De nombreux employeurs et employés se demandent si leurs remboursements de dépenses sont imposables ou non.
La réponse courte ? S'ils sont gérés dans le cadre d'un plan responsable (accountable plan) au sens de l'IRS, ces remboursements ne sont généralement pas traités comme un salaire imposable. Sinon, ils le sont.
Ce sont les bases, mais d'autres subtilités et exigences peuvent s'appliquer à votre équipe. Voici tout ce que les employeurs et les salariés doivent savoir.
Points clés
- Les remboursements de frais des salariés ne sont pas imposables lorsqu'ils sont versés dans le cadre d'un plan responsable de l'IRS. Cela signifie simplement que la dépense a un objet professionnel, qu'elle est correctement justifiée et que tout trop-perçu est restitué.
- Les remboursements peuvent devenir imposables si le salarié ne fournit pas de reçus, de relevé kilométrique ou d'autre moyen raisonnable de vérifier la dépense, ou s'il reçoit plus que la dépense réelle et ne restitue pas l'excédent.
- Les allocations mensuelles forfaitaires sont imposées si elles sont versées sans que les employés soient tenus de prouver leurs dépenses.
- Les montants au mile supérieurs au taux kilométrique standard de l'IRS sont imposables.
À lire aussi : Que sont les dépenses remboursables ?
Quand les remboursements aux employés ne sont-ils pas imposables ?
Les remboursements aux employés ne sont pas imposables lorsqu'ils respectent les règles du plan responsable de l'IRS.
Cela signifie que les employés ont dépensé leur propre argent pour une raison professionnelle légitime, qu'ils ont présenté la preuve de cette dépense et qu'ils n'étaient pas autorisés à conserver de l'argent supplémentaire au-delà de ce qu'ils ont réellement dépensé ou correctement justifié.
Les remboursements non imposables courants peuvent inclure :
- Kilométrage professionnel
- Voyages liés au travail
- Hébergement lors de voyages d'affaires
- Repas d'affaires
- Fournitures ou équipements nécessaires
- La part professionnelle de leurs dépenses de téléphone ou d'Internet
Un remboursement n'est pas non imposable simplement parce qu'il est lié au travail. En tant qu'employeur, vous aurez besoin d'un processus qui indique ce qui a été dépensé, pourquoi cela a été dépensé et si le montant du remboursement était approprié.
Plans responsables et non responsables
Il s'agit de la principale différence qui détermine si un remboursement est imposable.
Comme nous l'avons vu, un plan responsable est un cadre de l'IRS qui permet de rembourser les salariés en franchise d'impôt. Il suffit de respecter quelques conditions (il doit s'agir d'une dépense professionnelle correctement justifiée, et tout trop-perçu doit être restitué) pour que le remboursement soit exonéré.
Un plan non responsable est tout l'inverse. Si les salariés n'ont pas à justifier leurs dépenses ou peuvent garder les trop-perçus sans les restituer, le paiement est alors traité comme un salaire imposable.
Prenons un exemple. Une entreprise verse à chaque salarié une allocation de frais de 300 $ US par mois sans exiger de reçus, de relevé kilométrique ni aucun autre justificatif. Même si certains salariés utilisent cet argent pour des dépenses professionnelles, l'IRS traitera le paiement comme un salaire imposable, car il n'a pas été géré dans le cadre d'un plan responsable.
Les remboursements de kilométrage sont-ils imposables ?
Le remboursement du kilométrage est traité comme n'importe quel autre remboursement de frais. Lorsqu'il est géré dans le cadre d'un plan responsable, il peut être exonéré d'impôt.
À lire aussi : Le remboursement du kilométrage est-il considéré comme un revenu imposable ?
Depuis le 1er juillet 2026, le taux kilométrique professionnel standard de l'IRS est de 76 cents par mile. Si un salarié utilise son véhicule personnel pour son travail et qu'il est remboursé à ce taux ou en dessous, le paiement n'est pas imposable (à condition qu'il fournisse un relevé kilométrique conforme).
Pour que le remboursement soit exonéré, le relevé kilométrique doit indiquer :
- La date de chaque trajet
- L'objet professionnel
- Lieux de départ et d'arrivée
- Le nombre total de miles parcourus
Si l'entreprise paie plus que le taux kilométrique de l'IRS, l'excédent est imposable sauf s'il est restitué. Par exemple, si le taux de l'IRS est de 76 cents par mile et que l'employeur rembourse 80 cents par mile, les 4 cents supplémentaires par mile perçus par le salarié sont imposables.
Qu'en est-il des frais de déplacement, de repas et de télétravail ?
Les mêmes principes s'appliquent également à ces types de dépenses.
Les frais de voyage d'affaires tels que les billets d'avion, les hôtels, le stationnement, les péages et la location de voitures peuvent être exonérés d'impôts lorsqu'ils sont nécessaires et correctement documentés.
Les repas peuvent également être remboursés, mais ils nécessitent un véritable objectif commercial et une tenue de registres appropriée. Un déjeuner que vous avez pris un jour ouvrable au hasard n'est pas la même chose qu'un repas d'affaires avec un client.
Les frais de télétravail sont un peu plus complexes. En général, la part professionnelle des frais d'internet, de téléphone et de bureau à domicile du salarié peut être remboursée lorsqu'elle est nécessaire à son travail. En revanche, si le paiement n'est pas lié à l'usage professionnel réel ou s'il est mal justifié, il peut être imposable.
À lire aussi : Explication du remboursement des déplacements des employés
Quand les remboursements deviennent-ils imposables ?
Un remboursement peut être imposable dans les types de scénarios suivants :
- L'employé ne soumet pas de reçus ni de dossiers
- Le paiement est une indemnité forfaitaire sans justificatif
- L'employé conserve plus que les dépenses documentées
- La dépense est personnelle et n'est pas liée à l'entreprise
- L'employeur traite le paiement comme un salaire
C'est aussi pour cela qu'une politique de remboursement des frais écrite est importante. Elle donne des règles claires aux salariés et un processus cohérent aux employeurs.
Comment les employeurs peuvent garder les remboursements non imposables
Le meilleur moyen d'éviter que les remboursements ne soient imposés est de suivre les exigences de l'IRS et de clarifier le processus pour toutes les parties concernées.
Les employeurs devraient indiquer clairement ce qui est remboursable, quels documents sont requis, dans quel délai les employés doivent soumettre leurs dépenses et ce qui se passe si un employé reçoit trop.
Pour le kilométrage, cela signifie exiger des relevés de trajets précis plutôt que des estimations. Pour les autres dépenses, il faut les reçus, les dates, les montants et l'objet professionnel.
C'est là que les logiciels de gestion des remboursements des employés peuvent vous aider. Au lieu de rechercher des reçus, des feuilles de calcul et des carnets de kilométrage inexacts, les entreprises peuvent utiliser des outils qui capturent et consolident les dossiers de dépenses de leur équipe au fur et à mesure.
À lire aussi : Exigences de remboursement des frais par État (États-Unis)
FAQ sur le remboursement des dépenses des employés en franchise d'impôt
Les remboursements aux employés sont-ils toujours exonérés d'impôts ?
Non. Ils ne sont exonérés d'impôts que s'ils sont gérés dans le cadre d'un plan responsable. S'il n'y a pas de documentation ou si les employés conservent leurs paiements excédentaires, leurs remboursements peuvent être imposables.
Les remboursements de miles sont-ils imposables ?
Tant que le kilométrage est réservé à des fins professionnelles, qu'il est correctement documenté et qu'il est remboursé dans le cadre d'un plan responsable, le remboursement sera exonéré d'impôt. Cependant, gardez à l'esprit que tout paiement supérieur au taux de kilométrage standard de l'IRS est imposable.
Les allocations mensuelles forfaitaires sont-elles imposables ?
Si une entreprise verse une indemnité forfaitaire sans exiger des employés qu'ils documentent leurs dépenses professionnelles, ce paiement peut être considéré comme un salaire imposable.
Les remboursements doivent-ils être effectués par le biais de la paie ?
Les remboursements versés dans le cadre d'un plan responsable ne sont généralement pas traités comme un salaire, mais les paiements d'un plan non responsable le sont généralement et doivent passer par la paie.
Quels registres les employés doivent-ils conserver ?
Les salariés doivent conserver les reçus, le relevé kilométrique, les dates, les montants, l'objet professionnel et tout autre justificatif exigé par la politique de remboursement de l'employeur.
Conclusion
Les remboursements de dépenses des employés ne sont pas automatiquement imposables.
Si le remboursement est lié à une dépense professionnelle réelle et démontrable et est géré dans le cadre d'un plan responsable, il n'est pas imposable pour l'employé. Toutefois, s'il n'est pas correctement documenté, s'il est excessif ou s'il est payé comme une allocation ordinaire, il peut être traité comme un salaire.
Pour les employeurs, la solution la plus sûre consiste à adopter une politique claire, à exiger une documentation cohérente et à utiliser un système qui facilite le suivi des dépenses et des remboursements des employés.
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