La realidad del fraude empresarial
En un Estudio mundial sobre fraude de 2016 realizado por la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, el costo del fraude registrado por los participantes fue de 6.300 millones de dólares. Incluso según sus estimaciones, el coste global total del fraude puede ser significativamente mayor, tal vez incluso cientos de veces mayor.
El fraude tiene graves consecuencias para la resultados de las empresas grandes y pequeñas. En este estudio, los examinadores de fraude certificados estimaron que una organización típica pierde alrededor del 5% de sus ingresos debido al fraude.
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Si bien muchas situaciones de fraude son intencionales, muchos empleados cometen fraudes sin siquiera saberlo. El fraude no apunta necesariamente a una conducta delictiva, pero tiene enormes consecuencias en el mundo real para las organizaciones, independientemente de que el fraude haya sido deliberado o no.
Es importante planificar el fraude y reconocerlo cuando o antes de que ocurra. Este artículo trata sobre el principales formas en las que una empresa puede sufrir un fraude, quién comete fraude y cómo prevenir el fraude en las empresas.
¿Quién comete fraude empresarial?
Cualquier miembro de una organización puede cometer fraude. Los empleados y los gerentes son los más propensos a cometer fraudes, pero su falta de acceso a mayores fondos en la empresa restringe el costo del fraude.
Si bien los propietarios y los ejecutivos tienen muchas menos probabilidades de cometer fraude (en parte porque los empleados se parecen más a una empresa típica), el costo de sus planes suele ser mucho mayor debido a su acceso a grandes cantidades de dinero dentro de la organización y a su capacidad para evadir o anular los métodos de prevención del fraude a los que otros empleados no tendrían acceso.
Aproximadamente las tres cuartas partes del fraude ocupacional provienen de solo siete departamentos: contabilidad, operaciones, ventas, ejecutivos y alta dirección, servicio al cliente, compras y finanzas.
No es de extrañar que los empleados del departamento de contabilidad tengan más probabilidades de cometer fraude en una empresa. Estos empleados tienen acceso continuo a los estados financieros y pueden falsificar fácilmente las cifras a lo largo del camino.
¿Cuáles son los tipos de fraude en los negocios?
Si bien existe una amplia gama de tipos de fraude en los negocios, hay tres clasificaciones principales con respecto al fraude ocupacional.
Hay 3 clasificaciones para el fraude empresarial:
- Corrupción
- Apropiación indebida de activos
- Fraude en los estados financieros
¿Qué es el fraude por corrupción?
La corrupción incluye conflictos de intereses, sobornos, propinas ilegales y extorsión económica. Este tipo de fraude lo cometen quienes ocupan posiciones de poder. Ejemplos de fraude por corrupción podrían ser los esquemas de compra o venta.
¿Qué es la apropiación indebida de activos?
La apropiación indebida de activos generalmente involucra efectivo, inventario o propiedad. Este tipo de fraude se puede cometer en casi todos los niveles de una organización.
Esto puede ir desde el robo de recibos de efectivo hasta planes de nómina y reembolso de millas esquemas. La apropiación indebida de activos es el tipo de fraude más común en las empresas, pero normalmente es el que menos cuesta de todos los fraudes en gastos a los empleadores.
¿Qué es el fraude en los estados financieros?
El fraude en los estados financieros consiste en subestimar o exagerar cosas como los ingresos, las valoraciones de los activos o hacer trampa en los informes de seguimiento del kilometraje.
Este tipo de fraude se puede cometer en todos los niveles de una empresa. El fraude en los estados financieros es el tipo de fraude menos común, pero por lo general es el que más les cuesta a los empleadores.
Los tipos más comunes de fraude en los gastos de los empleados y cómo prevenirlos
Los empleados son las personas con más probabilidades de cometer fraude en una organización. Estos fraudes suelen consistir en pequeñas cantidades en los informes de gastos, pero pueden ocurrir durante un período de tiempo, que a la larga se acumula.
Las formas más comunes en que los empleados engañan en los informes de gastos son:
- Presentar los gastos personales como gastos comerciales
- Informe de kilometraje falso
- Exagerar la gratuidad y las propinas
- Enviar más de lo presupuestado
- Recibos de artículos cancelados o devueltos
Presentar los gastos personales como gastos comerciales
Una forma sencilla de cometer fraude es declarar los gastos personales como gastos comerciales. Esto podría incluir comidas, combustible, vacaciones o viajes, y mucho, mucho más.
Recomendación de TripLog: Exija a los empleados que presenten informes de gastos que expliquen cada cargo junto con los recibos.
Fraude de millas
Otro método sencillo para cometer fraude es hacer trampa en las solicitudes de seguimiento de millas. Es poco probable que una pequeña adición haga sonar las alarmas y puede resultar atractiva para los empleados.
Zanja registros manuales de kilometraje y usa un aplicación automática de seguimiento de kilometraje. Una herramienta de seguimiento del kilometraje por GPS, como TripLog, te proporcionará información precisa en todo momento, lo que reducirá tus posibles pérdidas, reducirá la cantidad de horas que los empleados dedican a rastrear y enviar el kilometraje, y te brinda tranquilidad.
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Exagerar la gratuidad y los consejos
Cuando a los empleados se les reembolsan las comidas, una técnica sencilla para ahorrar un poco más del presupuesto es mentir sobre los montos de las propinas.
Si bien la comida se puede contabilizar a través de los recibos, la propina no siempre se registra. Esto deja una vulnerabilidad en el sistema, ya que los empleados podrían mentir sobre la cantidad que dan en propinas para recibir un reembolso mayor.
Recomendación de TripLog: Exija a los empleados que usen una tarjeta de crédito/débito y soliciten los recibos de cada comida. Usar siempre una tarjeta garantizará que la transacción pueda rastrearse, denunciarse y comprobarse en caso de discrepancias.
Enviar más de lo presupuestado
Cuando los empleados reciben presupuestos para gastar en diversos artículos, como comidas o viajes, a menudo la gerencia no se da cuenta cuando los empleados han superado las cantidades asignadas.
Esto puede pasar desapercibido durante un largo período de tiempo, lo que conlleva muchos pequeños cargos que suman una gran cantidad de dinero. Esto resulta difícil de solucionar cuando se acumulan muchos cargos.
Recomendación de TripLog: Los contadores deben comprobar los números con frecuencia. Establezca como requisito revisar los presupuestos con frecuencia para asegurarse de que todos los empleados informen con honestidad.
Consejos adicionales para identificar y prevenir el fraude en las empresas
Principales líneas directas
Según la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, el método de detección más común para las organizaciones que sufren fraude son las sugerencias de personas preocupadas. Por lo tanto, el método más eficaz para identificar el fraude en una organización es proporcionar una línea directa anónima para denunciar actividades sospechosas a la organización.
Es posible que las personas que conocen el fraude no quieran denunciarlo por varios motivos, como las amistades, la reputación, el hecho de que no se les tome en serio y la amonestación. Es posible que los denunciantes incluso pertenezcan por completo a la organización, lo que hace que sea más difícil dar aviso a cualquier persona que esté dentro de la organización.
La creación de una línea directa anónima para denunciar el fraude elimina muchas de las barreras para denunciar y permite que las propinas sean más honestas.
Tarjetas de débito de la empresa
Si su organización presupuesta fondos para uso de los empleados, por ejemplo, para comidas o viajes, un enfoque sencillo para prevenir el fraude es proporcionarles tarjetas de débito a los empleados. Si a los empleados solo se les da la cantidad que tienen presupuestado, no pueden gastar más de lo que se les ha asignado.
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Esto también permite a la administración revisar todos los cargos y comprobar si hay discrepancias. Esto no controla necesariamente todos los tipos de fraude, pero sí permite una supervisión mucho mayor.
Conclusión
Una empresa siempre estará expuesta a algún riesgo de fraude. Los seres humanos son propensos a cometer errores y podrían verse tentados a engañar a su empresa para quitarle dinero.
Cada empleado agregado a la nómina es otra responsabilidad que hay que controlar. Esa es la razón TripLog ofrece una aplicación de seguimiento de gastos y kilometraje que le ahorra tiempo y dinero y protege su empresa contra el fraude.
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