La tarifa estándar de millas para empresas en los Estados Unidos es una recomendación anual publicada por el IRS. Las personas que trabajan por cuenta propia pueden usar esta tarifa para deducir sus millas de sus impuestos.
También se usa para ayudar a las empresas a determinar una tasa de reembolso justa para sus empleados que utilizan sus vehículos personales para realizar negocios en nombre de su lugar de trabajo.
Estas tarifas pueden variar según el año. Por ejemplo, la tarifa estándar de millaje actual del IRS para 2025 para uso empresarial ha subido tres centavos en comparación con el año anterior (70 centavos en 2025 frente a 67 centavos en 2024).
Estas son todas las tarifas de millaje para 2025:
- 0,70 USD por milla recorrida para uso empresarial
- 0,21 USD por milla para viajes que sean para fines médicos
- 0,21 USD por milla en caso de mudanza (solo para militares en servicio activo)
- 0,14 USD por milla recorrida al servicio de organizaciones benéficas
¿Cómo determina el IRS la tarifa estándar de millas del IRS?
Según el IRS, «la tarifa estándar de millas para uso comercial se basa en un estudio anual de los costos fijos y variables de operar un automóvil». Estos costos incluyen los gastos de kilometraje fijo y variable.
Estos «costos fijos y variables» tienen en cuenta casi cualquier cosa que el propietario de un automóvil pueda imaginar que afectará su bolsillo. Factores como los precios del combustible, los costos de mantenimiento, los cambios de aceite, las llantas, el seguro y simplemente la depreciación general son factores que influyen en la decisión que toma el IRS cada año.
¿Qué se incluye en el cálculo de la tarifa de millas estándar para empresas?
El IRS no divulga las razones específicas por las que la tasa de millas aumenta o disminuye en un año determinado. Todo lo que sabemos es que se relaciona con lo que, según su estudio, son los costos de poseer y operar un vehículo motorizado. Sin embargo, los cambios que hace el IRS pueden parecer confusos a primera vista.
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Por ejemplo, mientras que el precio de la gasolina en los Estados Unidos había disminuido entre diciembre de 2014 y diciembre de 2015, la tarifa estándar por kilometraje aumentó en 1,5 centavos. El problema con esto es que hay otros factores importantes que influyen en los costos de poseer y operar un vehículo, además de la gasolina.
De hecho, según un estudio realizado por la AAA, la gasolina solo representa alrededor del 35% de los costos anuales de ser propietario de un vehículo. Resulta que los mayores costos provienen simplemente de la depreciación, con un 39%. Los factores restantes representan un porcentaje menor.
Explicación de la tarifa de millas del IRS para empresas
Es importante que las empresas comprendan que la tarifa estándar por millas del IRS es poco más que una recomendación (para la mayoría de los estados). Las empresas pueden reembolsar (o no reembolsar) en función de lo que consideren justo.
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Dicho esto, muchas empresas optan por utilizar la tarifa de millas estándar del IRS por motivos de simplicidad. Además, ofrece reembolso de millas puede ser una excelente manera de atraer candidatos de alta calidad a su empresa.
¿Puede reembolsar más que la tarifa de millas estándar del IRS?
Si su empresa decide reembolsar más de la tasa recomendada por el IRS, sus empleados estarán sujetos al impuesto sobre la renta sobre la cantidad devengada por esa tasa. Tomemos un ejemplo:
La tarifa estándar por millaje para 2025 es de 70 centavos por milla, pero supongamos que trabajas en una zona con un alto costo de vida. Puedes optar por reembolsarles una cantidad mayor. Por ejemplo, supongamos que, en su lugar, optas por reembolsar 75 centavos por milla.
Supongamos que su empleado condujo 200 millas en enero de 2025. Tomaría ese kilometraje y lo multiplicaría por la tarifa estándar:
200 * 0,70$ = 140$ Esta es la cantidad que reembolsarías y que está libre de impuestos.
200 * 0,75 USD = 150 USD Esta es la cantidad real que le diste a tu empleado como reembolso.
Esa diferencia de $10 se gravaría como ingreso para su empleado.
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También puedes reembolsar un importe inferior a la tarifa estándar si así lo deseas. Sin embargo, tendrás que confirmar que sus gastos de millas no están haciendo que caigan por debajo del salario mínimo.
¿La tasa de millas del IRS es el único método de reembolso?
Existen otros métodos para calcular los reembolsos y deducciones de millas. La tasa de millas del IRS es uno de ellos.
También puede optar por calcular los costos reales de operación de su vehículo. Su empresa también podría implementar un plan fijo y variable (FAVR).
Seguimiento adecuado de su kilometraje
Ya sea que trabaje por cuenta propia, sea empleado o necesite un rastreador de millas de la empresa solución, el seguimiento del kilometraje es extremadamente importante. En lugar de calcular manualmente el kilometraje, se recomienda utilizar un potente aplicación de seguimiento de kilometraje como TripLog.
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