De nombreux employeurs et employés se demandent si leurs remboursements de dépenses sont imposables ou non.
La réponse courte ? En cas de manipulation dans le cadre d'un plan responsable, leurs remboursements ne sont généralement pas considérés comme des salaires imposables. Sinon, ils le sont.
Ce sont là les éléments de base, mais de nombreuses exigences supplémentaires peuvent s'appliquer à votre équipe. Voici tout ce que les employeurs et les employés doivent savoir.
Points clés
- Les remboursements des dépenses des employés sont non imposable lorsqu'il est payé dans le cadre d'un plan responsable de l'IRS. Cela signifie simplement que la dépense a un objectif commercial, qu'elle est correctement documentée et que tout excédent de paiement est remboursé.
- Les remboursements peuvent devenir imposables si l'employé ne fournit pas de reçus, de carnets de kilométrage ou d'autres moyens raisonnables de vérifier les dépenses, ou si l'employé reçoit plus que les dépenses réelles et ne rembourse pas l'excédent.
- Les allocations mensuelles forfaitaires sont imposées si elles sont versées sans que les employés soient tenus de prouver leurs dépenses.
- Les taux de kilométrage supérieurs au taux de kilométrage standard de l'IRS sont taxés.
Connexe : Que sont les dépenses remboursables ?
Quand les remboursements aux employés ne sont-ils pas imposables ?
Les remboursements aux employés ne sont pas imposables lorsqu'ils respectent les règles du plan responsable de l'IRS.
Cela signifie que les employés ont dépensé leur propre argent pour une raison professionnelle légitime, qu'ils ont présenté la preuve de cette dépense et qu'ils n'étaient pas autorisés à conserver de l'argent supplémentaire au-delà de ce qu'ils ont réellement dépensé ou correctement justifié.
Les remboursements non imposables courants peuvent inclure :
- Kilométrage professionnel
- Voyages liés au travail
- Hébergement lors de voyages d'affaires
- Repas d'affaires
- Fournitures ou équipements nécessaires
- La part professionnelle de leurs dépenses de téléphone ou d'Internet
Un remboursement n'est pas non imposable simplement parce qu'il est lié au travail. En tant qu'employeur, vous aurez besoin d'un processus qui indique ce qui a été dépensé, pourquoi cela a été dépensé et si le montant du remboursement était approprié.
Plans responsables et plans non comptables
Il s'agit de la principale différence qui détermine si un remboursement est imposable.
Comme nous l'avons vu précédemment, un plan responsable est un cadre de l'IRS qui permet de rembourser les employés en franchise d'impôt. Répondez à quelques exigences (il doit s'agir d'une dépense professionnelle correctement documentée et tout remboursement excédentaire doit être remboursé) et le remboursement sera exonéré d'impôt.
Un plan non responsable, c'est tout le contraire. Si les employés n'ont pas à prouver leurs dépenses ou s'ils peuvent conserver les remboursements excédentaires sans les rembourser, le paiement est alors considéré comme un salaire imposable.
Prenons un exemple. Supposons qu'une entreprise donne à chaque employé une allocation de dépenses mensuelle de 300$ sans exiger de reçus, de journaux de kilométrage ou toute autre forme de documentation. Même si certains employés utilisent cet argent pour des dépenses liées au travail, l'IRS considérera le paiement comme un salaire imposable car il n'a pas été géré dans le cadre d'un plan responsable.
Les remboursements de kilométrage sont-ils imposables ?
Le remboursement du kilométrage est traité comme toute autre forme de remboursement des dépenses. Lorsqu'ils sont gérés dans le cadre d'un plan responsable, les paiements peuvent être exempts d'impôt.
Connexe : Le remboursement du kilométrage est-il considéré comme un revenu imposable ?
Pour 2026, le taux de kilométrage professionnel standard de l'IRS est de 72,5 cents par mile. Si un employé conduit son véhicule personnel pour se rendre au travail et qu'il est remboursé à ce taux ou en dessous de ce taux, le paiement n'est pas imposable (à condition que l'employé fournisse un carnet de kilométrage approprié).
Pour être exonéré d'impôts, le carnet de kilométrage doit inclure :
- La date de chaque voyage
- L'objectif commercial
- Lieux de départ et d'arrivée
- Le nombre total de kilomètres parcourus
Si l'entreprise paie plus que le taux de kilométrage de l'IRS, le montant excédentaire est imposable sauf remboursement. Par exemple, si le taux de l'IRS est de 72,5 cents par mile et que l'employeur rembourse à 80 cents par mile, les 7,5 cents supplémentaires par mile que reçoit l'employé sont imposables.
Qu'en est-il des frais de déplacement, de repas et de télétravail ?
Les mêmes principes s'appliquent également à ces types de dépenses.
Les frais de voyage d'affaires tels que les billets d'avion, les hôtels, le stationnement, les péages et la location de voitures peuvent être exonérés d'impôts lorsqu'ils sont nécessaires et correctement documentés.
Les repas peuvent également être remboursés, mais ils nécessitent un véritable objectif commercial et une tenue de registres appropriée. Un déjeuner que vous avez pris un jour ouvrable au hasard n'est pas la même chose qu'un repas d'affaires avec un client.
Frais de travail à distance sont un peu plus compliqués. En règle générale, la partie professionnelle des frais d'Internet, de téléphone et de bureau à domicile de l'employé peut être remboursable lorsqu'il est tenu de faire son travail, mais si le paiement n'est pas lié à l'utilisation professionnelle réelle ou s'il est mal documenté, il peut être imposable.
Connexe : Explication du remboursement des déplacements des employés
Quand les remboursements deviennent-ils imposables ?
Un remboursement peut être imposable dans les types de scénarios suivants :
- L'employé ne soumet pas de reçus ni de dossiers
- Le paiement est une indemnité forfaitaire sans justificatif
- L'employé conserve plus que les dépenses documentées
- La dépense est personnelle et n'est pas liée à l'entreprise
- L'employeur traite le paiement comme un salaire
C'est aussi pourquoi un écrit politique de remboursement des dépenses est important. Il donne aux employés des règles claires et aux employeurs un processus cohérent à suivre.
Comment les employeurs peuvent garder les remboursements non imposables
Le meilleur moyen d'éviter que les remboursements ne soient imposés est de suivre les exigences de l'IRS et de clarifier le processus pour toutes les parties concernées.
Les employeurs devraient indiquer clairement ce qui est remboursable, quels documents sont requis, dans quel délai les employés doivent soumettre leurs dépenses et ce qui se passe si un employé reçoit trop.
En ce qui concerne le kilométrage, cela signifie qu'il faut des relevés de trajet précis plutôt que des estimations approximatives. Pour les autres dépenses, cela signifie les reçus, les dates, les montants et à des fins commerciales.
C'est là que les logiciels de gestion des remboursements des employés peuvent vous aider. Au lieu de rechercher des reçus, des feuilles de calcul et des carnets de kilométrage inexacts, les entreprises peuvent utiliser des outils qui capturent et consolident les dossiers de dépenses de leur équipe au fur et à mesure.
Connexe : Exigences de remboursement des dépenses par État
FAQ sur le remboursement des dépenses des employés en franchise d'impôt
Les remboursements aux employés sont-ils toujours exonérés d'impôts ?
Non. Ils ne sont exonérés d'impôts que s'ils sont gérés dans le cadre d'un plan responsable. S'il n'y a pas de documentation ou si les employés conservent leurs paiements excédentaires, leurs remboursements peuvent être imposables.
Les remboursements de miles sont-ils imposables ?
Tant que le kilométrage est réservé à des fins professionnelles, qu'il est correctement documenté et qu'il est remboursé dans le cadre d'un plan responsable, le remboursement sera exonéré d'impôt. Cependant, gardez à l'esprit que tout paiement supérieur au taux de kilométrage standard de l'IRS est imposable.
Les allocations mensuelles forfaitaires sont-elles imposables ?
Si une entreprise verse une indemnité forfaitaire sans exiger des employés qu'ils documentent leurs dépenses professionnelles, ce paiement peut être considéré comme un salaire imposable.
Les remboursements doivent-ils être effectués par le biais de la paie ?
Les remboursements des régimes responsables ne sont généralement pas considérés comme des salaires, mais les paiements non comptables du régime sont généralement traités comme des salaires imposables et doivent être traités par le biais de la paie.
Quels registres les employés doivent-ils conserver ?
Les employés doivent conserver les reçus, les journaux de kilométrage, les dates, les montants, les fins commerciales et toute autre documentation requise par le politique de remboursement de l'employeur.
Conclusion
Les remboursements de dépenses des employés ne sont pas automatiquement imposables.
Si le remboursement est lié à une dépense professionnelle réelle et démontrable et est géré dans le cadre d'un plan responsable, il n'est pas imposable pour l'employé. Toutefois, s'il n'est pas correctement documenté, s'il est excessif ou s'il est payé comme une allocation ordinaire, il peut être traité comme un salaire.
Pour les employeurs, la solution la plus sûre consiste à adopter une politique claire, à exiger une documentation cohérente et à utiliser un système qui facilite le suivi des dépenses et des remboursements des employés.
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