¿Qué es una asignación de millas?
La asignación de millas se refiere a una asignación para los empleados que realizan viajes relacionados con el trabajo utilizando sus vehículos personales. El gobierno del Reino Unido tiene un conjunto de normas que describen lo que se puede pagar sin necesidad de informar sobre las cifras, lo que simplifica enormemente el proceso.
El resultado es que las empresas pueden reembolsar a sus empleados los gastos comerciales incurridos al utilizar sus vehículos personales. La tasa de reembolso está diseñada para cubrir los costos de gasolina o diésel, así como el desgaste resultante del uso general.
Otros gastos incurridos al utilizar sus vehículos, como los peajes o los cargos de estacionamiento, se cubrirán con cargo a los gastos de subsistencia.
Pagos de asignación de millas
Los pagos de franquicia de millas (MAP) o los pagos de franquicia de millas aprobadas (AMAP) son lo que pagas a tu empleado por usar su propio vehículo en viajes de negocios.
Puedes pagar a tu empleado una cantidad determinada de MAP cada año sin tener que denunciarlos a HMRC. Esto se denomina «cantidad aprobada». Fuente: HMRC
En resumen, las tarifas fijas se calculan por milla y representan la cantidad máxima que se puede reclamar por milla. Una vez que no se supere el límite, no estará sujeto a impuestos.
¿Qué es la tarifa de asignación de millas del HMRC para 2025?
Como se muestra en la tabla anterior, durante las primeras 10,000 millas por año tributario, los coches y furgonetas son elegibles para pagar 45 peniques por milla. Las millas recorridas después de eso son a un ritmo de 25 peniques por milla.
Si viajas con compañeros de la misma empresa, el conductor puede solicitar 5 peniques adicionales por milla y pasajero.
Ejemplo de cálculo:
Jane viaja 20 000 millas de negocios por año fiscal en su automóvil. La franquicia de millas sería de (10 000 millas a 0,45 peniques) + (10 000 millas a 0,25 peniques), lo que equivale a 7000 libras esterlinas.
¿Cómo funciona la tarifa de asignación de millas de HMRC?
El punto de partida es tener claro qué constituye uso empresarial y qué no. Según el HMRC:
- El trabajo no se puede hacer a menos que se haga el viaje.
- El trabajo se lleva a cabo en otro lugar que no sea el lugar de trabajo habitual, por ejemplo, reuniéndose con un cliente o viajando a otra oficina. Tenga en cuenta que este factor es clave: el traslado diario a la oficina no constituye un uso empresarial.
- En resumen, el objetivo principal del viaje tiene que estar relacionado con el trabajo.
¿Cómo se calculan las asignaciones de millas?
El enfoque de la vieja escuela es rastrearlo manualmente usando un libro de registro. El libro de registro debe capturar la siguiente información:
- Nombre del empleado
- Fecha
- Motivo del viaje (confirmación de que se trata de un viaje de negocios)
- Punto de partida
- Destino final
- Millas comerciales recorridas
Las millas de conducción personal nunca están cubiertas y nunca deben reclamarse. Es importante conservar los recibos relacionados con otros gastos relacionados con los viajes de negocios, incluidos los peajes y las tasas de estacionamiento.
Sin embargo, los métodos manuales están cayendo en desuso y están siendo reemplazados por empresas que utilizan aplicaciones de seguimiento de kilometraje y gastos como TripLog. Los métodos manuales consumen mucho tiempo, son propensos a errores y pueden retrasar el reembolso, ya que tienes que presentar la reclamación y esperar a que se apruebe.
Si bien el HMRC no exige que las empresas archiven registros todos los años, es importante conservarlos durante al menos cinco años después de la fecha de presentación anual de impuestos, por si es posible que tengas que presentarlos durante una inspección fiscal.
Asignación de millas de HMRC: uso de un automóvil de la empresa
El HMRC tiene diferentes pautas cuando se trata de un automóvil de empresa y cuando se trata del uso de un vehículo personal para trabajar. Si utilizas un vehículo de empresa, es importante tener en cuenta que no puedes utilizar las tarifas AMAP. Las tarifas AMAP suelen cubrir gastos más allá del combustible, como el mantenimiento del automóvil.
En cuanto al uso de un automóvil de empresa, lo que puede afirmar tiene que ver con el tipo de combustible que está comprando, así como con el tamaño del motor. El HMRC tiene un término para esto: tarifas de combustible recomendadas. Según sus directrices, estas tarifas se utilizan únicamente para «reembolsar a los empleados los viajes de negocios en sus vehículos de empresa» o cuando «se necesita que los empleados reembolsen el costo del combustible utilizado para los viajes privados».
Cómo hacer un seguimiento del kilometraje para obtener la asignación de millas de HMRC
Aplicaciones de seguimiento de kilometraje como TripLog están diseñados para hacer que el proceso sea significativamente más eficiente. Los conductores pueden programar la aplicación para que comience una vez que comience el viaje y termine al finalizar. Ofertas de TripLog herramientas de hardware adicionales eso puede facilitar aún más el proceso.
Un rastreador de kilometraje dedicado es una forma poderosa de ahorrar dinero, tiempo y esfuerzo. Técnicas anticuadas como lápiz y papel puede ser ineficiente e impreciso. Para evitar auditorías costosas y ahorrarle a su equipo dolores de cabeza en el futuro, es imprescindible cambiar a una solución moderna.
Cómo las soluciones de seguimiento del kilometraje de TripLog pueden ayudar a su equipo
TripLog es la solución más completa del mercado para el seguimiento del kilometraje. Nuestra aplicación usa el GPS para rastrear automáticamente tus viajes, kilometraje y cuentakilómetros.
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TripLog también es un potente herramienta de seguimiento de gastos. Usted y su equipo pueden tomar fotos de sus recibos y los gerentes pueden revisar y aprobar los informes de gastos desde el panel de control fácil de entender de TripLog.
Tarifa de asignación de millas del HMRC para 2025: conclusión
Garantizar que su kilometraje de la empresa se rastrea con precisión es fundamental para los empleados móviles. Cualquier servicio de recaudación de ingresos del gobierno, como el HMRC o el IRS en los Estados Unidos, tendrá reglas y regulaciones específicas con respecto a reembolso de millas.
Uso de un aplicación moderna de seguimiento de kilometraje como TripLog es una excelente manera de no tener que volver a preocuparse por el reembolso adecuado de las millas. Para obtener más información, programe una demostración en vivo gratuita o visita nuestro página de precios para empezar.
