Un problème financier clé qui mérite d'être surveillé de près par de nombreuses entreprises et leurs employés, ainsi que par les entrepreneurs, les sous-traitants, les indépendants et les chauffeurs de covoiturage, est le Taux de kilométrage standard de l'IRS pour 2020. Non encore publié pour l'année à venir, le taux annuel de remboursement du kilométrage aide les organisations à déterminer la meilleure façon de rembourser leurs employés.
Il aide également les particuliers à déterminer le taux de kilométrage à inclure lors de leur déclaration de revenus. Le taux de remboursement du kilométrage n'a jamais été conçu comme un taux de remboursement pour les entreprises, en tant que tel, par l'IRS.
Il a plutôt été créé pour agir comme un plafond pour les entreprises. En d'autres termes, toute somme versée aux employés au-delà de ce taux devient un revenu imposable pour l'employé. Pour éviter que cela ne se produise, les employeurs peuvent rembourser jusqu'à concurrence du tarif par kilomètre.
En 2019, le tarif est de 58 cents par mile. Les propriétaires uniques peuvent utiliser ce même taux pour calculer les dépenses engagées dans le cadre de la gestion d'une petite entreprise, y compris la conduite pour Uber. Pour se préparer au taux de remboursement de 2020, les personnes touchées doivent garder plusieurs points à l'esprit.
Le taux ne changera que légèrement
Si l'on passe en revue le remboursement du kilométrage les taux publiés par l'IRS au cours des dix dernières années, il est facile de constater qu'il y a eu de légères variations chaque année. Étant donné que le taux en 2010 était de 50 cents et que le taux en 2019 était de 58 cents, il va de soi que le taux de 2020 resterait le même que le taux de cette année.
Il convient également de mentionner que le taux n'augmente pas toujours. Par exemple, le taux par mile a diminué entre 2013 et 2014, puis de nouveau entre 2015 et 2017.
Ce qui est pratiquement certain, c'est que le taux ne sera probablement pas significativement différent du taux de cette année. Il existe différents tarifs pour des raisons médicales ou de déménagement (20 cents par mile) et pour la conduite au service d'organisations caritatives (14 cents par mile).
Ces taux peuvent également changer en fonction des nouvelles normes de 2020. Jusqu'à ce que l'IRS publie ces nouveaux taux, les employeurs et les propriétaires uniques peuvent facilement continuer à utiliser les taux de 2019 pour leurs impôts de 2020 sans être totalement à côté de la plaque.
Changements par rapport aux récentes baisses d'impôts
Lorsque le Congrès américain a adopté la Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) qui est entrée en vigueur en 2018, cela a eu un impact majeur sur les employés et a entraîné une modification des dépenses professionnelles engagées. En d'autres termes, « les contribuables peuvent plus demander une déduction détaillée diverse pour les frais de voyage non remboursés des employés », selon l'IRS.
Bien que cela n'ait aucune incidence sur les propriétaires uniques, cela est très significatif pour les personnes dont les employeurs n'ont pas mis en place de plan de remboursement des dépenses. Cela signifie que les employés ne peuvent plus déduire ces dépenses diverses sur leurs impôts personnels, mais peuvent toujours déduire les frais de kilométrage.
Si un employeur n'a pas mis en place un tel plan pour le personnel concerné, il devrait envisager de le faire, tout en mettant en œuvre un plan complet de remboursement du kilométrage. Cela pourrait se traduire par des économies importantes à la fois pour l'employeur et pour l'employé.
Il convient de noter que les employés ne sont plus non plus en mesure de déduire les frais de déménagement liés à un déménagement pour un emploi. Il est vrai que les frais de kilométrage liés à la conduite sont toujours éligibles (à 20 cents par mile) mais rien d'autre n'est autorisé. L'exception concerne les membres des forces armées en service actif et qui changent définitivement de poste sur ordre.
Autres moyens de rembourser les conducteurs
Certaines entreprises abordent la question du remboursement des employés qui conduisent selon une approche globale. Le taux de kilométrage professionnel standard ne couvre pas toutes les dépenses liées à l'exploitation du véhicule.
Il ne s'agit que d'une estimation. Une autre solution consiste à rembourser les employés sur la base des coûts réels associés à la conduite d'un véhicule.
Cette approche comporte de nombreuses considérations, car les coûts peuvent inclure tout, du carburant à l'entretien, en passant par l'assurance, les paiements et plus encore. Bien que cette méthode puisse être plus avantageuse pour certaines entreprises, elle nécessite une quantité importante de calculs et de formalités administratives.
La plupart des entreprises choisissent la méthode de remboursement du kilométrage car elle est beaucoup plus simple pour l'employé et l'employeur. Au lieu de suivre toutes les dépenses de l'atelier de réparation automobile, du lave-auto et du centre de vidange d'huile, les frais de kilométrage sont conçus pour rembourser ces frais.
Les propriétaires uniques doivent décider de déduire les dépenses liées à l'utilisation de leur véhicule à des fins professionnelles ou d'utiliser la déduction kilométrique. Ils ne peuvent pas utiliser les deux.
Faciliter le remboursement du kilométrage
Les entreprises et les propriétaires uniques exercent leurs activités dans le but d'attirer des clients, de réaliser des ventes et de générer des revenus. Bien que les responsabilités telles que le suivi des kilomètres/les remboursements soient importantes à des fins fiscales, elles font perdre un temps précieux et détournent l'attention des activités principales de toute organisation.
Les entreprises et les particuliers qui rationalisent et automatisent cette activité peuvent consacrer plus de temps à générer des revenus et moins de temps à remplir les formalités administratives. Le nouveau taux de kilométrage standard de l'IRS devant être publié prochainement, les entreprises, les employés, les entrepreneurs indépendants et les autres personnes concernées doivent comprendre son impact et s'y préparer.
L'idéal pour gérer le remboursement du kilométrage est d'utiliser un application de suivi du kilométrage de l'entreprise comme TripLog. Les employés, les entrepreneurs, les entrepreneurs indépendants, les indépendants et les conducteurs de covoiturage peuvent facilement suivre leur kilométrage à l'aide de notre iOS et Android appli.
En particulier, lors de l'évolution des taux réglementaires, vous pouvez être sûr d'avoir L'application de suivi du kilométrage de TripLog mis à jour avec les dernières modifications afin que vous puissiez planifier à l'avance et rester en conformité. En outre, le suivi automatique et la précision des journaux permettront de gagner du temps, de minimiser les erreurs/fraudes et de simplifier le processus pour toutes les personnes impliquées.
