Mientras seguimiento de los gastos empresariales puede parecer una carga, es un aspecto importante para administrar un negocio exitoso. Sin un seguimiento adecuado de los gastos, corre el riesgo de pagar impuestos de más, no hacer deducciones valiosas y crear problemas durante la temporada de impuestos.
¿La buena noticia? Con solo un poco de tiempo e incluso menos esfuerzo, puede configurar fácil y rápidamente un sistema que simplifique todo el proceso.
Esta guía lo guiará a través de todo lo que necesita saber sobre el seguimiento eficaz de los gastos de su empresa a efectos fiscales.
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Por qué es importante el seguimiento de los gastos empresariales
El IRS permite a las empresas deducir los gastos ordinarios y necesarios de sus ingresos imponibles, ahorrando muchos miles de dólares cada año. Estas deducciones reducen directamente sus ingresos imponibles, lo que significa que usted y su empresa reciben más dinero.
Más allá de los ahorros fiscales, ¡el seguimiento adecuado de los gastos puede proporcionar información sobre la salud financiera de su empresa! Entender a dónde va tu dinero puede ayudarte a tomar mejores decisiones presupuestarias e identificar las áreas en las que podrías estar gastando de más.
¿Cuáles son algunos gastos comerciales deducibles?
Cosas como los suministros de oficina, el software y los servicios, como los honorarios contables o legales, son deducibles para la mayoría de las empresas. Siempre se debe hacer un seguimiento de estos tipos de gastos, cuando están directamente relacionados con las operaciones de la empresa.
Los costos de marketing y publicidad (alojamiento de sitios web, publicidad en redes sociales, materiales impresos, etc.) también se consideran gastos comerciales. También se pueden deducir las primas de seguro relacionadas con la capacidad de operación de su empresa (responsabilidad civil, propiedad, etc.).
Si deseas obtener más información sobre los gastos deducibles comunes, consulta otro de nuestros artículos recientes aquí: Deducciones fiscales comunes para planificar para 2026
Cómo hacer un seguimiento de los gastos empresariales: Configuración de su sistema de seguimiento de gastos
Si bien muchos propietarios de negocios siguen prefiriendo la sensación táctil del lápiz y el papel, recomendamos cambiar a una solución digital. Estos métodos están diseñados para ser fáciles de usar y accesibles para empresas de todos los tamaños.
Además, los rastreadores de gastos digitales ofrecen funciones como la categorización automática, las copias de seguridad en la nube y las capacidades de búsqueda. Además, ¡eliminas todas esas pilas de papel desordenadas!
Selección de la herramienta de seguimiento de gastos adecuada
Las herramientas de seguimiento de gastos suelen crecer con el negocio. Muchas comienzan con recibos y hojas de cálculo en papel, pero el software dedicado se ha convertido en la norma para las organizaciones en crecimiento.
Estas son las opciones básicas según el tamaño y la complejidad de su empresa:
- Hojas de cálculo: Microsoft Excel o Google Docs son ideales para los principiantes que gestionan un mínimo de transacciones.
- Aplicaciones de contabilidad básicas: perfectas para emprendedores independientes, autónomos y trabajadores de la economía colaborativa.
- Software de contabilidad dedicado: son necesarios para las empresas con inventario, empleados y operaciones complejas.
- Soluciones empresariales: algunas herramientas son incluso más completas. Por lo general, están reservadas para empresas con múltiples ubicaciones o con un volumen extremadamente alto.
Los tipos de herramientas dentro de estas categorías también pueden variar según el sector. Por ejemplo, en el caso de las organizaciones con empleados móviles, cuentan con sistemas especializados de seguimiento de kilometraje y gastos, como TripLog, que permiten el seguimiento automático del kilometraje por GPS y la gestión de reembolsos.
Además, muchas herramientas como TripLog están diseñadas para empresas de cualquier tamaño, desde personas que hacen un seguimiento de sus gastos y kilometraje hasta impuestos, hasta organizaciones de escala empresarial. Para obtener más información, crea un cuenta gratuita o programe una demostración gratuita hoy mismo!
Cómo documentar sus gastos (de la manera correcta)
El IRS exige algo más que un registro de la cantidad que gastó. También necesitará documentación de respaldo que demuestre la propósito empresarial de cada gasto.
Qué documentación conservar
Para la mayoría de los gastos, tendrá que conservar los recibos. Esto es para mostrar la fecha, el monto, el nombre del proveedor y los artículos que se compraron.
Los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito por sí solos no suelen ser documentación suficiente, ya que no especifican lo que se compró ni el propósito comercial.
Para compras más grandes, como equipos o vehículos, debes conservar documentación adicional si la tienes: contratos, facturas, comprobantes de pago, correspondencia relacionada con la compra, etc. Estos artículos pueden ayudar a establecer el propósito comercial y validar la depreciación o Deducciones de la Sección 179.
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Establecimiento del propósito comercial
El IRS exige que demuestres el propósito comercial de todos y cada uno de los gastos que intentas deducir. Debes acostumbrarte a anotar el motivo comercial en los recibos o en tus registros digitales.
Para las comidas y el entretenimiento (que son parcialmente deducibles), documente:
- Quién asistió
- Temas empresariales discutidos
- Relación comercial con las personas presentes
- Por qué el gasto era necesario para su negocio
Si es posible, esta información se puede registrar directamente en el recibo o en una nota digital adjunta al registro de gastos de su rastreador de gastos. Algo como un cuaderno o un calendario también servirá.
Seguimiento de diferentes tipos de gastos deducibles
Algunas categorías de gastos requieren métodos de seguimiento especiales.
Gastos de vehículo y viaje
Gastos del vehículo y viajar son una de las deducciones auditadas con más frecuencia. Si estás intentando presentar una reclamación por gastos relacionados con un vehículo, es fundamental contar con una buena documentación.
Existen varios métodos para deducir estos costos. Los dos más comunes son usar la tasa de millas estándar o el método de gastos reales.
Para utilizar la tarifa de millas estándar, solo tiene que registrar las millas recorridas por su empresa. A continuación, puede deducir de sus impuestos la tarifa estándar por milla (actualmente 70 centavos por milla en 2025).
El método de gastos reales implica hacer un seguimiento de todos los costos asociados con su vehículo y aplicar el porcentaje de uso comercial. Para cualquiera de los dos métodos, tendrás que mantener un registro detallado de kilometraje que muestre:
- Fecha del viaje
- Ubicaciones de inicio y finalización
- Propósito empresarial
- Total de millas recorridas
Las aplicaciones de seguimiento automático de kilometraje como TripLog pueden capturar esta información sin esfuerzo, ¡creando registros compatibles con el IRS que resistirán las auditorías!
Deducción por oficina en casa
Si utilizas parte de tu vivienda de forma habitual y exclusiva para negocios, usted califica para la deducción por oficina en casa. Al igual que con el kilometraje, hay dos métodos de cálculo disponibles.
Puede usar la opción simplificada, que se basa únicamente en los pies cuadrados de su oficina en casa, o el método de gastos comerciales reales. Este último método puede proporcionarte una deducción mayor, pero requiere hacer un seguimiento de los gastos del hogar, como los servicios públicos, el seguro, el mantenimiento, etc.
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Errores comunes en el seguimiento de gastos que se deben evitar
Combinar las finanzas personales y empresariales
La combinación de gastos comerciales y personales es probablemente el error más común que pueden cometer los propietarios de negocios. Una solución rápida y sencilla sería abrir cuentas separadas para su empresa lo antes posible.
Las tarjetas de crédito, las cuentas corrientes y las cuentas de ahorro separadas crean una distinción clara entre las finanzas comerciales y personales. Cuando utilices de vez en cuando una tarjeta personal para fines comerciales, asegúrate de documentarla.
Si es propietario único, recuerde que, legalmente hablando, su negocio no está separado de sus finanzas personales. Aun así, debes mantener cuentas separadas para mantener un registro limpio.
Procrastinación de los gastos de registro
Cuanto más espere para registrar los gastos, es probable que olvide más detalles. Intenta establecer una rutina o un ritmo para introducir las transacciones, ya sea de forma diaria, semanal o mensual.
Algunos propietarios de negocios optan por dedicar unos minutos al final del día a revisar los gastos de ese día. Quizás podrías reservar tiempo todos los domingos para procesar las transacciones de la semana anterior.
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Encuentre lo que funcione para usted, pero siga un cronograma constante. Muchas aplicaciones de gastos, incluida TripLog, ofrecen la captura de recibos mediante OCR, lo que te permite escanear inmediatamente los recibos para guardarlos en tu registro después de una compra.
Descripción de recibo inadecuada
Un recibo por sí solo a menudo no cuenta la historia completa de un gasto empresarial. Sin contexto, es posible que más adelante tengas dificultades para justificar su propósito comercial.
Tómese un momento para anotar los detalles: con qué cliente estaba almorzando, para qué proyecto estaban destinados los suministros o en qué propiedad se realizó el mantenimiento. Estos detalles proporcionan un contexto importante para la preparación de impuestos o las auditorías.
Realizar un seguimiento de los gastos comerciales para los impuestos: conclusión
El seguimiento eficaz de los gastos es una práctica empresarial fundamental. Puede ahorrarle dinero y proporcionarle información sobre su salud financiera.
Comience con lo básico: separe sus finanzas, capture los recibos de inmediato y establezca un sistema de categorización coherente. A medida que su empresa crezca, su seguimiento de gastos puede evolucionar para incluir herramientas y prácticas más sofisticadas.
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¡Gracias por leer!
