L'ère de l'information transforme le monde plus rapidement que les individus et les entreprises ne peuvent s'y adapter. La façon dont nous travaillons depuis des décennies (voire des siècles !) changent de minute en minute grâce à l'apparition de nouvelles technologies de plus en plus rapidement.
Les solutions de gestion des dépenses constituent l'un des principaux domaines dans lesquels les entreprises sont encore en train de rattraper leur retard. Les entreprises qui utilisent encore solutions de gestion des dépenses à la plume et au papier coûtent d'innombrables heures et des milliers de dollars chaque année.
Le passage à une solution numérique moderne est une nécessité absolue. Voici quelques raisons pour lesquelles.
Coûts cachés liés à la déclaration manuelle des dépenses : Erreur humaine
La saisie manuelle des données est aussi ardue qu'ingrate. Même si nous n'aimons pas l'admettre, les gens font souvent des erreurs.
Selon la Global Business Travel Association (GBTA), 19 % de toutes les notes de dépenses contiennent des erreurs. Ces erreurs proviennent de facteurs tels que la perte de reçus par les employés, le fait de ne pas remplir correctement leurs rapports et la saisie manuelle des données.
Si vous avez des employés mobiles, il est tout à fait normal de s'attendre à ce qu'ils saisissent correctement leurs dépenses, mais s'ils ne font que huit heures de route d'affilée et s'installent dans leur hôtel, la dernière chose à faire est de consulter une feuille Excel et de saisir le reçu du déjeuner de l'après-midi.
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Supposons qu'ils saisissent 7,87$ au lieu de 6,87$. Ce dollar peut sembler peu, mais si des dizaines d'employés utilisent les mêmes méthodes papier désuètes, ces erreurs peuvent s'accumuler au cours de l'année.
Si l'on tient compte du nombre d'entreprises qui remboursent leurs dépenses, le fait que près d'un cinquième des notes de dépenses contiennent des erreurs se traduit facilement par des milliers et des milliers de dollars de pertes de revenus.
À l'aide d'un appareil moderne application de suivi des dépenses comme TripLog est un moyen efficace pour votre équipe de réduire les erreurs humaines et de faire économiser de l'argent à votre entreprise. Par exemple, les fonctionnalités d'OCR de TripLog éliminent la nécessité de saisir manuellement les reçus de carburant, ce qui permet à votre équipe d'économiser du temps et des maux de tête.
Coûts cachés liés à la déclaration manuelle des dépenses : Fraude
La fraude est regrettable - et endémique - problème auquel pratiquement toutes les entreprises sont confrontées. Selon le Association des examinateurs certifiés en matière de fraude, les entreprises perdent 5 % de leurs revenus à cause de la fraude. Environ 10 % de ce chiffre sont dus à des omissions intentionnelles, ce qui en fait la catégorie la plus coûteuse en matière de fraude professionnelle.
Parmi les principaux types de fraudes liées aux notes de frais, citons :
- Demandes de remboursement multiples
- C'est le cas lorsqu'une seule note de dépenses est soumise plusieurs fois. Bien que cela puisse être le résultat d'une erreur humaine, cela peut également être fait intentionnellement, ce qui peut être difficile à déterminer.
- Soumettre les dépenses personnelles en tant que dépenses professionnelles
- Ce type de fraude se produit lorsqu'un employé tente de présenter ses dépenses personnelles comme des dépenses professionnelles. Par exemple, supposons qu'un employé affirme avoir rencontré un client pour le déjeuner alors qu'en réalité il est sorti avec un ami. Il s'agirait d'un cas de fraude très flagrant et difficile à suivre.
- Dépenses gonflées
- Gonfler ses dépenses est également une façon de commettre une fraude. Si un déjeuner coûte 20$, mais que l'employé prétend qu'il a coûté 30$, il recevra un remboursement supérieur à ce qu'il a dépensé.
En plus de tout cela, selon un étude récente de Chrome River, le kilométrage surdéclaré représente près de 40 % de tous les cas de fraude liée aux dépenses.
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Bien qu'il soit important de faire confiance à vos employés, la réalité est que les méthodes du stylo et du papier peuvent leur permettre de déclarer facilement des achats personnels à des fins professionnelles ou de mentir sur le coût d'un achat. À l'aide d'un puissant solution de gestion des dépenses comme TripLog peut aider les entreprises à éviter de tels problèmes.
Déclaration manuelle des coûts cachés : Temps perdu
La déclaration manuelle des dépenses produit une chaîne longue et complexe, sujette à des erreurs et à des pertes de temps. D'après le GBTA, la note de frais moyenne pour un séjour d'une seule nuit d'hôtel prend vingt minutes à remplir, et encore dix-huit minutes à corriger.
En moyenne, TripLog réduit ce processus à seulement 2 minutes. Si seulement vingt de vos employés soumettent des notes de dépenses d'une durée de vingt minutes chacune, cela signifie que 84 heures par an sont consacrées uniquement à la déclaration des dépenses.
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L'ajout du temps nécessaire à la correction et à la révision des résultats représente une perte de main-d'œuvre importante pour votre entreprise. Parmi les autres pertes de temps, citons le maintien du cap en matière de dépenses de l'entreprise ou de politiques relatives aux voyages et aux dépenses.
L'application de suivi automatique du kilométrage de TripLog fournit aux entreprises un moyen simple de faire appliquer leurs politiques de dépenses en un seul endroit pratique. La réception et la vérification manuelles des notes de frais représentent, en termes simples, une perte de temps importante à tous les points de la chaîne de remboursement, et les solutions numériques de gestion des dépenses suppriment un nombre important d'étapes.
Déclaration manuelle des coûts cachés : Insatisfaction des employés
Non seulement les rapports manuels coûtent de l'argent à votre entreprise, mais ils peuvent également empêcher vos employés et les membres de votre équipe de toucher l'argent auquel ils ont droit. Cela peut entraîner le mécontentement des employés, ce qui peut nuire à votre entreprise d'innombrables façons intangibles.
Selon une étude britannique, plus d'un tiers des employés oublient de déclarer leurs dépenses, et 1/5 ne réclament pas leurs dépenses parce qu'ils considèrent que le montant est trop faible pour être réclamé. Parmi les autres raisons importantes pour lesquelles les employés choisissent de ne pas présenter de réclamation, citons le fait qu'ils se sentent embarrassés à l'idée de présenter une réclamation, le sentiment que le processus de leur entreprise est trop long et le fait de ne pas être certains de ce qu'ils peuvent prétendre.
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Les retards dans les remboursements, la nature fastidieuse des rapports manuels et la nature quelque peu intimidante des demandes de remboursement peuvent, à juste titre, frustrer les employés. Les rapports de dépenses sur support papier peuvent évoluer à un rythme effréné.
62 % des employés considèrent que le processus de déclaration des dépenses est frustrant et lent, et un tiers des employés se sentent financièrement instables lorsqu'on leur demande de faire des achats importants pour le compte de l'entreprise. Les solutions numériques constituent un moyen simple et puissant de contribuer à la satisfaction et à la productivité de vos employés.
Passez à une application de notes de dépenses numérique
Les rapports manuels au stylo et au papier existent depuis toujours, mais de puissants logiciels et applications numériques capables de rationaliser et d'automatiser n'existent que depuis quelques années. Les employés ne doivent absolument pas se sentir intimidés à l'idée de demander ce qu'ils méritent remboursements de kilométrage, et les entreprises méritent d'utiliser des outils qui leur permettront d'économiser du temps, de l'argent et des heures d'efforts.
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