La réalité de la fraude commerciale
Dans un Étude mondiale sur la fraude 2016 menée par l'Association of Certified Fraud Examiners, le coût des fraudes enregistrées par les participants s'élevait à 6,3 milliards de dollars américains. Même selon leurs estimations, le coût global total de la fraude pourrait être nettement plus élevé, voire des centaines de fois plus élevé.
La fraude a de graves conséquences pour résultats financiers des grandes et petites entreprises. Dans cette étude, des examinateurs certifiés en matière de fraude ont estimé qu'une organisation typique perd environ 5 % de ses revenus à cause de la fraude.
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Bien que de nombreuses situations de fraude soient intentionnelles, de nombreux employés commettent des fraudes sans même le savoir. La fraude n'est pas nécessairement le signe d'un comportement criminel, mais elle a d'énormes conséquences réelles pour les organisations, que la fraude ait été délibérée ou non.
Il est important de planifier les fraudes et de les détecter au moment où elles se produisent ou avant qu'elles ne se produisent. Cet article concerne principaux moyens par lesquels une entreprise peut faire face à la fraude, qui commet des fraudes et comment prévenir la fraude dans les entreprises.
Qui commet une fraude commerciale ?
La fraude peut être commise par n'importe quel membre d'une organisation. Les employés et les dirigeants sont les plus susceptibles de commettre des fraudes, mais leur manque d'accès à des fonds plus importants dans l'entreprise limite le coût de leur fraude.
Bien que les propriétaires et les dirigeants soient beaucoup moins susceptibles de commettre des fraudes (en partie parce que les employés constituent davantage une entreprise typique), le coût de leurs stratagèmes est généralement beaucoup plus élevé en raison de leur accès à d'importantes sommes d'argent au sein de l'organisation et de leur capacité à contourner ou à contourner des méthodes de prévention antifraude auxquelles les autres employés n'auraient pas accès.
Environ les trois quarts des fraudes professionnelles proviennent de sept départements seulement: comptabilité, opérations, ventes, cadres et cadres supérieurs, service client, achats et finances.
Il n'est pas surprenant que les employés du service de la comptabilité soient les plus susceptibles de commettre des fraudes dans une entreprise. Ces employés ont un accès permanent aux états financiers et peuvent facilement falsifier des chiffres en cours de route.
Quels sont les types de fraude dans les entreprises ?
Bien qu'il existe un large éventail de types de fraude dans les entreprises, il existe trois catégories principales en ce qui concerne la fraude professionnelle.
Il existe 3 catégories de fraudes commerciales :
- Corruption
- Détournement d'actifs
- Fraude dans les états financiers
Qu'est-ce que la fraude liée à la corruption ?
La corruption comprend les conflits d'intérêts, les pots-de-vin, les pourboires illégaux et l'extorsion économique. Ce type de fraude est commis par des personnes en position de pouvoir. Les stratagèmes d'achat ou de vente peuvent être des exemples de fraude liée à la corruption.
Qu'est-ce que le détournement d'actifs ?
Le détournement d'actifs implique généralement de l'argent, des stocks ou des biens. Ce type de fraude peut être commis à presque tous les niveaux d'une organisation.
Cela peut aller du vol de reçus de caisse aux systèmes de paie et remboursement du kilométrage régimes. Le détournement d'actifs est le type de fraude le plus courant dans les entreprises, mais il coûte généralement le moins cher de toutes les fraudes en termes de dépenses pour les employeurs.
Qu'est-ce que la fraude aux états financiers ?
La fraude aux états financiers consiste à sous-estimer ou à surestimer des éléments tels que les revenus, l'évaluation des actifs ou la tricherie sur les rapports de suivi du kilométrage.
Ce type de fraude peut être commis à tous les niveaux d'une entreprise. La fraude aux états financiers est le type de fraude le moins courant, mais elle coûte généralement le plus cher aux employeurs.
Les types les plus courants de fraude liée aux dépenses des employés et les moyens de les prévenir
Les employés sont les personnes les plus susceptibles de commettre des fraudes au sein d'une organisation. Ces fraudes concernent généralement de petits montants par le biais de notes de frais, mais elles peuvent survenir pendant un certain temps, ce qui s'additionne à long terme.
Les méthodes les plus courantes utilisées par les employés pour tricher sur les notes de dépenses sont les suivantes :
- Soumettre les dépenses personnelles en tant que dépenses professionnelles
- Faux rapports de kilométrage
- Pourboires et pourboires exagérés
- Soumettre plus que prévu
- Reçus pour les articles annulés ou retournés
Soumettre les dépenses personnelles en tant que dépenses professionnelles
Une façon simple de commettre une fraude consiste à déclarer des dépenses personnelles comme des dépenses professionnelles. Cela peut inclure les repas, le carburant, les vacances ou les voyages, et bien plus encore.
Recommandation TripLog : Exiger des employés qu'ils soumettent des rapports de dépenses expliquant chaque dépense avec des reçus.
Fraude liée au kilométrage
Une autre méthode simple pour commettre une fraude consiste à tricher sur les soumissions de suivi du kilométrage. Il est peu probable qu'un petit ajout déclenche la sonnette d'alarme et peut être intéressant pour les employés.
Fossé journaux de kilométrage manuels et utilisez un application de suivi automatique du kilométrage. Un outil de suivi GPS du kilométrage tel que TripLog vous fournira des données précises à chaque fois, réduisant ainsi vos pertes potentielles, diminuant le nombre d'heures passées par les employés à suivre et à soumettre les kilomètres, et vous donnant ainsi la tranquillité d'esprit.
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Pourboires et pourboires exagérés
Lorsque les employés sont remboursés pour les repas, une technique simple pour réduire un peu plus le budget consiste à mentir sur le montant des pourboires.
Bien que le repas puisse être comptabilisé au moyen de reçus, le pourboire n'est pas toujours enregistré. Cela crée une vulnérabilité dans le système, où les employés pourraient mentir sur le montant des pourboires pour obtenir un remboursement plus élevé.
Recommandation TripLog : demandez aux employés d'utiliser une carte de crédit/débit et de demander des reçus pour chaque repas. L'utilisation d'une carte à chaque fois permettra de suivre, de signaler et de vérifier la transaction en cas de divergence.
Soumettre plus que prévu
Lorsque les employés disposent de budgets à dépenser pour divers articles tels que les repas ou les déplacements, la direction ne remarque souvent pas que les employés ont dépassé les montants qui leur étaient alloués.
Cela peut passer inaperçu pendant une longue période et entraîner de nombreux petits frais qui s'élèvent à une grosse somme d'argent. Cela devient difficile à résoudre lorsque de nombreuses charges s'accumulent.
Recommandation TripLog : les comptables devraient vérifier régulièrement les chiffres. Exigez de revoir fréquemment les budgets pour vous assurer que chaque employé fait des rapports honnêtes.
Conseils supplémentaires pour identifier et prévenir la fraude dans les entreprises
Hotlines de conseils
Selon l'Association of Certified Fraud Examiners, la méthode de détection la plus courante pour les organisations victimes de fraude consiste à obtenir des informations provenant de personnes concernées. Par conséquent, la méthode la plus efficace pour identifier les fraudes au sein d'une organisation consiste à fournir une hotline anonyme pour signaler toute activité suspecte à l'organisation.
Les personnes qui sont au courant de la fraude peuvent ne pas vouloir se manifester pour diverses raisons, notamment pour des raisons d'amitié, de réputation, de ne pas être prises au sérieux et pour des raisons de réprimande. Les dénonciateurs peuvent même être totalement extérieurs à l'organisation, ce qui complique la tâche d'informer quiconque au sein de l'organisation.
La mise en place d'une hotline anonyme pour signaler les fraudes élimine de nombreux obstacles au signalement et permet de donner des conseils plus honnêtes.
Cartes de débit d'entreprise
Si votre organisation budgétise des fonds destinés à l'utilisation des employés, par exemple pour les repas ou les voyages, une approche simple pour prévenir la fraude consiste à fournir des cartes de débit aux employés. Si les employés ne reçoivent que le montant qui leur est budgétisé, ils ne peuvent pas dépenser plus que ce qui leur est alloué.
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Cela permet également à la direction de passer en revue chaque charge et de vérifier s'il y a des divergences. Cela ne permet pas nécessairement de contrôler tous les types de fraude, mais cela permet une surveillance beaucoup plus poussée.
Conclusion
Une entreprise sera toujours exposée à un certain risque de fraude. Les humains sont sujets à l'erreur et peuvent être incités à escroquer leur entreprise.
Chaque employé ajouté à la liste de paie représente une autre responsabilité à contrôler. C'est pourquoi Cartogramme de voyage propose une application de suivi des dépenses et du kilométrage qui vous permet d'économiser du temps et de l'argent et protège votre entreprise contre la fraude.
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