lo general, el kilometraje se reporta en exceso cuando los conductores rellenan incorrectamente sus registros de kilometraje, ya sea intencional o no. Hacen una estimación deficiente de la distancia que han recorrido y los empleadores terminan pagándoles más de lo que merecen.
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Los conductores no son los únicos empleados afectados por los registros manuales de kilometraje. Los especialistas en nóminas, los empleados de recursos humanos y otras personas que se encargarán de gestionar esos registros tendrán que gestionar grandes cantidades de registros de kilometraje en papel, que pueden resultar increíblemente engorrosos.
Como se mencionó anteriormente, la mejor manera de evitar que se notifique demasiado el kilometraje es hacer que tu equipo utilice un aplicación de seguimiento de kilometraje como TripLog. Programe una solicitud de demostración gratuita hoy mismo ¡para ver cómo TripLog puede ahorrarle a su empresa miles de dólares y docenas de horas de trabajo por empleado cada año!
Explicación de la asignación de automóvil
Una asignación de automóvil es una cantidad fija de dinero que le das a tu equipo para cubrir los gastos de uso de sus vehículos para trabajar. Este es, con mucho, el método más simple de reembolso de millas.
Las empresas simplemente fijan una suma global de reembolso que consideran justa y entregan a sus empleados esa suma al principio de cada mes. ¡Eso es todo!
Contras de un programa de asignación de automóviles
La simplicidad de un programa de subsidios para automóviles tiene sus beneficios, pero también hay muchos problemas. Por ejemplo, elegir una cantidad justa de dinero para proporcionarla como subsidio puede resultar difícil.
Para muchas empresas, sus empleados pueden conducir cantidades diferentes. Algunos empleados pueden conducir solo unas pocas docenas de millas, mientras que otros pueden conducir cientos.
Si tanto el empleado que condujo una docena de millas como el empleado que condujo 500 millas reciben una suma mensual de 500 dólares, eso puede resultar en un sistema injusto. Es muy probable que pagues menos a algunos empleados y que pagues de más a otros.
Otro problema importante de la asignación de automóviles en comparación con un programa de CPM es la obligación tributaria. El IRS considera las franquicias para automóviles como una compensación más que como un reembolso de viaje.
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Esto significa que cualquier dinero que se pague a los empleados como asignación de automóvil está sujeto a impuestos. Esto también significa que tu equipo recibirá una parte inferior de la asignación debido a que está sujeta a impuestos.
¿Por qué se grava la asignación de automóvil pero no el reembolso de millas?
La razón principal por la que el IRS grava las franquicias para automóviles es porque el uso comercial de estos pagos no está justificado. Podrías corroborar el kilometraje, pero esto añade complicaciones adicionales.
Subsidio de automóvil más reembolso de millas | ¿Se pueden usar ambos?
Cuando se trata de compensar a los empleados por usar sus vehículos personales con fines comerciales, las empresas suelen tener que decidir entre ofrecer una franquicia de automóvil o el reembolso del kilometraje. ¿Podrían las empresas optar, en cambio, por utilizar ambas opciones?
El enfoque de doble beneficio
Ofrecer tanto una franquicia de automóvil como el reembolso del kilometraje puede considerarse un enfoque de doble beneficio. La asignación de automóvil generalmente cubre los costos fijos en los que incurre un empleado, como el seguro, los pagos del automóvil o el mantenimiento general.
Por el contrario, el reembolso del kilometraje en este sistema podría correlacionarse directamente con la distancia recorrida, abordando principalmente los costos variables, como el combustible y el desgaste.
Ventajas de la franquicia de automóvil más el reembolso de millas
- Cobertura integral: Este método puede ser más amplio y garantizar que los empleados se sientan adecuadamente compensados por todos los costos de los vehículos relacionados con su trabajo.
- Flexibilidad: Proporciona una red de seguridad para los empleados que pueden conducir con poca frecuencia (y, por lo tanto, se benefician del subsidio) y para los que conducen mucho (y se benefician del kilometraje).
- Atraer y retener el talento: Ofrecer ambos puede hacer que una empresa sea más atractiva para los posibles empleados y retener a los actuales.
Aspectos negativos de la asignación de automóvil más el reembolso de millas
- Implicaciones de costos: Este enfoque puede resultar más costoso para la empresa en comparación con la elección de un método.
- Evite la sobrecompensación: Se debe tener cuidado para garantizar que no haya superposiciones, lo que podría provocar que los empleados reciban una compensación doble por los mismos costos.
- Complejidad administrativa: El seguimiento y el procesamiento de las asignaciones y los reembolsos pueden requerir un uso administrativo intensivo.
Conclusión negativa de franquicia de automóvil más reembolso de millas
Si bien ofrecer tanto una franquicia de automóvil como el reembolso del kilometraje puede ser beneficioso, es esencial sopesar las ventajas y las posibles desventajas. También es imprescindible establecer directrices claras para evitar la doble compensación y cumplir con las leyes fiscales locales.
¿Debería mi empresa utilizar la franquicia de automóvil o el reembolso de centavos por milla?
En TripLog, creemos que el mejor punto medio entre los métodos más simples y complejos de reembolso de millas son los centavos por milla. Las principales razones son que proporciona a los conductores un reembolso preciso y, en general, justo, y reduce al mínimo la obligación tributaria de las empresas.
Sin embargo, un método que podría funcionar para una empresa puede no funcionar para otra. Decidir qué método de reembolso de millas es el adecuado para usted puede ser difícil. Por eso vienen los expertos en kilometraje de TripLog.
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