Ya sea que opere un negocio de camiones bajo su propia autoridad o que arriende a un transportista de camiones, la mayoría de los gastos incurridos al administrar su negocio de camiones comerciales son deducibles de impuestos. Básicamente, una deducción fiscal se refiere a los gastos relacionados con el trabajo que reducen significativamente los ingresos anuales declarados y, por lo tanto, su obligación tributaria.
Como conductor que opera un camión comercial o tiene un negocio de camiones, incurre en muchos gastos a diario. De hecho, el negocio de camiones incurre en gastos inusualmente altos y significativos en comparación con muchas otras industrias. Es por eso que el IRS ofrece varias deducciones fiscales para la industria que los propietarios/operadores de negocios de camiones deberían aprovechar.
Requisitos de deducción fiscal
Antes de poder solicitar deducciones fiscales como conductor de camión, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) exige que tengas un «domicilio fiscal». Su domicilio fiscal se conoce como su lugar de trabajo habitual o su punto de partida habitual para sus viajes. Si no tiene un lugar de trabajo habitual, entonces su domicilio fiscal puede estar en el lugar en el que trabaje.
Esto se conoce como «itinerante». Además de eso, también debe tener una dirección que se incluirá en su declaración de impuestos. Por lo general, esta es la dirección en la que recibirá continuamente su correo y actualizaciones sobre las deducciones fiscales. En particular, esta dirección podría ser la sede de su negocio y el desarrollo de su residencia particular.
En resumen, no será elegible para recibir deducciones fiscales sobre gastos comerciales y de viaje si no tiene su «domicilio fiscal».
Presentación de impuestos para conductores de empresas frente a propietario-operador
El proceso de presentación de impuestos es un poco diferente para los dos tipos de propietarios-operadores: trabajadores por cuenta propia o contratistas independientes. Si eres un conductor contratista independiente, entonces tu cliente debería emitirte el 1099.
Los propietarios y operadores que conducen solos utilizan el formulario 1040, que contiene el anexo C y que incluye sus gastos e ingresos comerciales. Puedes usar las deducciones estándar o las deducciones detalladas, lo que más reduzca los ingresos imponibles, dado que llevas un registro detallado de tus gastos.
Sin embargo, si tiene conductores empleados, deben estar inscritos en la nómina y entregarles un formulario W-2. Si eres propietario y operario y conduces a contratistas independientes, debes emitir un formulario 1099 a tus conductores para que declaren sus impuestos.
Deducciones fiscales para conductores de camiones
Estos son algunos de los gastos comerciales comunes que los conductores y propietarios de camiones deben tener en cuenta al presentar sus solicitudes de deducción de impuestos. Sin embargo, debe prestar mucha atención a los detalles y conservar todos los recibos de sus gastos y otros registros esenciales a lo largo de los años. Esto se utilizará como prueba del IRS funcionarios (Servicio de Impuestos Internos) cuando sea necesario.
Gastos de viaje
Este aspecto de las deducciones fiscales es específicamente amplio. Los gastos incurridos por un conductor de camión mientras trabaja en la carretera se consideran deducibles de impuestos. Algunos de estos incluyen el transporte de ida y vuelta a las comidas, así como el alojamiento y otros gastos.
También se extiende al costo incurrido por el franqueo de cualquier correo requerido que el conductor envíe al empleador mientras está de viaje. En esta categoría, tampoco deben pasarse por alto el pago de las cabinas de peaje, así como los costos de estacionamiento de los camiones.
Por lo general, hay diferentes maneras de registrar estos gastos. Todo lo que necesita hacer es consultar los requisitos del IRS en su estado para obtener más información. Por otro lado, si ya ha diseñado un método de asignación estándar, puede proceder a calcular sus gastos diarios mientras está de viaje, como la comida, el alojamiento y la asignación para gastos imprevistos, con el uso de tarifas por día ambientado en el Publicación 1542 del IRS.
Asociaciones
Como conductor de camión o propietario de una empresa de transporte comercial, se espera que esté afiliado a un sindicato en particular u otro organismo colectivo de transporte por carretera. Puede interesarle saber que las cuotas requeridas para ser miembro de estos grupos son totalmente deducibles. Además, la membresía voluntaria también está cubierta por deducciones fiscales si el empleado puede obtener un certificado para ayudar en el campo que elija.
Exámenes médicos
Como ocurre con muchos otros trabajadores, los conductores de camiones también deben participar en una serie de pruebas y exámenes médicos. Los conductores a los que se les haya solicitado que se sometan a exámenes médicos antes de trabajar también tienen derecho a recibir deducciones sobre los gastos de bolsillo en los que hayan incurrido. Estas deducciones se consideran gastos comerciales y no gastos médicos.
Costos de mantenimiento de camiones
¿Sabe que la mayoría de los costos de mantenimiento de su camión son deducibles de impuestos? Independientemente de si la empresa lo alquila, si trabaja como empleado o si es propietario de su camión, los gastos relacionados con el mantenimiento y la limpieza del camión son deducibles. Algunas de estas cosas incluyen los cambios de aceite, los neumáticos nuevos, las baterías, las esponjas, las reparaciones de automóviles compactos, los accesorios y piezas del camión, los productos de limpieza y muchas otras reparaciones no planificadas.
Tarifas relacionadas con el trabajo
Cuando se trata de obtener y mantener una licencia de conducir comercial, los costos incurridos son deducibles de impuestos. Además, el costo incurrido en cualquier clase o capacitación para continuar con su educación mientras aún trabaja como conductor de camión también es generalmente deducible.
Otras tarifas relacionadas con el trabajo incluyen:
- Tarifas de pruebas de drogas
- Tarifas de renovación de la licencia de conducir
- Exámenes físicos del DOT
- Costos del estudio de la apnea del sueño
Acceso a Internet y teléfono
El Servicio de Impuestos Internos sabe muy bien que los teléfonos móviles, así como las computadoras portátiles con conexión inalámbrica a Internet, son necesarios para el buen funcionamiento de muchos conductores de camiones. Además de eso, también se cree ampliamente que estas herramientas son esenciales para el uso personal, incluso cuando los conductores están en la carretera.
Es por eso que los conductores de camiones tienen la oportunidad de deducir hasta un 50% del costo de las tarifas de acceso. Todos los costos incurridos al comprar teléfonos móviles o computadoras portátiles también son totalmente deducibles
Combustible
Los conductores de camiones pueden deducir los gastos de bolsillo del combustible incurridos durante el curso de las operaciones diarias. Esto se reembolsará siempre que no supere el umbral de 100 dólares. Si pagas más de 100 dólares de tu bolsillo con fines comerciales, puedes deducir algunos de los gastos con el tarifa de millaje estándar del IRS.
Otras tarifas misceláneas
Los uniformes, los suministros de oficina, las literas para dormir, los exámenes oculares, las gafas de seguridad y muchos otros artículos diversos son deducibles de impuestos. Puede encontrar una lista completa de los artículos que puede deducir de su trabajo como camionero aquí y aquí.
Adicional Deducciones para propietarios y operadores
Los propietarios y operadores de camiones pueden usar los métodos estándar de viáticos para solicitar deducciones fiscales sobre los gastos. Sin embargo, es bueno usar el método del costo real y llevar un registro de todos los gastos, ya que los propietarios y operadores pueden deducir el costo adicional.
Como propietario-operador, puede deducir los pagos de intereses realizados sobre el préstamo para la compra del camión, cualquier cargo de arrendamiento y los pagos de la prima del seguro del camión. Los propietarios-operadores también pueden deducir el costo de depreciación de su camión en un año tributario en particular en el que fue propietario y utilizado en su negocio de camiones.
Reclamar sus deducciones por conducir camiones
En general, los conductores de camiones deben conocer las reglas específicas para solicitar deducciones. Es importante tomar nota de los cambios para no perder ninguna oportunidad de deducir impuestos o evitar solicitar deducciones en exceso.
De hecho, cada empresa tiene su estilo único de situaciones laborales e impositivas, y no es diferente para el transporte por carretera. Si tiene más preguntas e inquietudes sobre una deducción fiscal en particular que se aplique a su situación, no dude en solicitar asesoramiento financiero a un profesional de impuestos cercano.
