Cuando las empresas tienen empleados que utilizan sus vehículos personales para trabajar, muchas optan por ofrecer un reembolso por las millas recorridas durante el desempeño de sus funciones.
Dos opciones comunes son una asignación fija para vehículos y un programa de tasa fija y variable (FAVR). Otros métodos incluyen centavos por milla y flota propiedad de la empresa.
Tanto la asignación para vehículos como la flota proporcionan dinero a los empleados por el uso del vehículo para fines laborales, pero funcionan de manera muy diferente. Esto es lo que las empresas deben saber.
Puntos clave
- Una asignación tradicional para vehículos es un método de reembolso de kilometraje para empleados que proporciona un pago mensual fijo por el uso personal de un vehículo con fines comerciales.
- Los pagos de asignación para vehículos casi siempre resultarán en un pago insuficiente para algunos conductores y excesivo para otros. Además, la gran mayoría de los pagos por asignación para vehículos no están libres de impuestos.
- Un programa FAVR configurado correctamente proporciona reembolsos justos y libres de impuestos basados en los costos locales de los vehículos.
- FAVR puede ser más complicado de gestionar y tiene requisitos de elegibilidad más estrictos.
- Las empresas pueden utilizar FAVR para algunos conductores y otros métodos de reembolso, como el de centavos por milla, para otros.
¿Qué es una asignación para vehículos?
Un subsidio para automóvil es un pago fijo para un empleado que utiliza su vehículo personal para trabajar, generalmente abonado de forma mensual a través de la nómina. Por ejemplo, una empresa podría otorgar a cada empleado de campo 600 dólares al mes, independientemente de cuántas millas recorra por motivos laborales.
Para los conductores que recorren distancias cortas, esto puede suponer una cantidad considerable de dinero extra. Para los que recorren muchas millas, es posible que ni siquiera cubra el combustible, mucho menos otros gastos relacionados con el vehículo, como el mantenimiento y la depreciación.
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Dicho esto, los subsidios para automóvil son fáciles de entender, predecibles y sencillos de administrar. El inconveniente es que estos pagos suelen estar sujetos a impuestos (a menos que se establezcan mediante un plan contable) y, por lo general, tienen poca relación con los costos reales del empleado.
Un conductor que recorre muchas millas en un mercado costoso puede recibir el mismo pago que alguien que conduce ocasionalmente en una zona de menor costo.
¿Qué es el reembolso FAVR?
FAVR significa "tasa fija y variable" (fixed and variable rate). Es un método aprobado por el IRS para reembolsar a los empleados que utilizan sus propios vehículos para fines laborales.
En lugar de pagar a todos la misma cantidad, el sistema FAVR divide los gastos del vehículo en dos grupos.
Costos fijos
El pago fijo es esencialmente una suma global destinada a cubrir gastos de propiedad como la depreciación, el seguro, el registro, las tasas de licencia y los impuestos. Se basa en un vehículo estándar y en datos de costos localizados.
Un ejemplo de un costo fijo para un empleado sería de 412 dólares al mes.
Costos variables
El pago variable se calcula en función del kilometraje comercial y ayuda a cubrir el combustible, el mantenimiento, el aceite, los neumáticos y otros gastos directamente relacionados con el uso y funcionamiento del vehículo.
Los costes variables se abonan mediante una tarifa por milla. Un ejemplo de tarifa sería pagar al empleado 0,21 $ por milla.
Ejemplo de cálculo FAVR
Tomando los dos ejemplos anteriores, un pago FAVR a fin de mes para ese empleado en particular sería de 412 $ más 0,21 $ multiplicado por su kilometraje total.
Si recorrió 600 millas ese mes, el pago sería de 412 + (0,21 * 600) = 547 $.
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FAVR frente a asignación de vehículo: un vistazo
Las mayores diferencias entre FAVR y la asignación de vehículo
Diferencias fiscales
Una asignación de vehículo tradicional suele pagarse a través de la nómina como ingreso imponible. Los empleados pierden una parte del pago en impuestos y, por lo general, los empleadores también pagan impuestos sobre la nómina por ello.
Los reembolsos FAVR pueden quedar fuera de los salarios imponibles cuando el programa sigue las normas del IRS y los empleados documentan correctamente sus desplazamientos laborales. Esto permite que una mayor parte del gasto en vehículos de la empresa llegue a los empleados en forma de reembolso.
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Precisión y equidad
Los pagos fijos por asignación de vehículo suelen basarse en poca o ninguna información. Por lo general, no cambian en función de cuánto conduce un empleado o de cuáles son los costes de los vehículos en su región.
Esto a menudo puede llevar a pagar de más a algunos empleados y de menos a otros. FAVR soluciona esto utilizando costes localizados para determinar los pagos. Además, FAVR utiliza un perfil de vehículo estándar en lugar de reembolsar a cada empleado en función del vehículo exacto que haya elegido comprar.
Gestión
Las asignaciones por vehículo suelen ser relativamente fáciles de gestionar, ya que el mismo pago puede añadirse a la nómina cada mes. Muchas empresas pueden manejar este método por sí mismas.
FAVR requiere el seguimiento del kilometraje, comprobaciones de elegibilidad de los conductores, información sobre el vehículo y el seguro, datos de costes localizados y una gestión continua del programa. Encontrar y gestionar todo esto puede resultar costoso y difícil sin un software especializado.
Dado esto, la mayoría de las empresas utilizan un proveedor de FAVR especializado en lugar de administrar el programa internamente. Sin embargo, FAVR tiene requisitos de elegibilidad más estrictos que la asignación por vehículo.
El IRS exige que un plan FAVR cubra al menos a cinco empleados durante todo el año, y los conductores deben justificar al menos 5.000 millas de trabajo al año (o el 80% del kilometraje asumido por el programa cuando esa cifra sea mayor).
Cuándo elegir entre asignación por vehículo y FAVR
Las asignaciones por vehículo funcionan mejor cuando las empresas tienen un número reducido de conductores, los desplazamientos son limitados o los empleados tienen patrones de conducción similares o constantes. Más allá de eso, los pagos de las asignaciones por vehículo pueden volverse extremadamente imprecisos.
FAVR es la mejor opción cuando los empleados recorren una cantidad significativa de millas de trabajo y/o trabajan en diferentes regiones. Las empresas a menudo eligen FAVR también por su equidad. En lugar de recibir asignaciones sujetas a impuestos, los pagos de reembolso a los empleados son precisos y están libres de impuestos.
Sin embargo, la respuesta correcta no siempre es la misma para toda la empresa. El método adecuado depende del tipo de conductor.
¿Pueden las empresas utilizar más de un método de reembolso de kilometraje?
No es necesario que todos los conductores utilicen el mismo método de reembolso.
Los conductores elegibles con mayor kilometraje pueden participar en FAVR, mientras que los conductores ocasionales o con menor kilometraje pueden utilizar otro método libre de impuestos, como el de centavos por milla utilizando la tarifa de kilometraje del IRS.
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Cambiar de asignación por vehículo a FAVR
Los empleados pueden seguir utilizando sus vehículos personales cuando una empresa pasa de un sistema de asignación por vehículo a FAVR. Lo que cambia es cómo se calculan y documentan los reembolsos.
Deben entender que los reembolsos de FAVR cubren los costes del vehículo de empresa y por qué los pagos pueden variar entre conductores.
Cómo ayuda TripLog a gestionar FAVR
TripLog combina el seguimiento automático de kilometraje con la gestión de reembolsos a empleados. Los empleados registran sus viajes de trabajo automáticamente con la aplicación móvil de TripLog, mientras que los administradores pueden revisar el kilometraje, gestionar aprobaciones y mantener registros detallados de los reembolsos.
TripLog también permite a las empresas gestionar programas FAVR y de centavos por milla en el mismo sistema. Los empleados con mayor kilometraje pueden recibir reembolsos FAVR localizados, mientras que los conductores con menor kilometraje utilizan el método más sencillo de CPM.
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Preguntas frecuentes
¿Es FAVR mejor que un subsidio para automóvil?
FAVR es mejor para empresas con conductores de alto kilometraje, empleados en diferentes regiones o que tienen preocupaciones sobre la equidad en los reembolsos y el desperdicio de impuestos. Un subsidio para automóvil puede ser adecuado cuando la conducción por motivos laborales es limitada y la simplicidad es la prioridad principal.
¿El subsidio para automóvil está sujeto a impuestos?
Un subsidio para automóvil tradicional se considera ingreso imponible a menos que se realice bajo un plan responsable. La mayoría de los programas de subsidio para automóvil no están configurados de esta manera y, por lo tanto, están sujetos a impuestos.
¿FAVR está libre de impuestos?
Los reembolsos FAVR están libres de impuestos cuando el programa y los empleados participantes cumplen con los requisitos del IRS. Utilizar una solución FAVR dedicada es la mejor manera de garantizar una configuración adecuada.
¿Pueden los conductores de bajo kilometraje utilizar FAVR?
FAVR no es para conductores de bajo kilometraje u ocasionales, y los empleados que no cumplen con sus requisitos de kilometraje no calificarán. Esos conductores pueden utilizar el reembolso por centavos por milla en su lugar.
FAVR frente a subsidio para automóvil: Conclusión
Los subsidios para automóvil son simples y predecibles, pero generalmente están sujetos a impuestos y no reflejan lo que los empleados realmente gastan al conducir por trabajo.
FAVR requiere una mayor estructura, pero ofrece reembolsos localizados, basados en el kilometraje y libres de impuestos siempre que se cumplan los requisitos del IRS. Para las empresas con equipos que recorren distancias más largas, esa precisión adicional puede justificar la configuración necesaria.
¿Tiene curiosidad sobre cómo pasar de un subsidio por vehículo a FAVR, o está empezando desde cero? Hable con los expertos en kilometraje de TripLog ¡para configurar el plan adecuado para su equipo!
