Una pregunta que se hacen muchos empleadores y empleados es si sus reembolsos de gastos están sujetos a impuestos o no.
¿La respuesta corta? Si se gestionan bajo un plan con rendición de cuentas (accountable plan) del IRS, por lo general esos reembolsos no se consideran salario sujeto a impuestos. De lo contrario, sí.
Esto es lo básico, aunque hay muchos otros matices y requisitos que pueden aplicarse a tu equipo. Aquí tienes todo lo que empleadores y empleados deben saber.
Puntos clave
- Los reembolsos de gastos de los empleados no están sujetos a impuestos cuando se pagan bajo un plan con rendición de cuentas del IRS. Eso significa que el gasto tiene un fin de negocio, está debidamente documentado y se devuelve cualquier pago en exceso.
- Los reembolsos pueden estar sujetos a impuestos si el empleado no proporciona recibos, registros de millas u otras formas razonables de verificar el gasto, o si el empleado recibe más del gasto real y no devuelve el exceso.
- Las asignaciones mensuales fijas se gravan si se pagan sin que los empleados demuestren sus gastos.
- Las tarifas por milla superiores a la tarifa estándar de millaje del IRS están sujetas a impuestos.
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¿Cuándo no están sujetos a impuestos los reembolsos a los empleados?
Los reembolsos a los empleados no están sujetos a impuestos cuando cumplen las reglas del plan con rendición de cuentas del IRS.
Esto significa que los empleados gastaron su propio dinero por una razón laboral legítima, mostraron pruebas de ese gasto y no se les permitió quedarse con dinero extra más allá de lo que realmente gastaron o justificaron adecuadamente.
Los reembolsos comunes no sujetos a impuestos pueden incluir:
- Kilometraje empresarial
- Viajes relacionados con el trabajo
- Alojamiento durante viajes de negocios
- Comidas de empresa
- Suministros o equipos necesarios
- La parte laboral de sus gastos de teléfono o Internet
Un reembolso no está exento de impuestos solo porque esté relacionado con el trabajo. Como empleador, necesitas un proceso que muestre qué se gastó, por qué y si el importe del reembolso era adecuado.
Planes con y sin rendición de cuentas
Esta es la principal diferencia que determina si un reembolso está sujeto a impuestos.
Como vimos antes, un plan con rendición de cuentas es un marco del IRS que permite reembolsar a los empleados sin impuestos. Basta con cumplir algunos requisitos (debe ser un gasto de negocio debidamente documentado y cualquier exceso debe devolverse) para que el reembolso esté exento de impuestos.
Un plan sin rendición de cuentas es básicamente lo contrario. Si los empleados no tienen que demostrar sus gastos o pueden quedarse con los reembolsos en exceso sin devolverlos, el pago se trata como salario sujeto a impuestos.
Veamos un ejemplo. Una empresa da a cada empleado una asignación mensual de 300 USD para gastos, pero no exige recibos, registros de kilometraje ni ningún otro tipo de documentación. Aunque algunos empleados usen ese dinero en gastos de trabajo, el IRS considerará el pago como salario sujeto a impuestos porque no se gestionó mediante un plan con rendición de cuentas.
¿Los reembolsos de kilometraje están sujetos a impuestos?
El reembolso de kilometraje se trata como cualquier otro reembolso de gastos. Cuando se gestiona bajo un plan con rendición de cuentas, los pagos pueden estar exentos de impuestos.
Relacionado: ¿El reembolso de millas se considera ingreso sujeto a impuestos?
Desde el 1 de julio de 2026, la tarifa estándar de millaje del IRS para negocios es de 76 centavos por milla. Si un empleado usa su vehículo personal para trabajar y recibe un reembolso igual o inferior a esa tarifa, el pago no está sujeto a impuestos (siempre que el empleado entregue un registro de kilometraje adecuado).
Para estar exento de impuestos, el registro de kilometraje debe incluir:
- La fecha de cada trayecto
- El motivo de negocio
- Los lugares de salida y llegada
- El total de millas recorridas
Si la empresa paga más que la tarifa de millaje del IRS, el exceso está sujeto a impuestos salvo que se devuelva. Por ejemplo, si la tarifa del IRS es de 76 centavos por milla y el empleador reembolsa 80 centavos por milla, los 4 centavos adicionales por milla que recibe el empleado están sujetos a impuestos.
¿Qué pasa con los gastos de viaje, comidas y trabajo remoto?
Los mismos principios se aplican también a este tipo de gastos.
Los costos de los viajes de negocios, como el pasaje aéreo, los hoteles, el estacionamiento, los peajes y los autos de alquiler, pueden estar libres de impuestos cuando son necesarios y están debidamente documentados.
Las comidas también se pueden reembolsar, pero necesitan un propósito comercial real y un registro adecuado. Un almuerzo que hayas comido en un día de trabajo cualquiera no es lo mismo que una comida de negocios con un cliente.
Los gastos de trabajo remoto son algo más complicados. Por lo general, la parte de negocio de los gastos de internet, teléfono y oficina en casa del empleado puede reembolsarse cuando son necesarios para su trabajo, pero si el pago no está vinculado al uso real para el trabajo o está mal documentado, puede estar sujeto a impuestos.
Relacionado: Explicación del reembolso de viajes para empleados
¿Cuándo pasan a estar sujetos a impuestos los reembolsos?
Un reembolso puede estar sujeto a impuestos en los siguientes casos:
- El empleado no presenta recibos ni registros
- El pago es una asignación fija sin justificación/prueba
- El empleado se queda con una cantidad superior a la cantidad de gastos documentada
- El gasto es personal, no relacionado con el negocio
- El empleador procesa el pago como salario
Por eso también es importante tener una política de reembolso de gastos por escrito. Da a los empleados reglas claras y a los empleadores un proceso coherente.
Cómo pueden los empleadores mantener los reembolsos exentos de impuestos
La mejor manera de evitar que los reembolsos se graven es seguir los requisitos del IRS y dejar claro el proceso a todas las partes involucradas.
Los empleadores deben dejar en claro qué es reembolsable, qué documentación se requiere, con qué rapidez los empleados deben presentar los gastos y qué sucede si un empleado recibe demasiado.
En cuanto al kilometraje, eso significa exigir registros de viaje precisos en lugar de estimaciones aproximadas. Para otros gastos, esto incluye recibos, fechas, montos y fines comerciales.
Aquí es donde un software de gestión de reembolsos puede ayudar. En lugar de perseguir recibos, hojas de cálculo y registros de kilometraje inexactos, las empresas pueden usar herramientas que capturan y consolidan los registros de gastos de su equipo a medida que se producen.
Artículo relacionado: Requisitos de reembolso de gastos por estado (EE. UU.)
Preguntas frecuentes sobre el reembolso de gastos de empleados sin impuestos
¿Los reembolsos a los empleados están siempre exentos de impuestos?
No. Solo están exentos de impuestos cuando se gestionan bajo un plan con rendición de cuentas. Si no hay documentación o los empleados se quedan con pagos en exceso, sus reembolsos pueden estar sujetos a impuestos.
¿Los reembolsos de kilometraje están sujetos a impuestos?
Siempre que las millas sean de trabajo, estén debidamente documentadas y se reembolsen bajo un plan con rendición de cuentas, el reembolso estará exento de impuestos. Sin embargo, ten en cuenta que cualquier pago por encima de la tarifa estándar de millaje del IRS está sujeto a impuestos.
¿Están sujetas a impuestos las asignaciones mensuales fijas?
Si una empresa paga una asignación fija sin exigir a los empleados que documenten sus gastos comerciales, ese pago puede tratarse como un salario sujeto a impuestos.
¿Los reembolsos deben pasar por la nómina?
Los reembolsos de un plan con rendición de cuentas no suelen tratarse como salario, pero los pagos de un plan sin rendición de cuentas sí suelen tratarse como salario sujeto a impuestos y deben pasar por la nómina.
¿Qué registros deben mantener los empleados?
Los empleados deben conservar los recibos, los registros de kilometraje, las fechas, los importes, el motivo de negocio y cualquier otra documentación que exija la política de reembolso del empleador.
Conclusión
Los reembolsos de gastos de los empleados no están sujetos a impuestos automáticamente.
Si el reembolso está vinculado a un gasto de negocio real y demostrable y se gestiona mediante un plan con rendición de cuentas, no está sujeto a impuestos para el empleado. Sin embargo, si no está bien documentado, es excesivo o se paga como una asignación habitual, puede tratarse como salario.
Para los empleadores, lo más seguro es tener una política clara, exigir una documentación coherente y utilizar un sistema que facilite el seguimiento de los gastos y reembolsos de los empleados.
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