Un tema financiero clave que merece una estrecha vigilancia por parte de muchas empresas y sus empleados, así como de empresarios, contratistas, autónomos y conductores de viajes compartidos, es la Tarifa de millaje estándar del IRS para 2020. La tasa anual de reembolso de millas, que aún no se ha publicado para el próximo año, ayuda a las organizaciones a determinar la mejor manera de reembolsar a sus empleados.
También ayuda a las personas a determinar qué tarifa de millaje deben incluir al presentar sus impuestos. El IRS nunca tuvo la intención de que la tasa de reembolso de millas fuera una tasa de reembolso para las empresas, en sí misma.
En cambio, se estableció para actuar como un límite para las empresas. En otras palabras, cualquier dinero pagado a los empleados por encima de esta tasa se convierte en ingreso imponible para el empleado. Para evitar que esto suceda, los empleadores pueden reembolsar hasta la tarifa por milla.
En 2019, la tarifa es de 58 centavos por milla. Los propietarios únicos pueden usar la misma tarifa para calcular los gastos incurridos al administrar una pequeña empresa, incluido conducir para Uber. Para prepararse para la tasa de reembolso de 2020, las personas afectadas deben tener en cuenta varias cosas.
La tarifa solo cambiará ligeramente
Si uno revisa el reembolso de millas con las tasas publicadas por el IRS en los últimos diez años, es fácil ver que ha habido pequeños cambios cada año. Dado que la tasa en 2010 era de 50 centavos y la tasa en 2019 es de 58 centavos, es lógico pensar que la tasa de 2020 se mantenga en el mismo nivel que la tasa de este año.
También vale la pena mencionar que la tasa no siempre aumenta. Por ejemplo, la tarifa por milla disminuyó entre 2013 y 2014 y nuevamente entre 2015 y 2017.
Lo que es prácticamente seguro es que es probable que la tasa no sea significativamente diferente de la tasa de este año. Hay diferentes tarifas para fines médicos o de mudanza (20 centavos por milla) y para conducir al servicio de organizaciones caritativas (14 centavos por milla).
Estas tarifas también pueden cambiar con los nuevos estándares de 2020. Hasta que el IRS publique esas nuevas tasas, los empleadores y las empresas unipersonales pueden seguir utilizando fácilmente las tasas de 2019 para sus impuestos de 2020 sin exagerar totalmente.
Cambios con respecto a los recientes recortes de impuestos
Cuando el Congreso de los Estados Unidos aprobó la Ley de Reducción de Impuestos y Empleos (TCJA), que entró en vigor en 2018, tuvo un gran impacto en los empleados y fue un cambio en los gastos empresariales incurridos. En otras palabras, «los contribuyentes ya no pueden solicitar una deducción desglosada diversa por los gastos de viaje de los empleados no reembolsados», según el IRS.
Si bien esto no afecta a los propietarios únicos, es muy significativo para las personas cuyos empleadores no cuentan con un plan de reembolso de gastos. Esto significa que los empleados ya no pueden deducir esos gastos varios en sus impuestos personales, pero sí pueden deducir los gastos por millas.
Si un empleador no ha establecido un plan de este tipo para el personal afectado, debería considerar la posibilidad de hacerlo, además de implementar un plan integral de reembolso de millas. Esto podría generar ahorros significativos tanto para el empleador como para el empleado.
Vale la pena señalar que los empleados tampoco pueden deducir los gastos de mudanza relacionados con la reubicación para trabajar. Es cierto que los gastos de millas relacionados con la conducción siguen siendo elegibles (a 20 centavos por milla), pero no se permite nada más. La excepción incluye a los miembros de las fuerzas armadas que están en servicio activo y que se trasladan a un cambio permanente de estación por orden judicial.
Otras formas de reembolsar a los conductores
Algunas empresas abordan el reembolso a los empleados que conducen con un enfoque integral. La tarifa estándar de millas para empresas no cubre todos los gastos relacionados con las operaciones del vehículo.
Es solo una estimación. Una alternativa es reembolsar a los empleados en función de los costos reales asociados con la operación de un vehículo.
Hay muchas consideraciones al adoptar este enfoque, ya que los costos pueden incluir todo, desde el combustible, el mantenimiento, el seguro, los pagos y más. Si bien este método puede resultar más beneficioso para algunas empresas, requiere una cantidad considerable de cálculos y papeleo.
La mayoría de las empresas eligen el método de reembolso de millas porque es mucho más sencillo para el empleado y el empleador. En lugar de llevar un registro de todos los gastos del taller de reparación de automóviles, el lavadero de autos y el centro de cambio de aceite, el gasto por millaje está diseñado para reembolsar esos costos.
Los propietarios únicos deben tomar la decisión de deducir los gastos asociados con la operación de su vehículo con fines comerciales o utilizar la deducción de millas. No pueden usar ambas cosas.
Facilitar el reembolso de millas
Las empresas y los propietarios únicos operan para atraer clientes, realizar ventas y generar ingresos. Si bien responsabilidades como el seguimiento y el reembolso de las millas recorridas son importantes a efectos fiscales, suponen una pérdida de tiempo valioso y permiten desviar la atención de las actividades principales de cualquier organización.
Las empresas y las personas que simplifican y automatizan esta actividad pueden dedicar más tiempo a generar ingresos y menos tiempo a hacer trámites. Dado que la nueva tarifa estándar por millas del IRS se publicará pronto, las empresas, los empleados, los contratistas independientes y otras personas afectadas deben comprender y prepararse para este impacto.
La forma ideal de gestionar el reembolso de millas es utilizar un aplicación de seguimiento de kilometraje de la empresa como TripLog. Los empleados, empresarios, contratistas independientes, autónomos y conductores de viajes compartidos pueden hacer un seguimiento cómodo de su kilometraje utilizando nuestro iOS y Android aplicación.
Especialmente, durante los cambios en las tarifas reglamentarias, puede estar seguro de que La aplicación de seguimiento de millas de TripLog actualizado con los últimos cambios para que pueda planificar con antelación y cumplir con las normas. Además, el seguimiento automático y los registros precisos ahorrarán tiempo, minimizarán los errores y el fraude y harán que el proceso sea menos engorroso para todos los involucrados.
