Lorsque les entreprises ont des employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail, beaucoup choisissent de rembourser les kilomètres parcourus dans le cadre de leurs fonctions.
Deux options courantes sont l'indemnité forfaitaire et le programme de taux fixe et variable (FAVR). D'autres méthodes incluent le remboursement au kilomètre et la flotte de véhicules d'entreprise.
Bien que l'indemnité kilométrique et la flotte d'entreprise permettent toutes deux de couvrir les frais de véhicule des employés, leur fonctionnement diffère considérablement. Voici ce que les entreprises doivent savoir.
Points clés
- L'indemnité kilométrique traditionnelle est une méthode de remboursement qui consiste à verser une somme mensuelle fixe pour l'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles.
- Les indemnités kilométriques entraînent presque toujours une sous-rémunération pour certains conducteurs et une sur-rémunération pour d'autres. De plus, la grande majorité de ces versements ne sont pas exonérés d'impôts.
- Un programme FAVR correctement mis en place permet des remboursements équitables et défiscalisés, basés sur les coûts réels du véhicule au niveau local.
- Le programme FAVR peut être plus complexe à gérer et impose des critères d'éligibilité plus stricts.
- Les entreprises peuvent utiliser le programme FAVR pour certains conducteurs et d'autres méthodes de remboursement, comme le barème kilométrique, pour d'autres.
Qu'est-ce qu'une indemnité kilométrique ?
Une indemnité kilométrique est un versement fixe destiné aux employés utilisant leur véhicule personnel à des fins professionnelles, généralement versé chaque mois via la paie. Par exemple, une entreprise peut allouer 600 $ par mois à chaque employé de terrain, quel que soit le nombre de kilomètres parcourus pour le travail.
Pour les conducteurs parcourant peu de distance, cela peut représenter une somme importante dans leur poche. Pour les gros rouleurs, ce montant peut ne même pas couvrir le carburant, sans parler des autres frais liés au véhicule comme l'entretien et la dépréciation.
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Cela étant dit, les indemnités de véhicule sont faciles à comprendre, prévisibles et simples à gérer. L'inconvénient est que ces versements sont généralement imposables (sauf s'ils sont structurés via un plan comptable) et n'ont souvent que peu de rapport avec les coûts réels supportés par l'employé.
Un employé parcourant beaucoup de kilomètres dans une région coûteuse peut recevoir la même indemnité qu'une personne roulant occasionnellement dans une zone où le coût de la vie est plus bas.
Qu'est-ce que le remboursement FAVR ?
FAVR signifie « taux fixe et variable ». Il s'agit d'une méthode approuvée par l'IRS pour rembourser les employés qui utilisent leur propre véhicule pour le travail.
Au lieu de verser le même montant à tout le monde, le système FAVR divise les dépenses liées au véhicule en deux catégories.
Coûts fixes
Le versement fixe est essentiellement une somme forfaitaire destinée à couvrir les frais de possession tels que la dépréciation, l'assurance, l'immatriculation, les frais de licence et les taxes. Il est basé sur un véhicule standard et des données de coûts localisées.
Un exemple de coût fixe pour un employé serait de 412 dollars par mois.
Coûts variables
Le paiement variable est calculé en fonction du kilométrage professionnel et aide à couvrir le carburant, l'entretien, l'huile, les pneus et les autres frais directement liés à l'utilisation et au fonctionnement du véhicule.
Les coûts variables sont versés sous forme de taux au kilomètre. Par exemple, un taux de 0,21 $ par kilomètre peut être versé à l'employé.
Exemple de calcul FAVR
En prenant les deux exemples ci-dessus, un paiement FAVR de fin de mois pour cet employé s'élèverait à 412 $ plus 0,21 $ multiplié par son kilométrage total.
S'il a parcouru 600 miles ce mois-là, le paiement serait de 412 + (0,21 * 600) = 547 $.
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FAVR vs indemnité automobile en un coup d'œil
Les principales différences entre le FAVR et l'indemnité automobile
Différences fiscales
Une indemnité automobile traditionnelle est généralement versée via la paie en tant que revenu imposable. Les employés perdent alors une partie du paiement en impôts, et les employeurs paient généralement des charges sociales sur ce montant.
Les remboursements FAVR peuvent être exclus du revenu imposable lorsque le programme respecte les règles de l'IRS et que les employés documentent correctement leurs déplacements professionnels. Cela permet à une plus grande partie des dépenses automobiles de l'entreprise d'être reversée aux employés sous forme de remboursement.
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Précision et équité
Les indemnités automobiles forfaitaires sont souvent basées sur peu d'informations, voire aucune. Elles ne varient généralement pas en fonction du kilométrage de l'employé ou du coût réel des véhicules dans sa région.
Cela conduit souvent à surpayer certains employés tout en sous-payant les autres. Le FAVR résout ce problème en utilisant des coûts localisés pour déterminer les paiements. De plus, le FAVR utilise un profil de véhicule standard plutôt que de rembourser chaque employé en fonction du véhicule spécifique qu'il a choisi d'acheter.
Gestion
Les indemnités kilométriques forfaitaires sont généralement assez simples à gérer, car le même montant peut être ajouté à la paie chaque mois. De nombreuses entreprises peuvent gérer cette méthode en interne.
Le programme FAVR nécessite un suivi du kilométrage, des vérifications d'éligibilité des conducteurs, des informations sur les véhicules et les assurances, des données de coûts localisées et une gestion continue du programme. Réunir et gérer tous ces éléments peut s'avérer coûteux et complexe sans un logiciel dédié.
C'est pourquoi la plupart des entreprises font appel à un prestataire spécialisé en FAVR plutôt que de gérer le programme en interne. Cependant, le FAVR impose des critères d'éligibilité plus stricts que l'indemnité forfaitaire.
L'IRS exige qu'un plan FAVR couvre au moins cinq employés tout au long de l'année, et les conducteurs doivent justifier d'au moins 5 000 miles professionnels par an (ou 80 % du kilométrage estimé du programme si ce chiffre est plus élevé).
Quand choisir entre indemnité forfaitaire et FAVR
Les indemnités forfaitaires sont idéales lorsque les entreprises ont un petit nombre de conducteurs, que les déplacements sont limités ou que les employés ont des habitudes de conduite similaires ou constantes. Au-delà, les paiements d'indemnités forfaitaires peuvent devenir très imprécis.
Le FAVR est préférable lorsque les employés parcourent un nombre important de miles professionnels et/ou travaillent dans différentes régions. Les entreprises choisissent souvent le FAVR pour son équité. Au lieu de recevoir des indemnités imposables, les remboursements versés aux employés sont précis et exonérés d'impôts.
Cependant, la bonne solution n'est pas toujours la même pour toute l'entreprise. La méthode appropriée dépend du profil du conducteur.
Les entreprises peuvent-elles utiliser plusieurs méthodes de remboursement des frais kilométriques ?
Il n'est pas nécessaire que tous les conducteurs utilisent la même méthode de remboursement.
Les conducteurs éligibles effectuant un kilométrage élevé peuvent participer au programme FAVR, tandis que les conducteurs occasionnels ou effectuant peu de kilomètres peuvent utiliser une autre méthode exonérée d'impôts, comme le remboursement au mile en utilisant le taux kilométrique de l'IRS.
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Passer de l'indemnité forfaitaire au FAVR
Les employés peuvent continuer à utiliser leur véhicule personnel lorsqu'une entreprise passe d'un système d'indemnité forfaitaire au FAVR. Ce qui change, c'est la manière dont les remboursements sont calculés et documentés.
Ils doivent comprendre que les remboursements FAVR couvrent les frais de véhicule liés à l'activité professionnelle et pourquoi les paiements peuvent varier d'un conducteur à l'autre.
Comment TripLog facilite la gestion du programme FAVR
TripLog associe le suivi automatique des trajets à la gestion des remboursements des employés. Ces derniers enregistrent automatiquement leurs déplacements professionnels via l'application mobile TripLog, tandis que les administrateurs peuvent vérifier les distances, gérer les approbations et tenir des registres de remboursement détaillés.
TripLog permet également aux entreprises de gérer les programmes FAVR et les indemnités kilométriques (cents-per-mile) au sein d'un même système. Les employés effectuant de longs trajets peuvent bénéficier de remboursements FAVR localisés, tandis que ceux qui roulent moins peuvent utiliser la méthode plus simple du remboursement au kilomètre.
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FAQ
Le programme FAVR est-il préférable à une indemnité automobile ?
Le FAVR est plus avantageux pour les entreprises dont les employés parcourent de longues distances, travaillent dans différentes régions ou se préoccupent de l'équité des remboursements et de l'optimisation fiscale. Une indemnité automobile peut être adaptée lorsque les déplacements professionnels sont limités et que la simplicité est la priorité.
L'indemnité automobile est-elle imposable ?
Une indemnité automobile traditionnelle est considérée comme un revenu imposable sauf si elle est versée dans le cadre d'un plan comptable justifié. La plupart des programmes d'indemnités automobiles ne sont pas structurés ainsi et sont donc soumis à l'impôt.
Le programme FAVR est-il exonéré d'impôts ?
Les remboursements FAVR sont exonérés d'impôts lorsque le programme et les employés participants respectent les exigences de l'IRS. L'utilisation d'une solution FAVR dédiée est le meilleur moyen de garantir une configuration conforme.
Les conducteurs effectuant peu de kilomètres peuvent-ils utiliser le FAVR ?
Le FAVR n'est pas adapté aux conducteurs occasionnels ou effectuant peu de kilomètres ; les employés ne remplissant pas les conditions de distance minimale ne seront pas éligibles. Ces conducteurs peuvent privilégier un remboursement au kilomètre.
FAVR vs Indemnité automobile : Conclusion
Les indemnités automobiles sont simples et prévisibles, mais elles sont généralement imposables et ne reflètent pas les dépenses réelles engagées par les employés pour leurs déplacements professionnels.
Le programme FAVR exige une structure plus rigoureuse, mais il permet d'offrir des remboursements localisés, basés sur le kilométrage et exonérés d'impôts, sous réserve de respecter les exigences de l'IRS. Pour les entreprises dont les équipes parcourent de longues distances, cette précision supplémentaire peut justifier l'effort de mise en place.
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