Alors que suivi des dépenses professionnelles peut être considéré comme un fardeau, c'est un aspect important de la gestion d'une entreprise prospère. Sans un suivi adéquat des dépenses, vous risquez de payer trop d'impôts, de manquer de précieuses déductions et de vous créer des maux de tête pendant la saison des impôts.
La bonne nouvelle ? Avec un peu de temps et encore moins d'efforts, vous pouvez facilement et rapidement mettre en place un système qui simplifie l'ensemble du processus.
Ce guide vous expliquera tout ce que vous devez savoir pour suivre efficacement vos dépenses professionnelles à des fins fiscales.
Connexe : Explication du remboursement des dépenses des employés (Guide complet 2025)
Pourquoi le suivi des dépenses professionnelles est important
L'IRS permet aux entreprises de déduire les dépenses ordinaires et nécessaires de leur revenu imposable, économisant ainsi plusieurs milliers de dollars chaque année. Ces déductions réduisent directement votre revenu imposable, ce qui signifie que plus d'argent reste entre vos mains et celles de votre entreprise.
Au-delà des économies d'impôts, un suivi adéquat des dépenses peut fournir des informations sur la santé financière de votre entreprise ! Comprendre où va votre argent peut vous aider à prendre de meilleures décisions budgétaires et à identifier les domaines dans lesquels vous pourriez dépasser vos dépenses.
Quelles sont les dépenses professionnelles déductibles ?
Des articles tels que les fournitures de bureau, les logiciels et les services tels que les frais comptables ou juridiques sont déductibles pour la plupart des entreprises. Ces types de dépenses, lorsqu'ils sont directement liés aux activités de votre entreprise, doivent toujours faire l'objet d'un suivi.
Les frais de marketing et de publicité (hébergement de sites Web, publicité sur les réseaux sociaux, documents imprimés, etc.) sont également considérés comme des dépenses professionnelles. Les primes d'assurance liées à la capacité de votre entreprise à fonctionner (responsabilité, biens, etc.) peuvent également être déduites.
Si vous souhaitez plus d'informations sur les dépenses déductibles courantes, consultez un autre de nos articles récents ici : Déductions fiscales communes à planifier pour 2026
Comment suivre les dépenses professionnelles : configurer votre système de suivi des dépenses
Bien que de nombreux propriétaires d'entreprise préfèrent toujours la sensation tactile du stylo et du papier, nous vous recommandons de passer à une solution numérique. Ces méthodes sont conçues pour être faciles à utiliser et accessibles aux entreprises de toutes tailles.
En outre, les outils de suivi des dépenses numériques offrent des fonctionnalités telles que la catégorisation automatique, les sauvegardes dans le cloud et les fonctionnalités de recherche. De plus, vous éliminez toutes ces piles de papier salissantes !
Choisir le bon outil de suivi des dépenses
Les outils de suivi des dépenses évoluent généralement en même temps que l'activité d'une personne. Beaucoup commencent par des reçus papier et des feuilles de calcul, mais les logiciels dédiés sont devenus la norme pour les organisations en pleine croissance.
Voici les options de base qui s'offrent à vous en fonction de la taille et de la complexité de votre entreprise :
- Feuilles de calcul : Microsoft Excel ou Google Docs sont parfaits pour les débutants qui gèrent un minimum de transactions.
- Applications de comptabilité de base : parfaites pour les entrepreneurs individuels, les travailleurs indépendants et les travailleurs de l'économie des petits boulots.
- Logiciels de comptabilité dédiés : ils sont nécessaires pour les entreprises ayant des stocks, des employés et des opérations complexes.
- Solutions d'entreprise : certains outils sont encore plus complets. Elles sont généralement réservées aux entreprises multisites ou à très fort volume d'activité.
Les types d'outils de ces catégories peuvent également varier en fonction de votre secteur d'activité. Par exemple, pour les organisations dont les employés sont mobiles, des outils de suivi spécialisés du kilométrage et des dépenses tels que TripLog sur le suivi automatique du kilométrage par GPS et la gestion des remboursements.
En outre, de nombreux outils tels que TripLog sont conçus pour fonctionner pour les entreprises de toutes tailles, qu'il s'agisse de particuliers qui suivent leurs dépenses, leur kilométrage ou leurs impôts, ou d'organisations à grande échelle. Pour en savoir plus, créez un compte gratuit ou planifiez une démonstration gratuite dès aujourd'hui!
Comment documenter vos dépenses (de la bonne façon)
L'IRS exige plus qu'un simple enregistrement du montant que vous avez dépensé. Vous aurez également besoin de pièces justificatives prouvant objectif commercial de chaque dépense.
Quelle documentation conserver
Pour la plupart des dépenses, vous devrez conserver les reçus. Il s'agit d'afficher la date, le montant, le nom du fournisseur et les articles achetés.
Les relevés bancaires et de cartes de crédit à eux seuls ne constituent généralement pas une documentation suffisante, car ils ne précisent pas ce qui a été acheté ni l'objectif commercial.
Pour les achats plus importants tels que l'équipement ou les véhicules, vous devez conserver des documents supplémentaires si vous en avez : contrats, factures, preuves de paiement, correspondance liée à l'achat, etc. Ces éléments peuvent aider à établir l'objectif commercial et à valider l'amortissement ou Déductions prévues à l'article 179.
Connexe : Rapports de dépenses manuels : les coûts cachés
Définition de l'objectif commercial
L'IRS vous demande de démontrer l'objectif commercial de chaque dépense que vous essayez de déduire. Vous devriez prendre l'habitude de noter le motif commercial sur les reçus ou dans vos dossiers numériques.
Pour les repas et les divertissements (qui sont partiellement déductibles), documentez :
- Qui a participé
- Sujets commerciaux abordés
- Relation commerciale avec les personnes présentes
- Pourquoi cette dépense était nécessaire pour votre entreprise
Ces informations peuvent être enregistrées directement sur le reçu si possible, ou dans une note numérique jointe à l'enregistrement des dépenses dans votre outil de suivi des dépenses. Quelque chose comme un carnet ou un calendrier fera également l'affaire.
Suivi des différents types de dépenses déductibles
Certaines catégories de dépenses nécessitent des méthodes de suivi spéciales.
Frais de véhicule et de voyage
Frais liés au véhicule et voyages sont l'une des déductions auditées les plus couramment auditées. Si vous essayez de faire une réclamation pour des dépenses liées à un véhicule, il est essentiel de disposer de bons documents.
Il existe plusieurs méthodes pour déduire ces coûts. Les deux méthodes les plus courantes utilisent le taux de kilométrage standard ou la méthode des dépenses réelles.
Pour utiliser le taux de kilométrage standard, il vous suffit d'enregistrer les miles professionnels que vous avez parcourus. Vous pouvez ensuite déduire le tarif standard par kilomètre de vos impôts (actuellement 70 cents par mile en 2025).
La méthode des dépenses réelles consiste à suivre tous les coûts associés à votre véhicule et à appliquer le pourcentage d'utilisation professionnelle. Quelle que soit la méthode choisie, vous devrez tenir à jour un journal de kilométrage détaillé indiquant :
- Date du voyage
- Lieux de départ et d'arrivée
- Finalité commerciale
- Nombre total de kilomètres parcourus
Les applications de suivi automatique du kilométrage telles que TripLog peuvent capturer ces informations sans effort, créant ainsi des journaux conformes à l'IRS qui résisteront aux audits !
Déduction pour bureau à domicile
Si vous utilisez une partie de votre domicile régulièrement et exclusivement à des fins professionnelles, vous avez droit à la déduction pour bureau à domicile. Comme pour le kilométrage, deux méthodes de calcul sont disponibles.
Vous pouvez utiliser l'option simplifiée, qui est basée uniquement sur la superficie en pieds carrés de votre bureau à domicile, ou sur la méthode des dépenses professionnelles réelles. Cette dernière méthode peut vous accorder une déduction plus importante, mais nécessite le suivi des dépenses du ménage telles que les services publics, les assurances, l'entretien, etc.
Connexe : Comment les employés travaillant à domicile déduisent leur kilométrage
Erreurs courantes à éviter en matière de suivi des dépenses
Combiner les finances personnelles et professionnelles
Combiner les dépenses professionnelles et personnelles est probablement l'erreur la plus courante que peuvent commettre les propriétaires d'entreprise. Une solution simple et rapide serait d'ouvrir des comptes distincts pour votre entreprise dès que possible.
Les cartes de crédit, les comptes chèques et les comptes d'épargne distincts créent une distinction claire entre les finances professionnelles et personnelles. Lorsque vous utilisez occasionnellement une carte personnelle à des fins professionnelles, assurez-vous de la documenter.
Si vous êtes propriétaire unique, n'oubliez pas que, légalement parlant, votre entreprise n'est pas séparée de vos finances personnelles. Néanmoins, vous devez tenir des comptes séparés pour une tenue de registres propre.
Remise à plus tard en matière d'enregistrement des dépenses
Plus vous attendez pour enregistrer les dépenses, plus vous risquez d'oublier de détails. Essayez d'établir une routine ou un rythme pour saisir les transactions, qu'elles soient quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.
Certains propriétaires d'entreprise choisissent de consacrer quelques minutes à la fin de la journée pour passer en revue les dépenses de la journée. Peut-être pourriez-vous réserver du temps chaque dimanche pour traiter les transactions de la semaine précédente.
Connexe : Comment déposer une extension de la taxe professionnelle
Trouvez ce qui vous convient le mieux, mais respectez un calendrier cohérent. De nombreuses applications de gestion des dépenses, dont TripLog, proposent la capture des reçus par OCR, ce qui vous permet de numériser immédiatement les reçus dans vos dossiers après un achat.
Description du reçu inadéquate
Il arrive souvent qu'un reçu ne donne pas tous les détails d'une dépense d'entreprise. Sans contexte, vous pourriez avoir du mal à justifier son objectif commercial par la suite.
Prenez un moment pour noter les détails : à quel client le déjeuner était destiné, à quel projet les fournitures étaient destinées ou à quelle propriété l'entretien a été effectué. Ces informations fournissent un contexte important pour la préparation des déclarations de revenus ou les audits.
Suivi des dépenses fiscales des entreprises - Conclusion
Le suivi efficace des dépenses est une pratique commerciale fondamentale. Il peut vous faire économiser de l'argent et vous donner un aperçu de votre santé financière.
Commencez par les éléments de base : séparez vos finances, saisissez immédiatement les reçus et établissez un système de catégorisation cohérent. À mesure que votre entreprise se développe, le suivi de vos dépenses peut évoluer pour inclure des outils et des pratiques plus sophistiqués.
Si vous vous rendez au travail en voiture ou gérez une entreprise avec des employés mobiles, une solution de suivi du kilométrage dédiée telle que TripLog peut être rentabilisée de nombreuses fois ! Vous pouvez télécharger TripLog sur iOS ou Android aujourd'hui, ou planifiez une démonstration pour votre équipe.
Merci de m'avoir lu !
