Ya sea que trabaje por cuenta propia o un trabajador asalariado en Canadá, usar sus vehículos personales para trabajar significa que cualquier gasto relacionado con el automóvil en el que incurra al realizar negocios es deducible de impuestos. La CRA le permite solicitar estas deducciones si tiene registros precisos que muestren cómo utilizó su vehículo personal con fines comerciales.
Hoy, explicaremos en detalle las normas de la CRA para trabajadores autónomos y asalariados, y cómo las soluciones de seguimiento de millajes/kilómetros de TripLog pueden ayudarlo a ahorrar miles de dólares en cada temporada de impuestos.
Reglas de la CRA: seguimiento de millajes/kilómetros para trabajadores autónomos
Las personas que trabajan por cuenta propia pueden encontrar las pautas generales para las deducciones de gastos de vehículos motorizados en Canadá aquí. Vale la pena señalar que los gastos de viaje relacionados con la empresa solo son deducibles si el vehículo se utiliza tanto para fines personales como comerciales.
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A continuación se muestra una sinopsis de todos los gastos deducibles del vehículo que debe controlar y registrar para ser elegible para las deducciones cuando llegue la hora de pagar los impuestos.
Gastos operativos totales
Las personas pueden reclamar a la CRA cualquier gasto incurrido por operar sus vehículos con fines comerciales. Estos gastos pueden incluir los costos de combustible, el mantenimiento, las reparaciones, las licencias, el seguro y ciertos costos de arrendamiento (detalles adicionales) aquí).
Como se indicó anteriormente, necesitará registros precisos para demostrar que incurrió en estos costos al realizar negocios con su vehículo personal. Utilizando registros de kilometraje en bolígrafo y papel puede llevar mucho tiempo y ser impreciso, lo que le puede costar miles de dólares. Prueba TripLog gratis durante 15 días y vea sus ahorros de inmediato con nuestro informes de gastos intuitivos en la aplicación!
Asignación de costos de capital
La asignación de costos de capital (CCA) se refiere al valor justo de mercado o al costo del vehículo utilizado con fines comerciales; el que sea más bajo si se trata de un vehículo de pasajeros con capacidad para no más de ocho pasajeros, incluido el conductor, y tiene un valor inferior a 20 000 dólares.
Para cualquier vehículo de pasajeros que cueste más de 20 dólares y/o vehículos motorizados, como furgonetas y camionetas, puede encontrar los detalles aquí.
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Segmento personal frente a segmento empresarial
Como se mencionó anteriormente, la parte de sus gastos totales, el costo de capital y los intereses que puede reclamar será la proporción entre el total de kilómetros recorridos para fines comerciales y el uso personal del vehículo de pasajeros.
Por ejemplo, supongamos que acumuló 8000$ en gastos comerciales al usar su vehículo personal y condujo 32 000 kilómetros, de los cuales 24 000 representan un uso empresarial. Si utilizamos la siguiente ecuación, obtenemos que el deducible es de 6.000$.
(24 000 ÷ 32 000) × 8 000 USD = 6 000 USD
Reglas de la CRA: seguimiento de millajes/kilómetros para trabajadores asalariados
Gastos de vehículos motorizados permitidos para un empleado asalariado
Como empleado asalariado, es posible que pueda incluir ciertos gastos laborales en sus impuestos sobre la renta y recibir una devolución si tuviera que pagar esos gastos en virtud del contrato de trabajo. Este contrato de trabajo no tiene que constar por escrito, pero usted y su empleador deben aceptar los términos y comprender lo que se espera de él.
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Los tipos de gastos deducibles y permitidos son muy similares a los de personas trabajadoras por cuenta propia. Como se mencionó anteriormente, una parte del total de los gastos en los que incurrió al utilizar su vehículo personal por motivos comerciales y, según usted, será proporcional al total de kilómetros recorridos por motivos comerciales frente al uso personal del vehículo del pasajero.
Reembolso a la empresa mediante AAR (tarifa de franquicia de automóviles)
Como persona asalariada, su empleador puede reembolsarle los gastos incurridos al usar su automóvil personal para trabajar. Cuando recibas tus reembolsos, asegúrate de que estén incluidos en tu contrato de trabajo y sigue las Tarifas de franquicia de automóviles de la CRA (también conocidas como millas) para 2025.
¿Qué es la tarifa de asignación (millaje) para automóviles de la CRA para 2025?
Desde el Sitio web oficial de la CRA, las tasas de subsidio para automóviles en 2025 son:
- 0,72 USD por kilómetro durante los primeros 5.000 kilómetros recorridos
- 0,66 USD por kilómetro recorrido después de eso
Ten en cuenta que si conduces en los Territorios del Noroeste, Yukón y Nunavut, se permiten 0,04 USD adicionales por kilómetro (a partir de 0,76 USD por kilómetro y, a continuación, 0,70 USD después de 5000 kilómetros recorridos).
¿Necesita un registro de millajes/kilómetros que cumpla con la CRA?
Tanto si trabajas por cuenta propia como si trabajas por cuenta ajena, independientemente de los deducibles que puedas solicitar, tienes la obligación de conservar y respaldar los hechos para demostrar que los kilómetros que indicaste se recorrieron por motivos comerciales. La CRA exige que documentes detalladamente los kilómetros recorridos por tu empresa para poder optar a las deducciones por vehículos motorizados.
Según el sitio web de la CRA, la mejor manera de apoyar el uso de un vehículo es un libro de registro digital preciso de los viajes de negocios mantenidos durante todo el año, mostrando cada viaje de negocios, el destino, el motivo del viaje y la distancia recorrida.
Como se mencionó anteriormente, para presentar una reclamación, debe llevar un registro que contenga tanto el total de kilómetros recorridos como los kilómetros recorridos únicamente con fines comerciales. Además, los gastos deducibles deben ser razonables y estar respaldados por recibos.
Además, debe registrar las fechas de los cambios y las lecturas del odómetro para las transacciones correspondientes a cualquier cambio en un vehículo motorizado.
Seguimiento manual de millaje/kilómetros
Si bien un registro de la CRA en bolígrafo y papel es una buena manera de mantener todos sus registros correctos durante el año, puede convertirse en un proceso muy tedioso y lento que puede empantanarlo. Esto es especialmente cierto si eres una persona ocupada que trabaja por cuenta propia o una gran empresa que hace un seguimiento de los kilómetros recorridos por sus empleados. El seguimiento manual de los kilómetros y su seguimiento mediante cuadernos de registro pueden resultar agotadores, ser propenso a errores, y simplemente no es escalable.
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Seguimiento automático de millajes/kilómetros
El seguimiento automático de millajes/kilómetros es muy popular gracias a los recientes avances en la tecnología, y las ventajas sobre el seguimiento manual son numerosas. La mayoría de las soluciones de seguimiento automatizadas son aplicaciones para teléfonos inteligentes como TripLog, a menudo con copias de seguridad en la nube y acceso a un panel de control web.
Estas son algunas de las principales razones para usar un rastreador automático de kilometraje en lugar de métodos manuales anticuados:
Beneficios de la aplicación de seguimiento automático de millajes/kilómetros para empresas autónomas y de escala empresarial
Precisión y cumplimiento de la CRA
Rastreo Bluetooth, iBeacons, el GPS y otras tecnologías han permitido un seguimiento rápido y preciso que un registro manual no puede superar. Los seres humanos son propensos a cometer errores al rastrear los registros utilizando cuadernos de bitácora y acumular recibos de gastos, especialmente en el caso de los propietarios de pequeñas empresas, los trabajadores autónomos y los líderes de la economía colaborativa.
Ahorros: tiempo y dinero
Las aplicaciones para teléfonos inteligentes pueden ahorrarle mucho más, ya sea a través del dinero o del tiempo. El seguimiento simplificado y automático le ahorra tiempo, y los registros precisos y completos de todos sus kilómetros comerciales, que cumplen con los requisitos de la CRA, garantizan que maximice sus deducciones fiscales y ahorros.
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Además, algunas aplicaciones avanzadas de seguimiento de millajes/kilómetros tienen integraciones con software de contabilidad eso puede ahorrarle aún más tiempo. No es necesario mantener registros separados para su automóvil y su software de contabilidad.
Estas integraciones ahorran tiempo y dinero, además de proporcionar una mejor comunicación entre usted y su contador. TripLog, por ejemplo, se integra con
Beneficios de la aplicación de seguimiento de millas solo para empresas de escala empresarial
Transparencia: estimaciones infladas de los empleados
Muchas aplicaciones de seguimiento de millajes/kilómetros para teléfonos inteligentes tienen soluciones empresariales para reembolso de millas propósitos. Estas aplicaciones eliminan las conjeturas y el proceso de verificación y aportan más transparencia al proceso mediante tecnologías de seguimiento automático y ubicaciones verificadas mediante mapas. Esto evita a la empresa posibles fraudes, lo que se traduce en más ahorros en términos de tiempo y dinero.
Gestión de horarios y tiempos
Enviar a un equipo a la carretera y programar la recogida y las entregas para muchas empresas puede ser una pesadilla logística y de programación. Sin embargo, el seguimiento automatizado con teléfonos inteligentes y la monitorización en la web pueden salvar el día y mejorar considerablemente la capacidades de gestión de horarios y tiempos de organizaciones pequeñas y medianas.
¿Cómo puede ayudar TripLog?
TripLog es un aplicación para teléfonos inteligentes con un potente panel web diseñado para proporcionar seguimiento del kilometraje de la empresa para las empresas y sus empleados móviles. Nuestra solución ofrece deducciones fiscales y gestión de viajes y gastos que cumplen con los requisitos de la CRA, y reemplaza las soluciones manuales que consumen mucho tiempo.
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Nuestras integraciones con QuickBooks, Xero, y ADP facilita el seguimiento del millaje/kilómetro y la reclamación de gastos a la CRA a la hora de pagar impuestos.
Tanto si trabaja por cuenta propia como si trabaja por cuenta ajena, y si lo hace de forma manual o mediante un sistema automatizado, es imprescindible llevar un registro de todos sus kilómetros si desea reclamar a la CRA la CRA la devolución de algunos de sus gastos relacionados con la empresa. Comience a usar TripLog hoy mismo con un demostración web gratuita, o visita nuestra página de precios para obtener más información!
