Una pregunta que se hacen muchos empleadores y empleados es si sus reembolsos de gastos están sujetos a impuestos o no.
¿La respuesta corta? Si se maneja bajo un plan responsable, por lo general, sus reembolsos no se consideran salarios sujetos a impuestos. De lo contrario, lo son.
Estos son los aspectos básicos, aunque hay muchos requisitos y requisitos adicionales que pueden aplicarse a su equipo. Aquí encontrarás todo lo que los empleadores y los empleados deben saber.
Puntos clave
- Los reembolsos de gastos de los empleados son no está sujeto a impuestos cuando se paga en virtud de un plan responsable del IRS. Eso simplemente significa que el gasto tiene un propósito comercial, está debidamente documentado y se devuelve cualquier pago en exceso.
- Los reembolsos pueden estar sujetos a impuestos si el empleado no proporciona recibos, registros de millas u otras formas razonables de verificar el gasto, o si el empleado recibe más del gasto real y no devuelve el exceso.
- Las asignaciones mensuales fijas se gravan si se pagan sin que los empleados demuestren sus gastos.
- Las tasas de millaje superiores a la tasa de millaje estándar del IRS están sujetas a impuestos.
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¿Cuándo no están sujetos a impuestos los reembolsos a los empleados?
Los reembolsos a los empleados no están sujetos a impuestos cuando cumplen con las reglas del plan responsable del IRS.
Esto significa que los empleados gastaron su propio dinero por una razón laboral legítima, mostraron pruebas de ese gasto y no se les permitió quedarse con dinero extra más allá de lo que realmente gastaron o justificaron adecuadamente.
Los reembolsos comunes no sujetos a impuestos pueden incluir:
- Kilometraje empresarial
- Viajes relacionados con el trabajo
- Alojamiento durante viajes de negocios
- Comidas de empresa
- Suministros o equipos necesarios
- La parte laboral de sus gastos de teléfono o Internet
Un reembolso no está exento de impuestos solo porque esté relacionado con el trabajo. Como empleador, necesitará un proceso que muestre lo que se gastó, por qué se gastó y si el monto del reembolso fue apropiado.
Planes responsables frente a planes no responsables
Esta es la principal diferencia que determina si un reembolso está sujeto a impuestos.
Como mencionamos anteriormente, un plan responsable es un marco del IRS que permite los reembolsos a los empleados libres de impuestos. Cumpla con algunos requisitos (debe tratarse de un gasto empresarial debidamente documentado y cualquier reembolso en exceso debe devolverse) y el reembolso estará libre de impuestos.
Un plan que no rinde cuentas es básicamente lo contrario. Si los empleados no tienen que demostrar sus gastos o si pueden quedarse con los reembolsos en exceso sin devolverlos, el pago se considera salario sujeto a impuestos.
Tomemos un ejemplo. Supongamos que una empresa otorga a cada empleado una asignación de 300 dólares mensuales para gastos, pero no exige recibos, registros de kilometraje ni ningún otro tipo de documentación. Incluso si algunos empleados utilizan ese dinero para gastos relacionados con el trabajo, el IRS considerará el pago como salario sujeto a impuestos porque no se gestionó mediante un plan responsable.
¿Están sujetos a impuestos los reembolsos de millas?
El reembolso de millas se trata como cualquier otra forma de reembolso de gastos. Cuando se gestionan en el marco de un plan responsable, los pagos pueden estar libres de impuestos.
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Para 2026, la tarifa estándar de millas comerciales del IRS es de 72,5 centavos por milla. Si un empleado conduce su vehículo personal para ir al trabajo y recibe un reembolso igual o inferior a esa tarifa, el pago no está sujeto a impuestos (siempre y cuando el empleado proporcione un registro de millas adecuado).
Para estar libre de impuestos, el registro de millas debe incluir:
- La fecha de cada viaje
- El propósito empresarial
- Ubicaciones de inicio y finalización
- El total de millas recorridas
Si la compañía paga más que la tarifa de millas del IRS, el monto en exceso está sujeto a impuestos a menos que se devuelva. Por ejemplo, si la tasa del IRS es de 72,5 centavos por milla y el empleador reembolsa 80 centavos por milla, los 7,5 centavos adicionales por milla que reciba el empleado están sujetos a impuestos.
¿Qué pasa con los gastos de viaje, comidas y trabajo remoto?
Los mismos principios se aplican también a este tipo de gastos.
Los costos de los viajes de negocios, como el pasaje aéreo, los hoteles, el estacionamiento, los peajes y los autos de alquiler, pueden estar libres de impuestos cuando son necesarios y están debidamente documentados.
Las comidas también se pueden reembolsar, pero necesitan un propósito comercial real y un registro adecuado. Un almuerzo que hayas comido en un día de trabajo cualquiera no es lo mismo que una comida de negocios con un cliente.
Gastos de trabajo remoto son un poco más complicados. Por lo general, la parte empresarial de los costos de Internet, teléfono y oficina en casa del empleado puede ser reembolsable cuando se le exige que haga su trabajo, pero si el pago no está vinculado al uso comercial real o está mal documentado, puede estar sujeto a impuestos.
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¿Cuándo pasan a estar sujetos a impuestos los reembolsos?
Un reembolso puede estar sujeto a impuestos en los siguientes casos:
- El empleado no presenta recibos ni registros
- El pago es una asignación fija sin justificación/prueba
- El empleado se queda con una cantidad superior a la cantidad de gastos documentada
- El gasto es personal, no relacionado con el negocio
- El empleador procesa el pago como salario
Esta es también la razón por la que un escrito política de reembolso de gastos es importante. Brinda a los empleados reglas claras y a los empleadores un proceso coherente que deben seguir.
Cómo pueden los empleadores mantener los reembolsos exentos de impuestos
La mejor manera de evitar que los reembolsos se graven es seguir los requisitos del IRS y dejar claro el proceso a todas las partes involucradas.
Los empleadores deben dejar en claro qué es reembolsable, qué documentación se requiere, con qué rapidez los empleados deben presentar los gastos y qué sucede si un empleado recibe demasiado.
En cuanto al kilometraje, eso significa exigir registros de viaje precisos en lugar de estimaciones aproximadas. Para otros gastos, esto incluye recibos, fechas, montos y fines comerciales.
Aquí es donde el software de gestión de reembolsos a los empleados puede ayudar. En lugar de buscar recibos, hojas de cálculo y registros de kilometraje inexactos, las empresas pueden usar herramientas que capturan y consolidan los registros de gastos de su equipo a medida que ocurren.
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Preguntas frecuentes sobre el reembolso de gastos de empleados sin impuestos
¿Los reembolsos a los empleados están siempre exentos de impuestos?
No. Solo están libres de impuestos cuando se gestionan bajo un plan responsable. Si no hay documentación o los empleados se quedan con los pagos en exceso, es posible que sus reembolsos estén sujetos a impuestos.
¿Los reembolsos de millas están sujetos a impuestos?
Siempre que las millas sean para fines comerciales, estén debidamente documentadas y se reembolsen en virtud de un plan responsable, el reembolso estará libre de impuestos. Sin embargo, tenga en cuenta que cualquier pago que supere la tasa de millas estándar del IRS está sujeto a impuestos.
¿Están sujetas a impuestos las asignaciones mensuales fijas?
Si una empresa paga una asignación fija sin exigir a los empleados que documenten sus gastos comerciales, ese pago puede tratarse como un salario sujeto a impuestos.
¿Los reembolsos deben pasar por la nómina?
Los reembolsos del plan responsable generalmente no se tratan como salarios, pero los pagos no responsables del plan generalmente se tratan como salarios sujetos a impuestos y deben gestionarse a través de la nómina.
¿Qué registros deben mantener los empleados?
Los empleados deben conservar los recibos, los registros de kilometraje, las fechas, los montos, los fines comerciales y cualquier otra documentación requerida por el política de reembolso del empleador.
Conclusión
Los reembolsos de gastos de los empleados no están sujetos a impuestos automáticamente.
Si el reembolso está vinculado a un gasto empresarial real y demostrable y se gestiona mediante un plan responsable, no está sujeto a impuestos para el empleado. Sin embargo, si no está debidamente documentado, es excesivo o se paga como una asignación regular, puede considerarse como un salario.
Para los empleadores, lo más seguro es tener una política clara, exigir una documentación coherente y utilizar un sistema que facilite el seguimiento de los gastos y reembolsos de los empleados.
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