La era de la información está cambiando el mundo más rápido de lo que las personas y las empresas pueden adaptarse. Las formas en que lo hemos hecho funcionan durante décadas (¡o siglos!) cambian minuto a minuto debido a que las nuevas tecnologías salen cada vez más rápido.
Uno de los lugares más importantes en los que las empresas siguen poniéndose al día son sus soluciones de gestión de gastos. Las empresas siguen utilizando soluciones de administración de gastos en papel y lápiz se están costando incontables horas y miles de dólares cada año.
Cambiar a una solución digital moderna es una necesidad absoluta. Estas son algunas de las razones.
Informes manuales de gastos: costos ocultos: Error humano
La entrada manual de datos es tan ardua como ingrata. Por mucho que no nos guste admitirlo, la gente comete errores, a menudo.
Según la Asociación Mundial de Viajes de Negocios (GBTA), El 19% de todos los informes de gastos tienen errores. Estos errores se deben a cosas como que los empleados pierden los recibos, no completan correctamente sus informes y tienen que introducir datos manualmente.
Si tiene empleados móviles, es lógico esperar que anoten sus gastos correctamente, pero si acaban de conducir ocho horas seguidas y se están instalando en su hotel, lo último que querrán hacer es abrir una hoja de Excel e introducir el recibo del almuerzo de esa tarde.
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Supongamos que ingresan 7,87$ en lugar de 6,87$. Puede que ese dólar no parezca mucho, pero si tienes docenas de empleados que utilizan los mismos métodos obsoletos en papel, estos errores pueden acumularse en el transcurso de un año.
Si tenemos en cuenta el número de empresas que reembolsan gastos, el hecho de que casi una quinta parte de los informes de gastos tengan errores se traduce fácilmente en una pérdida de ingresos de miles y miles de dólares.
Uso de un moderno aplicación de seguimiento de gastos como TripLog es una forma poderosa para que su equipo elimine los errores humanos y ahorre dinero a su empresa. Por ejemplo, las funciones de OCR de TripLog eliminan la necesidad de introducir manualmente los recibos de combustible, lo que ahorra tiempo y dolores de cabeza a su equipo.
Informes manuales de gastos: costos ocultos: Fraude
El fraude es desafortunado - y desenfrenada - problema al que prácticamente todas las empresas se ven obligadas a enfrentarse. Según el Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, las empresas pierden la friolera del 5% de sus ingresos a causa del fraude. Aproximadamente el 10% de esa cifra se debe a omisiones intencionales, lo que resulta en la categoría más costosa de fraude ocupacional.
Algunos de los principales tipos de fraude en los informes de gastos incluyen:
- Solicitudes de reembolso múltiples
- Esto ocurre cuando se envía un único informe de gastos varias veces. Si bien esto puede ser el resultado de un error humano, también se puede hacer de forma intencionada, y eso puede ser difícil de determinar.
- Presentar los gastos personales como gastos comerciales
- Este tipo de fraude ocurre cuando un empleado intenta encuadrar los gastos personales como gastos comerciales. Por ejemplo, supongamos que un empleado afirma que se reunió con un cliente para almorzar cuando en realidad salió con un amigo. Sería un caso de fraude muy flagrante (y difícil de rastrear).
- Gastos inflados
- Inflar los gastos también es una forma de cometer fraude. Si un almuerzo cuesta 20 dólares, pero el empleado afirma que costó 30 dólares, recibirá un reembolso superior a lo que gastó.
Además de todo esto, según un estudio reciente de Chrome River, el exceso de kilometraje declarado representa casi el 40% de todos los casos de fraude de gastos.
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Si bien es importante confiar en los empleados, la realidad es que los métodos de lápiz y papel pueden proporcionarles una manera fácil de afirmar que las compras personales son comerciales o mentir sobre el costo de una compra. Utilizando un poderoso solución de gestión de gastos como TripLog puede ayudar a las empresas a evitar este tipo de problemas.
Reporte manual de costos ocultos: Tiempo perdido
Los informes de gastos manuales producen una cadena larga y complicada que es propensa a errores y pérdidas de tiempo. De acuerdo con el GBTA, el informe de gastos promedio para una estancia de una sola noche en un hotel tarda veinte minutos en completarse y otros dieciocho minutos en corregirse.
En promedio, TripLog reduce ese proceso a solo 2 minutos. Si solo veinte de sus empleados presentan informes de gastos que tardan veinte minutos cada uno, el resultado es que 84 horas al año se dedican exclusivamente a la elaboración de informes de gastos.
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Sumar el tiempo que lleva corregir y revisar los resultados supone una pérdida significativa de mano de obra para su empresa. Otras pérdidas de tiempo incluyen mantenerse al día con los gastos de la empresa o las políticas de viajes y gastos.
La aplicación de seguimiento automático de kilometraje de TripLog brinda a las empresas una manera fácil de hacer cumplir sus políticas de gastos en un lugar conveniente. Recibir y verificar manualmente los informes de gastos es, en pocas palabras, una pérdida de tiempo importante en todos los puntos de la cadena de reembolso, y las soluciones digitales de gestión de gastos reducen considerablemente la cantidad de pasos.
Reporte manual de costos ocultos: Insatisfacción de los empleados
Los informes manuales no solo le cuestan dinero a su empresa, sino que también pueden impedir que sus empleados y miembros del equipo reciban el dinero al que tienen derecho. Esto puede provocar la insatisfacción de los empleados, lo que puede perjudicar a su empresa de innumerables formas intangibles.
Según un estudio del Reino Unido, más de un tercio de los empleados se olvidan de reclamar sus gastos, y 1/5 no reclama sus gastos porque considera que la cantidad es demasiado baja para reclamarla. Otras razones importantes por las que los empleados deciden no presentar una reclamación incluyen sentirse avergonzados por presentar una reclamación, sentir que el proceso de la empresa es demasiado largo y no estar seguros de lo que pueden reclamar.
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Los retrasos en los reembolsos, la naturaleza tediosa de la presentación manual de informes y la naturaleza un tanto intimidante de las solicitudes de reembolso pueden, con razón, frustrar a los empleados. Los informes de gastos en papel pueden avanzar a paso de tortuga.
El 62% de los empleados considera que el proceso de presentación de informes de gastos es frustrante y lento, y un tercio de los empleados se sienten inestables desde el punto de vista financiero cuando se les pide que realicen grandes compras en nombre de la empresa. Las soluciones digitales son una forma sencilla y eficaz de ayudar a que sus empleados estén contentos y sean productivos.
Cambie a una aplicación de informes de gastos digitales
Los informes manuales en papel y lápiz han existido desde siempre, pero el software digital y las aplicaciones potentes que pueden agilizar y automatizar solo existen desde hace unos años. Los empleados no deberían en absoluto sentirse intimidados a la hora de solicitar lo merecido reembolsos de millas, y las empresas merecen usar herramientas que les ahorren tiempo, dinero y horas de esfuerzo.
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