Si eres trabajador autónomo, un profesional independiente, un contratista independiente, o un trabajador de economía colaborativa, calcular la deducción del impuesto sobre el kilometraje suele ser bastante sencillo.
A menos que uses el método de gastos reales, que es más complicado, simplemente registra tus millas de negocios y multiplícalas por la tarifa estándar por milla del IRS, ¡y listo! A partir del 1 de julio de 2026, la tarifa estándar por milla del IRS para uso comercial es de 76 centavos por milla.
Si quieres una respuesta sencilla, simplemente haz un seguimiento de la cantidad de millas de negocios que conduces, multiplícalo por la tasa de millas y tendrás la respuesta. Sin embargo, hay algunos detalles que debes tener en cuenta.
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¿Quién puede deducir el kilometraje de sus impuestos?
Este artículo está dirigido a personas que trabajan por cuenta propia y utilizan sus vehículos personales para sus negocios.
Esto incluye a personas como autónomos, consultores, contratistas, conductores de viajes compartidos, conductores de entrega de alimentos y propietarios de pequeñas empresas.
Si eres empleado de una empresa (es decir, un trabajador con un formulario W-2, no un trabajador 1099), no puedes deducir las millas de tus impuestos. En su lugar, debes hacer un seguimiento de tus millas para obtener un reembolso.
Puedes encontrar nuestro artículo sobre el cálculo del reembolso de millas a los empleados aquí.
Cómo calcular la deducción fiscal por kilometraje: guía paso a paso
Paso 1: Haz un seguimiento de tu kilometraje
Uno de los requisitos clave para que el IRS acepte tu solicitud de deducción de millas es que tu millaje esté debidamente justificado (es decir, probado). Esto requiere que lleves un registro detallado de tu kilometraje de negocios.
El IRS exige que puedas demostrar tu kilometraje total y tu caso de uso comercial, así como la fecha y el destino. Puedes hacerlo con bolígrafo y papel, con plantillas de registro de kilometraje que contienen estos campos, pero a menudo pueden ser inexactos y llevar mucho tiempo.
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Hoy, las aplicaciones de seguimiento automático de kilometraje hacen todo el trabajo pesado por ti: inician un viaje cuando empiezas a conducir, se detienen cuando paras y clasifican automáticamente el viaje como de negocios o personal según tus reglas.
Paso 2: separa tus millas de traslado al trabajo
Es importante tener en cuenta que no todas las millas que conduzcas por motivos laborales son necesariamente deducibles.
Por ejemplo, tu traslado habitual desde tu casa a tu lugar de trabajo habitual generalmente se considera kilometraje personal, no kilometraje comercial deducible. Los recados personales tampoco cuentan, incluso si estás fuera de casa trabajando.
Si un viaje incluye millas de negocios y personales, solo se debe incluir la parte comercial.
Paso 3: Multiplica tus millas de negocios por la tasa del IRS
Una vez que sepas cuántas millas de negocios que califican has recorrido, multiplica ese número por la tarifa estándar por milla actual del IRS. Este es el cálculo:
millas de negocios * 0,76 = tu deducción por millas
Por lo tanto, si manejaste 500 millas de negocios que cumplen los requisitos, tu deducción con el método de millas estándar sería:
500 * 0,76 = 380,00 USD
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Paso 4: Ten tu documentación a mano
Si bien las matemáticas pueden ser sencillas, aún hay una cosa más a tener en cuenta.
Si el IRS alguna vez cuestiona tu deducción, tendrás que presentarles un registro de millas que muestre cuándo condujiste, adónde fuiste, cuántas millas recorriste y por qué el viaje estuvo relacionado con negocios.
Parte de la razón por la que muchas personas optan por utilizar aplicaciones de seguimiento de kilometraje en lugar de registros en papel se debe a la comodidad de tener todos los datos protegidos permanentemente en la nube en lugar de en forma de pilas de papel.
Ejemplo de cálculo de la deducción de millas
Supongamos que el propietario de una pequeña empresa condujo lo siguiente en un mes:
- 64 millas para atender a los clientes
- 22 millas para recoger materiales
- 31 millas hasta un lugar de coworking temporal
- 40 millas de viaje para llegar a un arrendamiento de oficina regular
Solo los tres primeros viajes contarían para la deducción. Eso le daría al propietario de la empresa 117 millas de negocios que reúnen los requisitos (64 + 22 + 31 = 117).
Con la tarifa actual del IRS, su deducción de ese mes sería:
117 * 0,76 = 88,92 USD
Sus 40 millas de viaje no contarían.
Deducción de millas estándar frente a gastos reales
Hay dos formas principales de deducir los costos de los vehículos para uso comercial en tus impuestos. Puedes usar la tasa de millaje estándar del IRS o deducir cada gasto individual del vehículo de uno en uno.
Relacionado: Explicación del método de deducción estándar de millas frente a gastos reales
Explicación del método de kilometraje estándar
Esta es la opción más simple y es la que la mayoría de la gente termina usando. Registras tus millas de negocios y las multiplicas por la tasa del IRS, ¡y listo!
El IRS determina esa tasa mediante una encuesta anual de los diversos costos que implica poseer y usar un vehículo motorizado para trabajar. Es un promedio nacional, por lo que la tasa puede ser más generosa en algunas regiones y no tan justa en otras.
Si crees que te encontrarías en una de estas últimas regiones, puedes considerar el método de gastos reales.
Explicación del método de gastos reales
En lugar de usar la tasa de millaje del IRS, con este método, calculas la parte de los gastos reales de tu vehículo para uso empresarial. Por lo general, esto incluye cosas como la gasolina, el mantenimiento, el seguro y la depreciación.
Según su región, algunas personas pueden salir ganando con los gastos reales, pero exige más registros, es más complicado y, por lo general, implica mucho más trabajo.
¿Qué se considera millaje comercial a efectos fiscales?
Las millas de negocios deducibles más comunes incluyen cosas como:
- Ir a ver a clientes
- Viajar entre lugares de trabajo
- Ir a sitios de trabajo temporales
- Realizar recados relacionados con el negocio
- Recoger suministros o equipos para tu negocio
Las tarifas de estacionamiento y los peajes relacionados con el negocio también pueden ser deducibles además de la tarifa de millas estándar.
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Errores comunes en la deducción por kilometraje
Contar las millas de viaje
Este es probablemente el error más común. Los desplazamientos regulares no son deducibles.
No llevar un registro de kilometraje
En caso de una auditoría, tendrás que presentar un registro de tu kilometraje. Por lo general, una estimación aproximada no será lo suficientemente buena.
Lleva un registro con el propósito comercial, la fecha, el destino y el kilometraje de cada viaje que planeas deducir.
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Confundir el reembolso con una deducción fiscal
Los reembolsos del empleador y las deducciones fiscales no son lo mismo. Si trabajas por cuenta propia, es posible que puedas deducir las millas comerciales que reúnan los requisitos, según el tema de este artículo.
Si realmente trabajas para una empresa (es decir, eres un empleado del formulario W-2, no del formulario 1099), por lo general, no puedes deducir tus millas comerciales de tus impuestos. En su lugar, te correspondería el reembolso de millas para empleados.
Preguntas frecuentes sobre el cálculo del kilometraje para las deducciones fiscales
¿Los empleados del formulario W-2 pueden deducir las millas de sus impuestos?
No, la mayoría de los empleados de las empresas no pueden deducir las millas comerciales no reembolsadas en su declaración de impuestos federales.
¿Qué registros debo conservar?
Como mínimo, registra la fecha, la cantidad de millas, el destino y el propósito comercial de cada viaje. Si te parece demasiado para llevarlo a mano, considera usar una aplicación automática de seguimiento de kilometraje.
¿Debo usar la deducción de millas estándar o el método de gastos reales?
Eso depende de tu situación. El método estándar de kilometraje es más simple, mientras que los gastos reales pueden ser más detallados y, a veces, generar una deducción mayor.
Conclusión
Calcular la deducción de millas no es demasiado complicado una vez que sabes qué millas realmente califican. Registra con precisión tus millas de negocios, deja fuera tus traslados diarios y viajes personales, ¡y estarás listo!
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